XL093 – Migrator do obiektów księgowych

Spis treści

Import danych księgowych do systemu Comarch ERP XL przy pomocy programu Migrator

Import bilansu otwarcia

Import dekretów księgowych

Import uproszczonych not memoriałowych

Import zwykłych not memoriałowych

Import planu kont

Import kart środków trwałych

Import dokumentów środków trwałych

Import danych księgowych do systemu Comarch ERP XL przy pomocy programu Migrator

Program Migrator umożliwia import następujących danych do modułu Księgowość systemu Comarch ERP XL:

• Bilansu otwarcia – „Księgowy bilans otwarcia”
• Zbiorczych dekretów księgowych – „Dekrety księgowe”
• Uproszczonych not memoriałowych – „Noty memoriałowe”
• Not memoriałowych – „Noty memoriałowe zwykłe”
• Planu kont – opcja „Plan kont” na pasku Menu Migratora

oraz import do modułu Środki Trwałe:

• Kart środków trwałych – „Środki trwałe”
• Dokumentów środków trwałych – „Środki trwałe dok”

Migrator

Do migracji danych do systemu Comarch ERP XL wykorzystywane są arkusze programu Excel. Każdy arkusz zawiera, w zależności od przedmiotu migracji, określone kolumny. Kolumn tych nie można zmieniać.

Uwaga

Do migracji należy używać arkuszy zgodnych z wersją systemu. Arkusze programu Excel przeznaczone do migracji powinny być zapisane w formacie xls, Migrator nie obsługuje formatu xlsx.

Import bilansu otwarcia

Migrator umożliwia wprowadzenie bilansu otwarcia na konta księgowe poprzez import dokumentów BO. Migrowane są one ze statusem Bufor.

Kolumny A do C arkusza dotyczą nagłówka dokumentu BO, kolumny D do H – pozycji tego dokumentu, natomiast w kolumnach I do S umieszczamy informacje dotyczące zakładki: Kwoty w obrębie danej pozycji dokumentu BO. System rozpoczyna kolejny dokument BO jeśli oba pola: LP_pozycji i LP_kwoty mają wartość 1.

Przykładowy arkusz może wyglądać następująco:

Arkusz dokumentów BO

W wyniku zaimportowania powyższego arkusza w bazie utworzone zostaną następujące dokumenty BO:

BO dla kont Kasy – Pozycje

BO dla konta 201-00109 – Kwoty

Aby na zaimportowanym dokumencie BO została utworzona płatność na dany podmiot, należy w polu: Konto arkusza wskazać konto, które jest rozrachunkowe oraz powiązane z tym podmiotem – płatność utworzy się po zaakceptowaniu tak zmigrowanej pozycji dokumentu BO

BO konta kontrahenta 201-00109 – Płatność

Aby wprowadzić bilans otwarcia na konto walutowe, należy wprowadzić bilans otwarcia na powiązane z nim konto w walucie systemowej. Migrator umożliwia dwie opcje takiego wypełnienia arkusza do importu dokumentów BO, aby bilans otwarcia został wprowadzony na oba powiązane konta.

W opcji pierwszej wypełnione powinny zostać następujące kolumny arkusza do migracji: Kwota – gdzie umieszczamy kwotę bilansu w PLN, Waluta – wprowadzamy tu symbol waluty obcej konta walutowego oraz kolumna: NrKursu. Bilans na konto walutowe zostanie wprowadzony w kwocie przeliczonej po wskazanym kursie z dnia wprowadzenia dokumentu BO.

Arkusz dokumentów BO walutowych – opcja_1

Wynik importu powyższego arkusza jest następujący:

Pozycja bilansu otwarcia w walucie – opcja_1

W opcji drugiej należy postąpić analogicznie jak w pierwszej, lecz podać kwotę bilansu otwarcia w walucie – należy umieścić ją w kolumnie: KwotaWal arkusza. Nie wypełnia się kolumny: Kwota. Kwotę w PLN system wyliczy zgodnie ze wskazanym kursem i datą wprowadzenia BO.

Arkusz dokumentów BO walutowych – opcja_2

Uwaga

W obu przypadkach w kolumnie: Konto należy podać numer tego konta, które jest w walucie systemowej

Wynik importu powyższego arkusza:

Pozycja bilansu otwarcia w walucie – opcja_2

Uwaga

Jeżeli kolumny: NrKursu i Waluta nie zostaną uzupełnione, wtedy bilans otwarcia zostanie wprowadzony tylko na konto w walucie PLN, system nie wprowadzi bilansu na powiązane konto walutowe.

Import dekretów księgowych

Migrator umożliwia wprowadzenie zapisów na konta księgowe poprzez import zbiorczych dekretów księgowych.

Konieczne jest uzupełnienie przynajmniej jednego z pól KontoDebet/KontoCredit. System decyduje o założeniu dla kolejnej pozycji następnego dekretu zbiorczego, jeżeli pole: LP_pozycji ma wartość 1. Migrator pozwala na import zapisów do Bufora lub od razu do Księgi Głównej.

Przykładowy arkusz może wyglądać następująco:

Arkusz zbiorczych dekretów księgowych

Uwaga

Kwot umieszczanych w arkuszu nie mnożymy przez 100.

W wyniku zaimportowania powyższego arkusza w dzienniku DZK powstaną następujące zapisy:

Zaimportowane zapisy księgowe

Zaimportowany dekret1

Pozycje zaimportowanego dekretu2

Uwaga

Należy pamiętać, aby w obrębie jednego dekretu zbiorczego bilansowały się kwoty DT i CT wprowadzane na konta bilansowe.

Import uproszczonych not memoriałowych

Migrator umożliwia  zaimportowanie uproszczonych not memoriałowych do systemu Comarch ERP XL.

Na pasku Menu Migratora znajduje się opcja Noty memoriałowe, skąd wczytywany jest arkusz excelowy na kanwę do importu dokumentów UNM. Przed zmigrowaniem UNM należy wskazać okres obrachunkowy:

Migrator – import dokumentów UNM

Przykładowy arkusz do importu dokumentów UNM wygląda następująco:

Arkusz dokumentów UNM

W wyniku zaimportowania powyższego arkusza w bazie utworzą się dwie noty:

Pozycje zaimportowanej noty_2

W przypadku migrowania na konta powiązane z kontami walutowymi w arkuszu należy dodatkowo wskazać walutę – odpowiednio w polu: WalutaDT i/lub WalutaCT, oraz kwotę pozycji wyrażoną w walucie – w polach: KwotaDTWal i/lub KwotaCTWal. Nie podaje się kursu – jest on obliczany automatycznie.

Płatności zaimportowanej noty_1

Import zwykłych not memoriałowych

Migrator umożliwia też zaimportowanie zwykłych not memoriałowych do systemu Comarch ERP XL.

Przykładowy arkusz do importu dokumentów NM wygląda następująco:

Arkusz dokumentów UNM

W wyniku zaimportowania powyższego arkusza w bazie utworzy się nota:

Pozycje zaimportowanej noty

Import planu kont

Migrator nie wymaga importowania całego planu kont jednorazowo. Można importować fragmenty planu kont lub konta do planu już istniejącego – pod warunkiem, że takich kont nie ma jeszcze w bazie.

Przed przystąpieniem do importu planu kont, należy wskazać w Migratorze w oknie: Import planu kont okres obrachunkowy, w którym będą tworzone konta – wpisujemy datę rozpoczęcia danego okresu:

Import planu kont – wybór okresu obrachunkowego

Przykładowy arkusz do migracji planu kont może wyglądać następująco:

Arkusz planu kont

W wyniku zaimportowania powyższego arkusza w bazie utworzą się następujące konta we wskazanym okresie obrachunkowym:

Zaimportowany plan kont

Migrator daje również możliwość powiązania konta księgowego z kontrahentem, pracownikiem, urzędem poprzez uzupełnienie kolumn: Akronim oraz Typ akronimu arkusza do migracji.

Konto powiązane z kontrahentem

Uwaga

Należy pamiętać, że taka migracja dokona się poprawnie, tylko jeżeli w bazie istnieje kontrahent, pracownik, urząd o akronimie podanym w arkuszu.

Import kart środków trwałych

Migrator umożliwia import danych do modułu Środki Trwałe systemu Comarch ERP XL. Dostępna jest opcja migracji kart środków trwałych.

Migrator – Środki trwałe

Przykładowy arkusz do importu kart środków trwałych może wyglądać następująco:

Arkusz kart środków trwałych

Uwaga

Do poprawnego działania importu karta środka musi mieć dodany przynajmniej jeden tor. W arkuszu należy podać dane co najmniej dla jednego z pięciu torów.

Pierwsze trzy kolumny arkusza odnoszą się do grupy inwentarzowej, do której przyporządkowany zostanie dany środek trwały (tabela CDN.SrtGrupy), następne trzy zawierają dane dotyczące pracownika firmy materialnie odpowiedzialnego za dany obiekt inwentarzowy (tabela CDN.PrcKarty). Pozostałe kolumny arkusza dotyczą już samej karty środka trwałego, zawartości tych pól będą migrowane do bazy do tabeli CDN.SrtKarty.

W wyniku zaimportowania przedstawionego przykładowego arkusza, w bazie utworzą się dwie karty środków trwałych:

Zaimportowane karty środków trwałych

Zaimportowane karty środków trwałych, zakładka: Amortyzacja

Uwaga

System Comarch ERP XL nie dopuszcza numerów inwentarzowych zawierających znaki inne niż cyfry, więc wypełnienie w arkuszu kolumny: NrInw przykładowo wartością 342/2009 jest nieprawidłowe i taka pozycja arkusza nie zostanie zmigrowana.

Aby dodać amortyzację należy uzupełnić odpowiednio DodajTor1 – amortyzacja bilansowa, DodajTor2 – amortyzacja podatkowa lub DodajTor3, DodajTor4, DodajTor5 dla kolejnych torów amortyzacji. Grupa kolumn w arkuszu kalkulacyjnym odpowiadająca każdemu z torów może pozostać nieuzupełniona, jeżeli nie uzupełniono odpowiednio pola DodajTor1, DodajTor2, DodajTor3, DodajTor4 lub DodajTor5.

Istotnymi kolumnami arkusza są także: WspUmAm, WspAm. WspAmTor3, WspAmTor4, WspAmTor5, czyli w systemie odpowiednio: Współczynnik korekty amortyzacji bilansowej, Współczynnik korekty odpowiedniego toru. Dodatkowa możliwość uzupełnienia tych kolumn dostępna jest z poziomu interfejsu Migratora, już po wczytaniu arkusza środków trwałych. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na nagłówku kolumny spowoduje powstanie formatki uzupełniania tej kolumny:

Migrator – formatka uzupełniania kolumny arkusza

Funkcjonalność ta umożliwia uzupełnienie wprowadzoną wartością albo wszystkich pól w danej kolumnie, albo tylko tych, które nie zostały uzupełnione z poziomu arkusza.

Uwaga

Jeżeli arkusz posiada nieuzupełnione pola w kolumnach współczynników amortyzacji, warto wypełnić je domyślną dla systemu wartością jeden. W przeciwnym wypadku, założone karty środków trwałych będą miały zerowy współczynnik amortyzacji. Uniemożliwi to późniejsze amortyzowanie środka trwałego, bez potrzeby wcześniejszej zmiany tej wartości na jego karcie i usunięcia ewentualnego dokumentu OT.

Wypełniając arkusz należy również pamiętać, aby metoda amortyzacji odpowiadała rodzajowi środka trwałego. Przykładowo, dla wyposażenia nie jest możliwa amortyzacja liniowa i degresywna, więc wprowadzenie do kolumny: MetodaUm, MetodaAm, MetodaTor3, MetodaTor4, MetodaTor5 wartości 1 lub 2 przy jednoczesnym wprowadzeniu do kolumny: Rodzaj wartości 3 spowoduje problemy podczas migracji arkusza. Poniżej prawidłowo zmigrowana karta środka trwałego będącego wyposażeniem:

Zaimportowany ŚT – wyposażenie

Funkcjonalność Migratora umożliwia także przypisanie właściwości importowanym środkom trwałym. Służą do tego następujące pola arkusza kalkulacyjnego: Wlasciwosc1, Wlasciwosc2, Wlasciwosc3 oraz Wlasciwosc4.

Karta środka trwałego – Właściwości

Import dokumentów środków trwałych

Migrator umożliwia również import dokumentów wykorzystywanych w tym module takich jak np. OT, LT czy MW.

Przykładowy arkusz do importu dokumentów środków trwałych może wyglądać następująco:

Arkusz dokumentów środków trwałych

Uwaga

Do poprawnego importu konieczne jest uzupełnienie przynajmniej jednej z kolumn DodajTor1, DodajTor2, DodajTor3, DodajTor4, DodajTor5.

Zmigrowane dokumenty środka trwałego wygląda następująco:

Pozycja dokumentu OT

Przy dodawaniu dokumentu OT konieczne jest uzupełnienie pola PodstawaAmBil.

Pozycja dokumentu AM

Przy dodawaniu dokumentu AM konieczne jest uzupełnienie pola KwotaUM i/lub KwotaAM, KwotaAmTor3, KwotaAmTor4, KwotaAmTor5.

Pozycja dokumentu MW

Przy dodawaniu dokumentu MW należy dodatkowo uzupełnić przynajmniej pole PodstawaAmBil.

Pozycja dokumentu LT