Co należy wiedzieć o dokumentach PZ
PZ to dokumenty magazynowe powodujące zmianę wartości i ilości towaru na magazynie. Przyjęcia zewnętrzne są związane z Fakturami Zakupu. Istnieją cztery metody wystawiania Przyjęć Zewnętrznych.
- rejestrujemy Fakturę Zakupu i przy jej zapisie program tworzy automatycznie dokument PZ,
- wprowadzamy Fakturę Zakupu, zatwierdzamy ją, a później na jej podstawie tworzymy dokument PZ,
- wprowadzamy Przyjęcie Zewnętrzne i przy zapisie program automatycznie tworzy dokument FZ,
- wystawiamy Przyjęcie Zewnętrzne i na jego podstawie generujemy w późniejszym terminie Fakturę Zakupu.
Ta ostatnia metoda daje nam możliwość rejestrowania towarów przyjmowanych na podstawie dokumentów WZ od naszego dostawcy (wprowadzamy PZ). Kiedy dostajemy od niego fakturę – konwertujemy PZ do Faktury Zakupu. FZ jest w buforze dzięki czemu jest nadal edytowalna.
Lista Przyjęć Zewnętrznych
Lista Przyjęć Zewnętrznych dostępna jest z poziomu Handel/ Przyjęcia zewnętrzne. Standardowo lista składa się z następujących kolumn:
Numer dokumentu – numer nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
Dokument źródłowy – numer własny dokumentu, stosowany przez dostawcę.
Status – pole puste oznacza PZ niepowiązane z Fakturą Zakupu. W przypadku PZ powiązanych z Fakturą Zakupu w polu pojawia się symbol FZ. Jeżeli w polu pojawia się wartość Anulowano oznacza to, że dokument został anulowany.
Magazyn – magazyn, na który został wystawiony dokument Przyjęcia Zewnętrznego.
Kontrahent – kod kontrahenta, dla którego został wystawiony dokument Przyjęcia Zewnętrznego.
NIP – numer NIP kontrahenta.
Data przyjęcia – data wprowadzenia towaru na magazyn.
Netto – wartość netto dokumentu Przyjęcia Zewnętrznego.
Brutto – wartość brutto wynikająca z Przyjęcia Zewnętrznego.
Oprócz standardowych przycisków w oknie znajdują się:
– księgowanie na konta księgowe. Księgowanie dotyczy zatwierdzonych i zaznaczonych dokumentów. Po wciśnięciu przycisku program pyta o schemat księgowy.
– utworzenie Faktury Zakupu. Fakturę Zakupu można utworzyć z jednego lub kilku Przyjęć Zewnętrznych wystawionych dla danego kontrahenta. Nie można przekształcać PZ będącego w buforze lub anulowanego. Utworzona na podstawie Przyjęcia Zewnętrznego faktura podlega edycji.
– korekta ilościowa/ wartościowa/stawki VAT Przyjęcia Zewnętrznego:
- nie można korygować PZ będących w buforze (podlegają edycji),
- korekcie podlegają tylko dokumenty niezwiązane z Fakturą Zakupu,
- korekta PZ skojarzonego z FZ możliwa jest jedynie poprzez korektę dokumentu handlowego (FZ).
Korekty do PZ zostały opisane w artykule Korekty dokumentów magazynowych.
– przyjęcie opakowań kaucjonowanych towarzyszących transakcji. Przycisk jest dostępny jeśli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Kaucje zaznaczono funkcję obrotu opakowaniami kaucjonowanymi.
– utworzenie dokumentu Wydania Zewnętrznego z PZ podświetlonego na liście bądź z dokumentów zaznaczonych. Na Wydanie Zewnętrzne przenoszona jest tylko lista towarów wraz z odpowiednimi ilościami, pozostałe dane ustawiane są jak na nowo wystawianym WZ.
Ilości pobierane z dokumentu PZ na dokument WZ zależą od ustawienia parametru Konwersja PZ do WZ – pobieraj ilość dostępną, znajdującego się w Start/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry/ Ogólne:
- Jeżeli parametr jest nie zaznaczony, to przy próbie przekształcenia PZ do WZ, gdy zabraknie towaru na magazynie lub jeżeli towar będzie występował w niewystarczającej ilości, dokument WZ nie jest tworzony. Pojawi się komunikat o braku towaru.
- Jeżeli parametr będzie zaznaczony, to przy próbie przekształcenia PZ do WZ, gdy zabraknie odpowiedniej ilości towaru na magazynie lub część towarów będzie na nim niedostępna dokument WZ będzie tworzony na taką ilość towaru, jaka jest aktualnie dostępna na magazynie.
Jeżeli na dokumencie PZ istnieją pozycje usługowe, wówczas przy przekształceniu, do WZ przenoszone są one na dokument WZ, tylko wtedy, gdy zaznaczony jest parametr: Konwersja FS/ PA/ PF/PZ do WZ – przenoś usługi na WZ, dostępny w menu Start/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry/ Ogólne.
Na Wydaniu Zewnętrznym domyślnie ustawiany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY! wraz ze zdefiniowanymi dla niego warunkami handlowymi. Użytkownik może dowolnie modyfikować tak utworzony dokument. Magazyn na dokumencie WZ przenoszony jest z dokumentu PZ. Informacje na temat przekształcenia ocechowanych dokumentów PZ do WZ znajdują się tutaj.
– Operacje seryjne umożliwiające:
- dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
- zmianę kategorii dokumentu.
– OCR – Optyczne Rozpoznanie Znaków (ang. Optical Character Recognition) to usługa, która umożliwia wczytywanie Przyjęć Zewnętrznych na podstawie skanów i zdjęć dokumentów. Opis funkcji znajduje się w artykule Usługa Comarch OCR dla Przyjęć zewnętrznych.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane TUTAJ.
Formularz PZ – obsługa
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo TUTAJ.