Plan kont

Spis treści

Struktura planu kont

Konto

Zestawienie obrotów i sald

Struktura planu kont

Plan kont jest bardzo istotnym elementem organizacji rachunkowości w firmie. W celu ujednolicenia zasad grupowania operacji i ograniczenia nakładu pracy, jednostki mogą zastosować wzorcowy plan kont. System Comarch ERP XL udostępnia taki wzorcowy plan, który można modyfikować pod kątem potrzeb jednostki. Możliwe jest też zbudowanie własnego planu kont od podstaw.

Pod pojęciem planu kont w module: Księgowość należy rozumieć zbiór wszystkich kont księgowych, powiązania pomiędzy tymi kontami, ich atrybuty i możliwe do wykonania na nich operacje.

Plan kont w systemie Comarch ERP XL ma następujące cechy:

• ilość kont syntetycznych jest dowolna
• księgowania mogą odbywać się na koncie syntetycznym tylko wtedy, gdy nie posiada ono żadnych kont analitycznych i zezwolono na to w konfiguracji systemu
• konto analityczne może posiadać subanalitykę
• jeżeli konto posiada niższy poziom (subanalitykę) nie istnieje możliwość księgowania na takim koncie (księgowanie może odbywać się jedynie na najniższym poziomie)
• plan kont może posiadać maksymalnie 10 poziomów (syntetykę i 9 poziomów analityki)
• całkowita długość numeru konta wraz ze znakami ”-” oddzielającymi kolejne poziomy analityk nie może przekroczyć 50 znaków
• długość nazwy konta może mieć do 120 znaków (Nazwa1 = 60, Nazwa2 = 60, łącznie: 120 znaków)
• numer każdego konta może być alfanumeryczny.

Aby wyświetlić na ekranie plan kont, należy na pasku narzędzi nacisnąć przycisk: [Plan kont] (jest to też możliwe poprzez wybranie funkcji: Plan kont, z menu: Księgowość). Zostanie wyświetlona drzewiasta lista kont.

Używając przycisków: i  , przy gałęziach drzewa, można rozwijać i zwijać poszczególne gałęzie drzewa planu kont, które obrazują kolejne poziomy kont analitycznych. Na liście istnieje możliwość wyświetlania wybranych kont, tylko kont syntetycznych lub wszystkich kont istniejących w systemie. Odpowiada za to grupa parametrów: Poziom i Wybrane konta. Zaznaczenie parametru: Zwiń do poziomu… i wpisanie numeru poziomu umożliwia szybkie zwinięcie planu kont do wskazanego poziomu.

Plan kont

Lista planu kont posiada strukturę drzewiastą – poziom pierwszy tworzą konta syntetyczne, a poziomy kolejne konta analityczne. Cała lista składa się z trzech zakładek:

• Zakładka: Wg numeru – konta są sortowane według numeru
• Zakładka: Wg nazwy – konta są sortowane według nazwy
• Zakładka: Wg kontrahenta – w tym miejscu istnieje możliwość zawężenia listy kont do kont tylko jednego kontrahenta. Jest to przydatne w momencie, gdy z jednym kontrahentem jest związanych kilka kont księgowych.

Poprzez wybranie odpowiedniej opcji w polu: istnieje możliwość zawężenia listy kont do kont:

• bilansowych oraz wynikowych
• tylko bilansowych
• tylko wynikowych
• pozabilansowych
• korekty kosztów

System umożliwia zawężenie listy do kont rejestrujących operacje w walucie systemowej oraz w walutach obcych. Jest to możliwe poprzez wybranie waluty w polu: . Dodatkowo dostępna jest wartość: Wiele pozwalającą na zawężenie listy planu kont wyłącznie do kont wielowalutowych.

Po zaznaczeniu parametru: Tylko rozrachunkowe, plan kont zostanie zawężony tylko do kont rozrachunkowych.

– parametr udostępnia listy: Plan kont, Zestawienie obrotów i sald w trybie wielokrotnego wyboru, pozwalając użytkownikowi na zaznaczenie dowolnych kont księgowych.

– uaktywnia się po zaznaczeniu parametru: Wybrane konta. Pozwala na zawężenie listy do kont zaznaczonych.

Uwaga

Dla każdego operatora system tworzy jego własną bazę wybranych kont. Oznacza to, że po wyjściu z systemu i ponownym zalogowaniu do modułu księgowego i wejściu na listy: Plan Kont, Zestawienie obrotów i sald zostają zapamiętane wybrane konta.

W oknie planu kont znajduje się parametr: Archiwalne. Po jego zaznaczeniu na liście uwzględniane będą konta, które maja zaznaczony parametr: Archiwalne.

Pozostałe parametry zostały opisane w rozdziale: Zestawienie obrotów i sald

Filtrowanie kont jest również możliwe za pomocą lokatora ograniczającego. Oprócz możliwości wyszukania za jego pomocą konta o podanym numerze, czy nazwie możliwe jest też stosowanie tzw. maski do wyszukiwania określonych grup kont. Zastosowanie tu mają maski:

”_” – zastępuje jeden znak

”%” – zastępuje dowolny ciąg znaków

”[]” – zawiera.

Po wyfiltrowaniu z zastosowaniem maski określonej grupy kont, można odwołać się do zapisów księgowych i rozrachunków na tych kontach. Lista, na której wyświetlone zostaną zapisy księgowe dla wybranej grupy kont otwierana jest z menu rozwijanego obok przycisku Zapisy księgowe: Dekrety wg lokatora, a lista rozrachunków dla wskazanych kont z menu rozwijanego obok przycisku Rozrachunki: Rozrachunki wg lokatora.

Dekrety i rozrachunki wg lokatora

Konto

Poszczególne konta można otworzyć do edycji, poprzez naciśnięcie przycisku: [Karta konta]. Zostanie wyświetlone okno: Konto.

Konto, zakładka: Ogólne

Zakładka zawiera zestaw podstawowych informacji o koncie. Są tu następujące dane:

Numer konta – identyfikator konta księgowego. W tym polu znajduje się numer konta, z jakim jest ono wyświetlane w planie kont. Pole mieści 50 znaków.

Nazwa – pełna nazwa konta.

Nazwa dodatkowa – dodatkowa nazwa konta.

Konto, zakładka: Ogólne.

Data założenia – data utworzenia konta w planie kont. Przy dopisywaniu konta system domyślnie podpowiada bieżącą datę systemową, ale dopuszcza jej zmianę. System nie pozwala na utworzenie konta analitycznego z datą wcześniejszą, niż data utworzenia konta wyższego poziomu np. konta syntetycznego.

Powiązanie – przycisk pozwala powiązać konto z kontrahentem, pracownikiem, urzędem, z którym konto zostanie związane. Powiązanie konta z podmiotem można zastosować tylko w przypadku kont rozrachunkowych.

Waluta – jeżeli konto ma służyć ewidencji operacji w walucie obcej, należy w tym miejscu wskazać właściwy symbol waluty. Dla kont wielowalutowych należy wybrać opcję: Wiele. Walutą domyślną jest waluta systemowa.

Uwaga

Jeżeli w polu: Waluta, wskazana zostanie inna waluta, niż waluta systemowa, na zakładce Ogólne karty konta zostanie otworzone dodatkowe pole: . Konto w walucie PLN należy wskazać tylko w przypadku korzystania z kont pozabilansowych walutowych. W takim przypadku konto złotówkowe powiązane z zakładanym kontem walutowym,  będzie służyło do prowadzenia podwójnej ewidencji rozliczeń dla transakcji zagranicznych (w walucie obcej i walucie systemowej). Wypełnienie ww. pola spowoduje dezaktywację parametrów na zakładce: Właściwości i automatyczne ustawienie typu konta na „pozabilansowe”.

Uwaga

W przypadku kont walutowych nowego typu nie należy wskazywać konta w PLN. Jeżeli w polu: Waluta, wybrana zostanie opcja Wiele kontrolka: Konto PLN nie jest wyświetlana.

Ustawienie wartości w polu „Waluta” jest przenoszone z konta wyższego poziomu.

• Jeżeli na koncie wyższego poziomu wybrano konkretną walutę (PLN lub obcą), waluta ta jest przepisywana na analitykę bez możliwości zmiany.
• Jeżeli na koncie wyższego poziomu wybrano opcję „Wiele”, kontrolka „Waluta” na niższym poziomie jest dostępna do edycji, umożliwiając wybór dowolnej waluty (wielowalutowej, systemowej lub konkretnej waluty obcej). W tym przypadku pole „Waluta” jest aktywne, dopóki nie zostanie dodana subanalityka lub dekret.

Założone przez, Operator modyfikujący – w polach wyświetlone są dane operatorów dokonujących odpowiednich operacji.

Ostatnia modyfikacja – w polu wyświetlana jest data ostatniej modyfikacji konta. Jeśli nie dokonywano żadnych modyfikacji wyświetlona zostanie data wygenerowania konta.

Archiwalne – po oznaczeniu konta tym parametrem nie będzie możliwe wybranie tego konta z planu kont na:

• Pozycji zapisu księgowego
• Pozycji schematu księgowego
• Definicji pozycji księgowania okresowego
• Definicji grupy kont
• Definicji kręgu kosztów
• Rejestrze K/B w polu konto
• Definicji operacji K/B w polu konto przeciwstawne
• Karcie: kontrahenta, towaru, pracownika, magazynu, środka trwałego.

Konta oznaczone parametrem: Archiwalne pomijane będą podczas przenoszenia planu kont.

Konto, zakładka: Właściwości

Zakładka zawiera informacje o typie konta.

Konto, zakładka właściwości.

Wskazanie typu konta określa, jakiego typu operacje będą na nim rejestrowane. W tym miejscu są do wyboru następujące typy:

• aktywa – ewidencja składników aktywów
• pasywa – ewidencja składników pasywów
• aktywa-pasywa – ewidencja składników aktywów oraz pasywów
• koszty – ewidencja bieżących kosztów
• przychody – ewidencja przychodów
• pozabilansowe – konta, które nie występują w bilansie. Służą do ewidencji zjawisk i procesów gospodarczych, które nie są przedmiotem ewidencji na kontach bilansowych.

Uwaga

Jeżeli jako typ konta wybrany zostanie: aktywa-pasywa, to będzie to miało wpływ na prezentację salda na koncie syntetycznym. Konto analityczne w systemie wykazuje zawsze saldo jednostronne, zatem konto syntetyczne aktywno-pasywne będzie wykazywało jednocześnie dwa salda, w sytuacji, gdy podpięte do niego konta analityczne będą posiadały salda po przeciwnych stronach (część saldo Debet, część saldo Credit).

Do kont syntetycznych o statusie:

• AKTYWA – możliwe jest podpięcie wyłącznie kont analitycznych o statusie Aktywa lub Pasywa
• PASYWA – możliwe jest podpięcie wyłącznie kont analitycznych o statusie Aktywa lub Pasywa
• AKTYWA – PASYWA – możliwe jest podpięcie kont o statusie: Aktywa, Pasywa, Aktywa – Pasywa
• PRZYCHODY – możliwe jest podpięcie wyłącznie kont Wynikowych (Przychody lub Koszty)
• KOSZTY – możliwe jest podpięcie wyłącznie kont Wynikowych (Przychody lub Koszty)

Uwaga

W przypadku kont pozabilansowych walutowych( starego typu) powiązanych z kontem w walucie systemowej PLN, sekcja:Typ konta jest nieaktywna.
Dla kont walutowych nowego typu parametry są aktywne. Konto walutowe nowego typu może być np. kontem aktywno-pasywnym.

Saldo na podstawie obrotów – parametr jest dostępny dla kont rozrachunkowych oraz zwykłych o statusie aktywa – pasywa. Parametr będzie propagowany na konta niższych poziomów. Jego zmiana jest możliwa tylko na poziomie konta syntetycznego. Parametr ten decyduje o tym, czy saldo konta będzie liczone na podstawie obrotów (do wersji 7.0 parametr ten znajdował się w oknie konfiguracji ogólnej).

Typ konta: Rozrachunkowe – warunkiem rozliczania zapisów księgowych na danym koncie jest zaznaczenie parametru: Rozrachunki.

Ponadto na zakładce: Właściwości znajdują się następujące pola:

Klasa – pozwala na grupowanie kont według przyjętej przez Użytkownika klasyfikacji,

Blokada przenoszenia bilansu otwarcia – blokada działa w okresie bieżącym, do którego importowany jest bilans otwarcia. Zaznaczenie jej na koncie powoduje, że nie zostanie przeniesiony lub zaktualizowany stan początkowy konta podczas importu BO z poprzedniego okresu obrachunkowego.

Zaznaczenie blokady na koncie wyższego poziomu spowoduje automatyczne zablokowanie przenoszenia BO dla wszystkich kont analitycznych, które są mu podległe.

Przeniesienie planu kont – w tej części znajdują się pola i funkcje definiujące przeniesienie planu kont do nowego okresu i ustalenie tożsamości konta na przełomie okresów. Podczas operacji przenoszenia planu kont, system wykorzystuje informacje zawarte w tym obszarze do tworzenia analogicznego konta w następnym okresie obrachunkowym. Po operacji przeniesienia planu kont, następuje fizyczne spięcie i nadanie tożsamości bieżącego konta z kontem w następnym okresie (wyświetlone w polu: Konto, w następnym okresie). Mimo fizycznego spięcia dwóch kont, Użytkownik ma możliwość zmiany konta tożsamego poprzez naciśnięcie przycisku i wyboru odpowiedniego konta z kolejnego okresu. Nie wpływa to jednak na ustawienia z pierwszej grupy kontrolek, ponieważ dotyczą one jedynie operacji przenoszenia planu kont. Operacja przenoszenia BO opiera się o fizyczną tożsamość konta czyli konto podane w parametrze: Konto w następnym okresie.

Zmiana waluty – parametr z opcjami: Bez zmian, Wielowalutowe. Parametr umożliwia zmianę waluty konta na wielowalutowe w kolejnym okresie obrachunkowym.  Wybranie opcji: Wielowalutowe w starym okresie spowoduje powiązanie danego konta z kontem z walutą “Wiele” w nowym okresie obrachunkowym umożliwiając także automatyczne przeniesienie Bilansu Zamknięcia z kont starego typu na Bilansu Otwarcia kont wielowalutowych.

Uwaga

Funkcja ta może być użyta tylko i wyłącznie dla kont powiązanych w relacji 1:1, a więc jeżeli konto w walucie systemowej PLN jest powiązane tylko z jednym kontem pozabilansowym walutowym. W przypadku kont powiązanych w relacji 1:n podczas przenoszenia planu kont w kolejnym okresie obrachunkowym pojawi się komunikat  błędu i konta nie zostaną przeniesione do nowego okresu.

Konto, zakładka: Obroty i salda

Na zakładce znajduje się zestawienie obrotów i sald konta za poszczególne miesiące.

Konto, zakładka: Obroty i salda.

Obroty mogą być liczone na podstawie zapisów Księgi Głównej (zapisów zatwierdzonych) lub w oparciu o wszystkie zapisy (w zależności od tego, czy zostanie zaznaczone pole: Bufor).

Zaznaczenie pola: pozwala na wyświetlanie sald nie tylko w oparciu o obroty z danego miesiąca, ale z uwzględnieniem salda z bilansu otwarcia.

Dodatkowo, na zakładce: Obroty i salda] dla kont walutowych/wielowalutowych  dostępne są  do edycji dwa  filtry:

• Waluta
• dla dekretów w walucie

Filtr: Waluta dostępny jest na kontach walutowych, wielowalutowych  oraz na kontach pozabilansowych, walutowych i umożliwia wyświetlenie obrotów i sald konta w walucie systemowej lub w walucie obcej.

W przypadku kont wielowalutowych, na których mogą być zarejestrowane transakcje w różnych walutach (np. EUR, USD, PLN), przy wybraniu opcji waluta (PLN), prezentowany jest filtr: dla dekretów w walucie. Pozwala on na wyliczenie obrotów i sald w walucie systemowej (PLN) jedynie dla transakcji, które pierwotnie zostały zarejestrowane w konkretnej, wybranej walucie obcej (np. obroty w PLN wynikające tylko z faktur wystawionych w EUR).

Konto, zakładka: Stan konta

Zakładka zawiera zestaw informacji o następujących wartościach w podziale na strony księgowe:

• Bilansie otwarcia bieżącego okresu
• Stanie początkowym
• Obrotach dotychczasowych
• Obrotach bieżących
• Obrotach narastająco
• Saldzie

Dane te nie podlegają modyfikacjom. Są one aktualizowane w oparciu o bieżące zapisy księgowe rejestrowane na danym koncie.

Konto, zakładka: Stan konta

Na zakładce znajdują sie filtry Waluta i dla dekretów w walucie, których działanie jest analogiczne jak na zakładce obroty i salda.

Konto, zakładka: Walutowe

Na zakładce wykazywane są powiązania konta złotówkowego z kontami w walutach obcych. Konto złotówkowe może mieć powiązania z kilkoma kontami walutowymi, przy czym nie ma możliwości połączenia konta złotówkowego z kilkoma kontami walutowymi w jednej walucie.

Na tej zakładce zapisujemy odpowiednie powiązania tylko w momencie, gdy istnieje konieczność równoległej rejestracji w dwóch walutach, w walucie systemowej oraz w walucie obcej.

Konto, zakładka: Tożsame

Każde z kont może mieć swój odpowiednik w innych okresach. O takich kontach mówi się, że są ze sobą tożsame i są traktowane jako to samo konto na przełomie okresów. Dwa konta nie mogą być tożsame w tym samym okresie obrachunkowym. Konta tożsame mogą mieć zupełnie inny symbol oraz inną syntetykę. Na zakładce znajduje się informacja o kontach tożsamych. Definiowanie konta tożsamego odbywa się na zakładce: Właściwości.

Konto, zakładka: Zestawienia

Z poziomu tej zakładki możliwe jest podpięcie wybranej funkcji konta do pozycji zestawienia księgowego. Po podpięciu konta do zestawienia widoczne są informacje dotyczące:

• Zestawienia do którego przypięto konto
• Pozycji tego zestawienia
• Użytej funkcji konta

Na zakładce możliwe jest również cechowanie kont dla JPK_KR_PD (JPK_CIT) elementami zgodnymi z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów,. Schemat XSD dla tej struktury przewiduje możliwość przypisania trzech znaczników do jednego konta księgowego. Na zakładce dostępne są znaczniki:

• Zest. księgowe 1 – Obligatoryjny element słownika wskazujący na funkcję rachunkową tego konta np. „Umorzenie środków transportu”,
• Zest. księgowe 2 – Opcjonalny element pochodzący z tego samego katalogu pozycji, co powyższy znacznik obowiązkowy, określający możliwą drugą funkcję rachunkową tego konta,
• Zest. podatkowe – Opcjonalny element wskazujący, czy dany element pełni jakąś specyficzną funkcję wspomagającą kalkulację podatku dochodowego.

Obowiązkowe jest zastosowanie przynajmniej pierwszego z tych znaczników, dla każdego konta analitycznego, które wykazywało saldo lub obroty w danym roku podatkowym.

Wskazówka

System zawiera mechanizm propagujący ustawienie znaczników na wszystkie konta podrzędne. Wystarczy ustawić znacznik na koncie syntetycznym, aby ustawienie przepisało na się na jego konta analityczne, niezależnie od ich poziomu.

Uwaga

Zawartość listy znaczników zestawień księgowych i podatkowych dostępna jest w module Administrator / Listy / Słowniki kategorii / Księgowość i środki trwałe / Mapowanie kont księgowych. Elementy dostępne na tej liście są dostępne do edycji, aby możliwa była bezproblemowa aktualizacja listy w przypadku nowelizacji rozporządzenie. Spółka nie powinna jednak tworzyć elementów, których nie ma w rozporządzeniu.

Konto, Zakładka Zestawienia

Konto, zakładka: Atrybuty

Na zakładce jest możliwość dodatkowego opisania poszczególnych kont za pomocą atrybutów zdefiniowanych wcześniej w module: Administrator.

Konto, zakładka: Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

Zestawienie obrotów i sald

Z poziomu planu kont możliwe jest wykonanie zestawienia obrotów i sald, czyli tzw. obrotówki. Służy ona okresowej kontroli zachowania równowagi bilansowej.

Aby system wykonał przeliczenie obrotów i sald, należy zaznaczyć pole:   na planie kont. W wyniku zaznaczenia tego pola, lista kont zostanie wzbogacona o informacje na temat bilansu otwarcia, obrotów i sald po poszczególnych stronach kont. Dodatkowo nazwa okna zmieni się na: Obroty i salda, a obok nazwy zostanie wyświetlony okres, za który obroty i salda zostały obliczone (okres ten jest ustalany w oknie pojawiającym się po naciśnięciu przycisku:  [Daty obliczeń].

Obroty i salda

Uwaga

Jeżeli data obliczeń nie będzie pokrywać się z pełnym okresem obrotowym to wówczas, podczas kreowania zestawienia obrotów i sald zamiast bilansu otwarcia po stronie WN i MA zostaną wyświetlone salda początkowe po stronie WN i MA.

Wraz z wprowadzeniem obsługi kont wielowalutowych  w oknie obroty i salda oprócz kolumn, które widoczne były wcześniej: BO Wn, BO Ma, Obroty WN, Obroty Ma, Saldo Wn, Saldo Ma, Per saldo, dodano kolumny w walucie transakcji: BO Wn (wal.tr.), BO Ma (wal.tr.), Obroty WN (wal.tr.), Obroty Ma (wal.tr.), Saldo Wn (wal.tr.), Saldo Ma (wal.tr.), Per saldo (wal.tr.).

W przypadku kont w walucie systemowej (zarówno powiązanych, jak i niepowiązanych z kontami walutowymi) nie są wyświetlane  wartości w kolumnach dotyczących waluty transakcji. Dla tego typu kont, wszystkie kwoty prezentowane są wyłącznie w walucie systemowej (PLN).

Obroty i salda – prezentacja wartości dla kont walucie systemowej

W przypadku kont pozabilansowych walutowych powiązanych z kontami w walucie systemowej prezentowane są  wyłącznie kwoty w walucie transakcji (walucie obcej). Nie są wyświetlane wartości w walucie systemowej

Obroty i salda – prezentacja wartości dla kont pozabilansowych walutowych

W przypadku kont walutowych nowego typu obroty i salda prezentowane są zarówno w walucie systemowej, jak i w walucie obcej.

Obroty i salda – prezentacja wartości dla kont walutowych

W przypadku kont, które mają wskazaną walutę: wiele, po zaznaczeniu parametru: konta wirtualne dla kont wielowalutowych, system wyświetli konta wirtualne (logiczne subkonta powiązane z konkretnymi walutami), na których obroty i salda prezentowane są w konkretnych walutach obcych (np. EUR, USD, itp.).

Obroty i salda – prezentacja kont wirtualnych dla kont wielowalutowych

Uwaga

Naciśnięcie przycisku (Odśwież) będzie skutkować tylko odświeżaniem listy, a nie jak w wersjach poprzednich również przeliczaniem obrotów i sald.

Na liście, w kolumnie: Typ, wyświetlone są znaczniki związane z parametryzacją konta. Z danym kontem może być związanych kilka znaczników, np. dla konta rozrachunkowego, aktywno-pasywnego, pozabilansowego, w kolumnie: Typ, pojawią się następujące znaczniki:

W oknie znajdują się parametry pozwalające na filtrowanie zestawienia:

Jeżeli na planie kont zaznaczone zostanie pole: , to przy kreowaniu tzw. Obrotówki, będą brane pod uwagę niezatwierdzone zapisy z bufora.

Warunki dekretów – ikona otwiera okno: Warunek dekretów, w którym uzupełnić należy wyszukiwane wartości atrybutów i/lub wymiarów analitycznych

Okno: Warunek dekretów.

Po zatwierdzeniu parametru na zestawieniu obrotów i sald pojawią się tylko te wartości, których zapisy księgowe ocechowane zadanymi wymiarami lub atrybutami wskazanymi w definicji filtra.

Przyklad

Dekrety na kontach 071 oraz 075 zostały oznaczone atrybutami Atrybut1 o wartości „w trakcie” i Atrybut2 o wartości „umorzony” oraz wymiarem analitycznym Lokalizacja1. Z poziomu obrotówki korzystając z ikony Warunki dekretów wyfiltrowano zapisy, które oznaczone były atrybutami i wymiarem o podanej wartości.

Obroty i salda  z odznaczonym parametrem: Warunki dekretów.

Obroty i salda z zaznaczonym parametrem: Warunki dekretów.

Kwoty opisu analitycznego – parametr pojawia się po zaznaczeniu parametru: Warunki dekretów i zasada jego działania jest analogiczna jak tego parametru, przy czym warunki budowane są w oparciu o wymiary.

Okno warunku opartego o wymiar analityczny.

Po zdefiniowaniu warunku i zaznaczeniu parametru: kwoty opisu analitycznego, na obrotówce pojawią się tylko te wartości, które pochodzą z zapisów spełniających utworzony warunek.

Uwaga

Jeżeli zostanie zdefiniowany warunek zarówno w oparciu o atrybuty i wymiary, to przy niezaznaczonym parametrze „Kwoty opisu analitycznego” zostaną wyliczone funkcje księgowe w oparciu o kwoty z wszelkich dekretów spełniających ten warunek. Zaznaczenie dodatkowe czeku „Kwoty opisu analitycznego” spowoduje wyliczenie obrotów, sald na podstawie kwot pozycji opisu analitycznego spełniającego zdefiniowany warunek z pominięciem warunków dotyczących atrybutów. Warunek atrybutu będzie traktowany, jako spełniony, czyli PRAWDA.

Konta wirtualne dla kont wielowalutowych – w  przypadku kont, które mają wskazaną walutę: wiele, po zaznaczeniu parametru, system wyświetli konta wirtualne (logiczne subkonta powiązane z konkretnymi walutami), na których obroty i salda prezentowane są w konkretnych walutach  (np. EUR, USD, itp.). Jeżeli parametr nie zostanie włączony dla kont wielowalutowych brak prezentacji kwot w kolumnach powiązanych z walutą transakcji (prezentowane są wyłącznie wartości przeliczone na walutę systemową PLN)

Lista Obroty i salda zawężona do kolumn prezentujących obroty i salda w walucie systemowej. Włączony parametr „Konta wirtualne dla kont wielowalutowych”

Uwaga

W przypadku wybrania w filtrze: Waluta konkretnej waluty obcej następuje automatyczne zaznaczenie i dezaktywacja parametru „Konta wirtualne dla kont wielowalutowych”.

Dzięki temu system jest w stanie wyświetlić:

Obroty i salda wyliczone w walucie systemowej oraz w walucie obcej (walucie transakcji), zawężone wyłącznie do transakcji wyrażonych w walucie wybranej w filtrze „Waluta” dla kont wielowalutowych.

Z uwagi na strukturę drzewiastą, wciąż prezentowane są także konta fizyczne (syntetyczne/analityczne nadrzędne). System wyświetla je w tej konfiguracji w kolorze żółtym (mało widocznym) ponieważ te konta fizyczne mają wyliczone obroty i salda w walucie systemowej (PLN) w oparciu o wszystkie dekrety, bez względu na walutę transakcji.

Lista Obroty i salda prezentująca obroty i salda w walucie systemowej i transakcji. W filtrze „Waluta” wybrano walutę GBP

Konta niezerowe

Możliwe jest jednoczesne filtrowanie kont niezerowych według obrotów i sald, co umożliwia skuteczne wyeliminowanie z analizy tzw. kont nieaktywnych.

Działanie poszczególnych opcji opisuje poniższa tabela:

Kolumny w walucie– dostępne do wyboru opcje to: Systemowej  i/lub Transakcji

Powiązanie z zestawieniami: po zaznaczeniu możliwe jest wyszukiwanie kont powiązanych (lub nie) z zestawieniami. Możliwe jest również zawężenie jedynie do danego typu zestawień

Przy kreowaniu zestawienia obrotów i sald odpowiednie wartości na kontach mogą być obliczane na dwa sposoby.

Na dwustronną prezentację sald mają wpływ następujące czynniki:

• status konta
• rozrachunkowe – w przypadku kont syntetycznych, rozrachunkowych, bez względu na typ konta (aktywne, pasywne, aktywno-pasywne) ma miejsce dwustronna prezentacja sald
• aktywa – pasywa – Parametr: aktywa – pasywa, ma wpływ na dualną prezentację sald na kontach zwykłych, syntetycznych oraz na kontach zwykłych i rozrachunkowych analitycznych, do których podpięto konta niższego poziomu. Na kontach najniższego poziomu saldo prezentowane jest persaldem. Chcąc uzyskać na najniższym poziomie prezentację dwustronną należy uaktywnić parametr Saldo na podstawie obrotów
• parametr: Saldo na podstawie obrotów, zaznaczany w oknie: Konto, zakładka: Właściwości.

Uwaga

W wersji 7.0 z konfiguracji ogólnej usunięty został parametr: Salda kont obliczane na podstawie obrotów. Określenie tego parametru będzie teraz możliwe indywidualnie na każdym koncie, dzięki czemu możliwa jest prezentacja sald wg obrotów na wybranych kontach

Przyklad

Istotna, głównie po wykreowaniu tzw. obrotówki, jest możliwość podglądu dokumentów źródłowych, czyli zapisów składających się na stan danego konta. Jest to możliwe poprzez zaznaczenie wybranego konta i naciśnięcie przycisku: [zapisy na koncie] na pasku narzędzi. Zostanie otwarte okno, zawierające wszystkie zapisy danego konta.

Można również obejrzeć wszystkie rozrachunki związane z danym kontem. Do tego celu służy przycisk: [Rozrachunki na koncie].

Istnieje możliwość wyświetlenia historii kontrahenta związanego z danym kontem (dotyczy tylko kont powiązanych z konkretnym kontrahentem). Jest to możliwe poprzez podświetlenie wybranego konta i naciśnięcie przycisku: [Historia kontrahenta] na pasku narzędzi.

Wszystkie te funkcje są też dostępne w momencie, gdy na planie kont nie wykreowano tzw. obrotówki.

Przeliczanie kont wyświetlonych na liście

Przeliczenie obrotów i sald, podobnie jak w wersjach poprzednich odbywa się przez włączenie czeku Obroty i salda, a także przez każdorazowe naciśnięcie przycisku Przelicz ponownie obroty i salda . Ten sam efekt uzyskamy po wybraniu z menu kontekstowego opcji: Przelicz konta.

Taki sposób pozwala na obliczanie wszystkich kont prezentowanych aktualnie na oknie.

Okno Obroty i salda – wybranie czeku Obroty i salda

Przeliczanie całego planu kont

Jeżeli lista planu kont zostanie zawężona do małego zbioru kont (np. kont zespołu „2”) możliwe jest uruchomienie przeliczania całego planu kont niezależnie od zastosowanych filtrów. W tym celu, z menu kontekstowego należy wybrać opcję Przelicz cały plan kont.

Okno Obroty i salda – menu kontekstowe udostępnione z poziomu listy planu kont zawężonej do kont zespołu „2”

Przeliczanie wybranego konta

Możliwe jest również przeliczenie pojedynczego konta. Dla konta posiadającego konta podrzędne wyliczone zostaną również jego wszystkie konta podrzędne. W tym celu należy wybrać opcję z meny podrzędnego Przelicz wskazane konto [XXXX].

Okno Obroty i salda – menu kontekstowe udostępnione z poziomu listy planu kont, opcja Przelicz wskazane konto: [XXX]

Stan „nie przeliczony”

W danym momencie nie wszystkie konta muszą być wyliczone. Na przykład przeliczenie kont dla lokatora 100 a następnie usunięcie lokatora spowoduje, że posiadamy obroty salda jedynie syntetyki 100 i kont podrzędnych. Dla pozostałych nieprzeliczonych kont prezentowany jest wtedy symbol ‘???’.

Okno Obroty i salda – prezentacja z kontami, dla których wartości nie zostały nieprzeliczone

Kreator planu kont

Kreator planu kont jest wygodnym narzędziem wspomagającym budowanie zakładowego planu kont. Za jego pomocą, w prosty sposób można wygenerować wzorcowy plan kont dla firmy.

Aby wykreować nowy plan kont należy wybrać funkcję: Kreator planu kont, z menu: Narzędzia.

Po uruchomieniu kreator pyta o to, jak ma wyglądać żądany plan. Dostępny jest plan kont: spółki akcyjnej, spółki z o.o., spółki cywilnej, spółdzielni, przedsiębiorstwa państwowego. Ponadto, należy wskazać, jaką działalność firma prowadzi (handlową, produkcyjną, usługową) oraz w jakim układzie prowadzona będzie ewidencja kosztów (tylko w układzie „4”, w układzie „4” i „5”, tylko w układzie „5”). Od wersji 9.0 można przy kreowaniu planu kont utworzyć przykładowe schematy księgowań – należy zaznaczyć parametr twórz schematy księgowań. Po zaznaczeniu tego parametru automatycznie zaznaczy się (bez możliwości odznaczenia) parametr – twórz konta analityczne.

Plan kont można generować kilkakrotnie, a kształt planu kont po jego wygenerowaniu nie jest ostateczny.

Uwaga

Do planu kont można wnosić poprawki w ciągu całego roku, jednak obowiązują dwie zasady:

• Z chwilą dokonania pierwszego zapisu na dowolnym koncie, nie będzie możliwe uruchomienie kreatora planu kont,

• Z chwilą dokonania dowolnego zapisu na dowolnym koncie, konta tego nie będzie można już wykasować.

Przeniesienie planu kont

Przeniesienie planu kont jest możliwe tylko wtedy, gdy księgowość prowadzona była w poprzednim roku obrachunkowym, ponieważ to właśnie z poprzedniego roku jest przenoszony plan kont. Plan przenoszony do nowego roku można dowolnie modyfikować, ale poprawek w planie kont dokonywać można tylko do momentu pierwszych księgowań na kontach.

Uwaga

Plan kont przenoszony jest wyłącznie z poprzedniego okresu obrachunkowego

Do przenoszenia planu kont służy funkcja: Przenoszenie planu kont, wybierana z menu: Narzędzia.

Przeniesienie planu kont.

Po wybraniu tej funkcji zostanie otworzone okno: Przeniesienie planu kont, w którym następuje wskazanie, które z kont mają zostać przeniesione.

Konta do przeniesienia:

• Wszystkie – po wybraniu tej opcji zostaną przeniesione wszystkie konta
• Wybrane – po wybraniu tej opcji zostaną uaktywnione przyciski umożliwiające dodawanie, podgląd i usunięcie kont, które maja zostać przeniesione. Listę kont do przeniesienia tworzy się przy pomocy przycisku: [Dodaj]. Należy pamiętać, że po wybraniu kont i ich przeniesieniu możliwe jest przeniesienie innych w późniejszym czasie (więcej informacji poniżej, w rozdziale: Przeniesienie kolejnych kont z poprzedniego okresu)

[Dodaj] – po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlone okno: Wybór kont do przeniesienia z poprzedniego okresu. W oknie wyświetlone są konta w trybie multiselect, które poprzez zaznaczenie wskazuje się do przeniesienia. Po zaznaczeniu kont do przeniesienia, należy nacisnąć przycisk: [Wybierz]. Wybrane konta zostaną wprowadzone do okna: Przeniesienie planu kont.

[Karta] – po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlone do podglądu okno konta zaznaczonego na liście.

[Usuń] – za pomocą przycisku usuwa się zaznaczone konto z listy kont do przeniesienia.

Tworzenie kont pośrednich – po zaznaczeniu parametru, podczas przenoszenia planu kont będą zakładane konta pośrednie.

Aby przy przenoszeniu planu kont dla wybranego konta, nie zostało utworzone konto pośrednie (mimo zaznaczenia powyższego parametru), należy w numerze konta w sekcji: Przeniesienie planu kont (Konto>Zakładka: Właściwości) wskazać znak '--' zamiast '-'.

Przyklad

Przykład: Ma zostać założone koto: 501-001-ABC-401-01, gdzie: 501 to syntetyka, 001 – pierwszy poziom analityczny, ABC – drugi poziom analityczny, 401-01 – trzeci poziom analityczny. W celu założenia kont wg wyżej podanej struktury hierarchicznej, wyrażenie musi być podane w postaci: 501-001-ABC-401--001.

Po wybraniu zakresu przenoszonych kont, można uruchomić przeniesienie planu kont za pomocą przycisku: [Start].

Przeniesienie kolejnych kont z poprzedniego okresu

W przypadku, gdy do przeniesienia wskazano tylko niektóre konta (po zaznaczeniu opcji: Wybrane), istnieje możliwość przeniesienia w późniejszym czasie również pozostałych, lub innych wybranych kont, które nie zostały do tej pory przeniesione.

Aby wskazać konta do przeniesienia, które dotychczas nie zostały przeniesione, należy ponownie wybrać z menu: Narzędzia, funkcję: Przeniesienie planu kont. Zostanie otworzone okno: Przeniesienie planu kont, w którym należy zaznaczyć opcję: Wybrane, następnie nacisnąć przycisk: [Dodaj].

Zostanie otworzone okno: Wybór kont do przeniesienia z poprzedniego okresu, w którym, po zaznaczeniu opcji: Tylko nie przeniesione, będzie istniała możliwość wyboru do przeniesienia tylko tych kont, które nie zostały do tej pory przeniesione. Wybór odpowiednich kont należy zatwierdzić przyciskiem: [Wybierz]. Po wyświetleniu listy wybranych kont w oknie: Przeniesienie planu kont, należy uruchomić funkcję ich przeniesienia, czyli nacisnąć przycisk: [Start].

Wybór kont do przeniesienia z poprzedniego okresu, w którym wybiera się konta do przeniesienia.