Faktury to jeden z modułów, które mogą wchodzić w skład systemu Comarch ERP Optima. Pomimo tego, że moduł ten można dołączyć do Comarch ERP Optima wdowolnym momencie, po instalacji staje się on w pełni integralną częścią systemu. Oznacza to między innymi, że wszelkie informacje wprowadzone w tym module stają się automatycznie widoczne w całym, funkcjonującym w Państwa firmie systemie.
Uwaga
W module Faktury każda z tworzonych kartotek cennikowych jest usługą prostą.
Funkcjonalność modułu Faktury obejmuje między innymi:
- wystawianie Faktur Sprzedaży dla podmiotów gospodarczych,
- wystawianie Faktur Sprzedaży dla osób fizycznych, z możliwością ich fiskalizacji – współpraca z drukarkami fiskalnymi firm POSNET, ELZAB, INNOVA, NOVITUS, TORELL, EMAR,
- wystawianie Faktur Korygujących (ilość, wartość, podatek VAT),
- pełną współpracę z modułem Kasa/Bank: ewidencja zapłat gotówką lub kartą płatniczą, lista zaległych płatności, rozliczanie i kompensaty niezapłaconych dokumentów, Preliminarz Płatności ułatwiający planowanie przepływu środków finansowych w firmie,
- standardowe formy płatności: gotówka i przelew oraz płatności kartami kredytowymi, kompensaty, kredyty. Możliwość definiowania własnych form płatności przez użytkownika.
- elastyczne możliwości numeracji dokumentów,
- listę usług z możliwością podziału na grupy asortymentowe,
- obsługę kodów kreskowych,
- zintegrowaną współpracę z modułami księgowymi systemu,
- różnorodne raporty i analizy, oparte między innymi o definiowany przez użytkownika system kategorii,
- współpracę z Comarch ERP Optima Handel, pozwalającą na pełne rozliczenia towarów, dostaw.
Centralną częścią systemu Comarch ERP Optima jest moduł Kasa/Bank. W nim gromadzona jest pełna informacja dotycząca przepływu środków pieniężnych w firmie. Dane w module Kasa/Bank pochodzą między innymi z:
- zapisów operatora wykonanych bezpośrednio w tym module,
- informacji pochodzących z innych części systemu. Z modułów księgowych do Kasy/Banku wprowadzane są np. zapłaty za faktury kosztowe oraz informacje o planowanych lub dokonanych płatnościach związanych z podatkami,
- z modułu Płace i Kadry – listy płac i wszelkie świadczenia wypłacane pracownikom firmy.
Duża ilość informacji wymieniana jest również pomiędzy modułami Faktury i Kasa/Bank:
- każda faktura gotówkowa powoduje zapis (wpłatę lub wypłatę w przypadku korekt) we wskazanym rejestrze kasowym,
- każda faktura z odroczoną płatnością zapisuje w Preliminarzu Płatności zdarzenie. Planujemy w ten sposób przyszłe wpłaty i wypłaty związane z realizacją płatności,
- rozliczenie płatności z poziomu modułu Kasa/Bank automatycznie jest widoczne na fakturze (faktura otrzymuje status zapłaconej),
- każda korekta lub anulowanie faktury ma wpływ na stan kasy lub Preliminarz Płatności,
- wszelkie zestawienia związane z nieuregulowanymi płatnościami, listy dłużników i wierzycieli otrzymamy z poziomu modułu Kasa/Bank.
W przypadku wykorzystania w firmie modułów księgowych systemu Comarch ERP Optima, wprowadzane z poziomu Faktur informacje o wystawionych fakturach są przekazywane do rejestrów VAT, a z rejestrów, już na poziomie modułu księgowego dokonywane są zapisy w księdze podatkowej lub na odpowiednich kontach planu kont.
Kategorie w module Faktury
Kategorie są w systemie Comarch ERP Optima bardzo istotnym elementem związanym z opisywaniem dokumentów, ich klasyfikacją oraz analizą.
Lista kategorii jest wspólna dla wszystkich obiektów w programie..
Kategorie spełniają w programie następujące funkcje:
- służą do klasyfikowania dokumentów. Dzięki dwupoziomowej strukturze listy kategorii, analizy przychodów i kosztów bądź płatności prowadzone pod kątem kategorii, pozwalają na wyciągnięcie z programu informacji o przeprowadzonych transakcjach w rozbiciu na różne stopnie szczegółowości.
- Służą jako słownik pomocniczy opisów zdarzeń gospodarczych. Można więc wykorzystywać je jako listę pomocniczą opisów wprowadzanych na dokumentach rejestrach VAT, zapisach księgowych lub kasowych i bankowych.
- Służą jako wzorce przy wprowadzaniu dokumentów. Wprowadzając dokumenty do rejestru VAT, kategorie automatycznie ustawiają domyślne wartości stawek VAT, sposobu księgowania dokumentu, sposobu odliczania podatku na deklaracji VAT-7.
W module Faktury kategorie wykorzystywane są w kilku miejscach:
- Na karcie usługi.
- Z każdą pozycją z cennika można skojarzyć kategorię sprzedaży i kategorię zakupu. Podczas wypełniania karty usługi wybór kategorii podpowiada nam dla towaru stawkę VAT, przypisaną wybranej kategorii.
- Na karcie kontrahenta.
- Z każdym kontrahentem można skojarzyć kategorię sprzedaży/ zakupu. W ten sposób powstaje np. możliwość alternatywnego w stosunku do podziału na grupy, rozróżnienia typów kontrahentów.
- Na fakturze (Paragonie, Fakturze Zakupu).
Każda wystawiona faktura może być powiązana z kategoriami w dwóch miejscach:
- w nagłówku W chwili wystawiania dokumentu i podaniu kodu kontrahenta w nagłówku proponowana jest ta sama kategoria, która zapisana jest na karcie ewidencyjnej Nabywcy. Można ją zaakceptować lub zmienić wg własnych potrzeb. Kategorię zapisaną w nagłówku faktury można wykorzystać w konstruowaniu raportów dotyczących sprzedaży. Kategoria ta jest również w chwili księgowania przenoszona do nagłówka zapisu w rejestrze VAT oraz na zapisy lub zdarzenia w rejestrach kasowych i bankowych. Dzięki temu otrzymujemy możliwość np. zbudowania raportów zaległych płatności wg kategorii.
- na elementach faktury. Każda pozycja faktury również skojarzona jest z jedną z kategorii. Program proponuje tą samą kategorię, która jest wprowadzona na karcie usługi. Kategoria elementu może być zmieniona w trakcie edycji dokumentu.
Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) znajduje się parametr Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie. Jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii w nagłówku dokumentu oraz na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na trwałe. Zmianę kategorii można zapisać przy pomocy przycisku 
Zapisz zmiany.
Uwaga
Funkcja dotyczy dokumentów zapisanych na trwałe do czasu ich zaksięgowania (do rejestrów VAT lub bezpośrednio do Księgi Handlowej).
Faktury a inne moduły
Menu programu zależy od posiadanych przez Państwa modułów. Jeśli korzystacie Państwo z:
- Faktur – menu obejmuje funkcje: Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, Faktury Pro-Forma oraz Łatwą sprzedaż i Łatwe zakupy.
- Faktur i Analiz – menu faktur powiększa się o Rezerwacje odbiorcy i Zamówienia u Dostawców – z prawem do podglądu wymienionych list. W menu głównym i w pojawia się Magazyn, bez możliwości dopisywania pozycji.
- Handel – w menu Ogólne dostępna jest lista magazynów (wielomagazynowość), z poziomu modułu Faktury istnieje możliwość wystawiania Rezerwacji odbiorcy, Zamówień u dostawców. Menu Magazyn umożliwia wystawianie wszystkich dokumentów magazynowych (BO, AI, WZ, PZ, RW, PW, PWP, RWS).