Zaświadczenie ZUS Z-3a i Z-3b można utworzyć po podświetleniu odpowiednio zleceniobiorcy lub osoby prowadzącej działalność gospodarczą/osoby współpracującej na liście pracowników w kadrach, a następnie wybraniu opcji Deklaracje ZUS dostępnej przy przycisku 
i następnie wskazaniu opcji Z-3a lub Z-3b.
Po naciśnięciu 
otworzy się okno, w którym należy ustawić parametry, na podstawie których zostaną wykazane dane.
W przypadku zaświadczenia ZUS Z-3a należy podać:
- pole: Podaj datę nieobecności, dla której chcesz wykonać ZUS Z-3a – data nieobecności, dla której generowane jest zaświadczenie,
- pola: data od – data do – okres z jakiego ma być uwzględniony przychód, który będzie wykazany w zaświadczeniu w części: Informacje o przychodzie,
- pole: Podstawa składek wykazana jako przychód – określamy, która podstawa składek ma być wykazana jako przychód: podstawa składek na ubezpieczenie chorobowe czy na ubezpieczenie wypadkowe.
W przypadku zaświadczenia ZUS Z-3b podajemy datę nieobecności, dla której chcesz wykonać ZUS Z-3b oraz możemy określić czy dane płatnika mają zostać pobrane z konfiguracji firmy czy z formularza właściciela.
Po ustawieniu parametrów zaświadczenia i wybraniu opcji 
otworzy się formularz zaświadczeń płatnika składek ZUS Z-3a lub ZUS Z-3b z danymi pobranymi z Comarch ERP Optima.
Na zaświadczeniu domyślnie będzie wykazywany adres zamieszkania zleceniobiorcy/osoby prowadzącej działalność/osoby współpracującej, a jeśli nie ma go wprowadzonego w danych kadrowych to adres zameldowania. Jeśli ubezpieczeni mają podany rachunek bankowy to zostanie on podany na zaświadczeniu i na niego ZUS przekaże zasiłek.
Dane wykazane na formularzu zaświadczenia podlegają edycji/ usunięciu. Jeżeli nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest odpowiedni komunikat. Z poziomu formularza jest możliwość podglądu wydruku i wydruku zaświadczenia za pomocą przycisków: 
.
Po zapisaniu dokumentu zaświadczenie będzie dostępne na liście deklaracji ZUS zleceniobiorcy/osoby prowadzącej działalność/osoby współpracującej. Po ustawieniu się na danym zaświadczeniu można je wyeksportować do pliku xml za pomocą przycisku Eksport do PUE ZUS 
.
Uwaga
W nazwie pliku xml z deklaracją Z-3 nie można stosować kropek. W przypadku próby importu takiego pliku np. Z3.02.2025.xml w PUE pojawia się komunikat o niepoprawnym pliku.
Dla podanego przykładu poprawną nazwą pliku jest Z3022025.xml