Wysyłka faktur do KSeF

Spis treści

Informacje ogólne

Dokumenty, które mogą być wysyłane do KSeF:

Faktury sprzedaży (w przypadku, gdy faktura posiada powiązania z wydaniami zewnętrznymi, do KSeF wysyłana jest również informacja o numerach dokumentów WZ)
Faktury VAT marża
Faktury zaliczkowe
Korekty wystawione do wyżej wymienionych dokumentów

Przed wysłaniem faktury do KSeF, każdorazowo wyżej wymienione dokumenty zostaną zweryfikowane co do zgodności ze strukturą. Po pozytywnej weryfikacji poprawności dokumentu, będzie on mógł zostać przesłany do KSeF.

Istnieją dwie możliwości wysyłki faktur do KSeF:

automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu – wymagane jest zaznaczenie parametrów na karcie operatora, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne]:
Prawo do wysyłania e- faktur/odbioru UPO
Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu.

Podczas wysyłki automatycznej program także weryfikuje dokumenty pod kątem zgodności ze strukturą KSeF. Jeśli są rozbieżności, pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF. Czy chcesz poprawić błędy i zatwierdzić dokument. Tak Nie

Wybór opcji Tak skutkuje powróceniem do edycji dokumentu.

Po zaznaczeniu opcji Nie – faktura zostaje zatwierdzona, a program wyświetli ostrzeżenie: Nie udało się wysłać dokumentu do KSeF ze szczegółami dotyczącymi nieprawidłowości w strukturze wysyłanego dokumentu. Po zatwierdzeniu, dokumentu nie będzie można już edytować.

Istnieje także możliwość seryjnego zatwierdzania dokumentów. W przypadku korzystania z wysyłki automatycznej, faktury będą wysyłane natychmiastowo po ich zatwierdzeniu). Podczas wykonywania operacji seryjnego zatwierdzania dokumentów, faktury niezgodne ze strukturą KSeF nie zostaną zatwierdzone ani rozliczone. Zostanie wyświetlony komunikat blokujący to działanie: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF

ręcznie w wybranym przez operatora terminie – po naciśnięciu ikony z poziomu listy faktur

Operator ma możliwość nie tylko wysyłki pojedynczego dokumentu, ale także opcję seryjnego wysyłania faktur do KSeF po zaznaczeniu wybranych faktur na liście. Również podczas tego typu wysyłki system sprawdzi zgodność dokumentu ze strukturą KSeF. W przypadku rozbieżności pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF.

Po wysłaniu faktury do KSeF oraz pobraniu UPO, na formularzu faktury bądź faktury korygującej, na zakładce [KSeF] automatycznie zostaną uzupełnione pola dotyczące danych faktury w KSeF.

Na wydruku sPrint, faktur, które zostały wysłane do KSeF i dla których pobrano UPO umieszczane są dodatkowe informacje: numer KSeF oraz link weryfikacyjny. Na podstawie linku weryfikacyjnego generowany jest kod QR, który umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF.

W programie dostępna jest wysyłka wsadowa faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Rozwiązanie to umożliwia masowe przekazywanie dokumentów w ramach jednej operacji.

Podczas seryjnej wysyłki system automatycznie grupuje pliki XML w jedną paczkę (archiwum ZIP), która następnie przesyłana jest do KSeF. Błąd w pojedynczym pliku XML nie powoduje odrzucenia całej paczki. Każda faktura jest weryfikowana przez KSeF niezależnie, co umożliwia poprawne przetworzenie dokumentów spełniających wymagania, nawet jeśli część plików zawiera błędy.

Po przetworzeniu paczki przez KSeF, system pobiera informacje zwrotne i odpowiednio aktualizuje statusy przesłanych dokumentów.

Wysyłka wsadowa uruchamiana jest automatycznie w następujących przypadkach:

Podczas seryjnego wysyłania zatwierdzonych dokumentów – przy zaznaczeniu wielu faktur z poziomu lisy faktur sprzedaży.
Podczas zatwierdzania dokumentów – przy zatwierdzania wielu dokumentów będących w buforze, jeżeli na karcie operatora zaznaczony został parametr Wysyłka przy zatwierdzeniu dokumentu
Podczas przekształcania ofert handlowych – przy generowaniu faktur sprzedaży z ofert handlowych, jeżeli na karcie operatora zaznaczony został parametr Wysyłka przy zatwierdzeniu dokumentu
Podczas generowania faktur cyklicznych – przy ręcznym generowaniu faktur cyklicznych, jeśli na formularzu faktury cyklicznej jako sposób zapisu faktury został wskazany zapis na stałe oraz na karcie operatora zaznaczony został parametr Wysyłka przy zatwierdzeniu dokumentu.

Poświadczenie Odbioru (UPO)

Dla każdej wysyłki wsadowej generowane jest jedno zbiorcze Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Numer referencyjny zawarty w dokumencie UPO dotyczy całej przesłanej paczki faktur.

Podczas konfigurowania szablonu wiadomości e-mail oraz SMS dla faktur sprzedaży, faktur zakupu i w Rejestrach VAT istnieje możliwość dodania makra z numerem KSeF.

W celu dodania numeru KSeF do szablonu wiadomości, należy na otwartym formularzu szablonu kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Wstaw makro. Z wyświetlonej listy makr należy następnie wybrać pozycję Numer dokumentu KSeF.

Faktury korygujące

Wysłanie do KSeF faktury korygującej możliwe jest, jeśli do faktury korygowanej, która została wcześniej wysłana do KSeF, zostało pobrane UPO. W przeciwnym wypadku korekta nie zostanie wysłana, a program wyświetli stosowną informację:

Jeśli faktura sprzedaży, do której wystawiana jest korekta, nie została wcześniej wysłana do KSeF z poziomu programu, należy w pierwszej kolejności wystawić fakturę pierwotną sprzedaży, a następnie ręcznie uzupełnić jej numer KSeF na zakładce [KSeF] dostępnej na jej formularzu. Podczas wysyłania korekty do faktury pierwotnej, numer ten jest pobierany do pliku w celu powiązania korekty z dokumentem korygowanym na platformie KSeF. Na podstawie tej informacji dokument wysłany do KSeF otrzyma odpowiedni znacznik. Jeżeli użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego.

W systemie KSeF nie funkcjonują tradycyjne noty korygujące. Od momentu wejścia w życie obowiązku fakturowania elektronicznego, wszelkie błędy – zarówno merytoryczne, jak i formalne (literówki, adres) – powinny być poprawiane wyłącznie poprzez faktury korygujące wystawiane przez sprzedawcę w KSeF.
Ścieżka korygowania danych zależna jest od rodzaju błędu na fakturze korygowanej:

Przykład

Przykład: Błąd w nazwie lub adresie kontrahenta (NIP jest poprawny)
Jeśli numer NIP nabywcy jest prawidłowy, a poprawy wymagają jedynie dane opisowe (np. literówka w nazwie firmy, błędny numer lokalu lub nazwa ulicy), stosujemy korektę danych.

W programie: Należy wystawić standardowy dokument „Korekta danych”.
Wysyłka do KSeF: System automatycznie przygotuje fakturę korygującą o odpowiedniej strukturze:
W sekcji danych historycznych – zostaną wykazane dane błędne (pobrane z zwierającej te błędy faktury sprzedaży).
W sekcji danych aktualnych – zostaną wykazane dane poprawne, pobrane bezpośrednio z dokumentu korekty danych.

Przykład

Przykład: Błędny numer NIP nabywcy lub sprzedawcy
Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, numer NIP identyfikuje podatnika w systemie. Jego błędne wpisanie oznacza, że faktura została wystawiona na niewłaściwy podmiot. Takiego błędu nie można poprawić korektą danych.
Wymagana jest procedura dwuetapowa:

Korekta „do zera”: Należy wystawić fakturę korygującą całkowitą do błędnej faktury pierwotnej. Operacja ta neutralizuje nieprawidłowy zapis w obiegu KSeF.

Nowa faktura z prawidłowymi danymi: Należy wystawić zupełnie nowy dokument z poprawnym numerem NIP oraz właściwymi danymi kontrahenta.

Faktury zaliczkowe

W sytuacji gdy do KSeF została wysłana faktura zaliczkowa do której nie zostało pobrane UPO, program uniemożliwi wysyłkę faktury sprzedaży rozliczającej daną zaliczkę. Podczas próby wysyłki faktury sprzedaży pojawi się informacja: [Numer faktury] – nie odebrano UPO dla dokumentu zaliczki.

Przekazywanie do KSeF informacji o Podmiocie 3

Zgodnie ze strukturą logiczną faktur przesyłanych do KSeF Podmiot 3 przeznaczony jest do uzupełnienia informacji o podmiotach trzecich, innych niż sprzedawca (Podmiot1) i nabywca (Podmiot2), które są powiązane z daną fakturą.

Na dokumentach handlowych na zakładce [KSeF], dostępna jest podzakładka [Dodatkowe dane].

Na tej zakładce w sekcji Dodatkowy podmiot użytkownik ma możliwość wprowadzenia danych dodatkowego podmiotu związanego z transakcją. Uzupełnienie tych informacji jest opcjonalne. Na jednej fakturze można wskazać maksymalnie 100 podmiotów trzecich.

W sekcji dostępne są następujące kolumny widoczne domyślnie:

Rola

W polu rola istnieje możliwość wskazania następujących wartości:

Faktor
Odbiorca
Podmiot pierwotny
Dodatkowy nabywca
Wystawca faktury
Dokonujący płatności
JST – wystawca
JST – odbiorca
GV – wystawca
GV – odbiorca
Pracownik
Rola inna

Imię i nazwisko (nazwa)

Pole wymagane. Służy do określenia imienia i nazwiska lub nazwy podmiotu. Użytkownik ma możliwość ręcznego wpisania wartości, bądź wybrania podmiotu z listy kontrahentów.

Adres

Pole służy do wprowadzenia adresu Podmiotu 3. Jeśli podmiot został wybrany z listy, adres zostanie automatycznie pobrany z kartoteki kontrahenta, natomiast jeśli podmiot został wpisany ręcznie, adres należy wprowadzić samodzielnie.

Typ identyfikatora

W polu Typ identyfikatora dane pobierane są automatycznie z kartoteki kontrahenta, jeśli został on wybrany z listy.

Istnieje również możliwość ręcznego wyboru jednej z poniższych wartości:

NIP
Numer VAT-UE
Identyfikator podatkowy inny
Identyfikator wewnętrzny

Kod kraju

Pole przeznaczone na wskazanie kodu kraju właściwego dla identyfikatora.

Dane identyfikacyjne

Pole służy do uzupełnienia numeru zgodnego z wybranym typem identyfikatora.

Opis roli

Pole staje się aktywne i wymagane, gdy w polu Rola wybrano wartość Rola inna. W pozostałych przypadkach pozostaje nieaktywne.

Przekazywanie do KSeF informacji o warunkach transakcji

Na formularzu faktury sprzedaży oraz korekty, na zakładce [KSeF] w pionowej zakładce [Dodatkowe dane], dostępna jest sekcja Informacje dodatkowe.

Aby dodać nowe informacje, należy skorzystać z rozwijanego menu dostępnego przy ikonie plusa

Opcja Dodaj transport – Wysyłka przez staje się aktywna do wyboru po wcześniejszym dodaniu transportu poprzez opcję Dodaj transport

W sekcji tej użytkownik może zdefiniować następujące dane:

Lista umów – pozwala na wprowadzenie daty i numeru umowy, której dotyczy faktura.
Lista zamówień – umożliwia wpisanie daty i numeru zamówienia.
Lista numerów partii towaru – pole tekstowe na numer partii.
Kurs umowny – pozwala na podanie kursu i kodu waluty (gdy jest inny niż systemowy).
Lista transportów – rozbudowana sekcja umożliwiająca określenie rodzaju transportu (np. drogowy, morski, kolejowy), opisu ładunku, jednostek opakowania oraz dat rozpoczęcia i zakończenia transportu.
Warunki dostawy – dodatkowe pole tekstowe opisujące warunki dostarczenia towaru.
Podmiot pośredniczący – znacznik informujący o udziale podmiotu trzeciego w transakcji.

Poprawność wprowadzonych danych (np. format daty) jest weryfikowana przez system w momencie wysyłki faktury do KSeF. Wartość pól może zawierać maksymalnie 256 znaków.

Przekazywanie do KSeF informacji o nowych środkach transportu

Przepisy wymagają, aby przy sprzedaży unijnej nowych środków transportu poza standardowymi elementami faktury uwzględnić także dodatkowe dane identyfikujące środek transportu.

Na formularzu pozycji faktury sprzedaży na zakładce [KSeF] w sekcji Dodatkowe dane dostępna jest możliwość dodania informacji dotyczących nowych środków transportu.

Aby dodać nowy element należy wybrać ikonę zielonego plusa , a następnie z rozwijanej listy wybrać opcję Dodaj środek transportu (WDT)

Dane dotyczące środków transportu zostały pogrupowane według typu środka transportu:

Pojazd lądowy – umożliwia wprowadzenie takich informacji jak: przebieg, typ pojazdu, VIN (lub numer nadwozia/podwozia/ramy), data dopuszczenia do użytku, marka, model, kolor, numer rejestracyjny oraz rok produkcji.
Jednostka pływająca – pozwala na określenie: daty dopuszczenia do użytku, liczby godzin roboczych, numeru kadłuba, a także marki, modelu, koloru, numeru rejestracyjnego oraz roku produkcji.
Statek powietrzny – obejmuje dane takie jak: data dopuszczenia do użytku, liczba godzin roboczych, numer fabryczny, marka, model, kolor, numer rejestracyjny oraz rok produkcji.

Wybór konkretnego typu z listy powoduje wyświetlenie odpowiednich pól dedykowanych dla danej kategorii.

Poprawność danych uzupełnionych w polu wartość walidowana jest w momencie wysyłania faktury do KSeF.

Automatyzacja wysyłki do KSeF informacji o podmiotach trzecich

Rola odbiorcy

Na formularzu kontrahenta, w zakładce [Ogólne] w sekcji Powiązania między kontrahentami (Nabywca/Odbiorca). Dostępne jest pole Typ powiązania. Umożliwia ono odwzorowanie relacji pomiędzy podmiotami

Sekcja zawiera następujące pola:

Typ powiązania – pozwala wskazać relację między podmiotami. Do wyboru są opcje:
Jednostka samorządu terytorialnego
Grupa VAT
Oddział/Fundacja
Jednostka podlega pod – służy do wskazania organizacji nadrzędnej (np. gminy lub centrali firmy). Pole staje się aktywne automatycznie po wybraniu typu powiązania.
IDWew jednostki podrzędnej – pole przeznaczone na wewnętrzny identyfikator KSeF.

Przy fakturowaniu podmiotów powiązanych system w pierwszej kolejności korzysta z IDWew, a nie z NIP-u:

Jeśli pole IDWew jednostki podrzędnej jest uzupełnione – program użyje IDWew i przekaże go do pola Identyfikator wewnętrzny w zakładce [KSeF] dokumentu (sekcja Dodatkowe dane)
Jeśli pole IDWew jest puste – system standardowo użyje numeru NIP.

Po wybraniu kontrahenta podrzędnego na fakturze, system automatycznie uzupełni zakładkę [KSeF] na podstawie typu powiązania z jego karty:

Dla JST – przypisze rolę JST – Odbiorca
Dla Grupy VAT – przypisze rolę GV – Odbiorca
Dla Oddział / fundacja – przypisze rolę Odbiorca

Funkcja działa przy wystawianiu nowych Faktur Sprzedaży (FS), przekształcaniu dokumentów z WZ, RO i PA oraz przy wystawianiu korekt.

Wszystkie automatycznie uzupełnione dane są widoczne na zakładce [KSeF] dokumentu przed jego zatwierdzeniem, co pozwala na łatwą weryfikację.

Rola wystawcy

W menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy znajduje się Pieczątka firmy – jednostki nadrzędnej.

Na pieczątce dostępne jest pole Typ powiązania z trzema opcjami do wyboru, służące do automatycznego oznaczenia wystawcy w KSeF. Wybór wartości z listy powoduje automatyczne przypisanie odpowiedniej roli KSeF podczas wystawiania faktury, bez potrzeby ręcznego wskazywania jej w zakładce [KSeF] dokumentu.

Do wyboru dostępne są następujące opcje:

Jednostka samorządu terytorialnego – automatycznie przypisuje rolę JST – Wystawca.
Grupa VAT – automatycznie przypisuje rolę GV – Wystawca.
Oddział / fundacja – automatycznie przypisuje standardową rolę Wystawca faktury.

Przekazywanie do KSeF dodatkowego opisu

W programie istnieje możliwość przekazywania do KSeF dodatkowych informacji w węźle . W ten sposób użytkownik może ręcznie zdefiniować dowolne informacje, dla których nie przewidziano dedykowanych pól w standardowej strukturze KSeF. Dane te wprowadza się jako parę: nazwa pola (Klucz) oraz jego treść (Wartość). Wartość wskazanych pól może zawierać maksymalnie 256 znaków.

Przykład

Klucz: Numer_Projektu | Wartość: PL-2026-X1Klucz: Nr_Rejestracyjny | Wartość: WA12345Klucz: Miejsce_Dostawy | Wartość: Rampa_Nr_4

Formularz faktury sprzedaży

Na formularzu faktury sprzedaży oraz korekty na zakładce [KSeF] w podzakładce [Dodatkowe dane], dostępna jest sekcja informacje dodatkowe pozwalająca na dodanie dodatkowego opisu.

Aby dodać opis należy wybrać ikonę zielonego plusa .

Następnie z rozwiniętej listy należy wybrać opcję Dodaj opis. W sekcji zostanie dodany wiersz dodatkowego opisu, który należy wypełnić uzupełniając klucz oraz wartość.

Klucz - nazwa dodatkowej informacji dla odbiorcy dokumentu (np. Numer projektu, Kod sklepu, ID dostawcy).

Wartość - konkretna treść tej informacji.

[/su_list]

Dane na liście Dodatkowy opis na zakładce [KSeF] faktury odnoszą się do całego dokument. Podczas generowania faktury ustrukturyzowanej XML trafiają do sekcji / bez znacznika .

W programie możliwe jest również przesyłanie do KSeF tekstowego opisu faktury zdefiniowanego na formularzu faktury, na zakładce [Płatności] w polu Opis/Atrybuty oraz opisy poszczególnych pozycji faktury.

Opis faktury zdefiniowany na formularzu faktury, na zakładce [Płatności] w polu Opis/Atrybuty przenoszony jest do KSeF do sekcji Dodatkowy Opis jak na poniższej wizualizacji.

Opis pozycji faktury znajdujący się na formularzu pozycji dokumentu w polu Opis/Atrybuty będzie również widoczny w KSeF w sekcji Dodatkowy opis.

Na formularzu pozycji, na zakładce [KSeF] dostępna jest Lista dodatkowy opis. Pozwala ona na dodanie specyficznych informacji dotyczących konkretnego towaru lub usługi (np. Kod towaru u nabywcy, Marka, Kolor).

Zasady obsługi tej listy (dodawanie oraz edycja wierszy) są analogiczne jak w przypadku nagłówka dokumentu.
W tym przypadku do pliku XML przekazywany jest dodatkowo numer wiersza faktury, którego dotyczy opis.

Przesyłanie do KSeF daty sprzedaży dla poszczególnych pozycji.

W programie dostępna jest możliwość definiowania oraz przekazywania do przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) szczegółowych informacji o datach sprzedaży dla poszczególnych pozycji faktury. Funkcjonalność umożliwia rejestrowanie różnych dat sprzedaży dla poszczególnych towarów lub usług w ramach jednego dokumentu. Dane te są następnie uwzględniane podczas przesyłania faktury do KSeF. Należy pamiętać, że daty sprzedaży określone dla pozycji mają zastosowanie wyłącznie na potrzeby KSeF i nie wpływają na rozchodowanie towarów w systemie.

Na karcie pozycji dokumentu na zakładce [KSeF] dostępne jest pole Data sprzedaży pozycji. Dane wprowadzone w tym miejscu są przekazywane do pola P_6A w sekcji FaWiersz struktury logicznej KSeF.

Zasady przekazywania informacji o datach sprzedaży do KSeF:

Brak wskazanych dat na pozycjach: Jeżeli na żadnej z pozycji nie ustawiono indywidualnej daty sprzedaży, system przesyła datę sprzedaży z nagłówka dokumentu do pola P_6. Pole P_6A pozostaje wówczas puste.
Wszystkie pozycje z datą inną niż w nagłówku: W sytuacji, gdy każda pozycja posiada własną datę sprzedaży i jest ona różna od daty wskazanej w nagłówku faktury, pole P_6 nie jest wypełniane. Zamiast tego dla każdej pozycji uzupełniane jest pole P_6A zgodnie z datą wprowadzoną na karcie pozycji.
Częściowe uzupełnienie dat na pozycjach: Jeżeli tylko część pozycji posiada wypełnioną datę sprzedaży, podczas wysyłki faktury pole P_6 pozostaje puste. System wypełnia wówczas pola P_6A dla wszystkich pozycji. Dla pozycji ze wskazaną przez użytkownika datą system pobiera tę datę, natomiast dla pozycji bez określonej daty – automatycznie przypisuje datę sprzedaży z nagłówka dokumentu.
Wszystkie pozycje z datą identyczną jak w nagłówku: Jeśli na wszystkich pozycjach uzupełniono datę sprzedaży i jest ona taka sama jak data w nagłówku faktury, system wypełnia jedynie pole P_6 (zgodnie z nagłówkiem), pomijając pole P_6A.
Takie same daty na pozycjach różne od daty nagłówka: W przypadku, gdy wszystkie pozycje mają uzupełnioną taką samą datę sprzedaży, ale jest ona inna niż data w nagłówku, system wypełnienia pole P_6A dla każdej pozycji.

Przesyłanie do KSeF pozostałych pól opcjonalnych

Integracja programu z KSeF pozwala na obsłużenie wysyłki części pól opcjonalnych. Od wersji 2026.1.1 umożliwione zostało przekazywanie informacji o następujących polach:

Okres umowy

Na dokumentach handlowych, w zakładce [KSeF] w podzakładce [Dodatkowe dane], istnieje możliwość określania okresu obowiązywania umowy – czyli przedziału dat, którego dotyczy faktura. Wprowadzone wartości są wysyłane do KSeF i odpowiadają polom P_6_Od (data początkowa) oraz P_6_Do (data końcowa) w strukturze logicznej FA(3). Dzięki temu możliwe jest prawidłowe przesyłanie dokumentów związanych z usługami ciągłymi, abonamentowymi i okresowymi. Należy podkreślić, że wprowadzone daty obowiązują dla całej faktury, a nie osobno dla poszczególnych pozycji. Dodatkowo, jeśli na fakturze wprowadzono okres obowiązywania umowy, podczas wysyłki faktury do KSeF nie jest przekazywana data sprzedaży podana na zakładce [Ogólne] formularza dokumentu.

GTU i Procedury

Na formularzu karty cennikowej na zakładce [Dodatkowe] znajduje się pionowa podzakładka [KSeF] umożliwiająca przypisanie do towaru kodu GTU oraz procedury przewidzianej w strukturze e-faktur. We wskazanych polach istnieje możliwość wybrania z listy odpowiednich wartości, które są zgodne z danymi udostępnionymi przez Ministerstwo Finansów.

W momencie dodania towaru na dokument kod GTU oraz procedury są automatycznie przenoszone na formularz faktury na zakładkę [Atrybuty/JPK] oraz dodatkowo na formularz pozycji dokumentu na zakładkę [KSeF]. Jeżeli jednak kod GTU lub procedura zostanie później zmieniona z poziomu formularza pozycji dokumentu, to zmiana ta nie jest przenoszona na zakładkę [Atrybuty/JPK] formularza faktury. Oznacza to, że do KSeF zawsze trafią dane widoczne bezpośrednio na pozycji dokumentu w zakładce [KSeF], nawet jeśli różnią się od wartości przypisanych na karcie cennikowej.

Indywidualna stopka faktury
Aby dodać stopkę do faktury należy przejść na zakładkę [KSeF] do podzakładki [Dodatkowe dane], a następnie w sekcji informacje dodatkowe z listy pod przyciskiem zielonego plusa wybrać opcję Dodaj stopkę.

Wyświetlone zostanie pole, w którym można wprowadzić dowolny tekst mający znaleźć się na dokumencie przesłanym do KSeF.

Parametry techniczne i ograniczenia

Limit znaków: Pole stopki pozwala na wprowadzenie maksymalnie 3500 znaków.
Liczba wpisów: Zgodnie ze strukturą e-Faktury, pole stopki może wystąpić w dokumencie maksymalnie 3 razy.
W przypadku, gdy treść stopki została zdefiniowana równocześnie w konfiguracji parametrów wydruku faktury oraz na samym formularzu w zakładce KSeF, do systemu KSeF zostaną przekazane obie treści.

Przesyłanie do KSeF dedykowanego rachunku bankowego

W programie możliwe jest przesyłanie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) informacji o indywidualnym (dedykowanym) rachunku bankowym kontrahenta.

Ustawienia Konfiguracji

Aby przesyłanie dedykowanego rachunku było możliwe, wymagane jest odpowiednie ustawienie parametrów systemowych w konfiguracji firmy. W menu: Start / Konfiguracja / Firma / Dane firmy / KSeF na zakładce [Wysyłanie faktur], w sekcji Rachunek bankowy, należy wybrać opcję Rachunek dedykowany.

Formularzu rachunku bankowego kontrahenta

Na formularzu rachunku bankowego kontrahenta, dostępnego z poziomu karty kontrahenta po przejściu na zakładkę [Płatności] dostępny jest parametr Wysyłka do KSeF. Rachunki bankowe oznaczone w ten sposób są przesyłane do KSeF. Użytkownik ma możliwość wskazania jednego rachunku, który ma być przesyłany do KSeF dla każdej waluty.

Lista rachunków bankowych kontrahenta

Na liście rachunków bankowych dostępnej na karcie Kontrahenta na zakładce [Płatności] dostępna jest kolumna Wysyłka do KSeF. Kolumna ta prezentuje status każdego rachunku, informując o tym, czy dany numer konta został oznaczony jako właściwy do raportowania w systemie KSeF.

Przesyłanie do KSeF informacji o kaucjach

Pomimo braku dedykowanych pól dla kaucji w strukturze KSeF, program automatycznie umieszcza te dane w sekcjach rozliczeniowych dokumentu. Dzięki temu końcowa kwota na wizualizacji faktury jest spójna z faktycznym oczekiwaniem płatności.
Wartości kaucji identyfikowane są przez system automatycznie na podstawie:- Dokumentów: Wydanie Kaucji (WKA) powiązanych z daną fakturą. - Zapisów na zakładce [Kaucje]** bezpośrednio z faktury (jeśli nie wygenerowano do niej dokumentów magazynowych).

Kwota końcowa „Do zapłaty” na e-Fakturze stanowi sumę wartości towarów oraz naliczonych kaucji (pomniejszoną o ewentualne zwroty). Nabywca widzi dzięki temu jedną, ostateczną kwotę do zapłaty.
Wykazywane należności dotycząca opakowań posiadają w e-Fakturze jasny opis (np. „Płatność z tytułu kaucji na podst. WKA/123/2026”), co ułatwia kontrahentowi weryfikację rozliczeń.

Obsługa korekt

W przypadku faktur korygujących, kwoty dotyczące opakowań są odpowiednio wykazywane jako dodatkowe obciążenie lub odliczenie pod warunkiem, że do dokumentu korekty został wygenerowany powiązany dokument WKK (Korekta Wydania Kaucji).

Przesyłanie do KSeF informacji o podatku akcyzowym na wyroby węglowe

Eksport faktur do KSeF

Jeśli sprzedawany towar jest objęty akcyzą węglową, informacja o kwocie akcyzy jest automatycznie uwzględniana w generowanym pliku XML. W efekcie kwota podatku akcyzowego dla odpowiednich pozycji faktury będzie widoczna na oficjalnej wizualizacji dokumentu w KSeF.

Kwota akcyzy nie jest wykazywana na fakturach zaliczkowych. Pełna wartość akcyzy zostaje wykazana dopiero na fakturze końcowej.

Warunki pojawienia się kwoty akcyzy na e-Fakturze:

Włączona obsługa akcyzy: Funkcjonalność akcyzy musi być aktywna w konfiguracji systemu.
Odpowiedni typ dokumentu: Przenoszone są kwoty wyliczone na fakturach sprzedaży oraz korektach ilościowych.
Brak zwolnienia: Dokument nie może być oznaczony jako zwolniony z akcyzy.
Stawka akcyzy: Na danej pozycji towarowej musi być określona stawka akcyzy inna niż zero.
Metoda opodatkowania: Funkcja nie dotyczy faktur wystawianych w procedurze „VAT Marża”.

W programie kwota akcyzy na dokumentach walutowych jest przechowywana w PLN. Podczas eksportu do KSeF system automatycznie przelicza tę wartość na walutę dokumentu. Pozwala to zachować zgodność z wytycznymi KSeF, które wymagają, aby wszystkie kwoty pozycji (poza podatkiem VAT) były podane w walucie, w której wystawiono fakturę.

Import faktur z KSeF

Akcyza na zaimportowanej fakturze zakupu zostanie naliczona automatycznie, jeśli towar znajdujący się na fakturze zostanie poprawnie zmapowany na towar w bazie, który na karcie posiada zdefiniowane ustawienia dotyczące akcyzy na wyroby węglowe.

Jeśli podczas importu zakładana jest nowa kartoteka towarowa, akcyza na dokumencie zakupu nie naliczy się automatycznie**