Faktury cykliczne są funkcją w module CRM stworzoną głównie z myślą o firmach, które okresowo wystawiają te same dokumenty. Przykładem tutaj mogą być faktury abonamentowe. W tym celu wprowadzono możliwość tworzenia wzorców faktur oraz automatycznego generowania faktur na ich podstawie.
Lista faktur cyklicznych jest dostępna w menu CRM/ Faktury cykliczne.
Lista zbudowana jest z następujących kolumn:
- Kod – kod wzorca faktury cyklicznej
- Nazwa – nazwa wzorca faktury cyklicznej
- Data ostatniej generacji – data, w której ostatni raz była generowana faktura cykliczna
- Typ – kolumna informująca, czy na podstawie wzorca tworzona jest Faktura sprzedaży (FA) czy Faktura Pro Forma (FPF)
- Data kolejnego generowania faktur – data kolejnego generowania faktur zgodnie z ustalonym cyklem, Wzorce przeterminowane są oznaczone wykrzyknikiem widocznym w tej kolumnie.
- Waluta – zawiera symbol waluty wzorca. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna.
Ponadto w oknie dostępne są pola:
- Filtr i konstruktor filtra
- Pokazuj nieaktywne – jeśli jest zaznaczony, na liście wyświetlane są wszystkie wzorce, jeśli odznaczony tylko te wykorzystywane
- Faktury cykliczne – filtr umożliwiający wyświetlenie listy względem terminowości wzorców: Faktury cykliczne: wszystkie/ na dziś/ przeterminowane. Filtr działa przez porównanie daty kolejnego generowania oraz daty bieżącej.
- Kontrahent – wzorce dla poszczególnych podmiotów. Listę faktur cyklicznych można filtrować dla każdego rodzaju podmiotu.
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:
Propozycje faktur cyklicznych – umożliwia otwarcie listy zawierającej propozycje faktur cyklicznych
Dodaj – umożliwia utworzenie nowego wzorca faktury cyklicznej
Zmień – umożliwia podgląd/ edycję już istniejącego wzorca
Usuń – umożliwia usunięcie wzorca z listy
Zamknij – umożliwia zamknięcie okna
Generuj Faktury cykliczne – umożliwia wygenerowanie faktur wg zaznaczonych wzorców.
Generowanie faktur cyklicznych
Faktury cykliczne generowane są za pomocą przycisku z poziomu listy wzorców faktur cyklicznych jak również z formularza danego wzorca na każdej z zakładek. Jeśli generujemy faktury cykliczne z listy możliwe jest zaznaczenie kilku wzorców i ich wygenerowanie.
W przypadku wzorców w walucie obcej, aby zmniejszyć ryzyko wstawienia niewłaściwego kursu przeliczenia na dużej ilości dokumentów, podczas ręcznego generowania faktur cyklicznych, użytkownik ma możliwość zweryfikowania, czy zastosowane notowanie jest zgodne z oczekiwaniami.
Stosowne okno pojawi się wyłącznie w sytuacji ręcznego generowania faktur cyklicznych (z jednego wzorca jak i z kilku jednocześnie) pod warunkiem, że w Konfiguracji firmy/ CRM/ Parametry zaznaczono parametr: Wyświetlaj ustawienia kursu waluty podczas ręcznego generowania faktur. Parametr ten nie ma wpływu na generowanie automatycznie faktur cyklicznych.
Po kliknięciu w przycisk pioruna (zarówno na liście wzorców jak i bezpośrednio na wzorcu) pojawi się okno z ustawieniami kursu waluty dla dokumentów wynikowych:
Standardowo data kursu jest z dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia lub datę sprzedaży (program porównuje te daty i wybiera wcześniejszą). W przypadku nieprawidłowości użytkownik może edytować datę kursu oraz jego typ (w tym zmienić na typ ręczny i wpisać jego notowanie). Zmiany wprowadzone bezpośrednio na tym oknie przenoszą się odpowiednio na faktury wygenerowane z wzorca.
Podczas generowania faktur cyklicznych program sprawdza następujące dane:
- schemat numeracji – pobrany ze wzorca FC
- magazyn – jeśli na wzorcu wybrany jest konkretny magazyn to wszystkie generowane faktury mają ten magazyn. Jeśli wybrany jest domyślny to na magazyn wprowadzany jest magazyn określony jako domyślny dla operatora/ dla stanowiska (jeśli obydwa są zdefiniowane wtedy wyższy priorytet ma magazyn operatora).Jeśli została ustalona cena sprzedaży dla magazynu a na wzorcu FC jest wybrana cena domyślna dla kontrahenta, to program generując Fakturę pobierze cenę dla magazynu.
- algorytm liczenia netto/brutto – pobrany ze wzorca faktury cyklicznej
- kontrahent – pobrany z zakładki [Kontrahenci], wg listy
Uwaga
Jeśli kontrahent będzie miał status Nieaktywny – faktury nie będą generowane.
- kategoria – pobrana ze wzorca lub z karty kontrahenta (w zależności od wybranej opcji). Dla podmiotów innych niż kontrahent w przypadku wybrania opcji kategoria kontrahenta, na fakturach kategoria nie jest uzupełniana.
- data wystawienia i data sprzedaży – w zależności od wybranej na wzorcu opcji, na dokumenty wprowadzana jest:
- data bieżąca z chwili generowania faktury lub
- wskazana konkretna data lub
- ustawiona na – data ustawiona na konkretny dzień miesiąca, najbliższy dacie generowania faktur.
- płatność – program sprawdza ustawienie na wzorcu faktury. Jeśli zaznaczona jest opcja kontrahenta – na generowanych fakturach podstawiana jest forma płatności z karty kontrahenta (również termin, jeśli jest ustawiony indywidualny termin na karcie kontrahenta). Dla podmiotów innych niż kontrahent ustawiana jest wtedy gotówka. Jeśli zaznaczona jest opcja stała – na fakturach wprowadzana jest forma płatności ze wzorca faktury.
- waluta – pobierana zawsze z wzorca, bez względu na walutę domyślną kontrahenta wskazaną na jego karcie.
Podczas tworzenia pozycji faktury program sprawdza dla każdego elementu kolejno:
- Ilość – w zależności od ustawień:
- podstawia wartość stałą (ze wzorca) lub
- jeśli ilość jest indywidualna – sprawdza jaka wartość jest ustawiona dla danego podmiotu na zakładce [Ilości indywidualne] i podstawia wartość atrybutu
- Cena – w zależności od ustawień:
- podstawia wartość stałą ze wzorca lub
- podstawia cenę dla kontrahenta (uwzględniającą grupę cenową i rabaty), a w przypadku podmiotów innych niż kontrahenta – cenę domyślną towaru, lub
- jeśli cena jest indywidualna – sprawdza wartość atrybutu ustawioną dla danego podmiotu na zakładce [Ceny indywidualne] i podstawia ją na dokument lub
- podstawia cenę w oparciu o wskazaną na wzorcu grupę cenową
Uwaga
W przypadku gdy na wzorcu występują pozycje z ceną zerową – w trakcie generowania faktury cyklicznej zostaną one przeniesione lub pominięte w zależności od ustawienia parametru FA cykliczne: przenosić pozycje z ceną zerową w Konfiguracji firmy/ CRM/ Parametry.
Uwaga
W przypadku gdy na wzorcu występują wyłącznie pozycje z ceną zerową to w zależności od ustawienia parametru FA cykliczne: przenosić pozycje z ceną zerową w Konfiguracji firmy/ CRM/ Parametry – faktura nie zostanie utworzona albo powstanie faktura bez pozycji.
Uwaga
W przypadku gdy na wzorcu przypisany jest nieaktywny schemat numeracji to Faktury nie zostaną wygenerowane. Pojawi się odpowiedni komunikat.
Ponadto:
- generowane FC są zapisywane na stałe lub do bufora, w zależności od ustawienia parametru na wzorcu.
- FC generowane są zgodnie z ustawioną na wzorcu kolejnością Grup kontrahentów / Podmiotów. Najpierw generowane są faktury dla Podmiotów indywidualnych (zgodnie z kolejnością ustawioną na wzorcu), następnie faktury dla Kontrahentów z Grup kontrahentów (zgodnie z kolejnością grup na wzorcu).
- Podczas tworzenia FC ignorowane są ustawienia dotyczące kontroli limitu kredytu kontrahenta oraz płatności przeterminowanych, sprzedaży poniżej marży itp.
- Cena ustalona z dokładnością do czterech miejsc po przecinku na FC przenoszona jest na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji i dokumentu zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.
- W przypadku zapisu Faktur Sprzedaży na stałe nie mogą być wystawiane dokumenty płatne gotówką z bieżącym terminem płatności (co wiąże się z równoczesnym tworzeniem zapisów KP). Zapisywane na stałe mogą być tylko dokumenty z odroczonym terminem płatności. Zasada ta nie dotyczy Faktur Pro Forma, które nie tworzą płatności i mogą być zapisywane na stałe niezależnie od wybranej formy płatności.
- Podczas kopiowania wzorca faktury cyklicznej przenoszone są pozycje wraz z wartościami indywidualnymi (jeśli takie są), kontrahenci oraz pozostałe ustawienia, również te dotyczące waluty.
- Ponadto na dokumenty walutowe generowane z wzorca przenoszą się następujące ustawienia w module Handel:
- jeżeli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczono parametr VAT na fakturach w walucie, to dla kontrahentów o statusie krajowy zostanie naliczony VAT na fakturach wynikowych,
- dla kontrahentów o statusie wewnątrzunijny lub pozaunijny stawka VAT zostanie ustawiona zgodnie z zasadami obowiązującymi przy ręcznym wystawianiu dokumentów (czyli 0% lub NP w zależności od wybranej Kategorii na pozycji dokumentu),
- jeżeli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczono parametr Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie, to dla kontrahentów krajowych kwota netto faktury do zapłaty będzie widoczna w walucie obcej, natomiast płatność za naliczony VAT będzie w PLN.
Po utworzeniu faktur cyklicznych wyświetlane jest okno z informacją z przebiegu operacji.
Uwaga
Jeżeli na fakturze wygenerowanej z wzorca FC w walucie obcej, zostanie zmieniony kurs waluty, to na nowo zostanie przeliczona cena towaru pobrana z jego karty! Cena ustalona bezpośrednio na wzorcu faktury cyklicznej w walucie obcej zostanie w tej sytuacji pominięta!
Jeśli w Konfiguracji na karcie operatora (zakładka [Informacje bieżące]) zaznaczona będzie opcja Faktury cykliczne na dziś to w sekcji Informacje o firmie pojawi się informacja, dla których wzorców w dniu dzisiejszym powinny być wygenerowane faktury. Z tego miejsca jest możliwość przejścia na listę wzorców i wygenerowania potrzebnych faktur.
Uwaga
W Oknie Informacji Bieżących pojawią się tylko te wzorce Faktur cyklicznych na dziś, które nie były jeszcze generowane. Wzorce wszystkich faktur na dziś znajdują się na liście wzorców faktur cyklicznych po zaznaczeniu parametru.
Automatyczne generowanie faktur wg wzorca
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM dostępna jest gałąź Automat faktur cyklicznych. Funkcja umożliwia automatyczne generowanie faktur cyklicznych z możliwością ich równoczesnej wysyłki poprzez e-mail bez ingerencji operatora.
Aby funkcja działała, w pierwszym kroku należy uruchomić Serwis operacji automatycznych, odpowiedzialny za automatyczne wysyłanie faktur – Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Serwis operacji automatycznych/ Parametry. Szczegóły konfiguracji serwisu zostały opisane w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja.
W kolejnym kroku, po zaznaczaniu Automatyczne generowanie faktur cyklicznych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Automat faktur cyklicznych należy:
- określić operatora, w imieniu którego będą automatycznie generowane faktury cykliczne,
- wskazać, o której godzinie mają być generowane faktury cykliczne,
- jeśli w ramach automatycznego generowania faktury cyklicznych mają być równocześnie wysyłane faktury do klientów, należy wybrać konto e-mail, z którego będą wysyłane (z pośród zdefiniowanych uprzednio w Konfiguracji programu/ CRM/ Konta e-mail) oraz określić, czy tworzone maile z wydrukiem mają być od razu wysłane do klienta czy zapisane w folderze roboczym (wtedy operator musi je wysłać do klientów po zalogowaniu do programu).
Konfiguracja Automatu faktur cyklicznych
Więcej informacji na temat ustawień automatycznego generowania faktur znajduje się w artykule Formularz faktury cyklicznej – zakładka Ogólne
Blokady na ponowne wygenerowanie faktur na podstawie wzorca faktury cyklicznej.
W Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Parametry, w panelu faktury cykliczne dostępny jest parametr: Blokuj generowanie w dacie innej niż ustalona.
Od wersji 2015 oprócz daty ostatniego generowania faktur na wzorcu pamiętana jest data kolejnego generowania. Po wygenerowaniu faktur wg wzorca automatycznie wyliczana jest data kolejnego generowania.
Jeśli parametr Blokuj generowanie w dacie innej niż ustalona jest zaznaczony, a użytkownik zaznaczy wzorzec, gdzie data kolejnego generowania jest różna od daty bieżącej, pojawia się komunikat: Dokumenty nie zostaną wygenerowane. Data generowania faktur na wzorcu (data z wzorca)jest inna niż data bieżąca.
Przy seryjnym generowaniu faktur wg kilku wzorców zaznaczonych na liście, dla wzorców, gdzie data kolejnego generowania jest różna od bieżącej, faktury nie zostaną wygenerowane, natomiast dla wszystkich pozostałych, spełniających warunek, faktury są tworzone.