Obowiązują dwie metody obliczania wynagrodzenia zasadniczego ustalonego w stawce miesięcznej w przypadku przepracowania części miesiąca, uzależnione od rodzaju nieobecności w pracy. Określają je przepisy Rozporządzenia MPiPS z dnia 29 maja 1996 r. W sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy… (Dz.U. z 2003r., nr 230, poz.2292).
Metoda 1 – pomniejszenie o 1/30
W przypadku nieobecności spowodowanej chorobą lub innej nieobecności, za okres której przysługują świadczenia z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego, wynagrodzenie zasadnicze/miesięczne za przepracowaną część miesiąca ustala się:
- dzieląc pełne wynagrodzenie przez 30,
- i mnożąc tak otrzymaną kwotę przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim,
- następnie odejmując tak obliczone wynagrodzenie od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Powyższa metoda jest dostosowana do sposobu obliczania świadczeń za okres tych nieobecności, które wypłaca się za każdy dzień, nie wyłączając niedziel, świąt i dni wolnych od pracy.
Przykład
Pracownik ma ustalone wynagrodzenie zasadnicze/mies. 5000,00zł. W okresie 3 do 8 czerwca 2024r. przebywał na zwolnieniu lekarskim. Nieobecność trwała 6 dni kalendarzowych (proszę nie mylić z dniami roboczymi). Za taką też liczbę dni pracownik otrzymał wynagrodzenie za czas choroby. Wynagrodzenie za czas przepracowany w czerwcu 2024 zostało obliczone w następujący sposób:
(5000,00 zł : 30dni)* 6 dni = 1000 zł,
5000,00 zł – 1000,00 zł = 4000,00 zł (wynagrodzenie za pracę).
Metoda 2 – pomniejszenie proporcjonalne
Wynagrodzenie zasadnicze/miesięczne w przypadku innych nieobecności (a także w sytuacji podjęcia lub zakończenia zatrudnienia w trakcie miesiąca) ustala się przez:
- podzielenie wynagrodzenia zasadniczego/mies. przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu,
- pomnożenie tak otrzymanej kwoty przez liczbę godzin nieprzepracowanych,
- odjęcie tak obliczonej kwoty od wynagrodzenia zasadniczego przysługującego za cały miesiąc.
Przykład
Pracownik , wystąpił z wnioskiem o rozwiązanie stosunku pracy na mocy porozumienia stron z dniem 16 marca 2024. Pracownik wykonywał pracę w normach podstawowych od poniedziałku do piątku. Obliczenie wynagrodzenia:
(5000 zł : 168 godz.) x 88 godz. nieprzepracowanych = 2619,05 zł,
5000 zł – 2619,05 zł = 2380,95 zł (wynagrodzenie za pracę).
W przypadku odnotowania w Nieobecnościach absencji w pracy z różnych przyczyn, należy obliczyć pomniejszenia wynagrodzenia zasadniczego/mies. stosownie do metody obowiązującej dla poszczególnych rodzajów nieobecności, a następnie odjąć obliczone kwoty pomniejszenia od pełnego wynagrodzenia zasadniczego/mies.
Przykład
Pracownik został przyjęty do pracy 7 czerwca 2024. Pracuje w normach podstawowych od poniedziałku do piątku. Wynagrodzenie zasadnicze/mies. wynosi 5000 zł. W dniu 13.06.2024 pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym. Od 14-23.06.2024 (10 dni kalendarzowych) przebywał na zwolnieniu lekarskim z prawem do wynagrodzenia chorobowego.
Obliczenie wynagrodzenia:
Kwota pomniejszająca wynagrodzenie zasadnicze/mies. za okres nieprzepracowany z tytułu podjęcia pracy w trakcie miesiąca:
(5000 /160 godz.)* 32 godz. = 1000 zł
5000 – 1000= 4000 zł (wynagrodzenie jakie by pracownik osiągnął w czerwcu, gdyby pracował)
Kwota pomniejszająca wynagrodzenie zasadnicze/mies. za okres nieobecności – Urlop wypoczynkowy:(5000 /160 godz.)*8 godz. = 250 zł (pomniejszenie wynagrodzenia o urlop)
Kwota pomniejszenia wynagrodzenia zasadniczego/mies. za okres nieprzepracowany z tytułu zwolnienia lekarskiego:
(5000/ 30dni) * 10 dni = 1 666,67 zł.
Obliczenie wynagrodzenia zasadniczego/mies.:
4000 zł – (250 zł + 1666,67 zł) = 2083,33 zł.
W sytuacji, gdy pracownik nie przepracował ani jednego dnia pomniejszanie wynagrodzenia zasadniczego/mies. wygląda następująco:
- Oddzielnie liczone są pomniejszenia proporcjonalne,
- Oddzielnie pomniejszenia o 1/30.
Przy zbiegu nieobecności obu typów (tzn. pomniejszanych o 1/30 i proporcjonalnie np. zwolnienie chorobowe i urlop) suma oddzielnie liczonych pomniejszeń nie zawsze jest równowartością nominalnego wynagrodzenia zasadniczego/mies. Wówczas mogą zadziałać dodatkowe mechanizmy korygujące.
Sytuacja 1
Suma wyliczonych oddzielnie pomniejszeń za czas nieobecności przekracza wartość stawki zaszeregowania – tak wyliczone wynagrodzenie zasadnicze byłoby więc kwota ujemną. Wówczas następuje automatyczna korekta pomniejszenia dotyczącego ostatniej w danym miesiącu nieobecności tak, by wynagrodzenie zasadnicze było zerowe (pracownik nie może dopłacać za to, że był nieobecny).
Przykład
Pracownik ma stawkę zaszeregowania 5.000,00zł/mies.
Zwolnienie lekarskie 1-28.01.2024 (28/30)
Urlop wypoczynkowy 29-31.01.2024
Obliczenie wynagrodzenia:
(5.000,00 / 30 dni ) * 28 dni zwolnienia = 4666,67
(5.000,00 / 168 godz. ) * 24 godz. urlopu = 714,28
5.000,00 – (4666,67 + 714,28) = -380,95 daje ujemne wynagrodzenie zasadnicze. W takiej sytuacji, zadziała automatyczna korekta pomniejszenia dotyczącej ostatniej nieobecności w danym miesiącu nieobecności tak, aby wynagrodzenie zasadnicze/mies. było zerowe 0,00.
Sytuacja 2
W przypadku, gdy pracownik przez wszystkie dni robocze w miesiącu ma wprowadzoną nieobecność wynagrodzenie zasadnicze miesięczne zostanie policzone w kwocie 0,00 zł.
Przykład
Pracownik ma stawkę zaszeregowania 5000,00zł. i odnotowane nieobecności:
Zwolnienie chorobowe 2-30.09.2024
Obliczenie wynagrodzenia:
(5.000,00/30dni) * 30 dni = 4.833,33
5.000,00 – 4.833,33 = 166,67 wynagrodzenie pomniejszone o czas zwolnienia. Pracownik nie przepracował ani godziny w związku z tym suma pomniejszeń w wypłacie jest równa kwocie wynagrodzenia zasadniczego tak aby wynagrodzenie zostało policzone w kwocie 0.00