Baza wiedzy LINKSPOT › Rozwiązania dla biur rachunkowych

Wstęp i konfiguracja

Rozwiązania dla biur rachunkowych · Opublikowano 2024-10-16

Comarch ERP Optima moduł Operacje wielofirmowe został stworzony z myślą o zdecydowanym uproszczeniu pracy w biurach rachunkowych i dla doradców podatkowych, którzy potrzebują wykonać pewne seryjne operacje na wybranych bazach danych jednocześnie. Wygląd oraz sposób działania modułu Operacje wielofirmowe jest czytelny i przejrzysty. Podobnie jest z Rejestratorem Czasu Pracy, który powinien w prosty i klarowny sposób zapewnić możliwość rejestrowania oraz raportowania czasu, jaki poszczególni operatorzy poświęcili na obsługę poszczególnych klientów. Programy działają jako oddzielne aplikacje i są ściśle powiązane z systemem Comarch ERP Optima. W niniejszej instrukcji szczegółowo przedstawiono funkcje programów oraz ich powiązanie z systemem Comarch ERP Optima.

Konfiguracja programu dotyczy wszystkich firm i ma wpływ na działanie systemu Comarch ERP Optima bez względu na wybraną bazę danych. Nie jest ona uzależniona od stanowiska, na którym uruchamiany jest program, czy od pracującego aktualnie operatora, a jej ustawienia są ściśle związane z przyjętymi zasadami funkcjonowania programu w Konfiguracji programu, w gałęzi Operacje wielofirmowe, zostały zebrane parametry wykorzystywane w trakcie pracy tego modułu.

Rejestrator Czasu Pracy – należy dokonać konfiguracji zarówno w Konfiguracji programu/ Operacje wielofirmowe/ Czas pracy, jak i w Konfiguracji stanowiska/ Operacje wielofirmowe.

Konfiguracja systemu Comarch ERP Optima – gałęzie Biuro Rachunkowe w Konfiguracji Programu/Stanowiska

Atrybuty

W Konfiguracji umożliwiono definiowanie dowolnych atrybutów dla baz danych. Operowanie w module Operacje wielofirmowe na zdefiniowanych w konfiguracji atrybutach (np. adres klienta, numer telefonu) pozwoli na szybszy dostęp do informacji i poprawi organizację ich przepływu. Program posiada predefiniowane grupy atrybutów, których wybór jest dostępny po rozwinięciu listy. Poszczególne atrybuty są dostępne w ramach grup.

Atrybuty

Zdefiniowane domyślnie grupy i atrybuty przedstawia poniższa tabela:

Grupa Atrybut Uwagi
Dane firmy Adres firmy
E-mail
E-mail 2
Kod pocztowy
Miasto
Nazwa firmy
NIP
Przedstawiciel CIT Imię i nazwisko przedstawiciela CIT-8
Przedstawiciel PIT-4R Imię i nazwisko przedstawiciela PIT-4R
Przedstawiciel VAT Imię i nazwisko przedstawiciela VAT
REGON
Telefon Numer telefonu pobierany z Pieczątki firmy
Telefon 2 Numer telefonu pobierany z karty Kontrahenta
Telefon 3 Numer telefonu pobierany z karty Kontrahenta
Strona WWW Adres URL wprowadzony na karcie kontrahenta w bazie biura rachunkowego
Deklaracje CIT Data zaliczki CIT-8 Data obliczenia zaliczki
Deklaracja CIT-8 Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
Deklaracja CIT-8E Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
Kwota CIT-8 Kwota do zapłaty/zwrotu
Okres zaliczek CIT-8 Miesięcznie/Kwartalnie
Zaliczka CIT-8 Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracja CIT-10Z Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
Deklaracje Intrastat Data Intrastat Data obliczenia deklaracji
Deklaracja Intrastat Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracje PIT Data PIT‑4R Data obliczenia zaliczki
Data PIT-8AR Data obliczenia podatku
Deklaracja PIT-28 Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
Deklaracja PIT-36 Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
Deklaracja PIT-36L Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
Deklaracja PIT-4R Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
Deklaracja PIT-8AR Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
Kwota PIT-36/PIT-36L Kwota do zapłaty/zwrotu na deklaracji – suma obliczona na podstawie wszystkich wyliczonych deklaracji dla wspólników
Kwota PIT-4R Kwota do zapłaty/zwrotu
Kwota PIT-8AR Kwota obliczonego podatku
PIT‑36 do policz. Liczba zaliczek, które mają być w danym miesiącu policzone/nie dotyczy
PIT‑36 policzone Liczba zaliczek policzonych/nie dotyczy
PIT‑36L do policz. Liczba zaliczek, które mają być w danym miesiącu policzone/nie dotyczy
PIT‑36L policzone Liczba zaliczek policzonych/nie dotyczy
Podatek PIT-8AR Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Zaliczka PIT‑4R Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracje VAT Data VAT-27 Data obliczenia deklaracji
Data VAT-7 Data obliczenia deklaracji
Data VAT-8 Data obliczenia deklaracji
Data VAT‑9M Data obliczenia deklaracji
Data VAT-UE Data obliczenia deklaracji
Deklaracja VAT-27 Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracja VAT-7 Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracja VAT-8 Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracja VAT-9M Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracja VAT-UE Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Kwota VAT-7 Kwota do zapłaty/do zwrotu na VAT-7
Kwota VAT-8 Kwota do zapłaty na VAT-8
Kwota VAT-9M Kwota do zapłaty na VAT-9M
Metoda VAT Zwykła/Kasowa
Okres VAT-27 Miesięcznie/Kwartalnie
Okres VAT-7 Miesięcznie/Kwartalnie
Okres VAT-UE Miesięcznie/Kwartalnie
Płatnik VAT Tak/Nie
Składa VAT-8 Tak/Nie
Składa VAT-9M Tak/Nie
Składa VAT-UE Tak/Nie
Deklaracja ZUS DRA Kwota ZUS DRA Suma kwot płatności z deklaracji ZUS DRA
ZUS DRA do policz. Liczba deklaracji ZUS DRA jaka powinna zostać policzona we wskazanym miesiącu w danej bazie
ZUS DRA policzone Liczba obliczonych deklaracji ZUS DRA dla pracowników oraz właścicieli we wskazanym miesiącu w danej bazie
JPK Data JPK_VAT/JPK_V7 Data utworzenia pliku JPK_VAT/JPK_V7
Plik JPK_VAT/JPK_V7 Plik JPK_VAT/JPK_V7 wysłany Tak/Nie
Składa JPK_V7 Tak/Nie
Ogólne Akronim Kod kontrahenta pobrany z karty kontrahenta w bazie firmowej Biura Rachunkowego
Czy biuro zamknęło miesiąc? Tak/Nie
Czy dostarczono dokumenty? Dostarczono/Nie dostarczono/Niekompletne
Czy klient zamknął miesiąc? Tak/Nie
Firma wielozakładowa Tak/Nie dotyczy
Notatki
Operator Kod operatora
Opiekun kadrowo-płacowy Imię i nazwisko opiekuna kadrowo-płacowego
Opiekun księgowy Imię i nazwisko opiekuna księgowego
Osoba do kontaktu Imię i nazwisko osoby do kontaktu
Rodzaj księgowości KH/KPiR/Ryczałt
Status klienta VIP/Zwyczajny
Stawka za usługi księgowe
Wersja bazy danych
Parametry firm Składka wypadkowa Wartość procentowa
Stawka podatku CIT Wartość procentowa
Płace i Kadry Aktywni właściciele Liczba aktywnych właścicieli i osób współpracujących
Wypłaty właścicieli Liczba naliczonych wypłat właścicieli i osób współpracujących
Ryczałt Kwota ryczałtu Kwota do zapłaty/zwrotu na zaliczce - suma obliczona na podstawie wszystkich wyliczonych zaliczek dla wspólników
Ryczałt do policzenia Liczba zaliczek, które mają być w danym miesiącu policzone/nie dotyczy
Ryczałt policzony Liczba zaliczek policzonych/nie dotyczy
Środki trwałe Ilość środków trwałych i WNIP Liczba środków trwałych i wnip w użyciu
Wygenerowane odpisy Naliczone odpisy amortyzacyjne dla środków trwałych i wnip
Urzędy Urząd Skarbowy dla JPK_V7, VAT-8, VAT-9M, VAT-UE
Urząd Skarbowy dla PIT-4R, CIT-8

Jeśli dany atrybut nie dotyczy danego rodzaju księgowości (np. zaliczki CIT-8 nie przelicza się dla Księgi Podatkowej), wtedy w polu dla danego atrybutu pojawi się informacja nie dotyczy.

Uwaga

Predefiniowanych, systemowych grup i atrybutów nie można usuwać, zmieniać. Jedynym aktywnym polem na formularzu takiego atrybutu jest parametr Nieaktywny.

Formularz klasy atrybutów zawiera następujące elementy:

Formularz atrybutu

Formularz atrybutu typu lista, zakładka Pozycje listy

Formularz atrybutu typu Lista SQL, SQL – Konfiguracja, SQL – Firma, SQL – BazaBR, zakładka na wpisanie zapytania SQL

Przykłady atrybutów wg typów

Lista SQL (na ten moment są to wyłącznie listy pomocnicze pobierane z bazy konfiguracyjnej):

Select Ope_Kod From CDN.Operatorzy

Select WNa_Symbol From CDN.WalNazwy

Select WKu_Nazwa From CDN.WalKursy

Select Sta_Nazwa From CDN.StanowiskaKomp

SQL – Konfiguracja (odwoływanie się do pojedynczych danych – w sensie pojedynczy wiersz, a nie lista – zapisanych w bazie konfiguracyjnej):

SQL – Firma są to wszystkie atrybuty „buforowane”. Najbardziej typowe zastosowanie to wyciąganie różnych informacji z konfiguracji firmy – wtedy można skorzystać z funkcji CDN.Konfiguracja, przy czym trzeba wiedzieć, gdzie w bazie zapisana jest dana informacja.

Funkcja ma cztery parametry:

Jeśli chcemy uzyskać informację, czy w bazie jest ustawiona praca rozproszona, trzeba najpierw ustalić, że ta informacja jest zapisana w tabeli Firma, na wierszu o numerze 1470 i przyjmuje wartości:

Wyrażenie będzie wyglądać tak:

Case CDN.Konfiguracja(1, '1470′, 0, 0) When '1′ Then 'BRAK’ When '2′ Then 'DZ. HANDLOWY’ When '3′ Then 'KSIĘGOWOŚĆ’ When '4′ Then 'ODDZIAŁ XL’ End

Można też odwoływać się do innych danych np. księgowych, z tym, że w tym przypadku należy uważać, bo duża ilość atrybutów tego typu lub ich nieprawidłowa konstrukcja może mieć wpływ na wydajność.

Ciekawy może być atrybut pokazujący, czy w dzienniku w danym miesiącu znajdują się jakieś zapisy w buforze:

Case When Exists (Select * From CDN.DekretyNag Where DeN_Bufor=1 And Year(DeN_DataDok)=@Rok And Month(DeN_DataDok)=@Miesiac) Then 'JEST BUFOR’ Else 'NIE MA BUFORA’ End

SQL – BazaBR – w przypadku, gdy baza danych jest powiązana z kartą kontrahenta w bazie firmowej Biura rachunkowego, za pomocą tego typu atrybutu można pobrać dane z karty kontrahenta:

Czas pracy

Zawiera listę sesji, które z tego poziomu mogą być przeglądane oraz ręcznie modyfikowane. Ponieważ lista ma służyć do korygowania wpisów, a nie ich analizowania (do tego są raporty dostępne w Operacjach wielofirmowych), będzie zawsze przeglądana w kontekście konkretnego operatora. Listę można zawęzić do wybranego zakresu dat.

Parametr Ukryj zapisy z czasem pracy poniżej 1 minutyjest domyślnie zawsze zaznaczony. Parametr jest aktywny dla każdego operatora. Jeśli parametr jest zaznaczony to wszystkie wpisy, które mają tę samą datę i godzinę są ukryte. Odznaczenie parametru powoduje, że wyświetlane są wpisy z tą samą datą i godziną rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy – czyli np. wszystkie przelogowania między bazami (jeśli nastąpiły w okresie krótszym niż 1 minuta) lub operacje seryjne z BR.

Lista posiada następujące kolumny:

Czas pracy w Konfiguracji programu

Dostępne są standardowe przyciski:

Dodaj  – umożliwia dodanie sesji

Zmień – pozwala na edycję zapisanej wcześniej sesji

Usuń – służy do usuwania zbędnych, nieprawidłowych sesji

Zamknij – zamyka konfigurację.

Przy dodaniu lub modyfikacji sesji pojawia się formularz zatytułowany Czas pracy, który zawiera pola:

Dostępne są również przyciski: Zachowaj zmiany   oraz Anuluj zmiany .

Grupy Atrybutów

Ustalenie grup pozwoli na czytelne usystematyzowanie wprowadzonych atrybutów. Istnieje możliwość wprowadzenia, edycji, usunięcia nowych grup atrybutów. Grupy predefiniowane nie mogą zostać usunięte. Program nie pozwoli na usunięcie grupy, jeśli w ramach niej są zapisane atrybuty. Należy najpierw usunąć atrybut, a następnie grupę.

Grupy atrybutów w Konfiguracji programu

Kategorie czasu pracy

Ta część Konfiguracji obejmuje definiowanie kategorii czasu pracy. Kategorie określają, jakiego rodzaju czynność wykonuje użytkownik. Ponieważ na formularzu Czasu pracy kategoria jest polem wymaganym, domyślnie do systemu dodawana jest kategoria Ogólna. Dla każdej kategorii użytkownik określa kod, nazwę (opis) oraz stawkę godzinową, z których polem wymaganym jest Kod.

Kategorie czasu pracy w Konfiguracji programu

Dzięki prawidłowo zdefiniowanym kategoriom jest możliwe wykonywanie raportów uwzględniających koszty pracy w zależności od rodzaju wykonywanej czynności.

Parametry

Biura rachunkowe zapisują wiele informacji o swoich Klientach w bazie danych, która jest bazą firmową Biura. Na kartach kontrahentów znajduje się szereg informacji typu adres e-mail, strona www, numery telefonów, dlatego też Użytkownik ma możliwość wskazania, która z baz danych jest bazą firmową Biura Rachunkowego.

Przycisk Firma wyświetla listę firm, które są podpięte do danej bazy konfiguracyjnej. Na liście firm działa lokator ograniczający, aby możliwe było szybkie przejście kursorem do bazy zaczynającej się od zadanego ciągu znaków.

W sytuacji, gdy użytkownik będzie chciał usunąć bazę ustawioną, jako baza firmowa Biura Rachunkowego, wówczas program poinformuje o tym komunikatem: „Baza [nazwa bazy] jest bazą firmową Biura rachunkowego. Czy na pewno usunąć bazę z listy baz?”.

Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – w polu tym istnieje możliwość wpisania symbolu rejestru VAT zakupu, do którego w firmie Klienta przeniesione zostaną faktury wystawione w bazie biura rachunkowego. Domyślnie widnieje symbol ZAKUP. Jeżeli użytkownik pozostawi to pole puste to faktury przeniesione zostaną do bazy Klienta do rejestru o symbolu ZAKUP.

Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – parametr domyślnie odznaczony. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne przenoszenie faktur po ich zatwierdzeniu do rejestru VAT zakupu w firmie Klienta o symbolu wpisanym w polu Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Jeżeli w firmie Klienta rejestr o takim symbolu nie istnieje, jest on automatycznie dodawany.

Zakończ pracę aplikacji RCP po minutach bezczynności.Domyślnie ustawiony jest czas bezczynności na 60 minut (1 godzinę) i dotyczy wszystkich użytkowników Comarch ERP Optima i modułu Operacje wielofirmowe. Parametr o zmianie czasu bezczynności możliwy jest do zmiany tylko dla operatora o statusie administratora. Każdy inny operator widzi parametr ale nie ma możliwości jego modyfikacji. Działanie parametru jest następujące: jeśli w ciągu godziny nie będzie aktywności operatora w programie to w konfiguracji w zakładce Czas pracy czas zakończenia zapisywany jest jako ostatni czas aktywności operatora zarejestrowany w programie.

Jednoczesna konwersja baz danych – funkcja pozwala konwertować określoną ilość baz równolegle w zależności od wyboru jednego z dwóch poniższych parametrów.

W momencie przeprowadzania w Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe konwersji kilku baz równolegle  na oknie wyświetlają się informacje o postępach konwersji oraz statusach konwertowanych baz.

Katalog dla kopii bezpieczeństwa baz danych – program nie wykona archiwizacji ani konwersji z poziomu modułu Operacje Wielofirmowe, jeśli pole to nie zostanie prawidłowo uzupełnione. Ikona  Wybór katalogu pozwoli na wybranie odpowiedniego miejsca dla archiwizacji i podanie ścieżki do tego katalogu.

Katalog IBARD do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnionych w BI Point – w tym polu istnieje możliwość wskazania folderu w IBARD służącego do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnianych w BI Point. Plik z wydrukiem udostępniany do BI Point jest zapisywany w archiwum wydruków na IBARD i udostępniany Klientowi Biura Rachunkowego.

Parametry w Konfiguracji programu

Konfiguracja firmy

Operator, który na swojej karcie ma zaznaczony moduł Operacje wielofirmowe, w zakładce Start/ Konfiguracja/ Firma ma dostęp do gałęzi Operacje wielofirmowe/ Parametry.

Parametry w Konfiguracji firmy zakładka Operacje wielofirmowe

W gałęzi tej dostępne są dwa parametry możliwe do zaznaczenia.

Uwaga

W sytuacji zawieszenia działalności gospodarczej, gdy wartość udziałów wspólnika wynosi 0 ale wyliczono dla niego indywidualną deklarację DRA, to mimo wszystko zostanie wysłana wiadomość mailowa z załącznikiem o podatkach.

Wiadomość z załącznikiem wysyłana jest zawsze na adres mailowy odczytany z ostatniego zapisu historycznego właściciela.

W sytuacji, gdy zaznaczona jest opcja Adres właściciela z zakładki Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa pobierana jest informacja o tym, które deklaracje z płatnościami są wyliczane w danej firmie. Każdy z właścicieli / współwłaścicieli dostaje informację o swoich podatkach i składkach ZUS (dotyczy PIT i DRA) oraz informacje o podatkach firmy.

W przypadku wysyłania wiadomości na wskazany adres w załączniku pojawią się informacje o wszystkich zaznaczonych w Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa zaliczkach/deklaracjach, również te dotyczące właścicieli.

Zaznaczenie obu parametrów w konfiguracji skutkuje tym, że na adres właściciela/właścicieli oraz na wskazane adresy zostaną wysłanie informacje o płatnościach do urzędów skarbowych oraz ZUS.

W przypadku, gdy tworzona jest nowa baza danych w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Biuro Rachunkowe/ Parametry automatycznie zaznaczany jest parametr Adres właściciela.

W przypadku konwersji bazy danych weryfikowany jest rodzaj księgowości i czy w Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa zaznaczono CIT-8.

Jeśli w konwertowanej bazie ustawiony jest rodzaj księgowości jako Księgowość kontowa oraz zaznaczono deklarację CIT-8 to po konwersji w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Biuro Rachunkowe/ Parametry automatycznie zaznaczany jest parametr Wskazany adres i uzupełniany jest adres e-mail z pieczątki firmy (Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy). W pozostałych przypadkach automatycznie zaznaczany jest parametr Adres właściciela.

W Konfiguracji firmy/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa jest dostępna lista wszystkich dostępnych w programie deklaracji, możliwość wyboru urzędu, do którego składana jest deklaracja oraz typ dokumentu dla płatności deklaracji i forma płatności. Gałąź jest widoczna tylko wtedy, gdy użytkownik korzysta z któregoś z modułów: KP, KH, KHP, KiP, KiP, HA lub HAP. Przy zakładaniu nowej bazy lub konwersji, domyślnie zaznaczane są wszystkie parametry i do użytkownika należy ewentualne odznaczenie deklaracji, które nie są składane.

Parametry w Konfiguracji firmy zakladka Deklaracje i pełnomocnictwa

Odznaczenie którejś z deklaracji spowoduje, że zniknie możliwość wygenerowania deklaracji w samym programie, a w module Operacje wielofirmowe przy predefiniowanych atrybutach pojawi się informacja Nie dotyczy. Natomiast na raporcie „Podatki do zapłaty” zostaną wyświetlone tylko te deklaracje i zaliczki, które podatnik składa, bazując na parametrach z Konfiguracji firmy. Dotyczy to deklaracji: DRA, PIT‑8AR, VAT-7, VAT-8, VAT-UE, VAT-9M, VAT-27,CUK-1, AKC-WW, VIU-DO zaliczek: CIT-8, PIT-4R, PIT-36, PIT-36L oraz pliku JPK_V7.

Konfiguracja Stanowiska

W Konfiguracji stanowiska/ Operacje wielofirmowe/ Parametry są dostępne następujące parametry:

Parametry w Konfiguracji stanowiska

Operatorzy

W konfiguracji programu Comarch ERP Optima istnieje możliwość dopisywania nowych operatorów oraz modyfikowania istniejących kart.

Aby operator mógł prawidłowo pracować w module Operacje wielofirmowe, powinien mieć na karcie operatora zaznaczony moduł Operacje wielofirmowe. W przypadku operatora typu Administrator zaznaczenie modułu Biuro Rachunkowe w konfiguracji operatora nie jest wymagane.

W module Operacje wielofirmowe nie ma możliwości zarejestrowania operatora, którego konto zostało zablokowane, czyli podobnie jak w przypadku standardowej wersji programu.

Na karcie operatora dostępna jest zakładka Blokady atrybutów, gdzie w formie „drzewa” widoczne są wszystkie atrybuty z podziałem na grupy i możliwością ustawienia blokady na:

+ Mam problem z tym tematem Otwórz w portalu bazy wiedzy »