Konfiguracja programu
W momencie otwierania nowej bazy tworzona jest domyślna konfiguracja umożliwiająca współpracę modułu księgowego z modułem Kasa/ Bank.
Przed rozpoczęciem generowania płatności do zapisów w module księgowym należy jednak skontrolować taką konfigurację programu. z poziomu Konfiguracji firmy/ Księgowość otwieramy opcję Płatności do rejestru VAT. z tego poziomu ustalamy:
- Typ dokumentu dla rejestru sprzedaży – oprócz standardowych typów dokumentów w klasie Wpłata warto utworzyć odrębny typ dla zapisów pochodzących bezpośrednio z rejestrów VAT sprzedaży. Przypomnijmy, że dla każdego typu dokumentu ustalany jest odrębny schemat numeracji.
Przykład
Dla wpłat i związanych z rejestrem VAT sprzedaży tworzymy odrębny typ RVS, dla którego schemat numeracji składa się z typu dokumentu, numeru i roku kalendarzowego – RVS/0001/2010, RVS/1234/2010.
- Typ dokumentu dla rejestru zakupów – również ze względu na odrębną numerację warto założyć odrębny typ w klasie Wypłata dla zapisów pochodzących z rejestrów VAT zakupów.
Przykład
Dla wypłat związanych z rejestrem VAT tworzymy odrębny typ RVZ, dla którego schemat numeracji składa się z typu dokumentu, numeru i roku kalendarzowego – RVZ/0001/2010, RV/1234/2010.
- Forma płatności dla wpłat częściowych – jeśli zdarzy się, że faktura, pomimo że płatna np. przelewem, jest już częściowo zapłacona, warto tak skonfigurować program, by informacje o tych wpłatach częściowych trafiały do odrębnego rejestru kasowego/ bankowego. Najprościej jest to rozwiązać przy pomocy odrębnej formy płatności, którą powiążemy z osobnym rejestrem kasowym/ bankowym.
Forma ta będzie wykorzystywana jedynie podczas ręcznego generowania płatności dla zapisów pochodzących z wersji wcześniejszej niż 2.00.1, gdzie nie było możliwości automatycznego tworzenia zapisów w Kasie/Banku. Dla zapisów z wersji późniejszych istnieje możliwość dowolnego ustalenia płatności w tabeli płatności.
Uwaga
W przypadku generowania płatności dla zapisu w rejestrze VAT – numer dokumentu źródłowego (z pola Dokument na zapisie w rejestrze VAT) przepisywany jest automatycznie:
- w pole Numer na zdarzeniu w Preliminarzu
- w pole Opis na zapisie kasowym (na kwitku KP/KW drukowany jest w polu Za co).
Konfiguracja programu/ Kasa i Bank/ Parametry
W konfiguracji modułu Kasa/Bank znajduje się parametr decydujący o współpracy z Rejestrami VAT: Automatyczna rejestracja kasy dla Rejestrów VAT. Decyduje on o tym, czy w przypadku zapisów wprowadzanych bezpośrednio dla rejestrów VAT (ręcznie lub za pomocą usługi Comarch OCR) płatnych gotówką powinien być automatycznie wprowadzany zapis kasowy do raportu kasowego. Jeżeli:
- Parametr jest zaznaczony – w chwili zatwierdzania zapisu płatnego gotówką:
- automatycznie tworzony jest zapis kasowy,
- w Preliminarzu pojawia się zdarzenie na kwotę wpłaty o statusie rozliczony całkowicie,
- zapis w rejestrze jest automatycznie rozliczony ze zdarzeniem w Preliminarzu.
- Parametr jest niezaznaczony – w chwili zatwierdzania zapisu płatnego gotówką w rejestrze VAT:
- nie jest generowany zapis w raporcie kasowym,
- w Preliminarzu pojawia się zdarzenie ze statusem nierozliczone,
- rozliczenie musi zostać wykonane „ręcznie” w chwili wprowadzenia do raportu kasowego/ bankowego odpowiedniego zapisu.
W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry znajduje się parametr Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych. Jeżeli parametr ten zostanie zaznaczony, to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja – KP dla zapisów typu przychód, KW dla zapisów typu rozchód. Seria dla schematu numeracji pobierana jest z rejestru kasowego/bankowego,, tak jak przy „ręcznym” dodawaniu KP/KW.
Konfiguracja programu/Księgowość/ Parametry
W tym miejscu znajduje się parametr Generowanie płatności dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych. Jego zaznaczenie spowoduje, że podczas dodawania zapisów na konta rozrachunkowe, bezpośrednio w dziennikach księgowych, użytkownik będzie miał możliwość automatycznego generowania płatności w Preliminarzu przy zapisaniu „ręcznego PK”.
Współpraca z Rejestrami VAT
Współpraca z rejestrami VAT zależy przede wszystkim od ustawienia parametru dotyczącego automatycznego generowania kasy dla zapisów w rejestrze (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Parametry). Rozróżnić trzeba kilka przypadków:
Zapis w rejestrze VAT z odroczonym terminem płatności:
- po zatwierdzeniu zapisu powstaje zdarzenie w Preliminarzu płatności ze statusem nierozliczone – do realizacji,
- jeśli zmieniona zostanie kwota w rejestrze VAT – zmianie ulega również kwota na zdarzeniu w Preliminarzu.
Zapis w rejestrze VAT rozliczony przez użytkownika:
- dopóki dokument w rejestrze VAT nie jest rozliczony, nie ma ograniczeń co do wprowadzanych na nim zmian,
- jeśli dokument został już rozliczony przez użytkownika z poziomu modułu Kasa/Bank, wtedy:
- zmiana kwoty jest możliwa w takim zakresie, że kwota dokumentu nie może być mniejsza niż kwota już rozliczona,
Uwaga
Powyższe ograniczenie nie dotyczy dokumentów, do których zapis kasowy powstał automatycznie w chwili ich zatwierdzenia..
- w przypadku zmiany kontrahenta – zmieniony zostaje kontrahent na zdarzeniu w Preliminarzu, natomiast na zapisie kasowym pozostaje bez zmian.
Zapis w rejestrze VAT płatny gotówką (parametr nieaktywny):
- po zatwierdzeniu zapisu powstaje zdarzenie w Preliminarzu Płatności ze statusem nierozliczone – do realizacji, podobnie jak w przypadku płatności z odroczonym terminem,
- jeśli zmienione zostaną dane na dokumencie w rejestrze VAT – zmianie ulegają również dane na zdarzeniu w Preliminarzu.
Zapis w rejestrze VAT płatny gotówką (parametr aktywny)
- Po zatwierdzeniu zapisu w rejestrze VAT automatycznie generowany jest zapis w Kasie/Banku
- Numer zapisu kasowego jest nadany zgodnie ze schematem zdefiniowanym w Konfiguracja programu/ Księgowość/ Płatności do rejestru VAT. Jako numer obcy wpisywany jest numer z dokumentu w rejestrze VAT.
- Warunkiem jest otwarty raport obejmujący datę z jaką ma powstać zapis kasowy. Jeżeli dla danego rejestru nie ma jeszcze raportu za odpowiedni okres, przy zapisywaniu takiego dokumentu w rejestrze VAT pojawia się pytanie Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport?. Po zaakceptowaniu odpowiedni raport zostaje otworzony.
- W Preliminarzu powstaje zdarzenie, które jest automatycznie rozliczane z zapisem kasowym.
- Zmiany na dokumencie w rejestrze VAT są wtedy ograniczone:
- jeśli raport kasowy, w którym powstał zapis, jest otwarty – zmiana jest możliwa. W chwili zmiany informacji na dokumencie w rejestrze VAT zmiany są automatycznie wprowadzane na skojarzonym zdarzeniu w Preliminarzu i zapisie w rejestrze kasowym
- jeśli raport, w którym powstał zapis, jest zamknięty – program pozwala na zmianę jedynie takich pól jak: data deklaracji VAT-7, czy rodzaj transakcji. Inne zmiany są możliwe jedynie po otwarciu raportu kasowego.
Informacje dodatkowe:
W przypadku importu zapisów z programów Comarch ERP Klasyka należy pamiętać, że podczas importu pomijana jest informacja o wpłatach częściowych. Całość kwoty deklarowana jest odpowiednio do zapłaty w formie zadeklarowanej na dokumencie w programie Comarch ERP Klasyka. Informacje o wpłatach częściowych powinny zostać uzupełnione „ręcznie”.
Przykład
Na fakturze w programie Firma++ jako formę płatności wybrano przelew, jednak częściowo zapłacono ją gotówką. W chwili importu w rejestrach VAT dokument pojawi się w całości płatny przelewem w terminie określonym na dokumencie w FPP.
W przypadku importu zapisów z programów Comarch ERP Klasyka dla zapisów płatnych gotówką automatycznie proponowana jest forma płatności gotówka predefiniowana w programie. Jest to ważne ze względu na rejestr kasowy skojarzony z tą formą płatności (w chwili zatwierdzenia dokumentu będą do niego trafiać zapisy kasowe).
Jeśli faktura jest wystawiana z poziomu modułu sprzedaży systemu Comarch ERP Optima – to w chwili jej zatwierdzenia automatycznie tworzone jest zdarzenie w Preliminarzu oraz zapis kasowy, które zostają ze sobą rozliczone. Dlatego po przeniesieniu takiej faktury do rejestru VAT program nie generuje ponownie płatności.
Daty zapisów i terminy płatności w Rejestrach VAT
W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów istnieje możliwość ustalenia parametrów, które odpowiadają za daty dla zapisów kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. Parametry są wykorzystywane podczas rejestrowania dokumentów w Rejestrach VAT.
W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności:
- FA, PA – termin może być wyliczany od daty wystawienia lub daty sprzedaży. Parametr jest wykorzystywany podczas wprowadzania dokumentów do Rejestrów VAT (oraz wystawiania faktur i paragonów w module Faktury).
- FZ – w przypadku faktur kosztowych wprowadzanych w Rejestrach VAT termin płatności może być wyliczany od daty wpływu, daty wystawienia lub daty zakupu. Warto pamiętać, że parametr jest również wykorzystywany podczas wprowadzania faktur zakupu w module Faktury.
W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW, istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany:
Data zapisu kasowego przy zapisie FA – zapis KP, tworzony automatycznie w chwili zatwierdzania faktury sprzedaży, może być generowany z datą wystawienia faktury lub z datą sprzedaży.
Oprócz faktur sprzedaży parametr obowiązuje również podczas wprowadzania zapisów w Rejestrze VAT sprzedaży. Należy pamiętać, że zapisy KP i KW są automatycznie tworzone w raportach kasowych tylko wtedy, gdy w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry aktywny jest parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT. Jeśli parametr będzie odznaczony – wprowadzenie dokumentu w rejestrze VAT zawsze spowoduje powstanie planowanej płatności w Preliminarzu (niezależnie od formy i terminu płatności).
Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – zapis KW tworzony w chwili zatwierdzania faktury zakupu może być generowany z datą wpływu, datą wystawienia dokumentu lub datą zakupu.
Podobnie jak w przypadku Faktur Sprzedaży – aktywny powinien być parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT.
Data zdarzenia w Preliminarzu dla FZ – parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze użytkownik (data wpływu, data zakupu, data wystawienia) – jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na fakturę kosztową.
Data zdarzenia w Preliminarzu dla FS/WKA, PA – parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze użytkownik (data wystawienia, data sprzedaży) – jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na fakturę przychodową.
Uwaga
Dla wszystkich dokumentów istnieje możliwość takiego ustawienia, by zapis kasowy był zawsze generowany z datą obowiązującą podczas wyliczania terminu płatności. Takie ustawienie parametru zapobiega sytuacji, gdy termin płatności widoczny na dokumencie jest inny (wyliczany np. wg daty wystawienia), natomiast zapis KP tworzony jest z inną datą (np. sprzedaży).
Współpraca z Ewidencją dodatkową
Współpraca przebiega w sposób analogiczny jak w przypadku Rejestrów VAT, z małymi wyjątkami:
- O automatycznym tworzeniu zapisu kasowego dla dokumentu płatnego gotówką decyduje parametr w Konfiguracji programu/ Kasa i Bank/ Parametry: Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej.
- Zapis kasowy, który powstaje automatycznie w chwili zatwierdzenia dokumentu w Ewidencji dodatkowej ma numer zgodny z numerem dokumentu.
Pozostałe zasady są takie same jak w przypadku Rejestrów VAT.
Daty zapisów i terminy płatności w Ewidencji dodatkowej
W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów można ustalić parametry, które odpowiadają za daty na zapisach kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu.
W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności:
Ew. dodatkowa – podczas wprowadzania zapisów w Ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów istnieje możliwość takiej konfiguracji programu, by termin płatności był liczony od daty wystawienia, daty operacji lub daty zapisu.
W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW, istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany. Odpowiada za to ustawienie parametru Data zapisu kasowego dla ewidencji dodatkowej. Dokument KP/ KW generowany podczas zatwierdzania dokumentu w Ewidencji dodatkowej przychodów/ kosztów może być tworzony w raporcie z datą wystawienia, datą zapisu lub datą operacji.
Należy pamiętać, że powstanie płatności dla zapisu wprowadzonego w Ewidencji dodatkowej jest uzależnione od zaznaczenia parametru Generowanie płatności podczas wprowadzania dokumentu (bezpośrednio na formularzu). Jeśli parametr jest aktywny – w chwili zatwierdzania dokumentu powstanie zapis w Kasie/Banku, jeśli nie jest aktywny – zapisanie dokumentu nie będzie miało żadnych konsekwencji w module kasowym.
Uwaga
Dla wszystkich dokumentów istnieje możliwość takiego ustawienia, by zapis kasowy był zawsze generowany z datą obowiązującą podczas wyliczania terminu płatności. Takie ustawienie parametru zapobiega sytuacji, gdy termin płatności widoczny na dokumencie jest inny (wyliczany np. wg daty wystawienia), natomiast zapis KP tworzony jest z inną datą (np. sprzedaży).
Powiązanie dekretów księgowych z Preliminarzem
W programie istnieje możliwość generowania płatności w Preliminarzu podczas dodawania dekretów księgowych na konta rozrachunkowe. Jeżeli użytkownik wybierze na formularzu pozycji zapisu księgowego opcję Generowanie płatności, wówczas w Preliminarzu powstaje płatność dla kontrahenta wskazanego na zapisie księgowym wg następujących zasad:
- Definicja dokumentu – jeśli księgowanie jest na stronę Wn i kwota jest dodatnia lub księgowanie jest na stronę Ma i kwota jest ujemna, pobieramy z konfiguracji domyślny typ dokumentu KP, w przeciwnym wypadku pobieramy domyślny typ dokumentu KW.
- Podmiot dla kont rozrachunkowych słownikowych pobierany jest ze słownika konta, dla kont rozrachunkowych niesłownikowych w pierwszej kolejności ze słownika konta, jeżeli jest ono nie uzupełnione, to z nagłówka PK, w innym przypadku jest ustawiany kontrahent !Nieokreślony!.
- Rejestr pobierany jest na podstawie formy płatności (z uwzględnieniem księgowań walutowych).
- Kwota, waluta, typ kursu, kurs, kategoria, numer obcy, data, forma płatności, termin – pobierane są z elementu dekretu.
- Status – ustawiany jest jako Nie rozliczono.
- Dopuszczalna zwłoka – na podstawie informacji z karty kontrahenta.
- Stan – do realizacji.
Generowanie płatności dla dokumentów bilansu otwarcia
Podobnie jak w przypadku dekretów księgowych wprowadzanych w dziennikach księgowych, również w przypadku wprowadzania dokumentu BO istnieje możliwość generowania zdarzeń w Preliminarzu Płatności. Aby skorzystać z takiej możliwości, w pierwszej kolejności powinno zostać zaznaczone pole Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych, znajdujące się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa.
Następnie, dodając nową pozycję na Dokumencie BO, należy skorzystać z opcji Dodanie pozycji przez formularz.
Na formularzu pozycji zapisu księgowego konieczne jest:
- Wypełnienie konta kontrahenta, dla którego zostanie wygenerowana płatność w Preliminarzu,
- Zaznaczenie pola Generowanie płatności,
- Określenie formy płatności i przewidywanego terminu realizacji płatności.
Pozycja dokumentu BO z generowaniem płatności
W momencie zapisywania dokumentu BO, w Preliminarzu dodane zostanie automatycznie nowe zdarzenie, na którym jako konto przeciwstawne pojawi się konto z pozycji BO. Umożliwi to łatwiejszą kontrolę kwot znajdujących się w Preliminarzu oraz na Bilansie otwarcia.
Sposób generowania płatności jest analogiczny jak w przypadku Generowania płatności dla dekretów „ręcznych”.
Automatyczne rozliczenia i rozrachunki
W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa dostępny jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Po jego zaznaczeniu będą automatycznie łączone rozliczenia prowadzone w module Kasa/Bank z rozrachunkami dokonywanymi na kontach księgowych w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus.
Rozliczenie w module Kasa/Bank skutkować będzie rozrachunkiem w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus i analogicznie rozrachunek w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus skutkować będzie rozliczeniem w module Kasa/Bank.
W celu ułatwienia sprawdzania jakie rozliczenia są powiązane z którymi rozrachunkami, w menu głównym z poziomu Listy zapisów kasowych/bankowych, Preliminarza płatności, formularza zapisu kasowego/bankowego i formularza płatności dostępna jest ikona 
odwołująca do Listy rozrachunków związanych z rozliczeniami.
Dokładniejszy opis funkcjonalności dostępny jest tutaj.
Wielozakładowość
W przypadku firm wielozakładowych (z wybranym w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry rodzajem księgowości: Księga Podatkowa i zaznaczonym parametrem Firma wielozakładowa na niektórych formularzach jest możliwość przypisania zakładu.
Na liście różnic kursowych, różnic kursowych magazynu walut oraz delegacji w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) dostępna jest opcja Ustaw zakład. Opcja ta jest dostępna również na liście zapisów kasowych/bankowych zarówno w menu kontekstowym, jak i pod ikoną operacji seryjnych. Opcja Ustaw zakład umożliwia seryjne przypisanie/zmianę zakładu na zaznaczonych i niezaksięgowanych dokumentach.
Podczas dodawania nowego zapisu kasowego/bankowego podpowiadany jest zakład domyślny. Jeżeli zapis powstanie podczas pojedynczego lub seryjnego rozliczania w Preliminarzu płatności wygenerowanej do dokumentu źródłowego, to na formularz zapisu przenosi się zakład wybrany na dokumencie źródłowym. Jeśli płatność nie posiada dokumentu źródłowego to na zapis trafia zakład domyślny.
W przypadku rozliczeń seryjnych zbiorczych pole dotyczące zakładu pozostaje puste.
W przypadku wykorzystanie opcji Rozlicz dostępnej na liście faktur w module Handel zapis wygenerowany zostanie na zakład domyślny.
Jeżeli zapis kasowy powstanie automatycznie do dokumentu w Rejestrze VAT, Ewidencji dodatkowej lub listy wynagrodzeń to na formularz zapisu przeniesie się zakład wybrany na dokumencie źródłowym.
Dokładniejszy opis funkcjonalności dostępny jest w podręczniku do modułu Księga Handlowa.