Usługa Comarch TNA daje możliwość synchronizacji czasu pracy z modułem Comarch ERP Płace i Kadry za pomocą aplikacji Comarch TNA Agent. Comarch TNA umożliwia rozbudowę standardowej funkcjonalności systemu Comarch ERP o automatyczną synchronizacje czasu pracy pracowników z Comarch TNA do Comarch ERP. Comarch TNA ułatwia i przyspiesza prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz niweluje potrzebę ręcznego wczytywania czasu pracy do systemu ERP.
Jak zacząć? Niezbędne elementy
Moduł Comarch ERP Płace i Kadry to nowoczesny program realizujący wszystkie niezbędne funkcje kadrowo – płacowe w małych i średnich firmach, jak również w dużych przedsiębiorstwach, o rozbudowanej strukturze organizacyjnej oraz złożonym sposobie naliczania wynagrodzeń. Dzięki funkcjom oferowanym w programie, praca na nim jest zautomatyzowana, przez co minimalizowane jest niebezpieczeństwo pojawienia się błędu podczas wykonywania pracy. Moduł jest zintegrowany z programem Płatnik, co zapewnia obsługę wszystkich rozliczeń z ZUS. Comarch ERP Płace i Kadry można zintegrować również z systemem Comarch ERP XL oraz Comarch ERP Altum.
Integracja systemów Comarch TNA z Comarch ERP oraz synchronizacja danych między nimi jest możliwa, gdy Klient wykupił usługę Comarch TNA oraz moduł Comarch ERP Płace i Kadry.
Aby rozpocząć synchronizację należy upewnić się, że powyższe warunki są spełnione.
Synchronizacja struktury organizacyjnej oraz czasu pracy:
- Po udanej konfiguracji systemu Comarch ERP z usługą Comarch TNA przy pomocy kluczy, należy wykonać synchronizację struktury organizacyjnej z wykorzystaniem funkcji „Synchronizacja”, która znajduje się w zakładce „Ogólne/Pracownicy/Funkcje dodatkowe/Comarch TNA” lub za pośrednictwem dedykowanej aplikacji Comarch TNA Agent.
- Po wywołaniu funkcji „Synchronizacja”, do usługi Comarch TNA przesyłane są dane użytkowników oraz ich adres e-mail na podstawie, których tworzone lub podpinane są konta w usłudze Comarch TNA.
- Dla pracowników, którzy mają wprowadzone adresy e-mail w systemie Comarch ERP, automatycznie wysyłane są maile aktywacyjne z powiadomieniem oraz możliwością ustawienia hasła. Logują się oni do usługi Comarch TNA przy pomocy adresu e-mail oraz wygenerowanego hasła.
- Dla pracowników, którzy nie mają wprowadzonych adresów e-mail w systemie Comarch ERP, konta w usłudze Comarch TNA będą tworzone na alias. Dla kont bez adresów e-mail administrator usługi Comarch TNA musi każdemu pracownikowi przesłać link do resetu hasła.
- Link do resetu hasła możne zostać pobrany przez administratora z karty pracownika dostępnej przy każdym pracowniku na liście „Zarządzanie Kadrą/Pracownicy/Karta pracownika/Ustawienia”.Po zaktualizowaniu hasła, tacy pracownicy logują się do usługi Comarch TNA przy pomocy nadanego aliasu oraz wygenerowanego hasła.
- Elementami synchronizacji są również urlopy i delegacje. Podobnie jak w przypadku obecności priorytetowe są dane wprowadzone w Optimie, jednakże po anulowaniu wpisu w TNA, również jest on anulowany w Optimie
Czas pracy jest importowany z usługi Comarch TNA za pomocądedykowanej aplikacji Comarch TNA Agent.
Istnieje możliwość wprowadzenia ręcznie czasu pracy na karcie pracownika bezpośrednio w systemie Comarch ERP. Co ważne, wartości wpisane ręcznie nadpiszą czas pracy przesłany z systemu ERP w danym dniu/okresie. Czas pracy prezentowany w usłudze Comarch TNA jest zgodny z tym, co zostało wprowadzone w Comarch ERP Płace i Kadry, chyba, że dane w systemie ERP zostaną całkowicie usunięte.
Uwagi
Należy pamiętać, że:
- W przypadku przekroczenia limitu pracowników wykupionego w usłudze Comarch TNA, synchronizowana jest maksymalna dopuszczalna liczba, następnie prezentowany jest komunikat o możliwości rozszerzenie pakietu.
- Synchronizacja pracowników oraz struktur jest jednostronna i odbywa się w kierunku moduł Comarch ERP Płace i Kadry → Comarch TNA. Dane archiwalne nie są synchronizowane.
- Pracownicy dodani bezpośrednio do usługi Comarch TNA nie będą synchronizowani a ich czas pracy nie będzie przesyłany do systemu ERP. W celu synchronizacji czasu pracy tych pracowników należny dodać ich uprzednio do systemu ERP.
- Elementy struktury organizacyjnej, powiązania, kierownicy i zastępcy oraz dane historyczne niezbędne do poprawnego działania wysyłane są z modułu Comarch ERP Płace i Kadry do usługi Comarch TNA i nadpisują istniejącą tam strukturę.
- W celu szybszej synchronizacji pracowników zaleca się, aby każdy pracownik w systemie ERP miał przypisany swój adres e-mail. Dzięki temu administrator usługi nie będzie musiał wysyłać linków do resetu hasła.
- Czas pracy wprowadzony ręcznie w module Comarch ERP Płace i Kadry ma zawsze priorytet
nad czasem zarejestrowanym w usłudze Comarch TNA. - Synchronizacja delegacji jest dwukierunkowa z priorytetem dla danych z Optimy (jakakolwiek zmiana w Optimie powoduje, że delegacja w TNA jest tylko do odczytu).
- Statusy delegacji, które nie są znane w TNA zamieniane są na domyślny status Zaakceptowana.
- Po anulowaniu urlopu w systemie TNA i wykonaniu synchronizacji, w Optimie również urlop zostaje anulowany
- Po każdorazowym dodaniu pracowników do modułu Comarch ERP Płace i Kadry warto wywołać synchronizację w celu automatycznego utworzenia Kart RCP w systemie Comarch ERP Płace i Kadry nowym pracownikom.