Faktury pobrane z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) mogą być przenoszone bezpośrednio do Rejestru VAT zakupu, jak i sprzedaży z poziomu menu KSeF / Faktury z KSeF. Podczas operacji przenoszenia system automatycznie przetwarza strukturę pliku XML e-faktury i uzupełnia poszczególne pola dokumentu w Rejestrze VAT.
Poniżej przedstawiono szczegółowy opis pól w zakładce KSeF w porównaniu do pól w Rejestrze VAT zakupu.
- KSeF/ zakładka [Ogólne] – Identyfikacja dokumentu i kontrahenta
Podczas przenoszenia dokumentu system automatycznie uzupełnia kluczowe dane nagłówkowe oraz dba o spójność kartotek kontrahentów.
Sekcja: Kwalifikacja
Sekcja ta decyduje o ścieżce i miejscu docelowym, do którego zostanie przeniesiony dokument.
- Do rejestru VAT np. ZAKUP: Wskazuje, że dokument trafi bezpośrednio do Rejestru VAT zakupu o nazwie ZAKUP. W Rejestrze VAT powstanie nowy dokument. Pola do wprowadzania pozycji asortymentowych zostaną pominięte, a kwoty zostaną zagregowane.
- Do handlu/ do ewidencji dodatkowej / do archiwum / niezakwalifikowany: Opcje alternatywne. Pozwalają przenieść dokument do modułu handlowego, ewidencji dodatkowej, archiwum lub pozostawić jako niezakwalifikowany.
Sekcja: KSeF (Dane nadrzędne z pliku XML)
Są to zablokowane do edycji (szare) dane pobrane bezpośrednio z pliku XML, które odzwierciedlają stan faktyczny e-faktury.
W poniższej tabeli przedstawiono pola na formularzu KSeF z sekcji KSeF w porównaniu do zapisu w Rejestrze VAT:
| Pole na formularzu KSeF | Przykład | Pole w Rejestrze VAT |
|---|---|---|
| Numer faktury | FS/17/2026 | Zakładka [Ogólne], pole Dokument. |
| Numer KSeF | 1147596976-20260619-3D327A000000-A3 | Zakładka [KSeF], pole Numer KSeF. |
| Nazwa kontrahenta / NIP | ABC / NIP | Zakładka [Kontrahent], sekcja Podmiot. |
| Data wystawienia | 19.06.2026 | Zakładka [Ogólne], pole Data wystawienia. |
| Forma / Termin płatności | Przelew / 26.06.2026 | Forma i termin płatności w Rejestrze VAT jest przenoszona z sekcji Pozostałe. |
| Netto / VAT / Brutto | 1500 / 345 / 1845 PLN | Zakładka [Ogólne]. Kwoty z e-faktury są sumowane i automatycznie rozbijane w tabeli VAT zgodnie ze stawką podatku oraz rodzajem transakcji (np. Towary / Usługi / Koszty / Środki trwałe). |
Sekcja: Sprzedawca
Sekcja odpowiedzialna za powiązanie wystawcy e-faktury z bazą kontrahentów w programie Comarch ERP Optima.
- Istniejący kontrahent: np. System dopasował NIP 1147596976 do istniejącej kartoteki o kodzie 000001.
W Rejestrze VAT: Na dokumencie w Rejestrze VAT dane kontrahenta zostaną automatycznie uzupełnione na podstawie e-faktury.
Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu. Jeśli system nie znajdzie kontrahenta na podstawie NIP-u, pozwoli na automatyczne utworzenie nowej kartoteki podczas zatwierdzania okna.
Sekcja: Pozostałe
Sekcja w pełni edycyjna, umożliwiająca operatorowi kwalifikację i dostosowanie parametrów płatności przed ostatecznym zapisaniem i przeniesieniem dokumentu do Rejestru VAT/ Ewidencji dodatkowej czy modułu Handel.
W przypadku powiązania dokumentu z istniejącym w bazie kontrahentem, parametry te mogą być automatycznie podpowiadane, jednak stale zachowują pełną możliwość ręcznej modyfikacji.
Poniżej przedstawiono pola na formularzu KSeF z sekcji Pozostałe w porównaniu do zapisu w Rejestrze VAT:’
| Pole / Parametr | Na formularzu KSeF | W Rejestrze VAT |
|---|---|---|
| Kategoria (oraz pole opisu) | Jest przenoszona z karty kontrahenta. | Wybrana kategoria wraz z jej opisem jest przenoszona do zakładki [Ogólne], w pole Kategoria. |
| Forma płatności | Jest przenoszona na podstawie danych z sekcji KSeF. W przypadku jej braku system umożliwia wybór jednej z dostępnych form płatności (np. przelew). | Trafia do zakładki [Ogólne], w pole Forma płatności. |
| Termin płatności | Jest przenoszony na podstawie danych z sekcji KSeF. W przypadku jego braku system przenosi z formy płatności z części Pozostałe lub umożliwia uzupełnienie pola ręcznie. | Trafia do zakładki [Ogólne], w pole Termin płatności. |
| Notatka | Pozwala operatorowi wpisać dowolne uwagi (np. „Akceptacja kierownika działu”). | Wpisana treść jest automatycznie przenoszona do zakładki [Notatka/Atrybuty]. |
Przeniesienie dokumentu z KSeF nie blokuje edycji pól Kategoria i Kontrahent na dokumencie w Rejestrze VAT. Użytkownik może je swobodnie zmienić po przeniesieniu faktury do Rejestru VAT — np. wybrać inną kategorię lub skorygować kontrahenta.
Pole Notatka umożliwia przenoszenie treści notatek, które operator wpisał wcześniej w sekcji Pozostałe na etapie podglądu faktury z KSeF.
Atrybuty w KSeF i w Rejestrze VAT
Na formularzu dokumentu pobranego z KSeF (KSeF / Faktury z KSeF) dostępna jest zakładka z atrybutami. Użytkownik może dodać atrybuty ręcznie na dokumencie KSeF lub seryjnie za pomocą operacji Dodaj atrybut dostępnej na liście faktur z KSeF (Operacje seryjne / Dodaj atrybut).
Atrybuty dodane na dokumencie KSeF (ręcznie lub seryjnie) trafiają na dokument docelowy w Rejestrze VAT na zakładkę [Notatka/Atrybuty] jako atrybuty ogólne dokumentu.
Zakładka [Dokumenty] – Biblioteka dokumentów
W tej zakładce istnieje możliwość podpięcia istniejących lub nowych dokumentów. Dokument OBD pozostaje stale powiązany z fakturą na liście Faktury z KSeF.
Uwaga
Tworzone powiązania dotyczą wyłącznie samego dokumentu KSeF. Nie są one powiązane z dokumentem w Rejestrze VAT.