Lista faktur z KSeF – elementy ogólne

Listę faktur z KSeF uruchamiamy z menu KSeF/Faktury z KSeF. Lista ta składa się z jednej lub dwóch zakładek (w zależności od ustawienia parametru Prawo do odbierania e-Faktur na formularzu operatora) i wyświetla dokumenty zaimportowane do programu z Krajowego Systemu e-Faktur.

Lista Faktury z KSeF

W przypadku pracy w środowisku demo na liście widoczna jest informacja: Faktury z KSeF – serwer DEMO. W przypadku pracy w środowisku produkcyjnym na liście widoczna jest informacja: Faktury z KSeF.

Domyślnie faktury są pobierane za okres dwóch miesięcy wstecz. Jeżeli użytkownik chce pobrać faktury z innego zakresu dat, to może tego dokonać za pomocą:

• przycisku  Pobierz faktury, który jest dostępny na wstążce w pasku głównym programu,
• opcji Pobierz faktury, która jest dostępna na liście Faktury z KSeF w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy  (również skrót klawiszowy ++

  ).

Po naciśnięciu przycisku Pobierz faktury lub wybraniu w menu kontekstowym opcji Pobierz faktury należy wskazać, za jaki okres faktury mają zostać pobrane. Dokumenty są przenoszone na listę Faktury z KSeF po naciśnięciu przycisku Pobierz. Jeżeli dokument został już wcześniej zaimportowany to przy ponownym pobieraniu nie zostanie dodany ponownie.

Podczas pobierania faktur sprzedaży z KSeF program automatycznie sprawdza, czy dokument o danym numerze KSeF istnieje już w bazie danych i wiąże go z dokumentem handlowym. Taki dokument na liście faktur z KSeF otrzymuje status FS, wskazujący na powiązanie z fakturą sprzedaży w module Handel. Przeniesienie powiązanego w ten sposób dokumentu z listy faktur KSeF do Rejestru VAT jest zablokowane. Blokada zapobiega duplikacji płatności w Preliminarzu. Aby przenieść taki dokument do Rejestru VAT, należy wykonać to z poziomu modułu Handel. Jeśli dokumentu nie odnaleziono ani w Rejestrze VAT, ani w module Handel, faktura na liście KSeF otrzymuje status Niezakwalifikowany (bez powiązania z żadnym dokumentem).

Faktura wystawiona w module Handel, wysłana do KSeF, a następnie przeniesiona do Rejestru VAT — po pobraniu na listę faktur z KSeF (menu KSeF / Faktury) otrzymuje na tej liście status „V”, wskazujący na istnienie powiązanego dokumentu w Rejestrze VAT. Dokument ze statusem V nie może zostać ponownie przeniesiony do Rejestru VAT z poziomu listy KSeF.

Możliwe jest pobranie wydruku wizualizacji faktury z KSeF. Funkcja jest dostępna poprzez ikonę Pobierz wizualizację widoczną na wstążce programu. Pobranie wizualizacji jest możliwe z poziomu:

• listy Faktury z KSeF (wizualizacja jest pobierana dla podświetlonej na liście faktury),
• formularza Dokumentu z KSeF,
• formularza w rejestrze sprzedaży/zakupu VAT dla dokumentu pobranego z KSeF,
• formularza Faktury zakupu w module Handel dla dokumentu pobranego z KSeF.

Po kliknięciu na ikonę Pobierz wizualizację otwierany jest wydruk PDF zawierający fakturę. Może on zostać zapisany we wskazanej przez użytkownika lokalizacji bądź przesłany na drukarkę.

Jeżeli faktura pobrana z KSeF zawiera załącznik, jest on wyświetlany pod fakturą na podglądzie oraz wydruku wizualizacji.

W sekcji Pakiet KSeF wyświetlana jest informacja o liczbie dokumentów już wykorzystanych oraz tych, które wciąż pozostają do dyspozycji w ramach pakietu KSeF.

W trakcie trwania darmowego okresu korzystania z KSeF, w tym miejscu wyświetlany jest opis: Licencja bez limitu. Po upływie darmowego okresu, jeżeli nie zostanie wykupiony żaden pakiet, zostanie wyświetlona informacja: Licencja bez limitu wygasła — blokada od [DATA]. Jeżeli zakupiony pakiet KSeF zostanie wykorzystany, pojawi się powiadomienie: Pakiet przekroczony — blokada od [DATA].

Na liście Faktury z KSeF dostępne są następujące kolumny:

• NIP – NIP kontrahenta.
• Kontrahent – nazwa kontrahenta.
• Numer KSeF – numer, który został nadany fakturze w systemie KSeF.
• Numer dokumentu – numer dokumentu.
• Data wystawienia – data przesłania faktury do KSeF określona jako data wystawienia, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy. Według tej kolumny domyślnie sortowana jest lista Faktury z KSeF.
• Netto – kwota w PLN jeśli faktura w PLN,  kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa.
• VAT – kwota w PLN jeśli faktura w PLN,  kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa
• Brutto – kwota w PLN jeśli faktura w PLN,  kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa.
• Waluta – symbol waluty wyświetlany jest po dokonaniu podglądu faktury lub po przeniesieniu faktury do rejestru VAT lub handlu.
• Kwalifikacja – może przyjmować wartości:Niezakwalifikowany(domyślny status dla pobranych faktur), Do rejestru VAT, Do handlu (opcja możliwa tylko na zakładce [Zakup]), Do archiwum.
• Status – może przyjmować wartości: V (jeżeli dokument jest przeniesiony do rejestru VAT), FZ (jeżeli dokument jest przeniesiony do handlu), A (jeżeli dokument zakwalifikowany jest do archiwum).
• Notatka – dodatkowy opis uzupełniony przez użytkownika na formularzu dokumentu KSeF. Kolumna domyślnie ukryta.
• Kategoria – kategoria uzupełniona na podstawie informacji z karty kontrahenta odczytanego z dokumentu KSeF lub przez użytkownika. Kolumna domyślnie ukryta.
• Opis – opis uzupełniony na podstawie informacji z karty kontrahenta odczytanego z dokumentu KSeF lub przez użytkownika. Kolumna domyślnie ukryta.
• Rejestr – pole uzupełnione przez użytkownika na dokumencie zakwalifikowanym do rejestru VAT. Kolumna domyślnie ukryta.
• Identyfikator wewnętrzny (IDWew) – identyfikator wewnętrzny podmiotu 3 znajdujący się na fakturze. Kolumna domyślnie ukryta.
• NIP Podmiotu 3 – numer NIP podmiotu 3 znajdujący się na fakturze. Kolumna domyślnie ukryta.

Na liście KSeF / Faktury z KSeF (zarówno na zakładce [Sprzedaż], jak i [Zakup]) możliwe jest sumowanie wartości liczbowych w stopce listy. Sumowanie dotyczy kolumn: Netto – łączna kwota netto wyświetlanych faktur, VAT – łączna kwota VAT, Brutto – łączna kwota brutto.

Z poziomu listy faktury z KSeF istnieje możliwość podglądu graficznego dokumentu pobranego z KSeF za pomocą dostępnego z lewej strony listy pionowego przycisku Podgląd dokumentu. Po jego naciśnięciu wysuwany jest panel boczny z podglądem graficznym podświetlonej faktury. Aby podgląd graficzny podświetlonej faktury był widoczny cały czas, należy nacisnąć przycisk Zadokuj. Ustawienie wyświetlania podglądu graficznego faktury pobranej z KSeF zapamiętywane jest dla danego operatora. Mając rozwinięty podgląd z listy można w prosty sposób, przechodząc pomiędzy dokumentami, zweryfikować zawartość tych faktur.

W dolnej części okna są dostępne następujące przyciski:

• Pomoc – przycisk kierujący do pomocy.
• Operacje seryjne – pod przyciskiem dostępne są operacje seryjne umożliwiające uzupełnienie dodatkowych informacji na dokumentach:
• Zmień opis – funkcja umożliwia seryjną aktualizację opisu na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
• Zmień kategorię – funkcja umożliwia seryjną aktualizację kategorii na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
• Zmień notatkę – funkcja umożliwia seryjną aktualizację dodatkowego opisu na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
• Zmień rejestr – funkcja umożliwia seryjne ustawienie rejestru na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach ze statusem Niezakwalifikowany lub Do rejestru VAT. W przypadku dokumentu o statusie Niezakwalifikowany następuje również zmiana statusu na Do rejestru VAT. Rejestr nie jest ustawiany dla dokumentów ze statusem Do handlu oraz Do archiwum.
• Zmień kwalifikację – po wybraniu operacji otwierane jest okno, na którym do wyboru są dostępne 4 opcje: Do rejestru VAT, Do handlu (opcja dostępna wyłącznie dla dokumentów zakupowych), Do archiwum, Niezakwalifikowany. Podobnie jak w przypadku zmian wykonywanych z poziomu formularza dokumentu z KSeF, zmiana kwalifikacji nie jest możliwa dla dokumentów już przeniesionych do rejestru VAT lub do Handlu.
• Dodaj atrybut – funkcja umożliwia seryjną aktualizację atrybutu dokumentu lub kontrahenta na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
• *Aktualizuj o dane szczegółowe* – funkcja umożliwia seryjne pobranie szczegółów dokumentów zaznaczonych na liście.
• Zobacz dokument – umożliwia podgląd formularza podświetlonego dokumentu. Szczegóły opisane zostały w artykule Import dokumentów na listę faktur z KSeF.
• Przenieś do obiegu – funkcjonalność dostępna wyłącznie dla użytkowników modułu obieg dokumentów. Umożliwia przeniesienie zaznaczonych dokumentów do biblioteki dokumentów.
• Przenieś do handlu– przycisk dostępny na zakładce [Zakup] jeżeli pobrano moduł Faktury, Handellub Handel Plus. Umożliwia przeniesienie dokumentów na listę Handel/ Faktury zakupu. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do Handlu.
• Przenieś do rejestru VAT – umożliwia przeniesienie dokumentów do rejestru VAT. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Przenoszenie dokumentów z KSeF na listę faktur zakupu w module Handel

Na dokumentach przeniesionych do rejestru VAT lub do handlu oraz na dokumentach zakwalifikowanych do archiwum operacje seryjne nie są wykonywane.

Filtry na liście faktur z KSeF oraz funkcje w menu kontekstowym

Filtrowanie listy faktur z KSeF jest możliwe za pomocą pola Dokument, które znajduje się poniżej listy faktur, w sekcji filtrów. Do wyboru są następujące opcje:

• Wszystkie – domyślne ustawienie dla okna otwieranego z menu KSeF/ Faktury. Wyświetlane są wszystkie dokumenty pobrane z KSeF.
• Niezakwalifikowane – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany.
• Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do handlu – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany lub Do handlu.
• Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany lub Do rejestru VAT.
• Zakwalifikowane do rejestru VAT – dokumenty z zaznaczoną opcją Do rejestru VAT.
• Zakwalifikowane do handlu – dokumenty z zaznaczoną opcją Do handlu.
• Przeniesione do rejestru VAT – dokumenty, które zostały już przeniesione do rejestru VAT.
• Przeniesione do handlu – dokumenty, które zostały już przeniesione do handlu.
• Zarchiwizowane – dokumenty z zaznaczoną opcją Do archiwum.

W celu zawężenia listy dokumentów do konkretnego zakresu dat można wykorzystać filtr Za okres.

Na liście faktur z KSeF w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dostępne są opcje Archiwizuj oraz Przywróć. Funkcja Archiwizuj umożliwia zakwalifikowanie podświetlonego dokumentu do archiwum (np. w przypadku, gdy faktura została wystawiona na firmę omyłkowo), co blokuje jego przeniesienie do rejestru VAT lub handlu. Nie ma możliwości zarchiwizowania dokumentu już przeniesionego do rejestru VAT lub handlu.

Funkcja Przywróć jest aktywna dla dokumentu zarchiwizowanego i umożliwia przywrócenie podświetlonego dokumentu do statusu Niezakwalifikowany.