Na Fakturach oraz korektach do nich, zarówno zatwierdzonych na stałe jak i zapisanych do bufora widnieje zakładka [KSeF] składająca się z dwóch pionowych zakładek [1. Główna] oraz
[2. Dodatkowe dane].
Po wysyłce faktury do KSeF oraz pobraniu UPO, na formularzu faktury bądź faktury korygującej, na zakładce [KSeF] automatycznie zostaną uzupełnione pola dotyczące danych faktury w KSeF.
Na zakładce [KSeF] w pionowej zakładce [1. Główna] znajdują się następujące pola:
- Numer dokumentu – numer Faktury, pod jakim jest identyfikowana w KSeF, numer zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO.
- Numer referencyjny – numer zgłoszenia wysłanego dokumentu nadany przez KSeF.
- *Link weryfikacyjny –* link umożliwiający weryfikację danych faktury w KSeF, zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO.
- Status – informacja o statusie dokumentu. Pole to jest wypełniane jednym ze zdefiniowanych statusów, po wysłaniu dokumentu do KSeF. W tym polu będą również informacje o ewentualnych błędach.
- Operator wysyłający – imię i nazwisko operatora, który wysłał dokument do KSeF.
- Data wysłania – data wysłania dokumentu do KSeF.
- Operator odbierający – imię i nazwisko operatora, który odebrał UPO.
- Data odebrania – data pobrania UPO.
- Data przyjęcia – data, z jaką dokument został przyjęty w KSeF. Pole to jest wypełniane, po otrzymaniu UPO. Data ta decyduje o tym, kiedy dana Faktura trafiła do obiegu handlowego i od tego dnia, jest dostępna do pobrania z KSeF dla odbiorcy Faktury.
- Środowisko – środowisko pracy z KSeF, wskazane w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.
Pod sekcją KSeF znajdują się poniższe ustawienia:
Tryb pracy systemu – pole związane z wyborem szczególnych trybów wystawiania faktur w KSeF. Domyślnie przenoszony jest tryb ustawiony w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF z możliwością zmiany trybu pracy systemu bezpośrednio na dokumencie. Dostępne są następujące opcje:
- Online
- Offline24
- Offline (niedostępność KSeF)
- Awaria KSeF
-
Awaria całkowita
-
Forma płatności – wybrana płatność dla KSeF. Domyślnie podpowiada się forma płatności dla KSeF, wybrana w menu: Start/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności i jest przenoszona na fakturę, a następnie na zakładkę [KSeF]. Pole umożliwia wybór formy płatności z listy. Jeżeli zostanie utworzona nowa forma płatności, która nie zostanie zmapowana z płatnością KSeF, na fakturze wysłanej do KSeF pojawi się forma płatności: Płatność inna, wraz z opisem zawierającym nazwę dodaną przez użytkownika.
- Status dokumentu – przyjmuje wartości:
-
- Nie wysłano – faktura nie została wysłana do KSeF, istnieje możliwość anulowania takiego dokumentu
- Wysłano/ nie odebrano UPO – faktura wysłana do KSeF, nie otrzymała jeszcze UPO, dokument można anulować tylko na środowisku demo
- Wysłano/ odebrano UPO – faktura została wysłana do KSeF i potwierdzona dokumentem UPO, dokument można anulować tylko w środowisku demo
- Nie dotyczy – faktura nie powinna zostać wysłana do KSeF . Status ten pojawia się w sytuacji, jeśli na karcie kontrahenta ma zakładce [Handlowe] zaznaczony jest parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF
- Poza systemem – status pojawia się po zaznaczeniu przez użytkownika na formularzu faktury na zakładce [KSeF] parametru Poza systemem, oznacza, że faktura została wysłana do KSeF poza systemem Comarch ERP Optima
- Offline24 – faktura została wystawiona w trybie pracy Offline24 i nie została jeszcze wysłana do KSeF
- Offline (niedostępność KSeF) – faktura została wystawiona w trybie pracy Offline (niedostępność KSeF) i nie została jeszcze wysłana do KSeF
- Awaria KSeF – faktura została wystawiona w trybie pracy Awaria KSeF i nie została jeszcze wysłana do KSeF
- Awaria całkowita – faktura została wystawiona w trybie pracy Awaria całkowita, nie ma obowiązku wysłania takich faktur do KSeF po ustaniu awarii
- Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – ustawienie tego parametru jest przenoszone bezpośrednio z formularza kontrahenta wybranego na dokument. Pole z możliwością modyfikacji przez Użytkownika. Pole zaznaczane jest automatycznie dla kontrahentów o statusie Osoba fizyczna oraz dla zamówień zaimportowanych z Comarch E-sklep/E-sale dla transakcji B2C. Faktury z zaznaczonym parametrem nie będą wysyłane do KSeF.
- *Poza systemem –* oznaczenie dla faktury wysłanej do KSeF poza programem Comarch ERP Optima. Zaznaczenie parametru powoduje odblokowanie do edycji pól dostępnych na zakładce. Po zaznaczeniu parametru użytkownik może ręcznie uzupełnić dane dotyczące KSeF.
- Comarch EDI KSeF – oznaczenie faktury, która będzie wysyłana do KSeF za pomocą Comarch EDI KSeF. Domyślna wartość parametru przenoszona jest z karty kontrahenta (zakładka [Handlowe]) i może zostać zmieniona na etapie edycji dokumentu, o ile faktura/korekta znajduje się jeszcze w buforze. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne zablokowanie możliwości edycji pozostałych pól związanych z KSeF na formularzu dokumentu.
W pionowej podzakładce [2. Dodatkowe dane] znajdują się następujące sekcje:
- Dodatkowy podmiot – sekcja pozwalająca na wprowadzenie danych dodatkowego podmiotu związanego z transakcją. Uzupełnienie tych informacji jest opcjonalne. Na jednej fakturze można wskazać maksymalnie 100 podmiotów trzecich.
- Okres, którego dotyczy faktura – sekcja pozwalająca na określanie okresu obowiązywania umowy – czyli przedziału dat, którego dotyczy faktura.
- Informacje dodatkowe – sekcja pozwala na wprowadzenie dodatkowych informacji dotyczących warunków transakcji oraz dodatkowego opisu w strukturze „Klucz-Wartość”.
