Schematy księgowań dla dokumentów wprowadzonych bezpośrednio do Rejestru VAT

Dokumentom wprowadzanym bezpośrednio do Rejestru VAT przypisano typy schematów: Rejestr Sprzedaży VAT oraz Rejestr Zakupu VAT. Automatyczne księgowanie dokumentów odbywa się w miejscu ich powstania, za pośrednictwem mechanizmów nazywanych Schematami Księgowymi. Wyjątkiem są faktury VAT wprowadzone w module Faktury, które po zaznaczeniu parametru Księgowanie faktur VAT poprzez rejestr VAT w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa mogą być zaksięgowane z poziomu Rejestrów VAT. Jeśli użytkownik nie korzysta z tego parametru, a korzysta z modułów Faktury oraz Handel, schematy tego typu będą dotyczyć jedynie faktur kosztowych oraz faktur dokumentujących zakup środka trwałego, ponieważ faktur związanych z tego rodzaju operacjami nie wprowadza się ani do modułu Faktury ani do modułu Handel.

Uwaga

Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono Księgowanie faktur poprzez rejestr VAT nie ma możliwości usunięcia zapisu z Rejestru VAT, jeśli jest zaksięgowany, gdyż dekret ten powstał na podstawie zapisu w rejestrze. Najpierw należy usunąć księgowanie, a dopiero potem dokument. Jeśli księgowanie jest z modułu Faktury, to możliwość usuwania dokumentów z rejestru VAT istnieje.

Przystępując do definiowania schematu dla dokumentów kosztowych w polu Typy schematów wybieramy typ Rejestr zakupów VAT.

Ikona  Dodaj otwiera formularz Schemat księgowy, przystępujemy do definiowania nagłówka schematu.

Należy uzupełnić pola dotyczące nagłówka schematu księgowego:

Symbol – symbol wzorca księgowania, o max długości 20 znaków alfanumerycznych np. KOSZTY. Symbol musi być unikalny w ramach typu dokumentów.

Nazwa – nazwę wzorca, o max długości 50 znaków alfanumerycznych np. KOSZTY.

Formularz schematu księgowego

Dziennik – dziennik księgowy, w którym będą księgowane Faktury Sprzedaży przy użyciu wzorca księgowego. Pozycję wyposażono w przycisk wyświetlający listę dostępnych dzienników księgowych tzw. drop-down.

Księgowanie przez bufor – parametr jest domyślnie zaznaczony. Jego zaznaczenie pozwala na księgowanie „na brudno” tj. W buforze. Odznaczenie – księgowanie „na czysto” tj. na liście dokumentów zatwierdzonych.

Nieaktywny – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że ten schemat nie będzie pojawiał się na liście wyboru podczas księgowania. Do wykorzystania, jeśli dany schemat był kiedykolwiek użyty do księgowania, więc nie można go usunąć, a nie jest już stosowany.

Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – zaznaczenie tego parametru powoduje, że data, z jaką dany rodzaj dokumentów zostanie zaksięgowany, jest pobierana z Konfiguracji (Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Parametry – Księgowanie dokumentów z datą). Odznaczenie parametru umożliwia określenie daty, z jaką mają być księgowane dokumenty bezpośrednio na danym schemacie księgowań.

Uwaga

Przystępując do księgowania, użytkownik z listy wybiera wzorzec, którym mają być księgowane dokumenty. Wzorzec można rozpoznać tylko po symbolu, po nazwie oraz po informacjach wprowadzonych w polu Uwagi. Oznacza to konieczność nadawania wzorcom czytelnych symboli, nazw.

Okna Warunku i Opisu wyposażono w przycisk  uruchamiający Wizarda. Kliknięcie na przycisk powoduje wejście do odpowiedniego okna. Jeśli użyjemy klawisza przy Warunku, to otworzy się okno Warunek zadziałania schematu księgowego.

Wizard Warunek zadziałania schematu księgowego w nagłówku schematu księgowań

Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalnie 2000 znaków), pozwalających na wybiórcze księgowanie dokumentów tj. tylko tych, które spełniają warunki w użytym schemacie.

Wizard warunek zadziałania schematu księgowego

Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują przyciski.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza schematu księgowego, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu.

 – udostępnia listę identyfikatorów warunków: Opis, Kategorię dokumentu: ogólną, szczegółową, Kod, Typ podmiotu, Typ zaliczkobiorcy.

 – zatwierdza wybrany warunek.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.

Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładkę [Opis] pozwalająca na przejście do definiowania opisu w nagłówku schematu.

Warunkiem może być:

• Waluta – symbol @Waluta
• Opis – symbol @Opis
• Rejestr – symbol @Rejestr
• Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
• Kategoria szczegółowa – symbol @Kategoria Nag
• Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
• Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
• Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoWn
• Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoMa.
• Dokument Wewnętrzny – symbol @Wewnetrzna – pozwala na wyodrębnienie, czy dany schemat ma lub nie dotyczyć księgowania dokumentów wewnętrznych.
• Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN
• Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
• Kod – symbol @KodPodmiotu
• Typ – symbol @TypPodmiotu
• Konto odbiorcy – symbol @KontoPodmiotuOdb
• Konto dostawcy – symbol @KontoPodmiotuDost
• Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
• Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
• Konto płatnika 1 – symbol @KontoPlatnikaOdb
• Konto płatnika 2 – symbol @KontoPlatnikaDost
• Kod – symbol @KodPlatnika
• Typ – symbol @TypPlatnika
• Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’) =’wartość atrybutu’
• Kod JPK_V7 w ramach którego dostępne są następujące parametry:
• Kod JPK_V7 – symbol @KodJPK_V7. Po wyborze tej opcji pojawia się okno z listą kodów JPK_V7. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów zakupowych wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów sprzedażowych wyświetlana jest lista kodów towarowych oraz procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży. Po wskazaniu przez użytkownika konkretnego kodu JPK_V7 pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie.
• Czy jest kod JPK_V7 – symbol @JestKodJPK_V7. Po wyborze tej opcji pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie
• Opis analityczny – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
• Konto 1 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto1(’NAZWA WYMIARU’)
• Konto 2 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto2(’NAZWA WYMIARU’)
• Ostatni element pozycji wymiaru– symbol @OpisAnalitycznyElement(’NAZWA WYMIARU’)
• Pozycja wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyPozycja(’NAZWA WYMIARU’).

Wprowadzanie warunku zadziałania schematu

Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:

• Łącznik – określenie sposobu łącznia warunków wyrażenia („i”, „lub”),
• Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Opisu, Kategorii, Podmiotu,
• Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością,
• Wartość – wartość funkcji. W przypadku Kodu Podmiotu oraz Opisu wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii ogólnej i szczegółowej wyświetlany jest słownik kategorii, typu podmiotu i zaliczkobiorcy możliwość wyboru: Kontrahenci, Banki, Pracownicy i wspólnicy, Urzędy, a dla Konta Wn i Ma kategorii wyświetla się Plan Kont.

Elementy definicji warunku załączono w poniższej Tabeli.

Wizard Opisu wnagłówku schematu księgowań

Okno wyposażono w mechanizmy przenoszące do nagłówka zapisu księgowego odpowiedni opis pobierany z księgowanej faktury. Poniżej okno Wizarda nagłówka Opis.

Wizard nagłówka Opis

Formularz Opis wyposażono w dwie grupy przycisków.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda.

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu:

 – udostępnia listę identyfikatorów opisu: Nr dokumentu, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową, Kod, Typ podmiotu.

 – zatwierdza wybrany identyfikator opisu.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.

Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładkę [Warunek], pozwalającą na przejście do definiowania warunku w nagłówku schematu.

Wprowadzanie identyfikatora opisu

W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia po przez kliknięcie na przycisku  Zatwierdź. Wdużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @Dokument, jeżeli wybraliśmy Nr dokumentu.

Opisami mogą być:

• Waluta – symbol @Waluta
• Numer Faktury Zakupu – mechanizm Nr dokumentu – symbol @Dokument
• Opis faktury – mechanizm Opis – @Opis
• Nazwa rejestru – symbol @Rejestr
• Identyfikator księgowy – symbol @IdKsieg
• Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są cztery parametry:
• Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
• Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
• Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
• Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
• Kod – symbol @KodPodmiotu
• Typ – symbol @TypPodmiotu
• Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy
• Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
• Kod – symbol @KodPlatnika
• Typ – symbol @TypPlatnika
• Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’)

Dokument rejestru VAT

Dane pobierane są z księgowanej Faktury rejestru VAT i tak:

• Nr dokumentu pobierany jest z pola
• Opis z pola znajdującego się obok pola Kategoria.
• Identyfikator księgowy – pobierany jest z pola Id. Księgowy.
• Kategoria ogólna bądź Kategoria szczegółowa pobierane są z pola Kategoria, w którym wyświetlany jest kod kategorii (ogólnej bądź szczegółowej, w zależności od tego, którą wybrał użytkownik).
• Kod podmiotu pobierany jest z pola
• Typ podmiotu pobierany jest zgodnie ze słownikiem, do którego należy podmiot z dokumentu.
• Waluta pobierana jest z zakładki [Waluta].

Definiowanie elementu w schemacie księgowań

Po zakończeniu etapu definiowania nagłówka schematu, przycisk  pozwala na powrót do formularza zatytułowanego Schemat księgowy, z poziomu którego wprowadza się kolejne pozycje wzorca. Każda z pozycji odpowiada pojedynczemu dekretowi (pozycji) w zapisie księgowym.

Formularz posiada dwie zakładki:

[Ogólna] – służy do definiowania poszczególnych pozycji schematu księgowań

[Pozostałe] – pozwala na połączenie danego wzorca z innymi schematami księgowań tego samego typu.

Formularz pozycji schematu księgowań – zakładka [Ogólne].

Formularz zakładki [Ogólne] swą konstrukcją przypomina formularz zapisu księgowego. Posiada nagłówek, z polami:

• Symbol – symbol schematu księgowań.
• Nazwa – nazwa schematu księgowań.
• Dziennik – dzienniki księgowań, w których będą generowane dekrety w oparciu o księgowane dokumenty.
• Pobierz datę księgowania z Konfiguracji – parametr określający, z jaką datą księgowane będą dokumenty.
• Warunek – warunki, jakie powinien spełniać księgowany dokument.
• Opis – identyfikatory opisów odpowiedzialne za przenoszenie opisów z odpowiednich pól dokumentu do nagłówka zapisu księgowego.
• Parametr – księgowanie przez bufor – odpowiedzialny za umieszczanie dekretów w buforze lub na liście zapisów zatwierdzonych oraz część pokazującą zdefiniowane pozycje będące odpowiednikami pozycji zapisu księgowego tzw. dekretów.

Formularz posiada trzy grupy przycisków.

Grupa pierwsza jest ściśle związana z definiowaną pozycją schematu. Składają się na nią poniższe ikony:

Nowa pozycja schematu – dodanie nowej pozycji schematu księgowań.

 Edycja pozycji schematu – podgląd elementu schematu księgować z możliwością dokonania zmian.

Usuń pozycję – kasowanie pozycji schematu księgowań.

   – Przesuń pozycję w górę, Przesuń pozycję w dół – służące do zamiany wskazanej pozycji z pozycją sąsiednią, która znajduje się odpowiednio powyżej lub poniżej wskazanej pozycji. Ikony są aktywne w zależności od położenia danej pozycji, tzn. jeśli dana pozycja jest pierwszą na liście, to opcja „w górę” jest nieaktywna, a jeśli jest ostatnią na liście, to opcja „w dół” jest nieaktywna.

Grupa druga zawiera przyciski:

 Sprawdzanie poprawności działania schematu.

 Zapisz zmiany – zapisuje schemat księgowań.

 Anuluj zmiany – pozwala na wycofanie się z formularza Schemat księgowań bez zapisu.

Lista elementów schematu księgowego

W celu dodania nowej pozycji schematu należy wybrać przycisk  Dodaj. Otwiera on okno elementu schematu księgowań.

Formularz wyposażono w następujące pola:

• Konta księgowe Wn i Ma,
• Podział na słowniki,
• Podział na kategorie,
• Kwota,
• Rozrachunek,
• Księgowanie walutowe – pole widoczne przy aktywnym module Księga Handlowa Plus dla typów dokumentów walutowych,
• Opis,
• Warunek zadziałania schematu księgowań.

Elementu schematu księgowego

Elementowi schematu z tego poziomu należy przypisać jedno lub dwa konta księgowe. Mogą być wpisane lub wybrane z listy kont udostępnianej po kliknięciu na przyciskach Konto Wn, Konto Ma. Poza tym obok pola Konto Wn i Konto Ma istnieje możliwość rozwinięcia podmenu z następującymi makrami:

• Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są dwa parametry:
• Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn,
• Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
• Kategoria pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
• Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn,
• Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
• Kategoria2 pozycji – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
• Konto Wn kategorii2 – konto Wn wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoWn
• Konto Ma kategorii2 – konto Ma wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoMa.
• Konta – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
• Konto Wn – konto określone na pozycji dokumentu w kolumnie KontoWn – symbol @KontoWn
• Konto Ma – konto określone na pozycji dokumentu w kolumnie KontoMa – symbol @KontoMa
• Konto Wn 2 – konto określone na pozycji dokumentu w kolumnie KontoWn2 – symbol @Konto2Wn

• Konto Ma 2 – konto określone na pozycji dokumentu w kolumnie KontoMa2 – symbol @Konto2Ma

• Podmiot

• Konto Odbiorcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], wpolu Przychód – symbol @KontoPodmiotuOdb
• Konto Dostawcy – konto wypełnione na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe], wpolu Rozchód – symbol @KontoPodmiotuDost.
• Płatnik
• Konto płatnika 1 – konto wypełnione na karcie płatnika, na zakładce [Księgowe], wpolu Przychód lub Konto 1 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaOdb
• Konto płatnika 2 – konto wypełnione na karcie płatnika, na zakładce [Księgowe], wpolu Rozchód lub Konto 2 na formularzu pracownika – symbol @KontoPlatnikaDost.
• Kwoty dodatkowe – w ramach, której dostępne są parametry:
• Konto Wn – konto Wn wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @KontoDodatWn
• Konto Ma – konto Ma wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @KontoDodatMa
• Konto Wn 2 – konto Wn 2 wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @Konto2DodatWn
• Konto Ma 2 – konto Ma 2 wprowadzone przy określaniu kwoty dodatkowej na dokumencie – symbol @Konto2DodatMa
• Konto Wn kategorii – konto przypisane na  kategorii w polu Konto Wn – symbol @KontoDodatKatWn
• Konto Ma kategorii – konto przypisane na  kategorii w polu Konto Ma – symbol @KontoDodatKatMa
• Konto Wn kategorii2 – konto przypisane na kategorii2 w polu Konto Wn – symbol @KontoDodatKat2Wn
• Konto Ma kategorii2 – konto przypisane na kategorii2 w polu Konto Ma – symbol @KontoDodatKat2Ma

Opis analityczny – w ramach którego dostępne są następujące parametry:

• OpisAnalitycznyKonto1(’NAZWA WYMIARU’):
• w przypadku wymiaru o typie Opisowy umożliwia księgowanie na konto wskazane na elemencie wybranego w schemacie wymiaru,
• w przypadku wymiaru o typie Z planu kont umożliwia księgowanie na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
• w przypadku wymiaru o typie Kategoria umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu kategorii w polu Konto – segment Wn,
• w przypadku wymiaru o typie Słownik – Kontrahent/ Pracownik/ Wspólnik umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu danego podmiotu w polu Przychód/ Konto 1,
• w przypadku wymiaru o typie Słownik – Towar/ Środek trwały/ Bank/ Urząd nie ma możliwości skorzystania z powyższego makra.
• OpisAnalitycznyKonto2(’NAZWA WYMIARU’):
• w przypadku wymiaru o typie Opisowy umożliwia księgowanie na konto wskazane na elemencie wybranego w schemacie wymiaru,
• w przypadku wymiaru o typie Z planu kont umożliwia księgowanie na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
• w przypadku wymiaru o typie Kategoria umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu kategorii w polu Konto – segment Ma,
• w przypadku wymiaru o typie Słownik – Kontrahent/ Pracownik/ Wspólnik umożliwia księgowanie na konto wskazane na formularzu danego podmiotu w polu Rozchód/ Konto 2,
• w przypadku wymiaru o typie Słownik – Towar/ Środek trwały/ Bank/ Urząd nie ma możliwości skorzystania z powyższego makra.
• @OpisAnalitycznyElement(’NAZWA WYMIARU’):
• w przypadku wymiaru o typie Opisowy umożliwia księgowanie na konto utworzone na podstawie kodu podwymiaru lub kodu elementu wymiaru,
• w przypadku wymiaru o typie Z planu kont umożliwia księgowanie na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
• w przypadku wymiaru o typie Kategoria umożliwia księgowanie na konto utworzone na podstawie kodu kategorii,
• w przypadku wymiaru o typie Słownik umożliwia księgowanie na konto utworzone na podstawie kodu danego słownika.

Parametr Podział na kategorie – pozwala na księgowanie pozycji faktury wg kategorii ogólnej lub szczegółowej. Efekt użycia tego parametru to utworzenie pozycji księgowych (dekretów) odpowiadających poszczególnym kategoriom przypisanym do pozycji dokumentu (np. faktury kosztowej).

Parametr Podział na słowniki – dostępne są następujące typy słowników: Podmioty, Zaliczkobiorcy, Środki Trwałe, Płatnicy.

Formularz konta księgowego słownikowego

Typ Środek trwały – w programie konta księgowe związane z zakupem, sprzedażą środków trwałych mogą być zakładane automatycznie w oparciu o rodzaj środka trwałego lub w oparciu grupę i rodzaj środka trwałego. Chcąc uzyskać jeden z wymienionych efektów, zakładając konto księgowe np. 010 Środki Trwałe, należy nadać mu status konta słownikowego – Środki Trwałe. Wówczas konta analityczne do konta syntetycznego 010 zakładane będą dla konkretnych środków trwałych. Dodatkowo, zaznaczenie parametru Wg grup spowoduje zakładanie kont analitycznych w strukturze dwupoziomowej. Poziom pierwszy będą stanowić konta analityczne wg grup środków trwałych. Drugi poziom – konta analityczne wg konkretnych środków trwałych.

Typ Podmioty – system oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych wg środków trwałych oraz wg ich grupy, pozwala na automatyczne zakładania kont księgowych wg kontrahentów, pracowników i wspólników, banków, urzędów oraz towarów.

Konta dla kontrahentów mogą być zakładane w oparciu o: Kod kontrahenta lub NIP/PESEL, ewentualnie Identyfikator liczbowy. Aby mechanizm automatycznego zakładania kont zadziałał użytkownik musi:

W menu Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczyć parametr Automatyczne zakładanie kont słownikowych i wybrać jeden z trzech identyfikatorów konta (Kod, NIP/PESEL, Identyfikator liczbowy).

W Planie Kont konta syntetyczne takie jak: Rozrachunki z odbiorcami (np. konto 201) oraz Rozrachunki z dostawcami (np. konto 202) muszą mieć przypisany status kont słownikowych wg kontrahentów. Jeżeli przed rozpoczęciem definiowania schematu dwie powyższe czynności zostały wykonane, pozycja wzorca, opierająca się na koncie słownikowym 201 Rozrachunki z odbiorcami, będzie księgować wskazaną kwotę z faktury na odpowiednie konto analityczne, kierując się odpowiednimi danymi kontrahenta (Kodem, NIP-em/PESEL-em lub Identyfikatorem).

Jeżeli w trakcie księgowania nie zostanie znalezione konto analityczne spełniające kryterium zadeklarowane w konfiguracji, program je automatycznie założy.

Uwaga

W przypadku zakładania kont analitycznych dla słownika o typie Banki, konta zakładane są dla poszczególnych banków, a nie rachunków bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe). W przypadku kilku rachunków bankowych w jednym banku nie należy stosować kont słownikowych.

Typ Zaliczkobiorcy – system oprócz umiejętności automatycznego zakładania kont księgowych w oparciu o towary oraz grupy towarowe, słowniki wyposażono w mechanizmy automatycznego zakładania kont analitycznych dla zaliczkobiorców. Muszą być spełnione następujące warunki:

• Konto syntetyczne musi być kontem słownikowym, powiązanym ze słownikiem pracowników
• Na dokumencie musi być określony zaliczkobiorca.

Typ Płatnicy – odwołuje się do Płatnika wybranego na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.

Trzy ostatnie pola – Kwota, Opis, Warunek – wyposażono w przycisk uruchamiający kreator kwot, opisów czy warunków.

Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Definicja kwoty

Kwota (wartość liczbowa) opisywana jest za pomocą dwóch parametrów:

Współczynnik – pozwala na zaksięgowanej kwoty ze znakiem plus, minus, jak również na przemnożenie, podzielenie kwoty przez wartość liczbową do dwóch miejsc przed przecinkiem i sześciu miejsc po przecinku. Działania typu mnożenie, dzielenie przez współczynnik może być wykorzystane do rozksięgowania kwot z kont zespołu „4” na konta zespołu „5”.

Wizard elementu schematu księgowań Definicji Kwoty

Kwota – pozwala na wybranie jednego z identyfikatorów kwot z faktury będących odpowiednikami kwot w rejestrze VAT. Podzielone zostały na grupy:

Wartość pozwala na przypisanie, a następnie zaksięgowanie dowolnej kwoty.

• Identyfikatory kwot z grupy Netto to całkowita kwota netto z faktury, a także wartości netto w poszczególnych stawkach.
• Identyfikatory kwot z grupy Brutto to między innymi: Brutto razem, Brutto 3% itd.
• Identyfikatory kwot z grupy VAT to łączna kwota VAT, a także w poszczególnych stawkach i kwota VAT w PLN po kursie do VAT z faktury w walucie obcej dla kontrahenta krajowego.
• Identyfikatory kwot z grupy Akcyza to kwota akcyzy.
• Identyfikatory kwot z grupy Płatności to: Kwota płatności, Razem, Zapłacono, Zapłacono gotówką, Pozostaje, Zaliczka pracownika i są związane z płatnościami na danym dokumencie.
• Identyfikatory kwot z grupy Środki Trwałe i WNiP to: wartość kosztowa i wartość bilansowa.
• Identyfikatory kwot z grupy Kwoty dodatkowe to kwota przypisana na dokumencie.
• Identyfikator kwoty z grupy Opis analityczny to Kwota opisu.

Oprócz przycisków, okno wyposażone jest w zakładki Warunek i Opis, pozwalające na przejście do definiowania warunku lub opisu pozycji schematu bez ponownego uruchamiania kreatora.

Wizard definicji pozycji schematu księgowań – Opis

Okno Opis zawiera mechanizmy pozwalające na przenoszenie do pozycji zapisu księgowego odpowiednich opisów pobieranych z księgowanej faktury.

Oprócz przycisków okno wyposażone jest w zakładki [Kwota] i [Warunek], pozwalające na przejście do definiowania kwoty lub definiowania warunku bez ponownego uruchamiania kreatora.

Formularz Opis posiada dwie grupy przycisków.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje wejście do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Wizard pozycji Opis

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych symboli opisu:

 – udostępnia listę identyfikatorów opisu między innymi: Numer, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową.

 – zatwierdza wybrany identyfikator opisu.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego identyfikatora opisu.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonych identyfikatorów opisu.

Wprowadzanie identyfikatora opisu

W celu wprowadzenia identyfikatora opisu należy wybrać przycisk . Pokaże się lista dostępnych opisów. Po wybraniu jednego z nich, należy dokonać jeszcze jego zatwierdzenia kliknięciem na przycisku   Zatwierdź. W dużym oknie zatytułowanym Opis pojawi się makro opisu np. @NumerPelny, jeżeli wybraliśmy Numer własny.

Opisami mogą być:

• Waluta – symbol @Waluta
• Nr faktury – mechanizm Nr dokumentu – symbol @Dokument
• Opis faktury – mechanizm Opis – symbol @Opis
• Nazwa rejestru – symbol @Rejestr
• Identyfikator księgowy – symbol @IdKsieg
• Kategoria dokumentu – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
• Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
• Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
• Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag.
• Kategoria pozycji – wramach którego dostępne są następujące parametry:
• Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
• Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
• Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem.
• Kategoria2 pozycji – wramach którego dostępne są następujące parametry:
• Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Elem
• Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaElem
• Opis kategorii2 – symbol @KategoriaOpis2Elem.
• Płatności – w ramach których dostępny jest parametr: Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
• Środek trwały – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
• Nr inwentarzowy – symbol @ST_NrInwent
• Nazwa – symbol @ST_Nazwa
• Grupa – symbol @ST_Grupa
• KŚT – @ST_KST
• Kategoria szczegółowa – @KategoriaST
• Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaST
• Opis kategorii – @KategoriaOpisST.
• Wartości niematerialne i prawne – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
• Nr inwentarzowy – @WNP_NrInwent
• Nazwa – symbol @WNP_Nazwa
• Grupa – symbol @WNP_Grupa
• Kategoria szczegółowa – @KategoriaWNP
• Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaWNP
• Opis kategorii – @KategoriaOpisWNP.
• Podmiot – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
• Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu
• Typ podmiotu – symbol @TypPodmiotu
• Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
• Płatnik– w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
• Kod płatnika – symbol @KodPlatnika
• Typ płatnika – symbol @TypPlatnika.
• Kwoty dodatkowe – w ramach których dostępne są:
• Kategoria szczegółowa – @KategoriaDodat
• Kategoria ogólna – @KategoriaOgolnaDodat
• Opis kategorii – @OpisDodat
• Waluta – @DodatWaluta
• Kategoria2 szczegółowa – @Kategoria2Dodat
• Kategoria2 ogólna – @Kategoria2OgolnaDodat
• Opis kategorii2 – @Opis2Dodat.
• Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’)
• Dowolny opis wprowadzony „z ręki” przez użytkownika.

Wizard definicji pozycji schematu księgowań –Warunek zadziałania schematu księgowego

Po zatwierdzeniu odpowiednich identyfikatorów opisu za pomocą przycisku  Zatwierdź, wybierając kolejną zakładkę [Warunek] lub wychodząc przez ikonę  i uruchamiając Wizarda przy polu Warunek, przechodzimy do ostatniego już okna pozycji zatytułowanego Warunek zadziałania schematu księgowego.

Wizard – Warunek zadziałania pozycji schematu księgowego

Pozwala on na definiowanie warunków (maksymalna liczba znaków 2000), jakie powinny być spełnione przez pozycje na fakturze, aby zostały zaksięgowane wg danej pozycji schematu księgowego.

Na oknie Warunek zadziałania schematu funkcjonują dokładnie te same przyciski, co na oknie Opis.

Grupa pierwsza to przyciski związane z obsługą okna Wizarda:

 Zapisz zmiany – zapisuje podstawowe dane nagłówka oraz powoduje powrót do formularza pozycji zestawienia, z poziomu którego definiuje się poszczególne pozycje schematu.

 Anuluj zmiany – wyjście z formularza schematu księgowań.

Druga grupa przycisków pozwala na wprowadzanie, zatwierdzanie, cofanie, usuwanie wprowadzonych warunków zadziałania schematu.

– udostępnia listę identyfikatorów warunków, między innymi: Nr dokumentu, Opis, Kategorię ogólną, Kategorię szczegółową

 – zatwierdza wybrany warunek.

– pozwala na wycofanie jeszcze niezatwierdzonego warunku.

 – tzw. Czyszczenie („gumka”) pozwala na usunięcie zatwierdzonego warunku.

Warunkiem może być:

• Waluta – symbol @Waluta
• Opis – symbol @Opis
• Rejestr – symbol @Rejestr
• Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
• Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
• Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
• Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
• Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoWn
• Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w nagłówku księgowanego dokumentu – symbol @KatNagKontoMa.
• Kategoria pozycji – w ramach której dostępne są następujące parametry:
• Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
• Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
• Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem
• Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoWn
• Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @KatElemKontoMa.
• Kategoria2 pozycji – w ramach której dostępne są następujące parametry:
• Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Elem
• Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaElem
• Opis kategorii2 – symbol @KategoriaOpis2Elem
• Konto Wn kategorii2 – konto Wn wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoWn
• Konto Ma kategorii2 – konto Ma wprowadzone na kategorii2 w segmencie księgowym, a użytej w pozycji księgowanego dokumentu – symbol @Kat2ElemKontoMa.
• Płatności – w ramach, którego dostępny jest następujący parametr:
• Waluta płatności – symbol @WalutaPlatnosci
• Kierunek przepływu pieniędzy – symbol @PlatKierunek.
• Dokument wewnętrzny– symbol @Wewnetrzna
• Płatność VAT w PLN – symbol @PlatnoscVatPLN
• Odliczenia VAT – symbol @Odliczenia
• Rodzaj zakupu/sprzedaży – symbol @RodzajZakupu/ @RodzajSprzedazy
• Środek trwały – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
• Nr inwentarzowy,
• Nazwa,
• Grupa,
• KŚT,
• Kategoria szczegółowa,
• Kategoria ogólna,
• Opis kategorii,
• Konto Wn kategorii,
• Konto Ma kategorii.
• Wartości niematerialne i prawne – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
• Nr inwentarzowy,
• Nazwa,
• Grupa,
• Kategoria szczegółowa,
• Kategoria ogólna,
• Opis kategorii,
• Konto Wn kategorii,
• Konto Ma kategorii.
• Podmiot – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
• Kod – symbol @KodPodmiotu
• Typ – symbol @TypPodmiotu
• Konto Odbiorcy – symbol @KontoPodmiotuOdb
• Konto Dostawcy– symbol @KontoPodmiotuDost
• Typ zaliczkobiorcy – symbol @TypZaliczkobiorcy.
• Płatnik – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
• Konto płatnika 1 – symbol @KontoPlatnikaOdb
• Konto płatnika 2 – symbol @KontoPlatnikaDost
• Kod – symbol @KodPlatnika
• Typ – symbol @TypPlatnika.
• Kwoty dodatkowe – w ramach którego dostępne są następujące parametry:
• Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaDodat
• Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaDodat
• Konto Wn – symbol @KontoDodatWn
• Konto Ma – symbol @KontoDodatMa
• Konto Wn 2 – symbol @Konto2DodatWn
• Konto Ma 2 – symbol @Konto2DodatMa
• Konto Wn kategorii – symbol @KontoDodatKatWn
• Konto Ma kategorii – symbol @KontoDodatKatMa
• Opis – symbol @OpisDodat
• Waluta – symbol @DodatWaluta
• Kategoria2 szczegółowa – symbol @Kategoria2Dodat
• Kategoria2 ogólna – symbol @Kategoria2OgolnaDodat
• Konto Wn kategorii2 – symbol @KontoDodatKat2Wn
• Konto Ma kategorii2 – symbol @KontoDodatKat2Ma
• Opis2 – symbol @Opis2Dodat.
• Wartość atrybutu – symbol @Dok_Atrybut(‘kod atrybutu’) =’wartość atrybutu’
• Kod JPK_V7 w ramach którego dostępne są następujące parametry:
• Kod JPK_V7 – symbol @KodJPK_V7. Po wyborze tej opcji pojawia się okno z listą kodów JPK_V7. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów zakupowych wyświetlana jest lista procedur i typów dokumentów dotyczących zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. W przypadku schematów służących do księgowania dokumentów sprzedażowych wyświetlana jest lista kodów towarowych oraz procedur i typów dokumentów dotyczących sprzedaży. Po wskazaniu przez użytkownika konkretnego kodu JPK_V7 pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie.
• Czy jest kod JPK_V7 – symbol @JestKodJPK_V7. Po wyborze tej opcji pojawia się okno Czy jest kod JPK_V7 na dokumencie? z możliwością wyboru wariantu Tak lub Nie.
• Opis analityczny – w ramach, których dostępne są następujące parametry:
• Konto 1 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto1(’NAZWA WYMIARU’)
• Konto 2 elementu wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyKonto2(’NAZWA WYMIARU’)
• Ostatni element pozycji wymiaru– symbol @OpisAnalitycznyElement(’NAZWA WYMIARU’)
• Pozycja wymiaru – symbol @OpisAnalitycznyPozycja(’NAZWA WYMIARU’).

Wprowadzanie warunku zadziałania schematu

Definiowanie warunku opiera się na czterech polach kreatora:

• Łącznik – określenie sposobu łączenia warunków wyrażenia („i”, „lub”).
• Funkcja – pozwala na uzależnienie definiowanego warunku od Nr dokumentu, Opisu, Kategorii.
• Operator – pozwala na logiczne powiązanie funkcji z wartością.
• Wartość – wartość funkcji. W przypadku Nr dokumentu oraz Opisu, wartość należy wpisać „z ręki”. Dla kategorii wyświetlany jest słownik kategorii, dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych również mamy możliwość wyboru odpowiedniej wartości z wyświetlanej listy.