Integracja z VIES

Spis treści

Wstęp

Integracja Comarch e-Sklep z systemem VIES (VAT Information Exchange System) jest kluczowym elementem dla firm prowadzących działalność handlową na terenie Unii Europejskiej. VIES to narzędzie umożliwiające przedsiębiorstwom weryfikację numerów VAT kontrahentów z innych krajów członkowskich UE, co jest niezbędne do poprawnego rozliczania transakcji wewnątrzwspólnotowych.

W ramach integracji, podczas rejestracji w sklepie, po podaniu numeru VAT, dane zostaną automatycznie pobrane z bazy VIES, co zwalnia klienta z konieczności ich ręcznego uzupełniania. Jednocześnie istnieje możliwość zakwalifikowania kontrahenta o numerze VAT aktywnym w VIES jako wewnątrzunijnego (ze stawką VAT 0%).

Integracja jest dostępna dla sklepów w wersji B2B oraz Enterprise wraz z szablonem Szafir od wersji 2024.3.

Jak wygląda proces rejestracji firmy dostępnej w VIES?

Aby kontrahentowi nadany został status wewnątrzunijny, należy aktywować parametr Nadaj status kontrahenta wewnątrzunijny, kiedy numer VAT aktywny w VIES w sekcji Ustawienia/ Ustawienia sklepu/ Klienci:

Ponadto, w sekcji Ustawienia/ Płatności* i dostawy w zakładce *Dostępne kraje i strefy należy aktywować kraj, dla którego obsługiwana jest sprzedaż w sklepie.

Podczas rejestracji w Twoim sklepie Klient musi podać adres e-mail, hasło oraz wybrać kraj, co spowoduje automatyczne wyświetlenie prefiksu VAT dla danego kraju. Po podaniu numeru VAT i kliknięciu Dane firmy, informacje zostaną pobrane z VIES i wyświetlone w drugim kroku formularza rejestracyjnego.

Wskazówka

Jeżeli Twój kontrahent ma numer VAT bez kodu kraju i usunie ten prefiks z formularza rejestracyjnego, to dane z VIES nie zostaną pobrane.

Czy można edytować dane po pobraniu informacji z VIES?

W ustawieniach Szafira w sekcji Wygląd sklepu/ Ustawienia/ Ustawienia szablonu, dostępny jest parametr określający możliwość edycji danych pobranych z VIES.

Jeżeli w parametrze zaznaczono Nie, pola adresowe zostaną zablokowane, z wyjątkiem numeru telefonu, który klient może edytować podczas rejestracji. W przypadku, gdy kontrahent znajduje się w bazie VIES, ale brakuje poszczególnych danych rejestrowanego podmiotu, będzie mógł uzupełnić puste pola, mimo zaznaczonej opcji Nie.

Wskazówka

Kontrahent wewnątrzunijny nie ma możliwości edycji swoich danych w Strefie Klienta. W celu ich zmiany musi skontaktować się z administratorem sklepu.

Jaka stawka VAT zostanie naliczona dla kontrahenta dostępnego w VIES?

W przypadku kontrahenta wewnątrzunijnego stawka VAT na towar, dostawę oraz płatność wynosić będzie 0%.

Wskazówka

Podczas konfiguracji kosztów dostaw oraz płatności pamiętaj, że są one definiowane w cenniku dostaw dla danego kraju i zawsze obejmują wartości brutto (z podatkiem). Natomiast w koszyku wyświetlana jest już wartość zgodnie ze statusem kontrahenta (dla kontrahenta wewnątrzunijnego będzie to kwota netto).

W jakich przypadkach zostanie nadany status kontrahenta wewnątrzunijny, a w jakich status krajowy?

Status wewnątrzunijny zostanie nadany kontrahentowi wyłącznie, gdy w procesie rejestracji podany zostanie kod kraju (prefiks) wraz z aktywnym numerem VAT w systemie VIES.

Status krajowy zostanie nadany kontrahentowi (pochodzącemu z krajów unijnych innych niż Polska), gdy:

w procesie rejestracji podany zostanie numer VAT bez kodu kraju (prefiksu),
w procesie rejestracji podany zostanie numer VAT wraz z kodem kraju (prefiksem), ale numer VAT nie jest aktywny w bazie VIES (nie został aktywowany na potrzeby transakcji wewnątrzunijnych),
w procesie rejestracji podany zostanie numer VAT nieznajdujący się w bazie VIES.

Wskazówka

W przypadku sprzedaży do Irlandii Północnej aktywuj kraj Wielka Brytania, a podczas rejestracji kontrahent będzie miał możliwość wybrania kodu kraju (prefiksu) o oznaczeniu XI.