XL162 – Nietypowe okresy obrachunkowe

Cele

Celem biuletynu jest opisanie nietypowych okresów obrachunkowych w programie Comarch ERP XL.

Nietypowe okresy obrachunkowe

Pod pojęciem „Nietypowego okresu obrachunkowego” rozumiemy okres obrachunkowy, który zaczyna się po pierwszym dniu danego miesiąca i/lub kończy przed ostatnim dniem danego miesiąca.

Od wersji Comarch ERP XL 2022.1 okres obrachunkowy może zaczynać się i kończyć dowolnego dnia danego miesiąca.

Konfiguracja, zakładka Okresy obrachunkowe

Zmiany w definicji okresu obrachunkowego

W oknie [Okres obrachunkowy], za pośrednictwem, którego definiowany jest okres obrachunkowy:

• Datę w polu „Początek” udostępniono do edycji. Data ta nie może być wcześniejsza od daty zakończenia poprzedniego okresu obrachunkowego. System dopuszcza do powstania luki czasowej pomiędzy datą zakończenia poprzedniego okresu a datą rozpoczęcia kolejnego. Luka nie uniemożliwia przeniesienie planu kont, bilansu otwarcia, dokonania storna przeszacowania walut.
• Data w polu „Koniec” ustawiana jest na ostatni dzień miesiąca. Pole nie jest przeznaczone do edycji. Datę końcową można zmienić z poziomu funkcji specjalnej „Zmiana daty końcowej okresu obrach.”. Funkcja dostępna jest w module Administrator – szerzej o niej w osobnym rozdziale.

Dodano pole „Symbol”, pozwalające na wprowadzenie maksymalnie 10 znakowego symbolu okresu obrachunkowego, który może być użyty w numeracji zapisów księgowych, wybranych typów dokumentów. Symbol może składać się z cyfr, liter oraz znaku specjalnego typu podkreślenie. Poza znakiem „_” (podkreślenia), system nie dopuszcza do użycia innych znaków specjalnych, znaków diakrytycznych. Z uwagi na możliwość użycia symbolu w numeracji, system pilnuje unikalności symbolu w ramach okresów obrachunkowych.

Dodano parametr „Użyj symbol okresu w numerze”, decydujący o użyciu symbolu okresu w numeracji zapisów księgowych, not memoriałowych (UNM, UNK, NM), dokumentów bilansu otwarcia (BO, BOK, BOA, BOAK), przeszacowania walut, deklaracji dochodowych CIT-8, CIT-2.

Na bazach przekonwertowanych, istniejące okresy obrachunkowe, powiązane z zapisami mają nie wybrany i nieaktywny parametr „Użyj symbol okresu w numerze”.

Dla ostatniego zdefiniowanego okresu obrachunkowego, parametr ten jest dostępny do edycji pod warunkiem, że nie jest z nim powiązany żaden zapis księgowy lub jeden z wcześniej wymienionych typów dokumentów.

Nie ma potrzeby użycia symbolu okresu obrachunkowego w numeracji zapisów/dokumentów, jeżeli okresy obrachunkowe nie zazębiają się w ramach tego samego miesiąca danego roku.

Jeżeli dojdzie do zazębienia się okresów obrachunkowych w ramach tego samego miesiąca, przynajmniej jeden z nich musi mieć wybrany parametr „Użyj symbol okresu w numerze”, w przeciwnym razie numeracja zapisów księgowych należących do dwóch różnych okresów obrachunkowych, w ramach tego samego dziennika, miesiąca i roku będzie narastająca.

Konfiguracja, definicja Okresu obrachunkowego

Zmiana daty końcowej za pomocą funkcji specjalnej „Zmiana daty końcowej okresu obrachunkowego”

W module Administrator, w menu „Funkcje specjalne” dodano nową opcję Zmiana daty końcowej okresu obrach. Pozwala ona na zmianę daty końcowej dla ostatniego zdefiniowanego okresu obrachunkowego.

Po wybraniu przycisku Zmiana daty końcowej okresu obrach. System udostępnia okno z następującymi polami:

• „Okres:” – w polu wyświetlany jest ostatni zdefiniowany okres obrachunkowy, dla którego można przeprowadzić próbę zmiany daty końcowej. Pole nie jest przeznaczone do edycji.
• „Zmień datę końcową na:” – obok przycisku , wyświetlana jest data końcowa okresu obrachunkowego. Datę tę można zmienić ręcznie lub za pomocą przycisku na taką, która nie jest wcześniejsza od ostatniego zapisu księgowego lub wybranego dokumentu, o których mowa w poprzednim punkcie.
• Po wprowadzeniu nowej daty końcowej, celem jej zapisania należy wybrać przycisk Uruchom funkcję.

Okno funkcji specjalnej „Zmiana daty końcowej okresu obrachunkowego”

• Jeżeli data końcowa będzie równa lub późniejsza od daty ostatniego zapis księgowego/wybranego dokumentu, zmiana daty końcowej zakończy się sukcesem, w przeciwnym wypadku system poinformuje o braku możliwości zmiany daty końcowej i poda powód.

Komunikat o niepowodzeniu zmiany daty końcowej okresu obrachunkowego

Uwaga

Uprawnionymi do zmiany daty końcowej okresu obrachunkowego za pomocą funkcji specjalnej Zmiana daty końcowej okresu obrach. są tylko Ci użytkownicy, którzy posiadają dostęp do modułów Administrator i/lub Księgowość. A zatem operator, który nie będzie miał dostępu do modułów Administrator oraz Księgowość, nie będzie miał prawa do zmiany daty końcowej okresu obrachunkowego za pomocą funkcji specjalnej.

Zmiany w numeracji zapisów księgowych oraz wybranych typów dokumentów

Poniższa tabela zawiera informacje na jakie typy dokumentów ma wpływ wybór parametru „Użyj symbol okresu w numerze” w definicji okresu obrachunkowego.

Jeżeli parametr „Użyj symbol okresu w numerze” nie zostanie wybrany sposób numeracji zapisów księgowych, wybranych dokumentów odbywa się na dotychczasowych zasadach.

Funkcje „Renumeruj bufor”, „Przenieś do księgi głównej”

W związku z dodaniem symbolu okresu w numeracji zapisów księgowych, modyfikacji uległa funkcja wykorzystywana do renumeracji zapisów księgowych.

Do tej pory numeracja zapisów odbywała się w ramach danego dziennika, wszystkich buforów, ale renumeracja już w ramach jednego bufora, co powodowało różnego rodzaju problemy, włącznie z brakiem możliwości przeniesienia zapisów z Bufora do Księgi głównej. Po zmianie, numeracja jak i renumeracja odbywa się w ramach wszystkich buforów, przy czym pod pojęciem renumeracji zapisów rozumiemy renumerację uruchamianą za pomocą przycisku Renumeruj bufor oraz podczas przenoszenia zapisów z Bufora do Księgi głównej.

Ze zmian wizualnych, na formularzach [Renumeracja dziennika księgowań], [Przeniesienie zapisów do KG] dodano informację o okresie obrachunkowym. Informacja pobierana jest z pola „Opis definicji okresu obrachunkowego”.

Lista zapisów księgowych, formularz „Renumeracja dziennika księgowań”

Lista zapisów księgowych, formularz „Przeniesienie dziennika do KG”

Lista zapisów księgowych a daty działania funkcji księgowych

Na listach okna [Zapisy księgowe] można wyfiltrować zapisy w kontekście różnych okresów, w zależności od parametrów, które zostaną wybrane.

• Dla parametru „Okres”, lista zostanie zawężona do danego miesiąca, w kontekście wybranego okresu obrachunkowego.

Lista zapisów księgowych, wybrany parametr „Okres”

Jeżeli zatem w bazie zdefiniowane są nietypowe okresy obrachunkowe, które zazębiają się w ramach tego samego miesiąca, roku, wybierając miesiąc zazębiania się okresów, lista zostanie zawężona do zapisów danego miesiąca, z ograniczeniem do wybranego okresu obrachunkowego.

Przyklad

Załóżmy, że zdefiniowano dwa okresy obrachunkowe:

Okres pierwszy: 01.01.2022 r. – 22.12.2022 r.

Okres drugi: 23.12.2022 r. – 30.11.2023 r.

Jeżeli zostanie wybrany pierwszy okres obrachunkowy i zaznaczony parametr „Okres”, ze wskazaniem na grudzień 2022 r. system wyświetli zapisy wystawione od 01.12.2022 r. do 22.12.2022 r.

Jeżeli zostanie wybrany drugi okres obrachunkowy i zaznaczony parametr „Okres”, ze wskazaniem na grudzień 2022 r. system wyświetli zapisy wystawione od 23.12.2022 r do 31.12.2022 r.

• Jeżeli parametr „Okres” zostanie odznaczony, system wyświetli wszystkie zapisy wprowadzone do danego dziennika, bez względu na wybrany okres obrachunkowy.

Lista zapisów księgowych, odznaczony parametr „Okres”

• Jeżeli zostanie włączona opcja Włącz/wyłącz aktywny okres, odwołująca się do dat działania funkcji księgowych, zachowanie systemu dla poszczególnych opcji będzie następujące:

Lista zapisów księgowych, zaznaczony parametr „Okres”, włączony przycisk „Włącz/wyłącz aktywny okres”

• Dla opcji „bieżący okres obrachunkowy”, system wyświetli wszystkie zapisy wprowadzone w ramach danego dziennika oraz okresu obrachunkowego, w kontekście, którego pracuje.

Lista zapisów księgowych, zaznaczony parametr „Okres”, włączony przycisk „Włącz/wyłącz aktywny okres”, wybrany bieżący okres obrachunkowy

• Dla opcji „Inne” zostaną wyświetlone zapisy dla zdefiniowanego przez użytkownika zakresu dat.

Lista zapisów księgowych, zaznaczony parametr „Okres”, włączony przycisk „Włącz/wyłącz aktywny okres”, wybrany okres „Inny”

• Jeżeli natomiast zostanie wybrana opcja „bieżący miesiąc”, „poprzedni miesiąc”, zakres dat za jaki zostaną wyświetlone zapisy będzie ustawiany na podstawie daty systemowej, wybieranej w systemie Comarch ERP XL, z poziomu menu „System” / „Zmiana daty”.

Przyklad

Załóżmy, że zdefiniowano dwa okresy obrachunkowe:

Okres pierwszy: 01.01.2022 r. – 22.12.2022 r.

Okres drugi: 23.12.2022 r. – 30.11.2023 r.

Wybrano drugi okres obrachunkowy, tj. 23.12.2022 r. – 30.11.2023 r. W systemie ustawiono datę na 22.12.2022 r., a więc należącą do pierwszego okresu obrachunkowego.

W takim przypadku, jeżeli zostanie wybrana opcja „bieżący miesiąc” system wyświetli zapisy od 01.12.2022 r. do 22.12.2022 r. „Miesiącem poprzednim” będzie dla niego miesiąc od 01.11.2022 r. do 30.11.2022 r.

Zestawienie obrotów i sald a daty działania funkcji księgowych

Obroty i salda kont księgowych liczone są z uwzględnieniem nietypowych okresów obrachunkowych.

• Analogicznie jak w przypadku zapisów księgowych, jeżeli data systemowa w Comarch ERP XL nie będzie się mieściła w wybranym okresie obrachunkowym i w opcji „Daty obliczeń” zostanie wybrana opcja „bieżący miesiąc” lub „poprzedni miesiąc” – obroty mogą nie zostać wyliczone – przykład poniżej.
• Opcja „bieżący okres obrachunkowy” ustawiana jest na podstawie wybranego okresu obrachunkowego, w kontekście, którego operator pracuje (bez zmian).
• Opcja „inny” także musi się mieścić w wybranym okresie obrachunkowym. Wyjście z zakresem dat poza wybrany okres obrachunkowy spowoduje, że obroty i salda nie zostaną wyliczone.

Przyklad

Załóżmy, że zdefiniowano dwa okresy obrachunkowe:

Okres pierwszy: 01.01.2022 r. – 22.12.2022 r.

Okres drugi: 23.12.2022 r. – 30.11.2023 r.

Jeżeli zostanie wybrany pierwszy okres obrachunkowy, data systemowa 23.12.2022 oraz opcja „bieżący miesiąc”, obroty i salda nie zostaną wyliczone, ponieważ zakres dat zostanie ustawiony na podstawie daty bieżącej, który mieści się w kolejnym okresie obrachunkowym.

Zmiany dot. not memoriałowych (UNM, UNK, NM)

W numeracji not memoriałowych podobnie jak w przypadku zapisów księgowych może zostać użyty symbol okresu obrachunkowego, jeżeli w definicji okresu obrachunkowego zostanie wybrany parametr „Użyj symbolu okresu w numerze”.

W oknie [Noty memoriałowe], na zakładkach [Wg numeru], [Chronologicznie], w ramach sekcji „Wyświetl dokumenty za” wprowadzono nowe filtry pozwalające na wyświetlenie:

• Wszystkich wystawionych not – odznaczony parametr „Wyświetl dokumenty za”
• W zawężeniu do danego roku – wybrany parametr „Wyświetl dokumenty za”, radio „Miesiąc” oraz wybrany parametr „Rok”
• W zawężeniu do miesiąca danego roku – wybrany parametr „Wyświetl dokumenty za”, radio „Miesiąc” oraz wybrane parametry „Rok” i „Miesiąc”

Okno Noty Memoriałowe, zakładka [Wg numeru], wybrany parametr „Miesiąc”

• za wybrany okres – wybrany parametr „Wyświetl dokumenty za”, radio „Okres” z możliwością odznaczenia parametru „Od” lub „Do”. Odznaczenie parametru „Od” lub „Do” umożliwia wyświetlenie wszystkich not wystawionych od danej daty lub wyświetlenie wszystkich not wystawionych do danej daty.
• za wybrany okres, z odwołaniem się do przycisku Włącz/wyłącz aktywny okres. Włączenie powoduje odwołanie się do dat obliczeń dostępnych z poziomu Ribbona.

Okno Noty Memoriałowe, zakładka „Wg numeru”, wybrany parametr „Okres”

Zmiany w przeszacowaniu walut

Z uwagi na powiązanie przeszacowania walut z okresami obrachunkowymi, w numeracji zapisów przeszacowujących może zostać użyty symbol okresu obrachunkowego, jeżeli w definicji okresu obrachunkowego zostanie wybrany parametr „Użyj symbol okresu w numerze”.

W oknie [Przeszacowanie walut], na zakładkach [Generacja] i [Księgowanie] wprowadzono dodatkowy filtr informujący w kontekście jakiego okresu operator pracuje. Jeżeli w danym miesiącu okresy obrachunkowe zazębiają się, pole Okres obrachunkowy wyświetlane jest w trybie do edycji, pozwalając tym samym na wybranie okresu obrachunkowego, w kontekście, którego operator chce dokonać przeszacowania walut (zakładka [Generacja]), czy też wyświetlić dokumenty przeszacowania (zakładka [Księgowość]).

Przeszacowanie walut, zakładka [Generacja]

Przeszacowanie walut, zakładka [Księgowanie]

Zmiany dot. CIT-2 oraz deklaracji CIT-8

W związku z powiązaniem CIT-2, CIT-8 z okresem obrachunkowym, w numeracja może zostać użyty symbol okresu obrachunkowego, jeżeli w definicji zostanie wybrany parametr „Użyj symbol okresu w numeracji”.

Na formularzu CIT-2 oraz deklaracji CIT-8 udostępniono pole o nazwie „Okres obrachunkowy”.

Pole jest aktywne, w przypadku, gdy w danym okresie rozliczeniowym zazębiają się dwa okresy obrachunkowe. Jeżeli tego rodzaju sytuacja wystąpi, użytkownik musi wskazać, w kontekście jakiego okresu obrachunkowego deklaracja ma zostać wyliczona.

Deklaracja CIT-8

Dodatkowo na liście deklaracji CIT-8, CIT-2 udostępniono parametr „Okres obrachunkowy”.

Jeżeli parametr zostanie wybrany, system umożliwia ograniczenie listy deklaracji do wybranego okresu rozliczeniowego oraz okresu obrachunkowego.

Lista deklaracji CIT-8, niewybrany parametr „Okres obrachunkowy”

Lista deklaracji CIT-8, wybrany parametr „Okres obrachunkowy”