Comarch TNA umożliwia automatyczne rozpoznawanie, rejestrowanie oraz rozliczanie nadgodzin wypracowanych przez Pracownika. Nadgodziny mogą zostać rozliczone do wypłaty lub odebrane w formie czasu wolnego, a cały proces podlega akceptacji Przełożonego.
Rejestracja nadgodzin
System automatycznie rozpoznaje nadgodziny na podstawie zarejestrowanych aktywności wejścia/wyjścia – zarówno tych zarejestrowanych za pomocą czytnika RCP, jak i zgłoszonych ręcznie. Za nadgodziny uznawany jest czas wykraczający poza godziny wynikające z planu pracy, co obejmuje dwa przypadki:
- wcześniejsze rozpoczęcie pracy niż przewiduje plan pracy (tzw. „przedgodziny”),
- późniejsze zakończenie pracy niż przewiduje plan pracy.
Nadgodziny naliczane są zawsze na koniec dnia pracy. System uwzględnia przy tym zarejestrowane przerwy prywatne – czas przerwy nie jest wliczany do wypracowanych nadgodzin.
Nadgodziny są rejestrowane również w przypadku stawienia się do pracy w dniu wolnym – wówczas cały zarejestrowany czas pracy zostaje zakwalifikowany jako nadgodziny.
Dla Pracowników z nienormowanym czasem pracy (określoną liczbą godzin do przepracowania, bez sztywnych ram godzinowych) nadgodziny są liczone dopiero po przekroczeniu wymaganej liczby godzin wynikającej z planu pracy.
Limity nadgodzin
W konfiguracji nadgodzin przypisanej do centrum lub Pracownika mogą zostać ustawione dodatkowe ograniczenia:
- minimalny czas naliczania nadgodzin – np. 15 minut – system zacznie zliczać nadgodziny dopiero po przekroczeniu tego progu,
- zaokrąglanie nadgodzin w dół – np. do 15 minut,
- maksymalny dzienny limit nadgodzin – domyślnie 5h,
- maksymalny miesięczny limit nadgodzin – domyślnie 32h.
Czas wykraczający poza ustawione limity nie zostanie zakwalifikowany jako nadgodziny. Jeżeli liczba wypracowanych nadgodzin przekroczy limit miesięczny, system automatycznie zakwalifikuje godziny mieszczące się w limicie do odbioru lub wypłaty, a nadwyżkę przeniesie do statusu „odrzucone”. Przełożony zostanie w takiej sytuacji poinformowany komunikatem ostrzegawczym o przekroczeniu limitu i będzie mógł ręcznie przenieść godziny pomiędzy poszczególnymi kolumnami rozliczenia.
Należy pamiętać, że funkcja nadgodzin nie obejmuje Pracowników wieloetatowych oraz osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych.
Zatwierdzanie nadgodzin przez Przełożonego
Wypracowane nadgodziny co do zasady wymagają akceptacji Przełożonego, zanim zostaną rozliczone. Przełożony ma wgląd w nadgodziny swoich podwładnych z poziomu raportu nadgodzin, gdzie może je zaakceptować lub odrzucić – zbiorczo (dla wielu Pracowników i dni jednocześnie) lub dla pojedynczego Pracownika, z podziałem na poszczególne dni.
Podczas zatwierdzania nadgodzin Przełożony wskazuje sposób ich rozliczenia:
- do wypłaty,
- do odbioru w bieżącym miesiącu,
- do odbioru w następnym miesiącu.
System podpowiada domyślną formę rozliczenia na podstawie ustawień, jednak Przełożony może ją zmienić przed zatwierdzeniem.
Odrzucone nadgodziny nie są ani wypłacane, ani odbierane – nie mają żadnych dalszych konsekwencji.
Dopiero po zatwierdzeniu przez Przełożonego nadgodziny stają się widoczne dla Pracownika jako rozliczone i mogą zostać przesłane do systemu płacowego lub odebrane na podstawie wniosku.
Korekta czasu pracy a zatwierdzone nadgodziny
Jeżeli czas pracy w dniu, dla którego nadgodziny zostały już zatwierdzone, zostanie później skorygowany (np. poprzez zmianę godziny wejścia lub wyjścia), system odpowiednio reaguje na taką zmianę:
- jeśli korekta powoduje powstanie dodatkowych nadgodzin ponad już zatwierdzone – nowa nadwyżka trafia do statusu „nierozliczone” i wymaga ponownej decyzji Przełożonego,
- jeśli korekta zmniejsza liczbę godzin pracy w dniu z już zatwierdzonymi (a nawet odebranymi) nadgodzinami – system tworzy korektę ujemną w bieżącym okresie rozliczeniowym,
- jeśli korekta zmniejsza liczbę godzin w dniu z częściowo odrzuconymi nadgodzinami – system w pierwszej kolejności pomniejsza pulę godzin odrzuconych, bez konieczności ingerencji Przełożonego.
Widok nadgodzin dla Pracownika
Pracownik ma wgląd we własny bilans nadgodzin z poziomu raportu nadgodzin dostępnego w obszarze Raporty. Raport zawiera podsumowanie:
- sumy wszystkich wypracowanych nadgodzin,
- sumy nadgodzin oczekujących na zatwierdzenie,
- sumy nadgodzin zatwierdzonych do odbioru (wraz z terminem ich odbioru) lub do wypłaty,
- sumy nadgodzin odrzuconych.
Dla każdego dnia, w którym wystąpiły nadgodziny, prezentowane są dodatkowo: czas wynikający z planu pracy, godzina rozpoczęcia i zakończenia nadgodzin, ich liczba oraz status (oczekujące na zatwierdzenie / zatwierdzone / odrzucone) wraz ze sposobem rozliczenia.
Liczba wykazanych nadgodzin nie zawsze jest równa prostej różnicy pomiędzy planowaną godziną zakończenia pracy a ostatnim zarejestrowanym wyjściem – system odejmuje od tego czasu zarejestrowane przerwy prywatne.
Raport nadgodzin można wygenerować dla różnych przekrojów czasowych (dzień, tydzień, miesiąc) oraz wyeksportować do pliku Excel.
Wnioski o odbiór nadgodzin
Aby odebrać wypracowane i zatwierdzone nadgodziny w formie czasu wolnego, Pracownik musi złożyć wniosek o odbiór nadgodzin – dostępny z poziomu okna „Zgłoś” w obszarze Czas pracy. We wniosku należy wskazać liczbę godzin do odebrania oraz dzień, w którym mają zostać odebrane.
Złożony wniosek wymaga akceptacji Przełożonego. Po jego zatwierdzeniu wskazany dzień zostaje uzupełniony czasem nadgodzin, tak aby bilans za ten dzień wyniósł „0”. W raportach czasu pracy dzień, w którym odebrano nadgodziny, jest oznaczony odpowiednim typem zgłoszenia.
W ramach funkcjonalności możliwe jest również odebranie całego dnia pracy (np. 8h) jako czasu wolnego za nadgodziny.
Odrębną opcją jest złożenie wniosku o wyjście prywatne – w takim przypadku czas ten nie jest wliczany do czasu pracy, a na koncie Pracownika odkładają się tzw. „niedogodziny”.
Okres rozliczeniowy nadgodzin
Okresy rozliczeniowe nadgodzin są ustalone odgórnie i nie podlegają edycji:
- nadgodziny do wypłaty rozliczane są w okresie 1 miesiąca kalendarzowego,
- nadgodziny do odbioru rozliczane są w okresie 2 miesięcy kalendarzowych, z obowiązkowym wskazaniem, czy mają zostać odebrane w bieżącym, czy w następnym miesiącu.
Nadgodziny nierozpatrzone przez Przełożonego lub nieodebrane w powyższym okresie przepadają. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w której czas pracy został już przesłany i rozliczony w systemie płacowym, a Przełożony nie zdążył wcześniej zatwierdzić nadgodzin – w takim przypadku pozostają one w statusie „oczekujące na zatwierdzenie” w Comarch TNA, jednak nie trafiają do wypłaty ani nie mogą zostać odebrane, a po upływie okresu rozliczeniowego są usuwane z bilansu.
Konfiguracja reguły nadgodzin
Reguły naliczania nadgodzin konfigurowane są przez Administratora w zakładce „Zarządzanie kadrą” → „Plan pracy i reguły nadgodzin”. Z tego poziomu można utworzyć wiele reguł nadgodzin i przypisać każdą z nich do wybranego centrum lub pojedynczych Pracowników.
W oknie „Edycja reguły nadgodzin” definiuje się m.in. nazwę reguły, sposób naliczania nadgodzin (próg minimalny, zaokrąglenie, limity dzienny i miesięczny), wymóg akceptacji przez kierownika oraz domyślną formę rozliczenia. Regułę przypisuje się do centrum lub wybranych Pracowników za pomocą sekcji „Przypisz reguły nadgodzin do centrum” / „Przypisz reguły nadgodzin do pracowników”, a zmiany zatwierdza przyciskiem „Zapisz”.
Jeden Pracownik może być przypisany tylko do jednej reguły nadgodzin.
Uprawnienia do konfiguracji i zatwierdzania nadgodzin
Dostęp do poszczególnych funkcji związanych z nadgodzinami jest rozdzielony w zależności od roli użytkownika:
- Raport nadgodzin (podgląd) – dostępny dla Administratora oraz Przełożonego (Kierownika, Zastępcy kierownika) w odniesieniu do podwładnych,
- Rozliczanie nadgodzin – umożliwia zatwierdzanie i odrzucanie nadgodzin, dostępne dla Administratora oraz Przełożonego,
- Wnioski o odbiór nadgodzin – umożliwia obsługę wniosków o odbiór, dostępne dla Administratora oraz Przełożonego,
- Plan pracy i reguły nadgodzin – umożliwia konfigurację reguł naliczania nadgodzin dla wszystkich Pracowników; dostęp zarezerwowany jest dla Administratora z odpowiednimi, szerszymi uprawnieniami.
Nadgodziny w wersji zintegrowanej z systemem ERP
W wersji Comarch TNA zintegrowanej z systemem ERP (Comarch ERP Optima) po zatwierdzeniu nadgodzin przez Przełożonego czas pracy – wraz z nadgodzinami – jest synchronizowany do systemu ERP, gdzie następuje jego dalsza kategoryzacja (np. na nadgodziny 50%, 100%, godziny nocne) zgodnie z ustawieniami stref czasu pracy w Optimie.
Aby możliwe było przesyłanie nadgodzin do wypłaty, wymagane jest:
- włączenie synchronizacji planów pracy pomiędzy Comarch TNA a Optimą,
- włączona opcja „Rozliczaj nadgodziny” w kalendarzu Optima dla danego dnia.
Rozliczając nadgodziny do odbioru, Przełożony wskazuje, czy mają one zostać odebrane w bieżącym miesiącu (nie są wliczane do wynagrodzenia), czy w następnym miesiącu (są wliczane do wynagrodzenia).
Ustawienie nadgodzin w Comarch TNA jest dostępne wyłącznie dla Pracowników firm i centrów, które nie są zintegrowane z systemem ERP – dla wersji zintegrowanej konfiguracja nadgodzin odbywa się po stronie Optimy.
W przypadku edycji wpisu dotyczącego czasu pracy bezpośrednio w Optimie, zmiana ta jest synchronizowana do Comarch TNA i ma nadrzędny charakter – dzień, którego dotyczy edycja, zostaje zablokowany do dalszej edycji po stronie Comarch TNA.
Nadgodziny w wersji współpracującej z HRM
W wersji Comarch TNA współpracującej z modułem HRM obsługa nadgodzin – w tym ich zatwierdzanie, raportowanie oraz wnioski o odbiór – odbywa się w całości po stronie HRM, zgodnie z regułami wygładzania czasu pracy skonfigurowanymi w tym systemie. Comarch TNA służy w tym przypadku wyłącznie do zbierania danych o zarejestrowanych aktywnościach Pracownika i przesyłania ich do HRM.