XL185 – Krajowy System e-Faktur (KSeF) – eksport

Spis treści

Wysyłanie faktur do KSeF

KSeF – link weryfikacyjny i kod QR faktur rejestrowanych w trybie online

KSeF – linki weryfikacyjne/kody QR offline

Pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru – UPO

KSeF – oznaczanie dokumentów trybem Offline/Awaria

Numer KSeF dokumentu na wydrukach faktur sprzedaży i ich korekt

Wysyłanie faktur do KSeF

Wysyłanie dokumentów do KSeF obejmuje poniższe typy dokumentów:

• FS, (s)FS, (S)FS, (A)FS, FSL
• FSE, (s)FSE, (S)FSE, FEL
• RA, RAK
• FSK, (s)FSK, (S)FSK, (Z)FSK, (A)FSK, KSL
• FKE, (s)FKE, (S)FKE, (Z)FKE, KEL

O tym, czy wysyłka jest wysyłką testową, mającą na celu jedynie weryfikację poprawności danych wprowadzonych w Systemie Comarch ERP XL, poprawności ich interpretacji, poprawności procedur wdrożonych w Firmie czy też jest rzeczywistym wprowadzeniem faktury do obiegu gospodarczego decyduje opisane wyżej ustawienie opcji Środowisko pracy na zakładce [KSeF] Konfiguracji systemu.

Wysłania dokumentu do KSeF może dokonać wyłącznie Operator z prawem Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO.

Wysłanie dokumentu może być dokonane jedną z poniżej opisanych metod.

Automatyczne wysyłanie faktur podczas ich zatwierdzania

Operacja automatycznej wysyłki dokonywana jest wówczas, jeżeli na definicji tego typu dokumentu włączony jest parametr Automatycznie podczas zatwierdzania i dokument oznaczony jest jako podlegający wysyłce w systemie Comarch ERP XL, tj. parametr Wyślij do KSeF jest włączony, a parametr Poza systemem jest wyłączony. Taka wysyłka realizowana jest zarówno podczas zatwierdzania dokumentu z jego formatki, jak i podczas jego zatwierdzania opcją menu kontekstowego listy dokumentów, w tym podczas seryjnego zatwierdzania wielu zaznaczonych dokumentów.

Opcjonalna wysyłka faktury podczas jej zatwierdzania

Przed zatwierdzeniem dokumentu połączonym z automatyczną wysyłką System weryfikuje jego datę, w przypadku, gdy data wystawienia dokumentu jest inna niż bieżąca prezentowane jest stosowne pytanie/ostrzeżenie.

Ostrzeżenie przed wysyłką dokumentu z datą wystawienia niezgodną z datą bieżącą

Jedyną przeszkodą nie pozwalającą na zatwierdzenie dokumentu podlegającego automatycznej wysyłce jest jego niezgodność ze schematem KSeF. W takim wypadku zatrzymanie dokumentu w buforze jest uzasadnione, ponieważ takiego dokumentu bez dokonania na nim zmian nie udałoby się wysłać do KSeF żadnemu Operatorowi, w żadnym czasie. W przypadku innych przeszkód takim jak brak prawa Operatora do wysyłki faktur KSeF czy też czasowa niedostępność środowiska KSeF dokument zostanie zatwierdzony i będzie oczekiwał na wysyłkę w późniejszym terminie czy też przez innego Operatora.

Wysyłka faktury dokonywana z jej formatki

Operacja Wyślij do KSeF dostępna jest na zakładce [KSeF] formatek faktur sprzedaży i ich korekt, natomiast na uproszczonej formatce faktury A-vista (A)FS na każdej z nich. Przycisk dostępny jest o ile spełnione są wszystkie poniższe warunki

• Dokument został zatwierdzony (nie dotyczy faktur A-vista)
• Dokument jest oznaczony jako podlegający wysyłce w Systemie Comarch ERP XL
• Dokument nie był dotąd wysyłany do KSeF lub został odrzucony w KSeF
• Operator ma prawo do wysyłania dokumentów do KSeF

Operacja wysłania dokumentu do KSeF dokonywana z jego formatki

Seryjna wysyłka faktur z listy FS/FSE

Użytkownik może dokonać wysłania faktury przy użyciu stosownego przycisku pod listą dokumentów oraz za pomocą opcji Wyślij do KSeF menu kontekstowego listy FS/FSE, w tym seryjnie dla wielu zaznaczonych dokumentów.

Ww. przycisk pod listą dokumentów FS/FSE jest aktywny o ile kursor wskazuje na zatwierdzony dokument i Operator ma prawo do wysyłania dokumentów do KSeF, pozostałe warunki niezbędne do wysłania dokumentu są sprawdzane już po uruchomieniu operacji. Natomiast zasady dostępności opcji w menu kontekstowym są identyczne jak opisane dla przycisku formatki dokumentu.

Seryjna wysyłka faktur do KSeF dokonywana z listy dokumentów

Warunki skutecznej wysyłki dokumentu do KSeF

System dokonuje wysyłki danego dokumentu, o ile spełnione są wszystkie poniższe warunki. Spełnienie niektórych z nich decyduje o dostępności opcji wysyłki, niektóre zaś sprawdzane są już po jej wywołaniu. Poniżej znajduje się ich pełna lista:

• Operator ma prawo Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO
• Stan dokumentu: wysyłce podlegają dokumenty, które zostały już zatwierdzone, a nie zostały anulowane (nie dotyczy faktur A-vista (A)FS/FSK)
• Status KSeF dokumentu: wysyłce podlegają dokumenty, które nie były dotąd wysyłane do KSeF lub zostały odrzucone w KSeF
• Dokument jest oznaczony jako podlegający wysyłce w Systemie Comarch ERP XL tj. parametr Wyślij do KSeF jest włączony, a parametr Poza systemem jest wyłączony
• W przypadku korekt ręcznych FSK/FKE – Użytkownik podał numer KSeF oryginału- więcej na ten temat w dalszej części dokumentu
• W przypadku faktur A-vista (A)FS/FSK – na dokument wprowadzono element lub rekord tabeli VAT
• Dokument spełnia wstępne warunki zgodności ze schemą FA(3)
• Dokument jest wysyłany do KSeF wyłącznie, jeżeli spełnione są wszystkie ww. warunki. Jeżeli wstępna weryfikacja zgodności ze schemą jest negatywna, wówczas Użytkownik jest o tym informowany i powinien poprawić stosowne dane czy to na dokumencie, czy to na obiektach powiązanych takich jak pieczątka Firmy, karta kontrahenta, karta adresu, karta towaru itp.
• Dokument pozytywnie zweryfikowany jest wysyłany do KSeF. Po dokonaniu takiej wysyłki status KSeF dokumentu zostaje zmieniony na Wysłano/nie odebrano UPO, a dodatkowo na dokumencie zapisany zostaje numer referencyjny sesji w ramach której został on wysłany, numer referencyjny dokumentu (wyłącznie przy wysyłce interaktywnej) oraz informacja o dacie wysłania i Operatorze, który tej wysyłki dokonał.

Zmiana statusu KSeF i inne informacje dotyczące wysyłki dokumentu

Uwaga

W przypadku Firm wielooddziałowych, posługujących się wieloma pieczątkami i NIP-ami istotne jest, aby Użytkownik dokonujący wysyłki dokumentu był zalogowany w centrum, które ten dokument zarejestrowało.

Opcjonalnie plik .xml tworzony na podstawie wysyłanej faktury może zostać podpięty jako jej załącznik. Więcej na ten temat napisano w biuletynie dotyczącym Konfiguracji systemu. Funkcjonalność ta dostępna jest wyłącznie przy wysyłce dokonywanej w trybie interaktywnym.

Plik .xml wysłanej faktury jako jej załącznik

Kontrola uzyskania numer KSeF dokumentu powiązanego przed wysyłką dokumentu

Podczas wysyłania dokumentów do KSeF przesyłane są informacje dotyczące innych, powiązanych z nimi faktur, a są to:

• Dla korekt – dane dotyczące faktury korygowanej
• Dla faktur zaliczkowych – dane dotyczące poprzednich faktur zaliczkowych
• Dla faktur końcowych – dane dotyczące odliczanych faktur końcowych

Dla każdego z ww. dokumentów wysyłany jest numer rozumiany jako numer KSeF tego dokumentu, o ile go posiada lub numer własny dokumentu, jeżeli dokument został zarejestrowany poza KSeF.

Wprowadzono kontrolę w tym zakresie dokonywaną przez System:

• Jeżeli faktura korygowana podlega wysyłce do KSeF, a nie ma nadanego numeru KSeF, wówczas System nie pozwoli na wysłanie do KSeF korekty takiego dokumentu
• Jeżeli poprzednia faktura zaliczkowa podlega wysyłce do KSeF, a nie ma nadanego numeru KSeF, wówczas System nie pozwoli na wysłanie do KSeF kolejnej faktury zaliczkowej do tego samego zamówienia
• Jeżeli faktura odliczana na danej fakturze końcowej podlega wysyłce do KSeF, a nie ma nadanego numeru KSeF, wówczas System nie pozwoli na wysłanie do KSeF faktury końcowej z nią powiązanej

Status wysyłki dokumentu do KSeF

Na fakturach wysłanych do KSeF obsłużono zapisywanie i prezentowanie tekstowego statusu wysyłki, czyli informacji otrzymanej ze środowiska KSeF w trakcie komunikacji z tym środowiskiem. W Konfiguracji/KSeF dodana została możliwość wskazania czasu oczekiwania Systemu Comarch ERP XL na odpowiedź serwera KSeF podczas wysyłania dokumentów. Otrzymana w tym czasie informacja zwrotna z KSeF prezentowana jest w kontrolce Status wysyłki każdego z wysłanych dokumentów.

Parametryzacja czasu oczekiwania na odpowiedź KSeF podczas wysyłki dokumentów

Status wysyłki – informacja otrzymana ze środowiska KSeF dla wysyłanego dokumentu

Ww. status wysyłki aktualizowany jest na dokumencie podczas pobierania UPO dla danego dokumentu.

Treść informacji otrzymanej ze środowiska KSeF poprzedzona jest numerem, pozwalającym Użytkownikowi na lepsze rozpoznanie, na jakim etapie wysyłki dokumentu zakończyła się komunikacja z KSeF. KSeF przewiduje poniższe statusy informacji:

• <100 – 200) – kod inicjalny, proces jest w trakcie lub został zainicjowany, ale nie został jeszcze rozpoczęty
• <200 – 300) – sukces, proces został zakończony poprawnie
• <300 – 400) – kod operacyjny, proces jest w trakcie realizacji zdefiniowanych zadań
• <400 – 500) – kod terminalny, błąd, proces został zakończony ze względu na wystąpienie błędu biznesowego

Ww. funkcjonalność zapisywania statusu wysyłki została połączona z wprowadzeniem dodatkowego statusu KSeF dokumentu: W trakcie wysyłki. Statusem tym oznaczane są te faktury, dla których w określonym w Konfiguracji czasie otrzymano informację zwrotną z przedziału <300-400), o którym mowa poniżej, czyli dla dokumentu tego istnieje duże prawdopodobieństwo jego przyjęcia w KSeF, ale nie pewność co do tego zdarzenia. Dla dokumentów o takim statusie KSeF Użytkownik ma możliwość wykonania operacji pobrania UPO, po której zyska pewność, że dokument został faktycznie przyjęty w KSeF.

Nowy status KSeF dokumentu został uwzględniony na formatce dokumentu, na liście dokumentów w kolumnie KSeF/Status oraz w filtrze Status KSeF listy faktur sprzedaży.

Nowy status KSeF „W trakcie wysyłki” na formatce faktury sprzedaży

Status „W trakcie wysyłki” na liście faktur sprzedaży i filtrowanie wg tego statusu

Pełna interpretacja w Systemie Comarch ERP XL informacji zwracanych przez środowisko KSeF przedstawiona została w poniższej tabeli.

Podczas komunikacji ze środowiskiem KSeF zdarzają się sporadycznie sytuacje, w którym środowisko to staje się chwilowo niedostępne lub połączenie z nim jest niestabilne. W takich przypadkach mogą się pojawić chwilowe problemy w zakresie czy to wysyłki dokumentów, czy to ustalania prawidłowego statusu wysyłki na takich dokumentach. Użytkownik powinien zwrócić szczególną uwagę na przypadki j.n.

• Błąd komunikacji z KSeF

Błąd komunikacji z KSeF

• Błąd aktualizacja statusu KSeF wysyłanych faktur sprzedaży

Błąd podczas aktualizacji statusu KSeF faktur sprzedaży

W obu ww. przypadkach Użytkownik powinien zalogować się bezpośrednio do środowiska KSeF i sprawdzić, czy dokumenty, podczas wysyłania których pojawiał się ww. błąd znajdują się na serwerze KSeF. Jeżeli faktury zostały przyjęte przez KSeF, wówczas na tych dokumentach w Systemie Comarch ERP XL należy poprawić status KSeF. W tym celu należy na dokumencie zaznaczyć parametr Poza systemem, a następnie wprowadzić numer KSeF dokumentu, datę wysłania, przyjęcia, pobrania UPO oraz ustalić status na Wysłano/Odebrano UPO. Na zatwierdzonym dokumencie może to uczynić Operator z prawem Edycja numeru KSeF na dok./ Spinanie z KSeF na zatw. dok.

Samodzielne wprowadzanie przez Operatora danych o wysyłce faktury sprzedaży do KSeF

Faktury wysłane do KSeF są dostępne w aplikacji podatnika udostępnionej przez Ministerstwo Finansów na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/ oraz https://ksef.mf.gov.pl/.

Każdą z przesłanych faktur można w niej obejrzeć, jak również pobrać.

Wizualizacja faktur w Krajowym Systemie e-Faktur

Mapowanie danych na strukturę logiczną e-faktur wg. schemy FA(3)

Uwaga

Opisana w niniejszym dokumencie integracja z KseF opiera się na dotychczasowych regulacjach i schemie FA(3) i w oparciu o API KSeF 2.0.

Wszystkie dane przesyłane przez System do KSeF ustalane są za pomocą stosownych funkcji/procedur, które mogą być stosownie modyfikowane przez Partnerów/zespoły IT na potrzeby konkretnego Klienta.

Szczegółowe informacje dotyczące sposobu mapowania danych wprowadzonych w Systemie Comarch ERP XL na strukturę logiczną e-faktur zostały opisane w odrębnym dokumencie. W niniejszym rozdziale opisano jedynie te, które wymagają szczególnej uwagi Użytkowników.

Numer faktury

Jako numer dokumentu wysyłany jest numer obcy dokumentu z kontrolki Faktura zakładki [Nagłówek] formatki dokumentu (Trn_DokumentObcy), lub numer własny dokumentu, zależnie od parametru Podczas eksportu wysyłaj/Numer dokumentu: Obcy/Własny w Konfiguracji firmy.

Dane Sprzedawcy

Ww. dane ustalane są na podstawie danych z pieczątki przypisanej do dokumentu, a jeżeli dokument nie ma przypisanej pieczątki, wówczas z pieczątki przypisanej do centrum głównego struktury Firmy. Nazwa i adres pobierane są z zakładki [Deklaracje cd.].

Imię i nazwisko Nabywcy

Sekcja Podmiot2 (Nabywca)

Dla każdego rodzaju transakcji. której dotyczy faktura identyfikator Nabywcy wysyłany jest zależnie od zawartości kontrolek Prefiks NIP i NIP na karcie kontrahenta, według zasad przedstawionych w poniższej tabeli:

Identyczne zasady dotyczą wysyłania danych identyfikacyjnych Podmiotu2K dla korekty danych.

Znacznik JST wysyłany w sekcji Podmiot2 faktury oznacza, że dotyczy ona jednostki podrzędnej samorządu terytorialnego. W takim wypadku wysyła się ww. znacznik oraz dane tej jednostki samorządu terytorialnego w sekcji Podmiot3 z rolą 8.

Dla faktury na której jako kontrahent docelowy zastanie wprowadzony podmiot oznaczony parametrem JST wysyłane są poniższe dane:

• w sekcji Podmiot2 (dane kontrahenta głównego FS) wysyłany jest znacznik JST=1
• w sekcji Podmiot3 wysyłane są dane kontrahenta docelowego z Rolą=8

Znacznik GV wysyłany w sekcji Podmiot2 faktury oznacza z kolei, że dotyczy ona członka grupy VAT. W takim wypadku wysyła się ww. znacznik oraz dane członka grupy VAT w sekcji Podmiot3 z rolą 10.

Dla faktury, na której jako kontrahent docelowy zastanie wprowadzony podmiot oznaczony parametrem GV wysyłane są poniższe dane:

• w sekcji Podmiot2 (dane kontrahenta głównego FS) wysyłany jest znacznik GV=1
• w sekcji Podmiot3 wysłane są dane kontrahenta docelowego z Rolą=10

Znacznik JST i GV na wzorcu i karcie kontrahenta

Znacznik JST i GV w sekcji Podmiot2 jest wysyłany również w scenariuszach, w których Podmiot3 w roli 8 lub 10 został przypisany za pomocą atrybutów.

Obowiązujące zasady przedstawia poniższa tabela.

Sekcja Podmiot 3

Schemat e-faktury umożliwia przesłanie informacji dotyczących podmiotów trzecich takich jak faktor, odbiorca, podmiot pierwotny, dodatkowy nabywca, wystawca faktury, dokonujący płatności, jednostka samorządu terytorialnego – wystawca, jednostka samorządu terytorialnego – odbiorca, członek grupy VAT – wystawca, członek grupy VAT – odbiorca, pracownik.

• Wysyłanie informacji o Podmiocie3 z rolą 1 (Faktor)

Obsługa sekcji Podmiot3 faktury ustrukturyzowanej z rolą Faktor odbywa się, jeśli na karcie kontrahenta użytego jako Płatnik zaznaczony jest parametr Faktor

Parametr Faktor na karcie kontrahenta i wzorca kontrahenta

Uwaga

Ww. parametr Faktor służy wyłącznie do ułatwienia w zakresie wysyłania do KseF faktur ze wskazaniem Podmiotu3=Faktora i nie niesie za sobą żadnych innych elementów funkcjonalnych z zakresu faktoringu.

• Wysyłanie informacji o Podmiocie3 z rolą 2 (Odbiorca)

Zgodnie z broszurą struktury logicznej FA(3) sekcja Podmiot3 z rolą 2 służy do oznaczenia „Odbiorcy – w przypadku gdy na fakturze występują dane jednostek wewnętrznych, oddziałów, wyodrębnionych w ramach nabywcy, które same nie stanowią nabywcy w rozumieniu ustawy”.

W Systemie została wprowadzona poniższa parametryzacja.

Parametryzacja wysyłania kontrahenta docelowego jako Podmiotu3 w roli Odbiorcy

Zasady wysyłania danych kontrahenta docelowego jako Odbiorcy, zależnie od ww. parametrów oraz warunków handlowych ustalonych na wysyłanym dokumencie przedstawia poniższa tabela.

Istnieje również możliwość obsługi sekcji Podmiot3 faktury ustrukturyzowanej z rolą Odbiorca w oparciu o atrybut KSEF_Podmiot3_Odbiorca. Informacja o zasadach obsługi Podmiot3 na podstawie atrybutów w dalszej części biuletynu.

• Wysyłanie informacji o Podmiocie3 z rolą 3 (Podmiot pierwotny)

Obsługa sekcji Podmiot3 faktury ustrukturyzowanej z rolą Podmiot pierwotny odbywa się w oparciu o atrybut KSEF_Podmiot3_PodmiotPierwotny. Informacja o zasadach obsługi Podmiot3 na podstawie atrybutów w dalszej części biuletynu.

• Wysyłanie informacji o Podmiocie3 z rolą 4 (Dodatkowy nabywca)

W obrocie gospodarczym występują transakcje sprzedaży towarów i usług dla wielu nabywców przy określeniu procentowego udziału w transakcji dla każdego z kontrahentów. Zasady ujmowania takich faktur w JPK/KSeF są następujące:

• W pliku JPK_V7 należy wykazywać taką transakcję oddzielnie dla każdego z nabywców i w wartości wynikającej z jego udziału w tej transakcji
• Do KSeF taką fakturę należy wysłać jeden raz na pełną wartość, przekazując w sekcji Podmiot2 jednego spośród nabywców, a w sekcji Podmiot3 z rolą 4 informacje o dodatkowych nabywcach. Dla dodatkowych nabywców podaje się w polu Udzial procentowy, udział danego dodatkowego nabywcy w fakturze. Różnica pomiędzy wartością 100%, a sumą udziałów dodatkowych nabywców jest udziałem nabywcy wysłanego w sekcji Podmiot2. W przypadku niewypełnienia pola przyjmuje się, że udziały występujących na fakturze nabywców są równe.

System Comarch ERP XL nie posiada funkcjonalności rejestrowania faktury dla wielu nabywców. Aby wesprzeć Użytkowników w tym zakresie przygotowana została funkcjonalność pozwalająca na prawidłowe ujęcie tego typu transakcji w JPK_V7 oraz podczas wysyłki takich faktur do KSeF. Aby Użytkownik mógł skorzystać z tego udogodnienia powinien zachować poniższe zasady rejestrowania dokumentów na okoliczność takiej sprzedaży:

• Rejestrować fakturę główną na jednego spośród nabywców na pełną wartość transakcji, z elementami na sprzedawane pozycje towarowe/świadczone usługi
• Rejestrować oddzielne faktury cząstkowe dla poszczególnych nabywców o wartości wynikającej z procentowego udziału danego nabywcy w danej transakcji, z elementami z towarem A-vista.
• Ww. faktury oznaczyć stosownymi atrybutami:
• Do faktury głównej przypisać atrybut KSEF_FakturaDlaWieluNabywcow z wartością Tak
• Do faktur cząstkowych przypisać atrybut FakturaDlaWieluNabywcow o typie dokument z wartością wskazującą w Atr_AtrTyp/Numer na fakturę główną oraz atrybut KSEF_Podmiot3_Udzial z wartością zgodną z procentowym udziałem danego nabywcy (wartość należy podać jako liczbę, bez znaku %)

Przykład rejestrowania faktury dla wielu nabywców za pomocą atrybutów

• Wszystkim ww. fakturom (głównej i cząstkowym) nadać ten sam numer obcy (Trn_DokumentObcy)
• W Konfiguracja/KSeF/Eksport ustawić opcję Podczas eksportu wysyłaj/Numer dokumentu: obcy
• Stosownie oznaczyć dokumenty w zakresie ujmowania w JPK_V7 i KSeF wg zasad przedstawionych w poniższej tabeli

Taką samą logikę należy zachować dla faktur zaliczkowych oraz korekt faktur dla wielu nabywców.

Uwaga

Szczególnym przypadkiem faktury dla wielu nabywców jest faktura rozliczająca faktury zaliczkowe. Jeśli rejestrowane będą oddzielne faktury zaliczkowe dla poszczególnych nabywców a dopiero faktura końcowa ma być fakturą dla wielu nabywców, wówczas należy zarejestrować dodatkowo techniczne dokumenty WZ odliczające te faktury zaliczkowe, następnie całościowe WZK do nich i ująć te dokumenty w (S)FS dla wielu nabywców.

Podmiot3 w schemacie e-faktury

Wysyłka sekcji Podmiot3 z rolą 4 odbywa się dla faktur/korekt faktur, dla których przypisano atrybut KSEF_FakturaDlaWieluNabywcow z wartością Tak. Dane dotyczące kolejnych powtórzeń sekcji Podmiot3 ustalane są na podstawie adresu kontrahenta/kontrahentów głównych na fakturach cząstkowych tj. fakturach, dla których zdefiniowano atrybut FakturaDlaWieluNabywcow i przypisano ww. fakturę główną. Wyjątek w tej kwestii dotyczy faktury na kontrahenta głównego. Dane identyfikacyjne, adres oraz dane kontaktowe Pomiotów3 ustalane są na podstawie adresów kontrahentów głównych z tychże faktur, wartość pola Udzial wysyłana jest zaś na podstawie wartości atrybutu o nazwie KSEF_Podmiot3_Udzial przypisanego do danej faktury cząstkowej.

Jak napisano powyżej wysyłce do KSeF podlega faktura główna, ona bowiem posiada elementy towarowe i inne szczegółowe dane transakcji. Na fakturach cząstkowych Użytkownik powinien natomiast włączyć parametry: Wyślij do KSeF oraz Poza systemem. Jest to podyktowane tym, że w JPK_VAT należy wykazywać numer KSeF faktury/faktur. Aby więc z jednej strony takie dokumenty nie zostały wysłane do KSeF (ponieważ do KSeF został/zostanie wysłany dokument główny) a z drugiej strony, aby można było na nie nanieść dane KSeF konieczne jest włączenie obu ww. parametrów. Zakres aktualizacji danych KSeF na fakturach cząstkowych wskutek zmian na fakturze głównej obejmuje poniżej opisane scenariusze.

• Aktualizacja parametrów KSeF na fakturach cząstkowych wskutek zmiany na dokumencie głównym
• Wyłączenie parametru Wyślij do KSeF na dokumencie głównym powoduje jego wyłączenie na fakturach cząstkowych wyłącznie, jeżeli dotąd były one oznaczona parametrem Poza systemem. Podczas wyłączania ww. parametru System usuwa wszystkie dane KSeF dokumentu (tj. usuwa stosowne rekordy tabeli cdn.KSeFDokumenty).
• Włączenie parametru Wyślij do KSeF na dokumencie głównym powoduje jego włączenie na dokumentach cząstkowych jeżeli dotąd miały one ten parametr wyłączony, przy czym dodatkowo włączany jest na nich parametr Poza systemem. Jeśli dokument główny posiada już numer KSeF, wówczas System kopiuje dane KSeF na faktury cząstkowe.
• Zmiana trybu online na offline na dokumencie głównym powoduje ustalenie trybu offline/poza systemem na fakturach cząstkowych wówczas, jeżeli dotąd miały one ustawienie online/poza systemem
• Zmiana trybu offline na online na dokumencie głównym powoduje ustalenie trybu online/poza systemem na fakturach cząstkowych, jeżeli dotąd miały one ustawienie offline/poza systemem

• Podczas ww. aktualizacji System dokonuje stosownego kopiowania/usuwania typu trybu offline (Offline24, Niedostępność itd.)

• Pobieranie UPO a faktury cząstkowe

Podczas pobierania UPO dokumentom nadawany jest numer KSeF i ustalane/aktualizowane są inne dane KSeF takie jak: status, data wysłania do KSeF, data przyjęcia w KSeF i data pobrania UPO. Obsłużone zostało kopiowanie zarówno numeru KSeF jak i innych, ww. parametrów na faktury cząstkowe. Dokonywane jest ono wyłącznie wówczas, jeśli faktury te są oznaczone parametrem Poza systemem.

• Faktury cząstkowe – inne zagadnienia
• Jeżeli dokument główny dla którego zostały utworzone faktury cząstkowe został oznaczony parametrem Poza systemem, wówczas podczas edycji parametrów KSeF takich jak numer KSeF, data wysłania itp. na takim dokumencie System nie dokonuje żadnych zmian na fakturach cząstkowych, takiej zmiany powinien dokonać Użytkownik samodzielnie.

• Faktury cząstkowe są udostępniona do edycji wg ogólnych zasad, Użytkownik może więc zmieniać na nich również parametry KSeF, niezależnie od ich ustawienia na fakturze głównej.

• Wysyłanie informacji o Podmiocie3 z rolą 5 (Wystawca faktury)

Obsługa sekcji Podmiot3 faktury ustrukturyzowanej z rolą Wystawca faktury odbywa się w oparciu o atrybut KSEF_Podmiot3_WystawcaFaktury. Informacja o zasadach obsługi Podmiot3 na podstawie atrybutów w dalszej części biuletynu.

• Wysyłanie informacji o Podmiocie3 z rolą 6 (Dokonujący płatności)

Dane adresowe płatnika jako Podmiot3 z rolą 6 (dokonujący płatności) są wysyłane do KSeF, jeżeli:

• Na fakturze Płatnik jest inny niż Kontrahent główny (adres płatnika jest inny niż adres kontrahenta głównego)
• Na karcie ww. kontrahenta użytego jako Płatnik wyłączony jest parametr Faktor.

Parametr Faktor na karcie kontrahenta i wzorca kontrahenta

Istnieje również możliwość obsługi sekcji Podmiot3 faktury ustrukturyzowanej z rolą Dokonujący płatności w oparciu o atrybut KSEF_Podmiot3_DokonującyPłatności. Informacja o zasadach obsługi Podmiot3 na podstawie atrybutów w dalszej części biuletynu.

• Wysyłanie informacji o Podmiocie3 z rolą 7 (JST – wystawca)

Obsługa sekcji Podmiot3 faktury ustrukturyzowanej z rolą JST – wystawca odbywa się w oparciu o atrybut KSEF_Podmiot3_JSTWystawca. Informacja o zasadach obsługi Podmiot3 na podstawie atrybutów w dalszej części biuletynu.

• Wysyłanie informacji o Podmiocie3 z rolą 8 (JST – odbiorca)

Dla faktury, na której jako kontrahent docelowy zastanie wprowadzony podmiot oznaczony wyżej opisanym parametrem JST w sekcji Podmiot3 wysłane zostaną dane kontrahenta docelowego z rolą 8.

• Wysyłanie informacji o Podmiocie3 z rolą 9 (GV - wystawca)

Obsługa sekcji Podmiot3 faktury ustrukturyzowanej z rolą GV- wystawca odbywa się w oparciu o atrybut KSEF_Podmiot3_JSTWystawca. Informacja o zasadach obsługi Podmiot3 na podstawie atrybutów w dalszej części biuletynu.

• Wysyłanie informacji o Podmiocie3 z rolą 10 (GV – odbiorca)

Dla faktury, na której jako kontrahent docelowy zastanie wprowadzony podmiot oznaczony wyżej opisanym parametrem GV w sekcji Podmiot3 wysłane zostaną dane kontrahenta docelowego z rolą 10.

• Wysyłanie informacji o Podmiocie3 z rolą 11 (Pracowniku dokonujący zakupu w imieniu Nabywcy)

Na formatce osoby u kontrahenta dodany został parametr Wysyłaj dane osoby do KSeF. Jeżeli na karcie danej osoby zostanie włączony ten parametr i osoba ta zostanie przypisana jako osoba u kontrahenta głównego na wysyłanej fakturze, wówczas jej dane wysyłane są w sekcji Podmiot3 z rolą 11.

Parametryzacja wysyłania danych pracownika do KSeF

• Zasady wysyłania danych identyfikacyjnych / IDWewPodmiotu3

Identyfikator wewnętrzny to wytworzony w KSeF unikalny identyfikator zakładu/oddziału osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika. Podatnik może utworzyć takie identyfikatory w Aplikacji Podatnika i się nimi posługiwać. Identyfikator wewnętrzny dla Podmiotu3 jest wysyłany do KSeF w oparciu o atrybut KSeF_Podmiot3_IDWew.

Zbiorcze zasady obsługi sekcji Podmiot3 przedstawia poniższa tabela.

Zasady wysyłania identyfikatorów dla Podmiotu3:

• Nadal nadrzędnym identyfikatorem jest IDWew (przypisywany do danego adresu za pomocą atrybutu o nazwie KSEF_Podmiot3_IdWew)
• W przypadku braku ww. IDWew wysyłany jest identyfikator podany w kontrolce NIP adresu kontrahenta, przy czym rodzaj identyfikatora ustalany jest na podstawie prefiksu NIP i prefiksu kraju w adresie wg zasad przedstawionych w poniższej tabeli

• Przy braku ww. IDWew oraz wartości w kontrolce NIP wysyłany jest znacznik BrakId

Obsługa Podmiotu3 z określoną rolą na podstawie atrybutu

Obsługa sekcji Podmiot3 faktury ustrukturyzowanej z określoną rolą, w tym rolę opisową została również obsłużona w  oparciu o atrybuty przypisywane do nagłówka dokumentu.

• Dla Podmiotu3 dedykowane są atrybuty o konkretnej nazwie, wskazujące na odpowiednią rolę Podmiotu3, dzięki czemu dla danej faktury można zdefiniować Podmioty3 z różnymi rolami.
• Dla podmiotu3 z rolami od 1 do 10 należy stosować atrybut o typie Kontrahent, przy czym obsłużone zostały dla nich również atrybuty wielowartościowe, dzięki czemu dla danej faktury można przypisać wiele Podmiotów3 z tą samą rolą.
• W specyficzny sposób obsłużony został Podmiot3 z rolą opisową: aby z niego skorzystać należy zdefiniować atrybut w nazwie którego zawarta będzie jednocześnie informacja o tym że jest to Podmiot3 z rolą inna oraz opis tejże roli

Przyklad

Jeśli do faktury zostanie przypisany atrybut o nazwie KSEF_Podmiot3_RolaInna_Zamawiający z przypisanym w tymże atrybucie kontrahentem KNT_1, wówczas System wyśle dane z adresu kontrahenta KNT_1 w sekcji Podmiot3 ze znacznikiem 1 i polem Zamawiający

• Dane identyfikacyjne, adres oraz dane kontaktowe Podmiotu3 z rolą 1-10 oraz rolą opisową wysyłane są na podstawie adresu bieżącego (aktualnego) kontrahenta przypisanego w atrybucie. Jeśli więc jako identyfikator Podmiotu3 ma zostać wysłany jego identyfikator wewnętrzy KSeF Użytkownik powinien przypisać atrybut KSEF_Podmiot3_IDWew do jego adresu bieżącego (a nie do karty kontrahenta)
• Dla Podmiotu3 z rolą 11 (pracownik) oprócz wysyłania danych na podstawie osoby u kontrahenta głównego dokumentu umożliwiono wysyłkę w oparciu o atrybut tekstowy KSEF_Podmiot3_Pracownik, w którym Użytkownik powinien podać imię i nazwisko pracownika i opcjonalnie w atrybucie KSEF_Podmiot3_Pracownik_IdWew jego identyfikator wewnętrzny w KSeF. Dzięki temu Użytkownik bez konieczności rejestrowania osoby u kontrahenta może podać takie dane bezpośrednio na konkretnej fakturze. W przypadku pracownika atrybuty wielowartościowe nie są obsługiwane.
• Dla Podmiotów3 z rolą 4 (faktura dla wielu nabywców) Użytkownicy mogą korzystać z atrybutu KSEF_Podmiot3_DodatkowyNabywca o ile udział procentowi poszczególnych nabywców jest taki sam, w przeciwnym razie powinni korzystać z opisanej wyżej funkcjonalności Wysyłanie do KSeF faktur dla wielu Nabywców.

Wskazówka

Wysyłka Podmiotu3 z rolą inną niż pracownik odbywa się wyłącznie na podstawie adresu kontrahenta. Jeśli więc Użytkownik chce aby w standardowej wysyłce przekazać np. płatnika czy faktora którym jest bank, urząd lub inny podmiot, wówczas należy założyć kartę kontrahenta (na podstawie danych Banku, Urzędu itp.) i tą kartę użyć na dokumencie.

Zasady obsługi Podmiotu3 na podstawie atrybutów przedstawia poniższa tabela:

Adres nabywcy

Wprowadzono poniższe zasady identyfikacji i wysyłania danych adresowych Nabywcy, Odbiorcy i Płatnika:

• Ww. dane jak dotąd pobierane są z adresu kontrahenta ustalonego na wysyłanym dokumencie
• Ww. dane wysyłane są w kolejności: ulica wraz z numerem domu i numerem lokalu, kod pocztowy, miejscowość, województwo, gmina, powiat, przy czym nazwą składowej adresowej poprzedzone są: gmina i powiat

• W Systemie Comarch ERP XL na formatkach kart kontrahentów i ich adresów nie ma odrębnych pól na miasto (miejscowość) i pocztę, stąd informacja ta wysyłana jest jeden raz i traktowana jest jako miejscowość
• Ulica, numer domu i numer lokalu wysyłane są na podstawie zawartości obu kontrolek Ulica formatki adresu kontrahenta (KnA_Ulica, KnA_Adres)

W związku z powyższym w przypadku miejscowości bez nazw ulic Użytkownicy powinni stosować jedną z poniższych zasad definiowania adresu:

• Kontrolkę Ulica pozostawić pustą, natomiast w kontrolce Miasto podać zarówno nazwę miejscowości jak i numer domu i lokalu

Definiowanie adresu dla miejscowości bez ulic – propozycja I

• Numer domu i lokalu wpisać w kontrolce Ulica, ale poprzedzić ją nazwą miejscowości

Definiowanie adresu dla miejscowości bez ulic – propozycja II

Sekcja Podmiot upoważniony

W Comarch ERP XL obsłużono wysyłanie informacji o Podmiocie Upoważnionym oraz roli jaką pełni on w kontekście wysyłanego dokumentu. Aby System wysłał do KSeF taki podmiot należy do wysyłanego dokument przypisać:

• atrybut typu kontrahent o nazwie KSEF_PodmiotUpowazniony i przypisać w nim stosownego kontrahenta
• atrybut tekstowy o nazwie KSEF_RolaPU i przypisać w nim jedną z poniższych wartości, zgodną z rolą pełnioną przez ww. podmiot
• Organ egzekucyjny
• Komornik sądowy
• Przedstawiciel podatkowy

Elementy- towary na fakturze

Wysyłka pola GTIN, GTINZ

Obsłużone zostały pola GTIN i GTINZ, w których wysyłany jest EAN towaru. Pole GTIN obsługiwane jest podczas wysyłki faktur sprzedaży oraz korekt faktur sprzedaży i wypełniane numerem EAN elementu faktury, pole GTINZ zaś obsługiwane jest podczas wysyłki faktur zaliczkowych i wypełniane numerem EAN elementu zamówienia.

identyfikacja GTIN towaru dokonywana jest wyłącznie w zakresie kodów EAN-8 i EAN-13. Pozostałe rodzaje kodów jako nie należące do rodziny kodów GTIN są pomijane. Ww. zmiany dotyczą pola GTIN wysyłanego dla elementów faktur sprzedaży i ich korekt oraz pola GTINZ elementów zamówienia wysyłanych dla faktur zaliczkowych i ich korekt.

Sposób identyfikacji numeru EAN zależny jest od ustalonej opcji w Konfiguracja/KSeF/Podczas eksportu wysyłaj/Ilość/cenę dla jednostki:

Parametr Konfiguracji – identyfikacja GTIN/GTINZ wg jednostki podstawowej lub pomocniczej

• Jeżeli ww. opcja ustawiona jest na pomocnicza i na elemencie użyto jednostki pomocniczej, wówczas wysyłany jest EAN przypisany do tejże jednostki pomocniczej towaru, a jeżeli takiego EAN-u nie zdefiniowano, wówczas Kod u kontrahenta z karty Odbiorcy zgodnego z kontrahentem głównym dokumentu, o ile na karcie Odbiorcy wskazano tą jednostką. Jeżeli na elemencie nie została użyta jednostka pomocnicza, wówczas poszukiwany jest EAN jednostki podstawowej tj. EAN z karty towaru, a jeżeli go tam nie zdefiniowano, wówczas Kod u kontrahenta z karty Odbiorcy, o ile nie przypisano na niej żadnej jednostki.

Identyfikacja EAN-u dla jednostki pomocniczej elementu faktury

• Jeżeli ww. opcja ustawiona jest na podstawowej wówczas wysyłany jest EAN jednostki podstawowej, a jeżeli go  nie zdefiniowano, wówczas Kod u kontrahenta z karty Odbiorcy, o ile nie przypisano na niej żadnej jednostki.

Parametryzacja wysyłania kodu towaru w polu Indeks, IndeksZ

Sparametryzowane zostało zachowanie Systemu w zakresie obsługi pola Indeks (pole wysyłane dla kolejnych powtórzeń elementów faktur sprzedaży i ich korekt) oraz IndekZ (pole wysyłane dla kolejnych powtórzeń elementów zamówienia podczas wysyłki faktur zaliczkowych i ich korekt).

W Konfiguracji systemu została dodana kontrolka, w której Użytkownik może zdecydować o tym, czy System ma wypełniać pole Indeks/IndeksZ podczas wysyłki dokumentów do KSeF, a jeżeli tak to w oparciu o jakie dane towaru. W menu kontrolki udostępnione zostały wartości j.n.

• Ustawienie pustej wartości w kontrolce oznacza, że pole Indeks/IndeksZ w ogóle nie będzie wysyłane
• Kod systemowy: wskazanie tej wartości oznacza, że System wyśle w polu Indeks/IndeksZ kod towaru (Twr_Kod)
• Kod u kontrahenta: ustawienie tej wartości oznacza, że System wyśle w polu Indeks/IndeksZ kod towaru jakim posługuje się Nabywca.

Przez ww. kod u kontrahenta rozumiany jest kod przypisany na formatce Odbiorcy danego towaru, przy czym jeśli w Konfiguracji systemu wskazano opcję Podczas eksportu wysyłaj/Ilość/cenę dla jednostki: pomocniczej, wówczas wysyłany jest kod u Odbiorcy dla danego towaru i jednostki zgodnej z użytą na elemencie, a jeżeli takowy nie został zdefiniowany wówczas kod u Odbiorcy dla danego towaru bez przypisanej jednostki. Jeżeli w Konfiguracji wskazano opcję Podczas eksportu wysyłaj/Ilość/cenę dla jednostki: podstawowej, wówczas wysyłany jest kod u Odbiorcy dla danego towaru i bez przypisanej jednostki.

Parametryzacja wysyłania kodu towaru w polu Indeks/IndeksZ faktury ustrukturyzowanej

Podczas wysyłki dokumentów (A)FS/(A)FSK nie zawierających elementów a jedynie tabelę VAT obowiązuje zasada, zgodnie z którą jeśli w ww. kontrolce wskazana zostanie wartość Kod systemowy, wówczas w polu Indeks wysyłana jest fraza Koszt, w przypadku, gdy w ww. kontrolce ustawiona zostanie wartość Kod u kontrahenta lub kontrolka pozostanie pusta pole Indeks nie jest wysyłane.

Obsługa pola PKWiU i PKWiUZ

Obsłużona została wysyłka kodów PKWiU z kart towarowych podczas wysyłki dokumentów do KSeF. Obsługa dotyczy pola PKWiU wysyłanego dla elementów faktur sprzedaży i ich korekt oraz pola PKWiUZ elementów zamówienia wysyłanych dla faktur zaliczkowych i ich korekt.

Klasyfikacja PKWiU na karcie towaru – obsługa przy wysyłce faktur do KSeF

Obsługa pola GTU i GTUZ

Obsłużona została wysyłka kodów GTU z kart towarowych podczas wysyłki dokumentów do KSeF. Obsługa dotyczy pola GTU wysyłanego dla elementów faktur sprzedaży i ich korekt oraz pola GTUZ elementów zamówienia wysyłanych dla faktur zaliczkowych i ich korekt.

Kod GTU na karcie towaru – obsługa przy wysyłce faktur do KSeF

Obsługa pola KwotaAkcyzy i KwotaAkcyzyZ

Ww. pola zostały obsłużone w oparciu o atrybut o nazwie KSEF_KwotaAkcyzy:

• Jeżeli do danego elementu faktury przypisano ww. atrybut, wówczas jego wartość wysyłana jest w polu KwotaAkcyzy, danego elementu wysyłanej faktury sprzedaży
• Jeżeli do danego elementu zamówienia przypisano ww. atrybut, wówczas jego wartość wysłana jest w polu KwotaAkcyzy, tego elementu zamówienia wysyłanego dla faktur zaliczkowych

Udostępnienie pola P_11Vat w procedurze

W Systemie Comarch ERP XL obowiązuje metoda liczenia podatku VAT od sumy wartości elementów w danej stawce. System nie obsługuje metody ustalania wielkości podatku VAT jako sumy VAT-u z poszczególnych elementów. Co za tym idzie w standardzie Systemu pole P_11Vat faktury ustrukturyzowanej (kwota podatku VAT dla elementu faktury) nie jest obsługiwane. Aby jednak umożliwić służbom informatycznym Klienta samodzielną obsługę tego pola zostało ono udostępnione w stosownej procedurze.

Informacja o dokonanej zapłacie

Zasady obsługi sekcji Płatności:

• Znacznik zapłaty za dokument i lista zapłat częściowych

W schemacie FA(3) zmieniona została interpretacja pól: Zaplacono i ZnacznikZaplatyCzesciowej, wyodrębniający oddzielne oznaczenie dla dokumentu zapłaconego w całości ale wieloma zapłatami. Zmiana ta została stosownie zaadoptowana w Systemie Comarch ERP XL. Dodatkowo w wysłce wg schematu FA(3) wysyłane jest tyle powtórzeń pól KwotaZaplatyCzesciowej/DataZaplatyCzesciowej w ilu różnych datach dokonano zapłaty.

• Sekcja Termin płatności

W schemacie FA(3) pole TerminOpis zostało zastąpione sekwencją pól służących do innego niż data sposobu określenia terminu płatności np. 12 dni od daty wystawienia. Pola te zostały w Systemie obsłużone w oparciu o atrybuty KSEF_TerminPlatnosci_Ilosc, KSEF_TerminPlatnosci_Jednostka, KSEF_TerminPlatnosci_ZdarzeniePoczatkowe.

Jeśli na płatnościach wysyłanego do KSeF dokumentu czy też płatnościach towarzyszącego mu dokumentu kaucji WKA/WKK użyto tego samego terminu płatności, wówczas taki termin wysyłany jest w pliku e-faktury tylko raz.

• Wysyłanie informacji o kwotach nierozliczonych płatności w sekcji Dodatkowy opis

W związku ze zmianą budowy schematu FA(3) e-faktury w zakresie sekcji Terminy Płatności nie ma już możliwości przekazania w węźle Płatności informacji o tym w taki sposób tj. na jakie kwoty, terminy i formy zostały rozbite płatności dokumentu. W przykładach przygotowanych przez Ministerstwo informacje takie wysyłane są jako dodatkowe opisy dokumentu. Taki też sposób przekazywania tych danych został przyjęty w Systemie Comarch ERP XL. W sekcji Dodatkowy Opis wysyłane są dane o nierozliczonych płatnościach.

W polu Klucz wysyłana jest wartość zbudowana w oparciu o stałą frazę: Kwota do zapłaty w terminie oraz termin płatności, a jako Wartość wysyłana jest forma płatności, kwota do zapłaty i waluta.

W związku z tym, że częstą praktyką Użytkowników Systemu jest zawieranie w nazwach form płatności umownego terminu płatności, rozumianego jako ilość dni na zapłatę np. Przelew 14, Przelew 21 itp. wprowadzone zostały poniższe zasady tworzenia takiego opisu:

• Jeśli dla danej formy płatności przypisano formę płatności KSeF, wówczas wysyłany jest opis zbudowany z nazwy KSeF formy płatności oraz kwoty do zapłaty
• Jeśli dla danej formy płatności nie przypisano formy płatności KSeF wówczas opis zbudowany jest z: nazwy formy płatności, stałej frazy Kwota oraz kwoty do zapłaty

Dodatkowo obsłużone zostały separatory dla ww. kwot co poprawia czytelność przy dużej wartości kwoty do zapłaty.

Forma płatności KSeF przypisana na formatce systemowej formy płatności

Przyklad

Przykład 1: Na płatności faktury użyto formy płatności z przypisaną nazwą KSeF-ową: przelew

Przykład 2: Na płatności faktury użyto formy płatności o nazwie “Przelew 7”, nie przypisano dla niej formy KseF-owej

• Zasady wysyłania informacji o Formie płatności [/su_list]

Na formatce formy płatności udostępniona została kontrolka Płatność KSeF, w której Użytkownik ma możliwość jednoznacznego przypisania tej formie odpowiadającej jej nazwy KSeF poprzez wybór wartości spośród przewidzianych w schemacie e-faktury. Przypisanie to pozwala na jednoznaczne mapowanie użytej na wysyłanym dokumencie formy płatności na formę dozwoloną w KSeF.

Forma płatności KSeF na formatce systemowej formy płatności

W zakresie formy płatności schemat e-faktury przewiduje możliwość przesłania albo pola FormaPlatnosci z wartością 1-7 (1- oznacza gotówkę, 2- kartę itp.), albo zamiast tego pola przesłanie znacznika PlatnoscInna i w OpisPlatnosci dowolnej nazwy formy płatności. W ramach obsługi schematu FA(3) przyjęto poniższe zasady wysyłania informacji o formie płatności:

• • Forma płatności wysyłana jest na podstawie formy użytej w nagłówku dokumentu (Trn_FormaNr), niezależnie od formy użytej na poszczególnych płatnościach dokumentu
• Dla ww. systemowej formy płatności ustalana jest przypisana przez Użytkownika w kontrolce Płatność KSeF nazwa formy płatności właściwa dla KSeF i to ona jest wysyłana
• Jeżeli dla danej systemowej formy płatności nie przypisano ww. wartości, wówczas zamiast pola FormaPlatnosci wysyłany jest znacznik PlatnoscInna a w polu OpisPlatnosci wysyłana jest wprost nazwa systemowa formy płatności
• Obsługa pól: link do płatności i identyfikator płatności

Obsłużone zostało wysyłanie ww. informacji w oparciu o atrybuty KSEF_LinkDoPlatnosci i KSEF_IPKSeF przypisane do nagłówka wysyłanego dokumentu.

Numer rachunku bankowego

Rachunek bankowy/rachunki bankowe czy to własne, czy to rachunki faktora wysyłane są zależnie od stosownej opcji w Konfiguracji Systemu na zakładce [KSeF],  na podstawie rejestru przypisanego w nagłówku dokumentu lub na poszczególnych płatnościach dokumentu.

Zasady wysyłania numeru takiego rachunku tj. pola NrRB faktury ustrukturyzowane:

• Jeśli dokument dotyczy transakcji krajowej i rejestr bankowy jest prowadzony w PLN, wówczas jak dotychczas w ww. polu wysyłany jest cyfrowy numer rachunku
• W pozostałych przypadkach ww. cyfrowy numer rachunku poprzedzany jest prefiksem kraju ustalonym na Rejestrze bankowym

Dodatkowy opis

W sekcji Dodatkowy Opis wysyłany jest opis z nagłówka dokumentu oraz opisy z poszczególnych elementów dokumentu, o ile w Konfiguracji/KSeF włączono parametr Podczas eksportu wysyłaj/Opis elementu.  Oprócz ww. opisów w ww. sekcji wysyłane są również te atrybuty przypisane czy to do nagłówka dokumentu, czy to do danego elementu faktury, które zostały oznaczone parametrem KSeF.

Parametr KSeF na klasie atrybutu

Na podstawie każdego z tak oznaczonych atrybutów wysyłana jest sekwencja danych:

• Nr wiersza: numer elementu faktury, dla której zdefiniowano ten atrybut, pole nie jest wysyłane, jeżeli atrybut zdefiniowany został dla nagłówka dokumentu
• Klucz: nazwa klasy atrybutu
• Wartość: wartość atrybutu

Wykorzystanie atrybutów do przesyłania dodatkowych informacji podczas wysyłki faktury do KSeF

Sekcja Dodatkowy Opis została wykorzystana do przesyłania informacji o kwotach pozostających do zapłaty z poszczególnych płatności dokumentu. Więcej szczegółów podano w rozdziale dotyczącym sekcji Płatności.

Funkcjonalność wysyłania informacji w sekcji Dodatkowy Opis w oparciu o atrybuty przypisane czy to do nagłówka dokumentu uwzględnia również obsługę atrybutów wielowartościowych.

Dodatkowy opis wysyłany do KSeF za pomocą atrybutów – obsługa atrybutu wielowartościowego

Numer WZ

Informacja o dokumentach WZ, których dotyczy dana faktura przesyłana jest w kolejnych powtórzeniach pola WZ pliku e-faktury. Informacja ta jest odczytywana i zapisywana w bazie Systemu podczas importu faktur ze środowiska KSeF, a następnie prezentowana na liście. Kolejne numery dokumentów WZ zapisywane są po przecinku. W przypadku gdy dana faktura KSeF dotyczy dużej ilości dokumentów System zapisuje/prezentuje ich ograniczoną liczbę, a na końcu pola zapisuje/prezentuje trzykropek. W takim przypadku pełna lista dokumentów WZ prezentowana jest na formatce szczegółów danej faktury KSeF.

Dla Użytkowników którzy nie rejestrują dokumentów WZ jako obiektów w Systemie Comarch ERP XL obsłużono wysyłanie numeru WZ w oparciu o wartość atrybutu u nazwie KSEF_WZ przypisanego do wysyłanej faktury. Jeżeli takich dokumentów jest wiele, wówczas należy zdefiniować i przypisać atrybut wielowartościowy.

Numer zamówienia

Schemat e-faktury umożliwia przesłanie informacji o numerach i datach zamówień realizowanych daną fakturą.

Sekcja z informacją o zamówieniach w schemacie e-faktury

• Obsługa pola DataZamowienia
• Obsługa wysyłki numeru i daty zamówienia w oparciu o atrybut tekstowy nazwie KSEF_NrZamowienia i atrybyt typu data o nazwie  KSEF_DataZamowienia przypisane do nagłówka wysyłanego dokumentu. Obsługa tych informacji w oparciu o atrybuty ma na celu głównie wysyłkę korekt, dla których niektóre sieci handlowe wymagają podania w tej sekcji specyficznych informacji np. numeru dokumentu zwrotu
• W przypadku, gdy dla numeru zamówienia użyto atrybutu wielowartościowego wysyłane są na jego podstawie kolejne powtórzenia sekcji Zamowienia, przy czym dla każdego z nich wysyłana jest ta sama data zamówienia – na podstawie wartości atrybutu KSEF_DataZamowienia
• Obsługa wysyłki numeru/numerów zamówienia dla faktur typu spinacz w przypadkach, gdy Użytkownik samodzielnie podał numer zamówienia czy to bezpośrednio na formatce spinacza, czy to na formatkach dokumentów w nich spiętych
• Dla numeru zamówienia podanych przez Użytkownika samodzielnie data zamówienia wysyłana jest na podstawie wartości atrybutu KSEF_DataZamowienia
• Obsługa wysyłania numerów i dat zamówień dla korekt, która została częściowo sparametryzowana.
• dla korekt faktur zaliczkowych KSL i KEL numer zamówienia wysyłany jest każdorazowo
• dla pozostałych typów korekt: numer i data zamówienia podane za pomocą atrybutów wysyłane są każdorazowo, w pozostałych przypadkach numer/numery zamówień dla korekt wysyłane są wówczas jeśli włączony zostanie parametr Podczas eksportu wysyłaj/Numer zamówienia dla korekt

Parametryzacja wysyłania numeru zamówienia dla korekt

Po wyżej opisanych zmianach obsługa sekcji Zamówienia podczas wysyłki określonych typów dokumentów przedstawia się jak niżej:

• Wysyłka FS, (A)FS, FSE

• Wysyłka (S)FS, (S)FSE, RA, (s)FS, (s)FSE

• Wysyłka FSL, FEL, KSL, KEL

• Wysyłka FSK, (A)FSK, FKE i korekt ręcznych
• Jeżeli parametr w Konfiguracji/KSeF/Eksport/Podczas eksportu wysyłaj/ Numer zamówienia dla korekt pozostanie wyłączony, wówczas numer/numery zamówień i data zamówienia wysyłane są wyłącznie na podstawie atrybutów KSEF_NrZamowienia i KSEF_DataZamowienia
• Jeśli ww. parametr zostanie włączony, wówczas obsługa sekcji Zamówienia przebiega według zasad opisanych w poniższej tabeli

• Wysyłka (S)FSK, (S)FKE, RAK, (s)FSK, (s)FKE, (Z)FSK, (Z)FKE
• Jeżeli parametr w Konfiguracji/KSeF/Eksport/Podczas eksportu wysyłaj/ Numer zamówienia dla korekt pozostanie wyłączony, wówczas numer/numery zamówień i data zamówienia wysyłane są wyłącznie na podstawie atrybutów KSEF_NrZamowienia i KSEF_DataZamowienia
• Jeśli ww. parametr zostanie włączony, wówczas obsługa sekcji Zamówienia przebiega jak w poniższej tabeli

Numer Umowy

Schemat e-faktury przewiduje możliwość przesyłania informacji o umowie/umowach związanych z wysyłanymi do KSeF fakturami. Służy do tego fakultatywna sekcja Umowa.

• O tym, czy System ma wysyłać numer własny czy obcy umowy decyduje, dedykowany umowom parametr w Konfiguracji systemu: Podczas eksportu wysyłaj/Numer umowy

Parametryzacja w zakresie wysyłania numeru umowy podczas wysyłki faktury do KSeF

• Dla tych Użytkowników, którzy nie rejestrują w Systemie umów jako obiektów lecz przypisują je do dokumentu za pomocą atrybutu KSEF_NrUmowy obsłużone zostało wysyłanie daty takiej umowy za pomocą atrybutu o typie data i nazwie KSEF_DataUmowy

Uwaga

W przypadku rejestrowania numerów umów za pomocą atrybutu wielowartościowego jako data każdej z nich wysyłana jest ta sama data (z atrybutu KSEF_DataUmowy).

Weryfikacja poprawności faktury wg schemy KSeF

Operacja Sprawdź poprawność w KSeF polega na sprawdzeniu poprawności semantycznej dokumentu tj. zgodności ze schemą e-faktury.

Dzięki tej funkcjonalności Użytkownik ma możliwość dokonania weryfikacji dokumentu przed jego zatwierdzeniem.

Ww. funkcjonalność dostępna jest na formatkach faktur sprzedaży i formatkach korekt sprzedaży oraz w menu kontekstowym listy FS/FSE.

Weryfikacja poprawności dokumentu wg schemy KSeF- przykład nieprawidłowości w zakresie danych adresowych kontrahenta

Seryjna weryfikacja zgodności faktur ze schemą KSeF przy użyciu opcji menu kontekstowego

Pozytywna weryfikacja poprawności dokumentu wg schemy KSeF

Obsłużona została również automatyczna weryfikacja poprawności dokumentu wg schemy KSeF podczas zatwierdzania dokumentu. Jest ona dokonywana wówczas, jeżeli dokument jest oznaczony jako podlegający wysyłce i na definicji dokumentu włączono parametr Weryfikuj w KSeF przed zatwierdzeniem.

Jeżeli weryfikacja dokumentu przebiegnie pozytywnie, wówczas zatwierdzanie dokumentu jest kontynuowane, w przypadku negatywnej weryfikacji zatwierdzenie dokumentu nie jest możliwe.

W ramach ww. weryfikacji dokumentu System sprawdza jego datę, w przypadku, gdy data wystawienia dokumentu jest inna niż bieżąca prezentowane jest stosowne pytanie/ostrzeżenie.

Obsługa wysyłki adresów korespondencyjnych Podmiotów faktury KSeF

Obsłużona została wysyłka adresów korespondencyjnych poszczególnych podmiotów faktury KSeF:

• Adres korespondencyjny Sprzedawcy (Podmiotu1) wysyłany jest na podstawie adresu oznaczonego jako korespondencyjny pośród adresów kontrahenta wewnętrznego przypisanego do pieczątki firmy
• Adres korespondencyjny Nabywcy (Podmiotu2) wysyłany jest na podstawie adresu oznaczonego jako korespondencyjny pośród adresów kontrahenta głównego wysyłanego dokumentu
• Adres korespondencyjny Podmiotu3 wysyłany jest na podstawie adresu oznaczonego jako korespondencyjny pośród adresów kontrahenta wysyłanego jako Podmiot3
• Adres korespondencyjny Podmiotu Upoważnionego wysyłany jest na podstawie adresu oznaczonego jako korespondencyjny pośród adresów kontrahenta wysyłanego jako Podmiot Upoważniony

Adres korespondencyjny kontrahenta

Obsługa pola Nr Klienta dla Podmiotu2 i Podmiotu3

Na formatce karty kontrahenta i adresu kontrahenta udostępniona została stosowna kontrolka, w której Użytkownik może podać numer nadany danemu Klientowi. Numer ten wysyłany jest w polu NrKlienta faktury KSeF w sekcjach j.n.

• W sekcji Podmiot2 (Nabywca) wysyłana jest zawartość kontrolki Nr klienta adresu użytego jako adres kontrahenta głównego na wysyłanym dokumencie
• W sekcji Podmiot3 wysyłana jest zawartość kontrolki Nr klienta adresu na podstawie którego wysyłany jest Podmiot3

Numer Klienta na formatce karty kontrahenta i adresu kontrahenta

Parametryzacja wysyłania danych kontaktowych Podmiotu2 i Podmiotów3

Wysyłanie danych kontaktowych Sprzedawcy takich jak adres E-mail oraz numer telefonu jest sparametryzowane. Obsłużono identyczną parametryzację w zakresie wysyłania danych kontaktowych pozostałych podmiotów występujących w fakturze KSeF: Nabywcy (Podmiot 2), Podmiotu3 oraz Podmiotu upoważnionego. Wysyłanie adresu E-mail oraz numeru telefonu Podmiotu2 zależne jest od ustawienia parametru Podczas eksportu wysyłaj/Dane kontaktowe/Nabywcy, natomiast wysyłanie adresu E-mail oraz numeru telefonu Podmiotu3 i Podmiotu Upoważnionego zależne jest od ustawienia parametru Podczas eksportu wysyłaj/Dane kontaktowe/Podmiotów trzecich.

Parametryzacja wysyłana danych kontaktowych Podmiotów faktury KSeF

Obsługa przypadków nieznanej daty zakończenia dostawy w kontekście wysyłki do KSeF

W Systemie Comarch ERP XL jako data zakończania dostawy rozumiana jest data sprzedaży podana na formatce faktury. Podanie tej daty jest obowiązkowe, w oparciu o nią ustalana jest bowiem cena początkowa, promocje itp. warunki handlowe. Użytkownik nie ma możliwości, aby na dokumencie w jakiś sposób podać informację o tym, że ostateczna data zakończenia dostawy nie jest jeszcze znana. Dotychczas Użytkownik ustalał datę sprzedaży na określonym poziomie, zatwierdzał fakturę, drukował ją bez daty sprzedaży (możliwość wskazania stosownej opcji w parametrach wydruku okna pojawiającego się podczas drukowania faktury), a następnie uprawniony do tego Operator zmieniał datę sprzedaży na fakturze wówczas, gdy okazała się ona inna, niż pierwotnie ustalona na fakturze.

Celem obsługi scenariuszy j.n.

• Użytkownik rejestruje w danym dniu fakturę z datą sprzedaży ustaloną w przyszłości, faktyczna data zakończenia dostawy nie jest znana
• Po ustaleniu daty dostarczenia towaru Użytkownik podaje na dokumencie faktyczną datę zakończenia dostawy

z chwilą, gdy Użytkownik zamiast drukowania faktury będzie zobowiązany wysłać ją do KSeF wprowadzone zostały poniższe zasady w zakresie obsługi daty sprzedaży:

• Możliwość podania okresu którego dotyczy faktura zamiast podawania jednej daty sprzedaży tj. wysyłanie pól P_6_Od i P_6_Do w oparciu o atrybuty KSEF_P_6_Od i KSEF_P_6_Do przypisane do nagłówka wysyłanego dokumentu
• Możliwość podania różnych dat sprzedaży dla poszczególnych elementów faktury zamiast podawania jednej daty sprzedaży, tj. wysyłanie pola P_6A dla poszczególnych elementów FAWiersz w oparciu o atrybut KSEF_P_6A przypisany do poszczególnych elementów faktury
• Możliwość nieprzesyłania daty sprzedaży: data ta nie jest wysyłana, jeżeli do nagłówka dokumentu przypisany zostanie atrybut o nazwie KSEF_DataDostawy z wartością  i/lub data sprzedaży jest taka sama jak data wystawienia
• W innych niż ww. przypadkach w polu P_6 wysyłana jest data sprzedaży (Trn_Data3) dokumentu

Uwaga

Z chwilą, gdy data zakończenia dostawy jest już znana Operator powinien nie tylko zaktualizować datę sprzedaży na fakturze, ale również usunąć z niej ww. atrybut, jeżeli bowiem tego nie zrobi, wówczas podczas wysyłania do KSeF korekty do takiej faktury pole P_6 nie zostanie wysłane.

• Operator z prawem Edycja daty sprzedaży na zatwierdzonym dokumencie może edytować datę sprzedaży na dokumencie zatwierdzonym, w tym również na fakturach wysłanych do KSeF.

Obsługa daty dostawy dla poszczególnych elementów faktury typu spinacz

W fakturze ustrukturyzowanej KSeF informację o dacie dostawy można przesłać w części nagłówkowej faktury (w polu P_6) wówczas, gdy jest ona znana, jest inna niż data wystawienia i jest wspólna dla wszystkich elementów faktury. Zamiast konkretnej daty można przesłać okres dostawy (pola P_6_Od i P_6_Do). Jeśli data dostawy jest różna dla poszczególnych elementów faktury, wówczas nie wysyła się ww. pól, wysyła się natomiast daty dostawy dla kolejnych powtórzeń sekcji FaWiersz (w polach P_6A).

W Systemie Comarch ERP XL pola P_6A wysyłane są na podstawie atrybutu KSEF_P_6A przypisanego do elementu faktury (a w przypadku (S)FS, (S)FSE, RA do elementu WZ/WZE/PA w nim spiętego).

Obsłużona została również opcjonalna wysyłka ww. pola również dla spinaczy nagłówkowych i spinaczy elementów na podstawie daty sprzedaży WZ/WZE/PA do którego dany element należy. W przypadku spinaczy elementów, które w jednym elemencie mogą wskazywać na wiele różnych WZ/WZE System ustala tą datę na podstawie daty sprzedaży WZ/WZE 1-go subelementu.

Wysyłka P_6A w ww. okolicznościach dokonywana jest o ile spełnione są oba poniższe warunki:

• WZ/WZE/PA spięte w danej fakturze (s)FS/FSE, (S)FS/FSE, RA różnią się datą dostawy
• W Konfiguracji włączono parametr Podczas eksportu wysyłaj/Daty dostawy elementów spinacza

Parametryzacja wysyłana daty dostawy dla poszczególnych elementów faktury typu spinacz

Ww. daty nie są wysyłane wówczas, jeśli Użytkownik za pomocą stosownych atrybutów jawnie wskaże, że ostateczna data dostawy nie jest jeszcze znana i nie należy jej wysyłać (tj. jeśli zdefiniuje atrybut KSEF_DataDostawy z wartością ) lub poda okres od-do dostawy (tj. zdefiniuje atrybuty KSEF_P_6_Od i KSEF_P_6_Do).

Zasady wysyłki korekt

Obsługa metody Przed/Po dla elementów korekty wysyłanej do KSeF

Struktura faktury KSeF przewiduje dwie alternatywne metody przekazywania informacji o elementach korekty:

• Metoda różnicowa polega na wykazywaniu różnic tj. wielkości korekty, w której to metodzie dla danej korygowanej pozycji przesyłany jest jeden zestaw pól sekcji FaWiersz
• Metoda przed/po polega na przekazaniu dla danej korygowanej pozycji informacji o stanie elementu przed korektą oraz o stanie elementu po korekcie, w której to metodzie dla danej korygowanej pozycji przesyłane są dwa zestawy pól sekcji FaWiersz

Przyklad

FS:

T1 3szt x 90 PLN zł, wartość netto 270

FSK: -1szt

a. Metoda różnicowa: T1: -1szt x 90= -90

b. Metody przed/Po:

T1: 3szt x 90=270

T1: 2szt x 90=180

Metoda według której System Comarch ERP XL przesyła informacje o elementach korekty zależna jest od wskazanej przez Użytkownika opcji w Konfiguracji Systemu/KSeF/Eksport/Podczas eksportu wysyłaj/Elementy korekty metodą/ Różnicową lub Przed/Po korekcie.

Metoda wysyłania do KSeF informacji o elementach korekt

W zakresie metody wysyłania elementów korekt występują pewne wyjątki – dla poniższych przypadków, niezależnie od wskazanej w Konfiguracji opcji wysyłanie elementów odbywa się metodą różnicową:

• (A)FSK do (A)FS bez elementów
• (S)FSK/FKE/RAK spinająca dokument nie będący korektą
• Dokument zawierający element korekty ceny dla części ilości

Dla innych niż ww. przypadki System wysyła elementy korekt metodą wskazaną w Konfiguracji.

Specjalna obsługa dokumentu (A)FSK związanego z rabatem retro

Rabat retrospektywny (rabat retro) polega na udzieleniu rabatu posprzedażowego, zazwyczaj z tytułu osiągnięcia w danym okresie określonej wielkości obrotu. W Systemie Comarch ERP XL należny Nabywcy rabat retro można rozliczać nie tylko za pomocą korekty zbiorczej (Z)FSK/FKE, ale również za pomocą ręcznej korekty A-vista (A)FSK. Dotąd taki dokument (A)FSK powiązany z rabatem retro był traktowany podczas wysyłki do KSeF jak każda inna ręczna (A)FSK, obecnie traktowana jest ona w sposób szczególny, jako zbiorcza korekta rabatowa z zastosowaniem poniższych zasad:

• W sekcji DaneFaKorygowanej wysyłane są dane dotyczące faktur, dla których naliczono rabat retro
• Wysyłane jest pole OkresFaKorygowanej, a w nim zakres dat ustalony na podstawie okresu retro
• Sekcja FaWiersz nie jest wysyłana. Zgodnie z art. 106j ust.3 pkt 2 Ustawy, w przypadku korekty rabatowej obejmującej wszystkie dostawy dla danego kontrahenta w danym okresie, korekta taka może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru/usługi objętych korektą. Jeżeli Użytkownik chce, aby elementy korekty były wysyłane, wówczas do rozliczania rabatu retro powinien stosować korekty zbiorcze (Z)FSK/FKE zamiast dokumentu (A)FSK.

Okres faktury korygowanej oraz numery faktur korygowanych wysyłane dla (A)FSK rozliczającej rabat retro

Spinacze zawierające korekty z tytułu zwrotu towaru, a KSeF

Obowiązują obecnie w tym zakresie poniższe zasady:

• Lista elementów wysyłana jest w oparciu o elementy PA/WZ/WKA/WZE spięte w danym spinaczu
• Podczas ustalania ilości/ceny/wartości/stawki VAT dla każdego z ww. elementów System honoruje nie tylko dany element, ale również elementy korekt odwołujące się do tego elementu, spięte w tym spinaczu

Przyklad

WZ-1 T1 3szt x 10 PLN =30 PLN

WZK-2 T1 -1szt

(S)FS z WZ-1 i WZK-2

Do KseF zostanie wysłany element: T1 2szt x 10PLN=20 PLN

Przykład 2:

WZ-1 T1 10szt x 10PLN=100; stawka 23%

WZK-2 T1 -1szt

WZK-3 T1 korekta wartości -9,00

WZK-4 T1zmiana stawki VAT na 8%

(S)FS z ww. dokumentów

Do KSeF zostanie wysłany element: T1 9szt x 9,00=81,00; stawka 8%

Ww. zmiana zasad wysyłki elementów (S)FS, (S)FSE, RA nie oznacza, że podczas tej operacji System grupuje elementy. System nadal wysyła każdy z elementów WZ/WZE/WKA/PA oddzielnie, nawet, jeżeli dotyczą tego samego towaru w tej samej cenie i stawce, łączenie elementów ma miejsce wyłącznie w odniesieniu do elementu korygowanego i elementu korygującego.

Przyklad

Przykład 3:

WZ1:

LP1 T1 3szt x 10PLN

Lp2 T2 4szt x 10PLN

WZ2:

Lp1 T1 2szt x 10PLN

Lp2 T3 3szt x 10PLN

WZK do WZ1:

Lp1 T1 -1szt

Lp2 T2 -4szt

(S)FS ze wszystkich ww. dokumentów

Do KseF zostaną wysłane elementy:

T1 2szt x 10PLN

T1 2szt x 10PLN

T3 3szt x 10PLN

• Korekta kontrahenta/NIP-u kontrahenta

Zgodnie z objaśnieniami do schemy faktura na niewłaściwego kontrahenta (lub pomyłka w jego NIP-e) nie powinna być rejestrowana i przesyłana jako korekta danych, należy wystawić korektę całościową i nową fakturę.

Korekta danych wielu Nabywców i obsługa pola IDNabywcy

System Comarch ERP XL nie posiada funkcjonalności rejestrowania faktury dla wielu nabywców. Aby wesprzeć Użytkowników w tym zakresie wprowadzona została funkcjonalność pozwalająca na wysyłanie do KSeF takich faktur, oparta na poniższych założeniach rejestrowania dokumentu głównego, podlegającego wysyłce do KSeF i dokumentów pomocniczych z włączoną opcją KSeF/Poza Systemem:

• Faktura główna na jednego spośród nabywców na pełną wartość transakcji, z elementami na sprzedawane pozycje towarowe/świadczone usługi. Do faktury przypisany atrybut KSEF_FakturaDlaWieluNabywcow z wartością Tak
• Oddzielne faktury cząstkowe dla poszczególnych nabywców o wartości wynikającej z procentowego udziału danego Nabywcy w transakcji, z elementami z towarami A-vista. Na fakturach cząstkowych przypisany atrybut FakturaDlaWieluNabywcow typu dokument z przypisaną w nim fakturą główną

Obsłużona została korekta danych dla faktury zarejestrowanej w ww. trybie faktury dla wielu Nabywców. Aby zarejestrować i wysłać do KSeF taką korektę należy kierować się podobną logiką rejestrowania i wiązania korekt, zachowując poniższe zasady:

• Korektę danych zarejestrowaną do faktury głównej należy oznaczyć atrybutem KSEF_FakturaDlaWieluNabywcow z wartością Tak
• Zarejestrować korekty danych kolejno do wszystkich faktur cząstkowych, również takich, na których dane kontrahenta nie uległy zmianie, oznaczyć parametrem KSeF/Poza Systemem i atrybutem FakturaDlaWieluNabywcow z wartością wskazującą na ww. główną korektę danych

Wskazówka

Jeśli ww. fakturami cząstkowymi są faktury A-vista wówczas należy zarejestrować do nich zwykłą korektę z poprawnymi danymi kontrahenta. W przypadku, gdy korygowana (A)FS zawiera elementy, wówczas na (A)FSK należy je usunąć, jeśli korygowana (A)FS nie zawierała elementów a jedynie tabelę VAT, wówczas aby zapisać taką zerową korektę (A)FSK należy dodać na niej dwa techniczne rekordy VAT o przeciwnej wartości różnicując jest np. opisem.

Przy zachowaniu ww. zasady podczas wysyłki korekty danych faktury głównej wysyłane są poniższe dane:

• W Podmiocie2 (prawidłowe dane Nabywcy) wysyłane są dane kontrahenta głównego z głównej korekty danych a dodatkowo w polu IDNabywcy wysyłany jest GidNumer kontrahenta
• W kolejnych powtórzeniach sekcji Podmiot3 (prawidłowe dane dodatkowych nabywców) wysyłane są dane adresowe z cząstkowych korekt danych (poza tą wskazującą na nabywcę głównego), a dodatkowo w polu IDNabywcy wysyłane są GidNumer-y poszczególnych dodatkowych nabywców
• W Podmiot2K wysyłane są błędne (korygowane) dane tych nabywców (głównego/dodatkowych), których dane (a dokładniej – adresy) się zmieniły. W polu IDNabywcy wysyłane są GidNumer-y tych kontrahentów

Korekta faktury zaliczkowej – wysyłanie danych dotyczących zamówienia

Obsłużone zostało wysyłanie dla korekt faktur zaliczkowych KSL/KEL informacji o elementach zamówienia, z którym związana jest korygowana faktura zaliczkowa.

Korekta zbiorcza obejmująca wszystkie dostawy – wysyłka dokumentu bez elementów

W myśl art. 106j ust. 3 Ustawy w przypadku gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny może wystawić fakturę korygującą dotyczącą dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, która:

• zawiera dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnoszą się udzielany opust lub udzielana obniżka
• może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą – w przypadku, gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług

Zgodnie w powyższym, jeśli korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i usług podatnik wysyłając ją do KSeF może nie wysyłać żadnych danych w części FaWiersz. Elastyczność ta ma duże znaczenie zwłaszcza w przypadku dużych korekt, które ze względu na ograniczenia po stronie KSeF mogą być odrzucane, a Użytkownicy zmuszani są do dzielenia okresu rabatowego na kilka mniejszych.

Aby umożliwić Użytkownikom wysyłkę korekt zbiorczych bez elementów na formatkę korekt zbiorczych dodany został parametr Rabat dotyczy wszystkich dostawa. Jeśli Użytkownik go włączy, wówczas przy wysyłce takiej korekty (Z)FSK, (Z)FKE do KSeF sekcja FaWiersz nie jest wysyłana.

Ww. parametr dostępny jest również na formatce (Z)FZK, ale pełni wówczas wyłącznie informacyjną rolę.

Parametr informujący że korekta zbiorcza dotyczy wszystkich dostaw

Uwaga

System nie kontroluje tego czy faktycznie na danej korekcie zbiorczej udzielono rabatu dla wszystkich transakcji z danym kontrahentem w danym okresie, odpowiedzialność w tym zakresie leży po stronie Użytkownika.

Obsługa typu skutku korekty podczas wysyłki do KSeF

Na formatkach korekt udostępniono nową kontrolkę w której Użytkownik może wskazać typ skutku korekty, oparty na nowym słowniku kategorii.

Wskazana w ww. kontrolce korekty sprzedaży wartość jest wysyłane w polu TypKorekty faktury ustrukturyzowanej. Podczas kreacji i konwersji bazy do ww. słownika dodane zostały wartości przewidziane w schemacie KSeF e-faktury.

Typ skutku korekty w słowniku kategorii

Typ skutku korekty na formatce FSK

Obsługa płatności z tytułu kaucji podczas wysyłki faktur do KSeF

Schemat FA(3) faktury ustrukturyzowanej nie przewiduje pól dedykowanych dla systemu kaucyjnego. Aby przekazać Nabywcy informację o płatności z tytułu kaucji można posiłkować się innymi przewidzianymi w schemacie polami.

W Systemie Comarch ERP XL przyjęto w tym zakresie poniższe rozwiązanie:

• W sekcji Rozliczenie faktury ustrukturyzowanej wysyłana jest informacja o wysokości płatności dokumentów WKA/WKK powiązanych z fakturą wysyłaną do KSeF
• Płatności z ww. WKA/WKK i przyjęte do nich zapłaty uwzględniane są podczas wysyłania informacji o statusie zapłaty za dokument, kwocie/kwotach dokonanych zapłat oraz informacji o kwotach pozostających do zapłaty

Obsługa sekcji Rozliczenie podczas wysyłki faktur do KSeF

Sekcja Rozliczenie faktury ustrukturyzowanej

W sekcji Rozliczenie wysyłana jest informacje o płatnościach dokumentów WKA/WKK związanych z wysyłaną fakturą sprzedaży/korektą faktury sprzedaży. W tym zakresie obowiązują poniższe zasady:

• Płatności WKA/WKK typu należność wysyłane są w sekcji Obciazenia. W polu Kwota wysyłana jest wielkość płatności, w polu Powod zaś fraza Płatność z tytułu kaucji
• Płatności WKA/WKK typu zobowiązanie wysyłane są w sekcji Odliczenia. W polu Kwota wysyłana jest wielkość płatności, w polu Powod zaś fraza Zwrot z tytułu kaucji

W przypadku dokumentów eksportowych tj. FSE, (s)FSE, (S)FSE, FKE, (s)FKE, (S)FKE ww. płatności wykazywane są w wielkości walutowej (Trp_Kwota), w przypadku pozostałych typów dokumentów tj. FS, (s)FS, (S)FS, RA, FSK, (s)FSK, (S)FSK, RAK wykazywane są w walucie systemowej (Trp_KwotaSys).

Uwaga

W przypadku spinaczy elementów (s)FS/FSE/FSK/FKE wykazywana jest pełna wartość płatności WKA/WKK, niezależnie od tego czy spinacz elementów obejmuje wszystkie elementy WZ/WZE czy jest fakturą częściową do tych wydań.

Dla tych Klientów, którzy w sekcji Rozliczenie zechcą wysyłać informacje o innych obciążeniach/odliczeniach niż ww. obsłużono dodatkowo wysyłanie tych danych w oparciu o stosowne atrybuty:

• W sekcji Obciazenia wysyłana jest odpowiednio Kwota i Powod w oparciu o atrybuty KSEF_Obciazenia_Kwota i KSEF_Obciazenia_Powod
• W sekcji Odliczenia wysyłana jest odpowiednio Kwota i Powod w oparciu o atrybuty KSEF_Odliczenia_Kwota i KSEF_Odliczenia_Powod

Obsłużone zostały również pola DoZaplaty/DoRozliczenia, w których wysyłana jest wielkość obliczona jako pole P_15 (należność za fakturę) powiększone o sumę obciążeń, pomniejszone o sumę odliczeń. System wysyła jedno spośród tych pól: jeżeli tak obliczona wielkość jest dodatnia (lub równa zeru), wówczas wysyłane jest pole DoZaplaty, jeżeli zaś jest ujemna, wówczas wysyłane jest pole DoRozliczenia. Pole to jest wysyłane wyłącznie wówczas, jeżeli faktura zawiera informacje o dodatkowych obciążeniach lub odliczeniach.

Płatności WKA/WKK a sekcja Płatności faktury wysyłanej do KSeF

Płatności dokumentów WKA/WKK związanych z fakturą/korektą faktury wysyłanej do KSeF oraz zapłaty do tychże płatności są uwzględniane podczas wysyłania poniższych informacji:

• Znacznik zapłaty za dokument
• Terminy płatności
• Kwoty nierozliczonych płatności w sekcji Dodatkowy Opis

Pełna informacja o obsługiwanych przy wysyłce polach faktury ustrukturyzowanej znajduje się w biuletynie technicznym Mapowanie danych na strukturę logiczną schematu FA(3) e-faktury KSeF w odpowiedniej wersji.

Pomijanie płatności nie podlegających rozliczeniu przy wysyłce dokumentu do KSeF

Informacje o płatnościach wysłanego dokumentu oraz płatnościach powiązanego z nim dokumentu kaucji WKA/WKK które zostały oznaczone parametrem Nie rozliczaj nie są wysyłane do KSeF. Dotyczy to poniższych danych:

• Termin płatności
• Kwota do zapłaty
• Numer rachunku bankowego z rejestru przypisanego na takiej płatności

Użytkownicy mogą wykorzystać możliwość oznaczania płatności ww. parametrem dla tych przypadków, gdy w wysyłanym dokumencie wykazują dodatkowe obciążenia czy też odliczenia rejestrowane za pomocą atrybutów KSEF_Obciazenia_Kwota, KSEF_Obciazenia_Powod oraz KSEF_ Odliczenia _Kwota i KSEF_ Odliczenia_Powod. Tak definiowane doliczenie/odliczenie nie są w żaden sposób uwzględniane w znaczniku zapłaty/w kwotach do zapłaty wysyłanego do KSeF dokumentu. Aby temu zaradzić proponujemy dokonanie na płatności dokumentu stosownej modyfikacji tj. w przypadku dodatkowego doliczenia: powiększenie płatności o dodatkowe doliczenie a na płatności różnicowej zaznaczenie parametru Nie rozliczaj.

Przyklad

Wartość brutto faktury to 1230,00, kwota dodatkowego doliczenia to 10,00. Użytkownik zmienia wartość płatności faktury na 1240,00 i na powstałej w wyniku tej modyfikacji płatności różnicowej typu zobowiązanie w wysokości 10,00 ustawia parametr Nie rozliczaj. Dzięki temu podczas wysyłki faktury do KseF dodatkowa opłata zostanie uwzględniona w kwocie do zapłaty.

Rachunek bankowy faktora – obsługa podczas wysyłki

Aby umożliwić wysłanie w fakturze ustrukturyzowanej informacji o rachunkach bankowych faktora należy do faktury przypisać zestaw atrybutów o określonej nazwie. W przypadku rozliczeń w różnych walutach lub mechanizmu podzielonej płatności, czyli wówczas gdy istnieje potrzeba przesłania dwóch numerów rachunków faktora należy użyć dwóch zestawów atrybutów. Zasady nazewnictwa ww. atrybutów przedstawia poniższa tabela.

Na formatkę rejestru bankowego został dodany parametr Faktoring, pozwalający na określenie czy rachunek bankowy związany z tym rejestrem jest rachunkiem firmowym Użytkownika Systemu, czy też rachunkiem Faktora. Jeśli parametr ten zostanie włączony i rejestr ten zostanie użyty na wysyłanym dokumencie, wówczas dane dotyczące tego rachunku bankowe wysyłane są w sekcji Rachunek Bankowy Faktora. Jeśli parametr pozostanie wyłączony, wówczas dane dotyczące tego rachunku bankowe wysyłane są w sekcji Rachunek Bankowy.

Parametr Faktoring na formatce Rejestru bankowego

Uwaga

Zarówno ww. parametr Faktoring jak i opisany w dalszej części dokumentu typ rachunku własnego banku służą wyłącznie do ułatwienia w zakresie wysyłania do KseF rachunków bankowych faktora/informacji o typie rachunku własnego czy też rachunku faktora i nie niosą za sobą żadnych innych elementów funkcjonalnych z zakresu faktoringu.

Wysyłka informacji o typie rachunku bankowego

W słowniku kategorii dodano nową kategorię: Typ rachunku własnego banku. Słownik ten służy do przypisywania stosownego typu rachunku na formatce rejestru bankowego. Wskazany na Rejestrze Typ rachunku jest wysyłany do KSeF w polu RachunekWlasnyBanku dla danego rachunku bankowego wysyłanego w fakturze ustrukturyzowanej.

Pole obsłużone zostało zarówno dla rachunków firmowych (wysyłanych w sekcji Rachunek Bankowy) jak i dla rachunków faktora (wysyłanych w sekcji Rachunek Bankowy Faktora).

Podczas kreacji i konwersji bazy do ww. słownika dodane zostały wartości przewidziane w schemacie KSeF e-faktury dla pola Typ rachunku własnego banku.

Typ rachunku własnego banku w słowniku kategorii

Typ rachunku własnego banku na formatce Rejestru bankowego

Obsługa sekcji Transport podczas wysyłki do KSeF

Zgodnie z budową sekcji Transport schematu e-faktury polami obowiązkowymi tej sekcji są: Rodzaj transportu oraz Opis ładunku, pozostałe pola są opcjonalne. W Systemie Comarch ERP XL nie ma pola dedykowanego do opisu ładunku, stąd obsługa tego pola została oparta na atrybucie o nazwie KSEF_OpisLadunku. W związku z tym przyjęta została zasada, zgodnie z którą sekcja Transport jest wysyłana wyłącznie wówczas, jeśli dla wysyłanego dokumentu podany zostanie ww. atrybut.

Sekcja Transport w schemacie e-faktury

Transport/Rodzaj transportu

Rodzaj transportu wysyłany jest w oparciu o wartość wskazaną w kontrolce Rodzaj transportu formatki dokumentu. Jeśli wartość ta wskazuje na jeden z dozwolonych w KSeF rodzajów transportu, wówczas jego numer wysyłany jest w polu Rodzaj transportu, w przeciwnym razie wysyłany jest znacznik TransportInny a w polu OpisInnegoTransportu wysyłana jest nazwa danego rodzaju transportu.

Rodzaj transportu na formatce wysyłanego dokumentu

Rodzaj transportu w schemacie e-faktury oraz słownik rodzaju transportu w Systemie Comarch ERP XL

Transport/Przewoźnik

Dane dotyczące przewoźnika wysyłane są na podstawie atrybutu typu kontrahent o nazwie KSEF_Przewoznik przypisanego do wysyłanego dokumentu.

Dane identyfikacyjne oraz adres Przewoźnika wysyłane są na podstawie adresu bieżącego (aktualnego) kontrahenta przypisanego w ww. atrybucie. Rodzaj identyfikatora wysyłanego dla Przewoźnika ustalany jest według identycznych zasad, jak opisane wyżej dla Podmiotu3.

Przewoźnik w schemacie e-faktury

Transport/Numer zlecenia transportu

Pole NrZleceniaTransportu wysyłane jest w oparciu o wartość atrybutu tekstowego o nazwie KSEF_NrZleceniaTransportu przypisanego do wysyłanego dokumentu.

Transport/Opis ładunku

Informacja o rodzaju ładunku wysyłana jest w oparciu o wartość atrybutu tekstowego o nazwie KSEF_OpisLadunku przypisanego do wysyłanego dokumentu, przy czym, jeśli w atrybucie tym podano jedną z wartości ujętych wśród dozwolonych w KSeF rodzajów opakowania zbiorczego, wówczas w polu OpisLadunku wysyłany jest numer rodzaju opakowania, w przeciwnym wypadku wysyłany jest znacznik LadunekInny oraz w polu OpisInnegoLadunku wysyłana jest wprost wartość ww. atrybutu.

Wskazówka

Jako wartość atrybutu KSEF_OpisLadunku należy podać opisowy rodzaj ładunku np. Paleta, to System podczas wysyłki mapuje daną nazwę na numer i takowy wysyła do KSeF.

Opis ładunku w schemacie e-faktury

Lista rodzajów opakowania zbiorczego dozwolona na fakturze KSeF

Transport/ Jednostka opakowania

Pole JednostkaOpakowania wysyłane jest w oparciu o wartość atrybutu tekstowego o nazwie KSEF_JednostkaOpakowania przypisanego do wysyłanego dokumentu.

Transport/Daty i godziny rozpoczęcia/zakończenia transportu

Informacje o datach i godzinach rozpoczęcia i zakończenia transportu wysyłane są na podstawie atrybutów o nazwach j.n. przypisanych do wysyłanego dokumentu:

• KSEF_DataRozpTransportu i KSEF_GodzRozpTransportu
• KSEF_DataZakTransportu i KSEF_GodzZakTransportu

Wskazówka

Dla atrybutów KSEF_DataRozpTransportu i KSEF_DataZakTransportu Użytkownicy powinni stosować atrybut typ data, dla atrybutów KSEF_GodzRozpTransportu i KSEF_GodzZakTransportu zaś zwykły atrybut tekstowy podając w nim wartość np. 14:00

Transport/Wysyłka Z

Sekcja Wysyłka Z jest wysyłana opcjonalnie, o ile w Konfiguracji włączony zostanie parametr Podczas eksportu wysyłaj/Adres rozpoczęcia transportu.

Parametryzacja wysyłania adresu rozpoczęcia transportu

Dane adresowe sekcji Wysyłki Z są pobierane z domyślnego adresu wysyłkowego kontrahenta wewnętrznego przypisanego do pieczątki firmy właściwej dla wysyłanego dokumentu. Jeśli dla kontrahenta tego nie przypisano takiego adresu, wówczas z pierwszego adresu wysyłkowego. Jeśli dla kontrahenta wewnętrznego nie zdefiniowano żadnego adresu wysyłkowego lub na pieczątce w ogóle nie ma kontrahenta wewnętrznego, wówczas dane pobierane są z pieczątki firmy, zakładka [Ogólne].

Adres rozpoczęcia transportu w schemacie e-faktury

Transport/Wysyłka do

Adres docelowy transportu w schemacie e-faktury

Dane adresu docelowego transportu ustalane są na podstawie adresu kontrahenta docelowego ustalonego na wysyłanym do KSeF dokumencie.

Obsługa pola Warunki dostawy

Podczas wysyłki faktur do KSeF obsłużone zostało pole Warunki dostawy. W polu tym wysyłana jest wartość złożona z symbolu i miejsce Incoterms przypisanych na formatce wysyłanego dokumentu.

Incoterm symbol i miejsce – obsługa podczas wysyłki faktur do KSeF

Inne zasady w wysyłce faktur do KSeF

Oprócz opisanej wyżej obsługi kolejnych pól/sekcji podczas wysyłki faktur do KSeF poprawiono zachowanie Systemu w poniższych zakresie

• Zmiana w zakresie wyliczania i wysyłania wartości netto dokumentów walutowych FEL/KEL oraz FSE/FKE rejestrowanych metodą od brutto
• Zmiana w zakresie obsługi pola P_18 (znacznik odwrotnego obciążenia): znacznik ten jest wysyłany dla transakcji Podatnikiem jest nabywca (Trn_ExpoNorm=20), transakcji typu Dostawa opodatkowana poza terytorium kraju (TrN_ExpoNorm=21 i 23) oraz dla transakcji Usługi rozlicza odbiorca (Trn_RodzajZakupu=8)

Sterowanie czasem wykonywania operacji wysyłki faktury do KSeF w dedykowanym pliku

W przypadku rejestrowania przez Użytkownika bardzo dużych dokumentów i późniejszej próbie ich wysłania do KSeF może się zdarzać, że czas wykonania procedury KSeF_Dane3 przekroczy założony dla tej operacji czas 60 sekund. W takim przypadku przy wysyłce takiego dokumentu występuje błąd o treści Query timeout expired.

Funkcje i procedury biorące udział w wysyłce do KSeF zostały stosownie zoptymalizowane, nadal może się jednak zdarzyć że w określonych przypadkach konkretnego Użytkownika ww. czas 60 sekund nadal będzie niewystarczający. Aby temu zaradzić udostępniono plik config w folderze KSeF (KSeF/Comarch.XL.KSeF.dll.config), w którym Użytkownik może samodzielnie zmienić ww. domyślny limit 60 sekund na odpowiednio wyższy. Plik należy wyedytować i zapisać przed uruchomieniem modułu Comarch ERP XL. Nowa wartość jest zapamiętana na cały czas działania procesu, każda kolejna zmiana wymaga restartu modułu.

Dla większości Klientów 60 sekund to wystarczający czas. Sugerujemy zmianę dopiero po przeprowadzeniu testu na bazie danych (wywołanie procedury KSeF_Dane3) lub faktycznym niepowodzeniu wysyłki czy też sprawdzenia poprawności dokumenty wg schematu KSeF.

Zawartość pliku sterującego czasem wykonywania operacji wysyłki faktury do KSeF

KSeF - link weryfikacyjny i kod QR faktur rejestrowanych w trybie online

Od 1 lutego 2026 roku, tj. od momentu, gdy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowym sposób udostępniania faktury ustrukturyzowanej KSeF będzie zależał od statusu nabywcy i trybu, w jakim faktura zostanie wystawiona.

W przypadku standardowego wystawiania faktur w trybie online faktura wystawiona dla przedsiębiorcy krajowego będzie udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego KSeF, tj. przedsiębiorca krajowy posługujący się numerem identyfikacji podatkowej otrzyma fakturę wyłącznie w KSeF.

W określonych ustawowo przypadkach poza obowiązkiem wystawienia faktury w KSeF wystawca przekaże nabywcy fakturę w sposób z nim uzgodniony (np. jako plik PDF, wydruk). Dotyczy to m.in. podmiotów j.n.:

• Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (konsument)
• Podmiot, który nie posługuje się numerem NIP
• Podmiot zagraniczny nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju

Od 1 lutego 2026 roku faktury udostępniane nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF lub używane poza KSeF powinny być oznaczone odpowiednim kodem weryfikującym QR wraz z numerem KSeF dokumentu. Taki kod zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz umożliwi weryfikację zawartych na niej danych.

W sytuacjach gdy podatnik będzie wystawiał fakturę w trybach specjalnych: offline/awaria będą miały zastosowanie szczególne zasady ich udostępniania: przekazanie nabywcy faktury w sposób z nim uzgodniony (np. jako plik PDF, wydruk) oraz przesłanie do KSeF w ustawowo określonym terminie. Tak udostępniane faktury powinny być oznaczone dwoma kodami QR:

• I kod QR – kod weryfikujący zapewniający dostęp do faktury w KSeF i weryfikację danych, posiadający oznaczenie OFFLINE
• II kod QR – kod powiązany z Certyfikatem KSeF, umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy

W Systemie Comarch ERP XL wprowadzona została obsługa kodów QR dla faktur rejestrowanych w trybie online.

Link weryfikacyjny KSeF

Link weryfikacyjny KSeF to unikalny ciąg znaków, który umożliwia dostęp do faktur w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze. Link weryfikacyjny został udostępniony na poniższych formatkach Systemu Comarch ERP XL:.

• Formatka faktury zaimportowanej z KSeF
• Formatka faktur sprzedaży i korekt faktur sprzedaży
• Formatka faktur zakupu i korekt faktur zakupu

Link weryfikacyjny na formatce faktury zaimportowanej z KSeF

Link weryfikacyjny KSeF na formatce FS

Przycisk Sprawdź w KSeF dostępny za kontrolką z linkiem przenosi Użytkownika na stronę zgodną z adresem podaną w linku.

Uwaga

Wg stanu na dzień przygotowania niniejszego dokumentu Ministerstwo nie udostępniło jeszcze środowiska do którego odwołują się ww. linki weryfikacyjne, stąd ani link weryfikacyjny ani opisany niżej kod QR nie przekieruje Państwa na stronę KSeF. Będzie to możliwe po zakończeniu prac po stronie aplikacji KSeF.

Na formularzu uproszczonym dokumentu (A)FS link weryfikacyjny nie jest prezentowany, jednak za kontrolką z numerem KSeF dokumentu dostępny jest przycisk Sprawdź w KSeF obsługiwany jw.

Operacja Sprawdź w KSeF na formularzu uproszczonym (A)FS

Link weryfikacyjny jest generowany automatycznie podczas:

• importu faktur zakupu z KSeF
• pobierania UPO dla wysłanych uprzednio faktur sprzedaży

Niezależnie od ww. Użytkownik ma możliwość generowania linków na żądanie. Można tego dokonać dla faktur sprzedaży za pomocą operacji w menu kontekstowym listy dokumentów FS i FSE, Rejestru VAT sprzedaży, a także z formatki dokumentu sprzedaży.

Operacja generowania linku weryfikacyjnego z listy dokumentów FS oraz z Rejestru VAT sprzedaży

Generowanie linku weryfikacyjnego na formatce FS

Dla poprawnego generowania linku weryfikacyjnego niezbędne są:

• Numer KSeF dokumentu
• Plik .xml faktury zapisany jako załącznik dokumentu o typie Plik KSeF

Ww. załącznik zapisywany jest automatycznie podczas wysyłania faktury do KSeF o ile w Konfiguracji włączony jest parametr Zapisuj jako załącznik/Plik wysłanej faktury.

Parametr zapisywania pliku wysłanej do KSeF faktury jako załącznika

Link weryfikacyjny faktury można również wprowadzić samodzielnie na formatce faktury oznaczonej jako wysyłana/pobierana Poza systemem.

Wprowadzanie linku weryfikacyjnego na FS wysłanej do KSeF poza systemem Comarch ERP XL

Kod QR KSeF faktury rejestrowanej w trybie online

Opisany wyżej link weryfikacyjny KSeF służy do budowania i drukowania kodu QR, który z dniem 1 lutego 2026 będzie wymagany na fakturze udostępnianej poza KSeF. Na podstawie tego linku na wydrukach w formacie sPrint umieszczane są wszystkie wymagane dane.

Kod QR i link weryfikacyjny KSeF na wydruku Faktury VAT [sPrint]

Inaczej jest w przypadku wydruków w formacie Crystal Report. Aby na takim wydruku umieścić kod QR, powinien on zostać dodany do faktury jako jej załącznik w formie obrazka. Takie załączniki mogą być tworzone automatycznie, o czym decydują stosowne parametry w Konfiguracja/KSeF/Parametry/Zapisuj jako załącznik:

• Kod QR faktury sprzedaży – jeżeli parametr zostanie włączony, wówczas System tworzy dla faktur sprzedaży załącznik z kodem QR podczas pobierania UPO.
• Kod QR faktury zakupu – jeżeli parametr zostanie włączony, wówczas podczas importu faktur zakupu z KSeF System tworzy dla nich załącznik z kodem QR. Załącznik ten jest następnie kopiowany na generowany na jego podstawie dokument/na spinany z nim dokument systemowy.

Ww. załączniki zapisywane są we wskazanej przez Użytkownika lokalizacji wprowadzonej w kontrolce za ww. parametrami. Dla załączników tych dedykowany jest nowy typ: QR KSeF, dodawany podczas konwersji/kreacji bazy.

Parametryzacja tworzenia załączników z kodami QR dla faktur

Załącznik z kodem QR faktury

Kod QR i link weryfikacyjny KSeF na wydruku faktury sprzedaży w formacie Crystal Report

Obowiązek oznaczania faktur kodem QR nie obejmuje celów wewnętrznych podatnika, na przykład wydruku faktury zakupu. Jeżeli jednak Użytkownik ze względu na bezpieczeństwo obiegu dokumentów zechce je oznaczać kodem QR, wówczas ma taką możliwość. Wystarczy włączyć ww. parametr tworzenia załączników z kodem QR dla dokumentów zakupowych, a wówczas link i kod QR są umieszczane na wydruku faktury zakupu.

Kod QR i link weryfikacyjny KSeF na wydruku faktury zakupu

Generowanie załącznika z kodem QR KSeF faktury sprzedaży wymagane będzie wyłącznie wówczas, jeżeli firma faktycznie udostępni Nabywcy fakturę poza Systemem KSeF i będzie to wydruk w formacie Crystal Report. Jeżeli będzie to miało miejsce sporadycznie, wówczas zamiast automatycznego tworzenia takich załączników Użytkownik może utworzyć go dla konkretnej, udostępnianej w ten sposób faktury. Służy do tego stosowna opcja w menu kontekstowym listy faktur FS/FSE oraz Rejestru VAT sprzedaży.

Generowanie załącznika z kodem QR na żądanie Użytkownika

Funkcjonalność umieszczania linku weryfikacyjnego i kodu QR KSeF faktury została obsłużona na większości wydruków dostępnych dla faktur sprzedaży i ich korekt oraz faktur zakupu i ich korekta, poza nielicznymi wyjątkami:

• Dla korekt zbiorczych (Z)FSK, (Z)FKE ww. obsłużone zostało na wybranych wydrukach:
• Faktura VAT – korekta zbiorcza (dok.źródłowe)
• Faktura VAT – korekta zbiorcza (dok.źródłowe i towary)
• Faktura VAT-korekta zbiorcza (elementy – duplikat) [sPrint]
• Faktura VAT – korekta zbiorcza (elementy)[sPrint]
• Faktura VAT – korekta zbiorcza (ang.) – dostępny dla (Z)FKE
• W zakresie duplikatów faktur ww. udostępniono na wydruku w formacie sPrint
• Kod QR nie jest drukowany na wydrukach tekstowych

Uwaga

Opisywana niniejszym dokumentem funkcjonalność dotyczy drukowania kodu QR faktury rejestrowanej w trybie online i udostępnianej poza KSeF wówczas, gdy posiada ona już numer KSeF. Planowana w przyszłości obsługa dwóch kodów QR dla faktur rejestrowanych w trybie offline i udostępnianych poza KSeF zostanie obsłużona w pierwszej kolejności na wydrukach sPrint.

System nie blokuje w żaden sposób drukowania faktur bez kodu QR. Udostępniona została natomiast możliwość umieszczania dodatkowej adnotacji na wydruku faktury nie spełniającej tego wymogu. Adnotacja ta drukowana jest na podstawie wartości zdefiniowanej w słowniku kategorii Stopki i adnotacje na wydruku i przypisanej w definicji dokumentu.

Przypisanie dodatkowej adnotacji na wydruku faktury bez kodu QR KSeF

Dodatkowa adnotacja na wydruku faktury nie posiadającej kodu QR KSeF

KSeF - linki weryfikacyjne/kody QR offline

Generowanie linków weryfikacyjnych - wstęp

Udostępniona została funkcjonalność generowania linków weryfikacyjnych dla faktur udostępnianych w trybie offline tj. wówczas, gdy faktura nie została jeszcze wysłana do KSeF lub co prawda została wysłana, ale nie posiada jeszcze numeru KSeF.

Uwaga

Podczas generowania linków weryfikacyjnych System nie sprawdza ustawienia parametru Offline na dokumencie. Linki offline generowane są dla dokumentów podlegających wysyłce do KSeF a nieposiadających numeru KSeF.

Wygenerowanie linków offline nie powoduje automatycznego zaznaczenia parametru Offline na dokumencie, Użytkownik może go zaznaczyć samodzielnie.

Informacje na temat budowy i okoliczności umieszczania kodów QR na wizualizacji faktur publikowane są na stronie https://ksef.podatki.gov.pl.

Generowanie linków weryfikacyjnych offline w Systemie Comarch ERP XL dokonywane jest w następujących okolicznościach:

• Podczas generowania wydruku sPrint faktury sprzedaży/korekty faktury sprzedaży podlegającej wysyłce do KSeF a nieposiadającej numeru KSeF
• Na żądanie Operatora przyciskiem Generuj link weryfikacyjny na formatce dokumentu oraz opcją menu kontekstowego listy FS/FSE/Rejestru VAT sprzedaży dla dokumentów jw.

Link weryfikacyjny faktury jest zapisywany i prezentowany jak dotychczas, link weryfikacyjny wystawcy jest zapisywany w nowym polu tabeli cdn.KSeFDokumenty i prezentowany w nowej kontrolce na zakładce [KSeF] formatek dokumentów sprzedaży.

Generowanie linku weryfikacyjnego faktury (kod I) – ogólne zasady

Link weryfikacyjny faktury zbudowany jest w taki sam sposób niezależnie od trybu udostępniania faktury, tj. niezależne od tego, czy faktura posiada już numer KSeF. Różne są natomiast etykiety prezentowane pod kodem QR na wizualizacji faktury: jest to numer KSeF faktury lub fraza OFFLINE.

Link ten można generować również dla faktur, które nie zostały jeszcze wysłane do KSeF. Do wygenerowania ww. linku potrzebny jest plik .xml faktury dlatego też podczas generowania linków weryfikacyjnych dla faktury która nie została wysłana do KSeF System tworzy stosowny plik .xml dokumentu zgodny ze schemą e-faktury i zapisuje go jako załącznik o typie Plik KSeF offline faktury.

Nowy typ załącznika: Plik KSeF offline

Załącznik ten jest zapisywany w bazie lub we wskazanej w Konfiguracji lokalizacji.

Parametryzacja zapisu załącznika z plikiem faktury offline w bazie/we wskazanej lokalizacji

Generowanie linku weryfikacyjnego wystawcy (kod II) – ogólne zasady

Link weryfikacyjny wystawcy (kod II) to drugi z kodów wymaganych na fakturze udostępnianej poza KSeF w trybie offline. Do generowania tego linku konieczny jest certyfikaty KSeF o typie podpis linku (offline). Zasady identyfikacji tego certyfikatu w Systemie Comarch ERP XL na potrzeby generowania kodu II są następujące:

• Jeżeli do Operatora, który wystawił daną fakturę przypisano ważny certyfikat KSeF typu podpis linku, wówczas użyty zostaje ten certyfikat
• Jeżeli do Operatora jw. nie przypisano ww. certyfikatu, wówczas użyty zostaje ważny certyfikat typu podpis linku przypisany do pieczątki firmy

Wskazówka

System używa ww. certyfikatu podpisu faktury offline z pieczątki niezależnie od parametru Uwierzytelnienie za pomocą tokena/certyfikatu pieczątki na karcie Operatora. Prawo to jest sprawdzane wyłącznie podczas uwierzytelniania operatora w KSeF i dotyczy certyfikaty typu Uwierzytelnienie.

• Jeżeli ww. certyfikat nie został przypisany, wówczas użyty zostanie certyfikat typu podpis linku zainstalowany w magazynie certyfikatów danego Użytkownika, a jeżeli takich certyfikatów jest wiele, wówczas prezentowana jest ich lista i to Użytkownik wskazuje, który certyfikat ma zostać użyty
• W przypadku braku ww. certyfikatu jw. link weryfikacyjny wystawcy faktury nie zostanie wygenerowany

Link weryfikacyjny wystawcy na formatce dokumentu sprzedaży

Na zakładce [KSeF] formatek faktur sprzedaży i ich korekt udostępniona została kontrolka z linkiem weryfikacyjnym wystawcy faktury. Podobnie jak dla linku weryfikacyjnego faktury udostępniony został przy niej przycisk przekierowujący Użytkownika do adresu zapisanego w kontrolce.

Nowa kontrolka dostępna jest do edycji pod takimi samymi warunkami jak np. kontrolka Numer KSeF, czy Link weryfikacyjny, czyli jeśli spełnione są poniższe warunki:

• Operator ma prawo do edycji dokumentu
• Dokument handlowy został zatwierdzony
• Na dokumencie zaznaczony jest parametr Poza systemem
• Operator ma prawo Edycja numeru KSeF na dok.

W związku z tym, że linki weryfikacyjne mogą być tworzone również dla faktur które nie zostały jeszcze wysłane do KSeF (lub zostały wysłane ale nie posiadają jeszcze numer KSeF) opcja Generuj link weryfikacyjny jest aktywna na dokumencie zatwierdzonym (dla faktur A­-vista bez względu na stan) podlegających wysyłce do KSeF, które nie mają jeszcze linku weryfikacyjnego.

Operacja Generuj link weryfikacyjny przebiega obecnie następująco:

• Jeżeli dokument posiada numer KSeF, wówczas generowany jest wyłącznie link weryfikacyjny faktury (link I)
• Jeżeli dokument nie posiada numeru KSeF, wówczas System generuje dwa linki weryfikacyjne: link weryfikacyjny faktury i link weryfikacyjny wystawcy

Link weryfikacyjny wystawcy na formatce FS

Generowanie linku/linków weryfikacyjnych opcją menu kontekstowym na liście faktur sprzedaży

Generowania linków weryfikacyjnych można dokonać również w sposób seryjny, za pomocą opcji Generuj link weryfikacyjny menu kontekstowego listy FS/FSE oraz Rejestru VAT sprzedaży.

Operacja dokonywana jest na zatwierdzonych dokumentach handlowym podlegającym wysyłce do KSeF/fakturach A-vista podlegających wysyłce do KSeF wg poniższych zasad:

• Na dokumencie posiadającym numer KSeF generowany jest wyłącznie link weryfikacyjny faktury,
• Na dokumencie, który nie posiada numeru KSeF generowany jest zarówno link weryfikacyjny faktury, jak i link weryfikacyjny wystawcy.

W sytuacji, gdy dokument posiada już któryś z ww. linków, na przykład w trakcie poprzednio wywołanej akcji udało się wygenerować tylko link weryfikacyjny faktury a nie udało linku weryfikacyjnego wystawcy z powodu braku certyfikatu, za pomocą tej opcji można wygenerować brakujący link wystawcy.

Seryjne generowanie linków weryfikacyjnych KSeF na liście FS oraz w Rejestrze VAT sprzedaży

Linki weryfikacyjne/kody QR na wydrukach

Drukowanie linków/kodów QR na wydrukach sPrint

Drukowanie kodów QR dla faktur udostępnianych Klientom w trybie offline obsłużone zostało wyłącznie na wydrukach sPrint faktur sprzedaży i ich korekt. Tym samym ten wydruki obsługują zarówno linki/kody QR online jak i offline.

• W przypadku faktur offline, tj. faktur podlegających wysyłce do KSeF a nie posiadających numeru KSeF System drukuje oba wymagane kody QR. Oznaczenie takiej faktury parametrem Offline nie jest wymagane.

Wydruk faktury udostępnianej w trybie offline

Po wywołaniu wydruku ww. faktury która nie posiada linków weryfikacyjnych pojawia się stosowna formatka informująca Użytkownika o potrzebie wygenerowania tychże linków. Po jej akceptacji System wywołuje operacja ich generowania i dopiero po jej wykonaniu dokument jest drukowany.

Opcja generowania linków weryfikacyjnych offline podczas drukowania faktury

Na wydrukach faktur sprzedaży i ich korekt wprowadzono dodatkową adnotację dla dokumentu podlegającego wysyłce do KSeF który nie posiada kodu QR faktury. Adnotacja ta drukowana jest na podstawie wartości zdefiniowanej w słowniku kategorii Stopki i adnotacje na wydruku i przypisanej w definicji dokumentu.

Funkcjonalność ta została utrzymana, tak więc dla faktury online ww. adnotacja pojawi się wówczas jeżeli z jakichś powodów podczas pobierania UPO link weryfikacyjny nie został uzupełniony. W przypadku wydruków faktury offline tj. faktury bez numeru KSeF adnotacja pojawi się wówczas, jeśli Użytkownik zrezygnuje z generowania linków podczas uruchamiania wydruku takiej faktury.

Drukowanie linków/kodów QR offline na wydrukach Crystal Reports

Na wydrukach w technologii Crystal Reports nie przewidujemy drukowania kodów QR offline. Nadal więc drukowany jest na nich wyłącznie kod QR online (kod QR wraz z numerem KSeF faktury) w oparciu o załącznik z obrazkiem tego kodu QR. Nie przewidujemy tworzenia obrazka ani dla kodu QR faktury Offline, ani dla kodu QR wystawcy.

Kod QR generowany przy pomocy opcji Generuj kod QR KSeF w menu kontekstowym listy FS/FSE/Rejestru Vat sprzedaży generowany jest wyłącznie jeżeli dokument posiada numer KSeF.

Na wydrukach Crystal Reports dostępna jest adnotacja dla dokumentu, który nie posiada kodu QR faktury jako załącznika z obrazkiem tego kodu. Oznacza to, że adnotacja taka, o ile zostanie zdefiniowana przez Użytkownika pojawi się każdorazowo na wydrukach faktur udostępnianych w trybie offline.

Ograniczenia w zakresie edycji faktur offline

Dla faktur udostępnionych w trybie offline, tj. posiadających link weryfikacyjny faktury wprowadzone zostały ograniczenie w zakresie ich edycji według zasad obowiązujących dla faktur wysłanych produkcyjnie do KSeF:

• Blokada anulowania dokumentu handlowego/usuwania faktury A-vista
• Ograniczenia w zakresie edycję numeru obcego dokumentu
• Ograniczenia w zakresie zmiany adresu kontrahentów na dokumencie
• Ograniczenia w zakresie edycji faktur A-vista wg zasada jak dla dokumentu zaksięgowanego

Zmiany w wysyłce faktur do KSeF

W przypadku faktur udostępnianych w trybie offline tj. tych, dla których wygenerowano linki weryfikacyjnych offline, któremu towarzyszyło utworzenie stosownych załączników Plik KSeF offline późniejsza wysyłka do KSeF dokonywana jest w oparciu o plik .xml zapisany w tym załączniku. Zasada ta wynika z potrzeby zachowania integralności danych na fakturze udostępnionej Klientowi i wysłanej do KSeF.

Pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru – UPO

Pewność i potwierdzenie tego, że faktura została faktycznie przyjęta w Systemie KSeF Użytkownik uzyskuje po odebraniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Wówczas to na fakturze zapisywany jest numer KSeF dokumentu, a status dokumentu zmieniany na Wysłano/odebrano UPO.

Pobrania UPO może dokonać wyłącznie Operator z prawem Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO, a może to uczynić jedną z poniżej opisanych metod.

Pobranie UPO dokonywane z formatki dokumentu

Operacja Pobierz UPO dostępna jest na zakładce [KSeF] formatki faktur sprzedaży/korekt faktur sprzedaży, natomiast na uproszczonej formatce faktury A-vista (A)FS na każdej z nich. Przycisk dostępny jest o ile spełnione są poniższe warunki:

• Dokument został wysłany do KSeF i dotąd nie pobrano dla niego UPO
• Operator ma prawo do pobierania UPO

Pobranie UPO dokonywane jest w kontekście sesji KSeF, w ramach której dany dokument został wysłany. Jest ono pobierane kolejno dla wszystkich dokumentów wysłanych w ramach tej sesji. Tak więc, nawet jeżeli operacja pobrania UPO zostanie wywołana z formatki dokumentu, System pobierze UPO nie tylko dla niego, ale również dla innych dokumentów wysłanych w tej sesji, co obrazuje drugi z umieszczonych poniższej rysunków.

Operacja pobrania UPO dokonywana z formatki dokumentu – jeden dokument wysłany w danej sesji

Pobranie UPO dla sesji w ramach których wysłano wiele dokumentów

Po pobraniu UPO System zapisuje poniższe dane na fakturze/fakturach, której to UPO dotyczy:

• Numer KSeF dokumentu
• Data przyjęcia przez KSeF
• Data pobrania UPO oraz identyfikator Operatora, który tego pobrania dokonał
• Status KSeF dokumentu ustalany jest na Wysłano/odebrano UPO

Opcjonalnie plik .xml pobranego UPO może zostać podpięty jako załącznik faktury. Więcej na ten temat napisano w rozdziale dotyczącym Konfiguracji systemu.

Plik .xml pobranego UPO jako załącznik faktury

Pobieranie UPO z listy FS/FSE

Użytkownik może dokonać pobrania UPO przy użyciu stosownego przycisku pod listą dokumentów oraz opcji Pobierz UPO menu kontekstowego listy FS/FSE, w tym seryjnie dla wielu zaznaczonych dokumentów.

Ww. opcja w menu kontekstowym pozostaje aktywna jeżeli kursor wskazuje na dokument o statusie Wysłano/nie odebrano UPO i Operator ma prawo do pobierania UPO. Aktywność opcji przy przycisku natomiast warunkowana jest ww. prawem Operatora oraz stanem dokumentu (dokument zatwierdzony), status KSeF dokumentu weryfikowany jest już po wywołaniu operacji.

Jak już napisano powyżej pobranie UPO dokonywane jest w kontekście konkretnej sesji KSeF, tj. dla wszystkich dokumentów wysłanym w ramach tej sesji. Operacja pobrania UPO z listy dokumentów, w tym dla wielu zaznaczonych polega więc na pobraniu UPO dla dokumentów wysłanych w ramach tych sesji, na które wskazują zaznaczone dokumenty. Może się więc przykładowo zdarzyć, że Użytkownik zaznaczy kilka dokumentów, natomiast UPO zostanie pobrane dla kilkunastu. Użytkownik jest informowany o każdym dokumencie, dla którego pobrano UPO.

Pobieranie UPO dla wielu faktur/sesji KSeF

Pobieranie UPO dla bieżącej sesji KSeF

Pobrania UPO można dokonać również dla bieżącej sesji KSeF Użytkownika, tj. wszystkich dokumentów, które zostały w ramach tej sesji wysłane. Służy to tego przycisk Pobierz UPO formatki dostępnej w menu System/Sesja KSeF.

Pobranie UPO do dokumentów wysłanych w trakcie bieżącej sesji KSeF

Informacje z zakresu KSeF na liście faktur

Na liście dokumentów handlowych, na zakładkach [FA] i [FSE] udostępniono  kolumny z informacjami dotyczącymi integracji z KSeF: Status, Numer, Data wysłania.

Dokumenty mogą przyjmować jeden z poniższych statusów KSeF:

• Nie dotyczy. Status ten otrzymują faktury, które oznaczone są jako nie podlegające wysyłce do KSeF.
• Nie wysłano. Taki status posiadają dokumentu oznaczone jako podlegające wysyłce, a które dotąd nie zostały wysłane.
• Wysłano/nie odebrano UPO to status dokumentu wysłanego do KSeF, dla którego nie pobrano jeszcze UPO.
• Wysłano/odebrano UPO to status dokumentu wysłanego do KSeF, dla którego pobrano UPO.
• Odrzucono. Status ten nadawany jest dokumentom, które zostały przesłane do KSeF, ale zostały przez KSeF odrzucone.

Nowe kolumny i filtr wg Statusu KSeF na liście FS

Udostępniony został filtr pozwalających na ograniczanie listy dokumentów wg Statusu KSeF. W filtrze udostępniono ww. wartości a dodatkowo wartość Wysłano, obejmującą wszystkie wysłane dokumenty bez względu na to czy pobrano już dla nich UPO czy dopiero zostanie ono pobrane.

Obsłużone zostało filtrowanie listy dokumentów FS/FSE po numerze KSeF dokumentu przy użyciu filtra prostego. Dodatkowo tabela KSeFDokumenty, przechowująca informacje dotyczące numerów KSeF, dat wysłania dokumentów do KSeF itp. dane została udostępniona w konstruktorze filtra listy dokumentów handlowych.

Na liście faktur sprzedaży oraz na liście faktur zaimportowanych z KSeF dostępna jest informacja o ilości dostępnej w pakiecie KSeF oraz ilości dostępnej w pakiecie OCR. Informacje te zostały dodane w ramach prac przygotowawczych do obsługi licencjonowania KSeF, które zacznie obowiązywać po okresie promocyjnym.

Ograniczenie w zakresie edycji dokumentu wysłanego do KSeF

Dokumentów wysłanych na środowisko produkcyjne KSeF nie można anulować, a dokumentów A-vista usunąć. System blokuje taką operację, prezentując stosowną informację:

Blokada anulowania/usunięcia dokumentu wysłanego do KSeF

Dokumenty rejestrowane w aplikacji Detal a KSeF

Opisane wyżej funkcjonalności z zakresu integracji z KSeF nie są dostępne w aplikacji Detal. Niezależnie od definicji dokumentu nie jest również dokonywana weryfikacja poprawności KSeF, ani też automatyczna wysyłka dokumentu. Dokumenty rejestrowane w Detalu należy wysyłać do KSeF z modułu Sprzedaż.

Tryb awaryjny rejestrowania faktur

Opublikowany w dniu 2022-12-01 projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, dotyczący funkcjonowania e-fakturowania w okresie obowiązkowego stosowania KSeF zakłada poniższe zasady postępowania w przypadku awarii systemu KSeF i innych sytuacji szczególnych:
Niedostępność KSeF związana z serwisem tego systemu
O planowanych pracach serwisowych i związanej z nimi niedostępności KSeF Podatnicy mają być odpowiednio wcześniej informowani. Niedostępność systemu ma być krótkotrwała. W tym okresie nie będzie możliwości wystawiania faktur, ani faktur korygujących.
Awaria KSeF
Informacja o awarii KSeF również będzie publikowana komunikatami na BIP MF. W okresie awarii podatnik będzie stosował ten sam wzór faktury, który będzie stosowany powszechnie po wdrożeniu obligatoryjnego e-fakturowania. Wypełniony przez podatnika wzór faktury wraz z wprowadzoną w polu P_1 datą wystawienia faktury będzie stanowił pełnoprawną fakturę, którą następnie podatnik jest zobowiązany przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Po zakończeniu awarii KSeF faktury wystawiane w tym okresie wystawca będzie miał obowiązek przesłać do KSeF w terminie do 7 dni od dnia zakończenia awarii KSeF.
Zdarzenia nie związane z awarią systemu – sytuacje kryzysowe
W ww. sytuacjach faktury/faktury korygujące będą mogły być wystawiane i dostarczane nabywcom wg dotychczasowych zasad tj. w postaci papierowej lub elektronicznej.

KSeF – oznaczanie dokumentów trybem Offline/Awaria

Okresy niedostępności KSeF

W Konfiguracji Systemu na zakładce [KSeF]/[Okresy niedostępności] udostępniona została możliwość definiowania okresów, w których czy to z powodów wewnętrznych zaistniałych w firmie, czy to z powodów zewnętrznych nie można wysyłać faktur do KSeF. Dla tak dodawanych okresów niedostępności KSeF można podać typ niedostępności spośród poniższych:

• Niedostępność KSeF, oznaczająca chwilową niedostępność KSeF związaną np. z zaplanowanymi pracami serwisowymi KSeF
• Tryb awaryjny, dla przypadku ogłoszonego w BIP MF komunikatu o awarii KSeF
• Awaria całkowita, czyli sytuacje nadzwyczajne, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury
• Offline24, z którego można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem.

Definiowanie okresu niedostępności KSeF

Obecnie ww. okresy niedostępności Użytkownicy mogą dodawać samodzielnie, w przyszłości po udostępnieniu przez Ministerstwo projektu Latarnia planowana jest integracja z tym narzędziem.

Podczas definiowania ww. okresów niedostępności KSeF obowiązuje zasada zgodnie, z którą może istnieć tylko jeden niearchiwalny okres niedostępności dla danego okresu tj. nie można dodać niearchiwalnego okresu, którego zakres określony poprzez daty początkową/końcową w jakimkolwiek stopniu pokrywałyby się z innym niearchiwalnym okresem.

Zdefiniowany okres niedostępności KSeF i jego typ są uwzględniane podczas rejestrowania dokumentów sprzedaży, o czym w dalszej części dokumentu.

Uwzględnienie okresów niedostępności podczas rejestrowania faktur sprzedaży

Jeżeli w Konfiguracji systemu zdefiniowano opisany wyżej niearchiwalny okres niedostępności KSeF w którym zawiera się dzień bieżący, wówczas podczas rejestrowania faktur sprzedaży System oznacza je parametrem Offline i ustala typ trybu offline na podstawie typu zdefiniowanego na tym okresie niedostępności. Zasada ta dotyczy tych dokumentów, które zgodnie z ich definicją podlegają wysyłce do KSeF.

Ww. oznaczanie faktur trybem offline na podstawie okresu niedostępności odbywa się w oparciu o czas rejestrowania dokumentu, ustalona/zmieniona przez Użytkownika na dokumencie data jego wystawienia czy sprzedaży nie mają tu znaczenia.

Ww. zasada oznaczania faktur trybem offline nie dotyczy dokumentów zakupowych, w ich przypadku bowiem rejestrowanie w Systemie dokumentów przekazanych w tradycyjny sposób odbywa się ze znacznym opóźnieniem, więc okresy niedostępności KSeF i wprowadzania faktur do Systemu są rozbieżne.

Typ offline/awaria KSeF na formatkach i listach dokumentów

Na formatkach faktur sprzedaży i ich korektach udostępniony został parametr Offline oraz kontrolka z typem trybu offline, w której ustalana/wybierana jest jedna spośród wartości j.n. Użytkownik ma możliwość wskazania/zmiany typu offline do chwili wysłania dokumentu do KSeF.

• Niedostępność KSeF
• Tryb awaryjny
• Awaria całkowita
• Offline24

Tryb offline na formatce faktury sprzedaży

Z poszczególnymi typami trybu offline wiążą się określone terminy, w jakich faktura wystawione w trybie offline powinna zostać wysłana do KSeF. Informacje na temat poszczególnych trybów offline i wynikających z nich terminów publikowane są na stronie https://ksef.podatki.gov.pl.

System Comarch ERP XL nie kontroluje ww. terminów, to wdrożenie stosownych procedur w Firmie powinno zapewnić taką kontrolę, ww. oznaczanie dokumentów poszczególnymi trybami offline oraz filtrowanie po tych wartościach listy faktur mają na celu jedynie ułatwienie Użytkownikowi takiej kontroli.

Operacja seryjnego włączania/wyłączania trybu offline/awarii

Oprócz możliwości edycji parametru offline/awaria i typu trybu offline/awarii na formatkach dokumentów udostępniona została operacja seryjnego włączania/wyłączania parametru offline/awaria w menu kontekstowym listy FS/FSE, FZ i Rejestrze VAT sprzedaży i zakupu. Operacja włączenia parametru offline/awarii polega na wskazaniu konkretnego typu offline/awarii, System więc jednocześnie włącza parametr offline/awaria oraz ustala tryb offline/awarii adekwatny do wybranej operacji.

Dla dokumentów sprzedaży dostępne są więc cztery opcje włączania trybu offline, dla dokumentów zakupu zaś dwie, tyle, ile możliwych typów offline/awarii.

Dodatkowo, w związku z mnogością operacji w zakresie seryjnego ustalania/zmiany parametrów KSeF operacje te zostały one stosownie pogrupowane.

Seryjne oznaczanie dokumentów trybem offline na liście FS

Seryjne oznaczanie faktur w Rejestrze VAT sprzedaży trybem offline

Typ offline na liście dokumentów sprzedaży

Na liście dokumentów sprzedaży dla dokumentów oznaczonych trybem offline w kolumnie Status prezentowany jest konkretny typ offline. Obowiązuje zasada zgodnie z którą dla poszczególnych dokumentów prezentowany jest wyższy status tj. dokumenty które oznaczono trybem offline a następnie wysłano do KSeF posiadają status świadczący o ich wysłaniu do KSeF/odebraniu UPO.

Na liście faktur sprzedaży dodana została możliwość filtrowania wg statusu KSeF Offline oraz dodatkowo dodano możliwość filtrowania po określonym typie trybu offline.

Prezentacja rodzaju trybu offline i filtrowanie z dokładnością do typu offline na liście FS

Numer KSeF dokumentu na wydrukach faktur sprzedaży i ich korekt

Fakturę wysłaną do KSeF można uznać na skutecznie wystawioną dopiero po odebraniu dla niej UPO i otrzymaniu numeru nadanego tej fakturze w KSeF. Z dotychczasowych publikacji, w tym również odpowiedzi na najczęstsze pytania dostępnych na stronach Ministerstwa Finansów https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/ wynika, że wysłanie faktury poprzez System KSeF nie oznacza, że nie można jej przekazać Nabywcy również w tradycyjny sposób, papierowo, czy też elektronicznie, kanałami, jakimi dotąd posługiwały się podmioty. Kluczowa jest tutaj jednak kolejność poszczególnych operacji, tj. przekazanie Klientowi faktury w sposób tradycyjny powinno się odbyć już po tym, jak faktura taka otrzyma numer KSeF, tylko wówczas bowiem taką fakturę można uznać za wystawioną i z tą chwilą dopiero wchodzi ona do obiegu gospodarczego.

W Systemie Comarch ERP XL nie przewiduje się żadnej formy blokowania drukowania faktur, czy też ostrzegania przed dokonaniem takiego wydruku, to w gestii Użytkowników leży przyjęcie odpowiednich procedur w zakresie wysyłania/drukowania faktur.

Aby ułatwić wprowadzenie/przestrzeganie ww. procedur, na wydrukach faktur sprzedaży i ich korekt obsłużone zostało opcjonalne drukowanie numeru KSeF dokumentu. O tym, czy taki numer ma zostać wydrukowany decyduje ustawienie parametru Drukuj numer KSeF dokumentu w oknie parametrów drukowania. Parametr ten jest dostępny wówczas, jeżeli Firma dokonuje wysyłki na serwer produkcyjny KSeF.

Opcjonalne drukowanie numeru KSeF faktury

Wskazówka

Na bazach konwertowanych parametr drukowania numeru KSeF jest domyślnie wyłączony. Jeżeli więc Użytkownik wyłączył prezentowanie okna parametrów wydruku, a chce drukować numer KSeF powinien przywrócić wyłączone komunikaty stosowną opcją w Administrator/Funkcje specjalne, a następnie generując wydruk zaznaczyć parametr drukowania numeru KSeF. Po wykonaniu tych czynności Użytkownik może ponownie wyłączyć prezentowanie okna parametrów wydruku. Zaznaczony parametr zostaje zapamiętany więc podczas generowania kolejnego wydruku numer KSeF będzie nadal drukowany.

Drukowanie numeru KSeF zostało obsłużone na podstawowych wydrukach dostępnych dla poniższych typów dokumentów:

• FS, (s)FS, (S)FS, (A)FS, RA
• FSE, (s)FSE, (S)FSE
• Faktury zaliczkowe FSL, FEL
• Faktury końcowe: FS, (s)FS, (S)FS, FSE, (s)FSE, (S)FSE
• Korekty do ww. dokumentów z wyjątkiem korekt ręcznych, zbiorczych i korekty danych

Numer KSeF faktur zaliczkowych na wydrukach faktur końcowych sprzedaży

Obowiązek drukowania numeru KSeF faktury zaliczkowej na fakturze odliczającej taką fakturę będzie nakładał art. 106f ust. 3 Ustawy o VAT. Aby spełnić ww. wymagania na wydrukach faktur końcowych oprócz numeru własnego faktury zaliczkowej drukowany jest jej numer KSeF. Numer ten jest drukowany o ile w Konfiguracji włączono produkcyjne środowisko KSeF i faktura taka posiada numer KSeF. Zmiany zostały obsłużone na fakturach końcowych: FS, (s)FS, (S)FS, FSE, (s)FSE, (S)FSE.

Numery KSeF faktur zaliczkowych na wydruku faktury końcowej

Numer KSeF poprzednich zaliczkowych na wydrukach faktur zaliczkowych sprzedaży

Obowiązek drukowania numeru KSeF poprzednich faktur zaliczkowych będzie wynikał z art. 106f ust.4 Ustawy o VAT. Oprócz numeru własnego faktury zaliczkowej drukowany jest jej numer KSeF, o ile faktura go posiada i w Konfiguracji włączono produkcyjne środowisko KSeF. Zmiany zostały dokonane na wydrukach dokumentów: FSL, FEL, KSL, KEL.

Numery KSeF poprzednich faktur zaliczkowych na wydruku FSL

Numer KSeF korygowanej na wydrukach korekt faktur sprzedaży

Obowiązek drukowania numeru KSeF faktury korygowanej będzie nakładał art. 106j ust. 2 pkt 2a Ustawy o Vat. Jeżeli faktura korygująca dotyczy faktury wysłanej do KSeF, wówczas na takiej korekcie należy podać numer KSeF faktury korygowanej. W związku z powyższym na wydrukach faktur korygujących sprzedaży oprócz numeru własnego faktury korygowanej drukowany jest jej numer KSeF, o ile go posiada i w Konfiguracji włączono produkcyjne środowisko KSeF. Zmiany zostały dokonane na wydrukach dokumentów: FSK, (s)FSK, (S)FSK, (Z)FSK, (A)FSK, RAK, KSL, FKE, (s)FKE, (S)FKE, (Z)FKE, KEL, w tym korektach ręcznych FSK, (A)FSK, FKE, przy czym w tym ostatnim przypadku drukowany jest numer KSeF podany przez Użytkownika.

Numer KSeF faktury korygowanej na wydruku FSK

Numery KSeF faktur korygowanych na wydruku korekty zbiorczej