Ponieważ zadaniem modułu Kasa/Bank jest ujęcie wszelkich zagadnień związanych z przepływem środków pieniężnych w firmie – oznacza to, że musi on gromadzić również informacje pochodzące z innych modułów systemu Comarch ERP Optima. Innymi słowy moduł Kasa/Bank musi „wiedzieć” o każdym zdarzeniu finansowym, które ma miejsce w przedsiębiorstwie. Tylko wtedy jest w stanie zarządzać finansami i generować kompletny obraz finansowy firmy (stan przeszły, bieżący i prognozy).
Informacje gromadzone w module Kasa/Bank mogą pochodzić z:
- modułu fakturującego. Wystawienie każdej transakcji z kontrahentem jest związane z płatnością. Może to być natychmiast realizowana płatność gotówką, czekiem czy kartą kredytową – wtedy odpowiedni zapis pojawi się w rejestrze kasowym, lub płatność odroczona – wtedy informacja o planowanej zapłacie (np. przelewem) trafi do Preliminarza planowanych płatności.
- Modułów naliczających podatki. Zatwierdzone do realizacji deklaracje podatkowe (np. VAT, PIT-36 czy CIT-8…) również zapisane zostaną w pierwszej kolejności do Preliminarza płatności, a w chwili ich realizacji przeniesione do zapisów w odpowiednich rejestrach kasowych.
- Modułu płacowego. Zatwierdzone do wypłaty listy płac, najpierw trafią do Preliminarza planowanych płatności, a w chwili ich realizacji zostaną zapisane w odpowiednich rejestrach kasowych/ To samo dotyczy zaliczek na poczet pensji czy wypłat wszelkich dodatkowych świadczeń dla pracowników.
Oczywiście w samym module Kasa/Bank można bezpośrednio wprowadzać zapisy i mogą to być między innymi:
- wszelkie operacje finansowe, które nie są związane z transakcjami wykonywanymi w innych modułach. Np. bezpośrednie wypłaty/wpłaty gotówki do kasy, spłaty rat kredytów czy naliczone odsetki od lokat bankowych, zasilanie rachunków bankowych, przelewy między własnymi rachunkami bankowymi itd.
- Rozliczenia niezapłaconych transakcji, dokumentów.
- Planowane wydatki i wpływy zapisywane bezpośrednio do Preliminarza planowanych płatności
Jeszcze jednym sposobem wprowadzania danych do tego modułu jest import danych z aplikacji/plików zewnętrznych:
- HOME BANKING, czyli możliwość eksportu przygotowanych przelewów do aplikacji komunikujących się z bankiem i importu wyciągów bankowych.
- Import i aktualizacja listy banków z plików udostępnianych przez Krajową Izbę Rozliczeniową (KIR).
Na podstawie danych zgromadzonych w module Kasa/Bank można wykonać szereg zestawień i raportów obrazujących w różnych przekrojach kondycję finansową firmy. Są to między innymi:
- kalendarz planowanych płatności,
- zestawienia dłużników i wierzycieli,
- raport wpływów i wydatków wg kategorii przychodów i kosztów.