W menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy znajduje się gałąź KSeF jest to miejsce zawierające ustawienia dotyczące integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.
Menu składa się z trzech podzakładek: [Środowisko i tryb pracy], [Wysyłanie faktur], [Odbiór faktur]
Podzakładka [Środowisko i tryb pracy]
Zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF umożliwia konfiguracje integracji z KSeF oraz import i eksport dokumentów. W bazie zostaje zapisana informacja o dacie zaznaczenia parametru. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. Parametr jest odznaczany podczas odtwarzania bazy firmowej z kopii bezpieczeństwa.
W sekcji Środowisko pracy z KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy:
- demo (przedprodukcyjne) – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Opcja zaznaczana domyślnie dla nowych baz oraz baz po konwersji. Ta forma w przeciwieństwie do opcji produkcyjnej, umożliwia: anulowanie, korygowanie dokumentów, aktualizacje danych kontrahenta oraz nie powoduje zapisu z Historii zmian. Środowisko demo (przedprodukcyjne) Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne pod adresem https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/ i funkcjonuje już w nowej wersji 2.0. Autoryzacja w tym środowisku możliwa jest poprzez token, certyfikat KSeF lub podpis kwalifikowany. Faktury wysyłane do KSeF 2.0 są w schemacie FA(3) i możliwe jest automatyczne pobranie dla nich Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
- produkcyjne – praca odbywa się w trybie produkcyjnym, Faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Zgodnie z przepisami możliwość wystawiania Faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok Faktur papierowych i Faktur elektronicznych, co oznacza, że podatnik może równocześnie wystawiać i przesyłać Faktury za pośrednictwem platformy KSeF jak i przekazywać je w tradycyjny sposób ( elektronicznie lub papierowo).Środowisko produkcyjne Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/ i funkcjonuje we wcześniejszej wersji 1.0. Autoryzacja w tym środowisku możliwa jest za pomocą tokenu oraz podpisu kwalifikowanego. W przypadku środowiska KSeF 1.0 faktury wysyłane są w schemacie FA(2) i nie jest możliwe automatyczne pobranie dla nich UPO.
Istnieje możliwość zmiany środowiska wymiany danych z KSeF. W bazie danych zapamiętywana jest zawsze data pierwszego uruchomienia pracy w trybie produkcyjnym. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. W przypadku importu dokumentów, ograniczenie co do daty uruchomienia w trybie produkcyjnym nie ma zastosowania.
Dodatkowo po przejściu na środowisko produkcyjne, dla dokumentów, które zostały wysłane w trybie demo, automatycznie usuwane są dane z zakładki [KSeF]. Przy takiej zmianie wyświetlany jest komunikat:
Próbujesz przełączyć się na środowisko produkcyjne, co spowoduje usunięcie wszystkich informacji powiązanych z KSeF na wyeksportowanych i zaimportowanych dokumentach. Czy chcesz kontynuować?
Zmiana środowiska produkcyjnego na demo nie wiąże się z usuwaniem danych pobranych z KSeF na dokumentach, w związku z czym nie jest wyświetlany dodatkowy komunikat.
Tryb pracy systemu – pole związane z wyborem szczególnych trybów wystawiania faktur w KSeF. Możliwość wyboru spośród:
- Online – ustawiony domyślnie, pozwala na standardowe wystawienie faktury w czasie rzeczywistym oraz przesłanie jej do KSeF zgodnie z ustawieniami na karcie operatora Offline24.
- Offline24 – to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem. Pozwala on na wystawienie faktury w formacie ustrukturyzowanym poza systemem KSeF i przesłanie jej do KSeF w terminie do 24 godzin od daty wystawienia.
- Offline (Niedostępność KSeF) – służy do wystawiania faktur w czasie oficjalnej przerwy technicznej lub awarii po stronie Ministerstwa Finansów, o której resort informuje w specjalnym komunikacie. W takim przypadku podatnik wystawia faktury z kodem QR i ma obowiązek przesłać je do systemu w kolejnym dniu roboczym po ustąpieniu awarii KSeF. W przypadku wyboru trybu offline użytkownik powinien wskazać datę rozpoczęcia awarii oraz datę zakończenia awarii w dedykowanych polach.
- Awaria KSeF – tryb awaryjny KSeF służy do wystawiania faktur poza systemem w trakcie niezaplanowanej awarii platformy rządowej, co pozwala zachować ciągłość sprzedaży poprzez przekazanie dokumentu nabywcy w uzgodnionej formie. Przedsiębiorca ma obowiązek przesłania takich faktur do KSeF w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.W przypadku wyboru trybu awaria KSeF użytkownik powinien wskazać datę rozpoczęcia awarii oraz datę zakończenia awarii w dedykowanych polach.
- Awaria całkowita – służy do wystawiania faktur w sytuacjach kryzysowych (np. stan klęski żywiołowej) i ogłaszany jest przez Ministra Finansów, gdy system staje się całkowicie niedostępny dla wszystkich użytkowników. W tym czasie podatnicy mogą wystawiać faktury w dowolnej formie – papierowej lub elektronicznej (np. PDF) – bez zachowania struktury XML i bez konieczności ich późniejszego przesyłania do KSeF. Informacja o tym trybie jest przekazywana za pośrednictwem środków masowego przekazu, takich jak radio, telewizja czy ogólnopolskie portale internetowe.
Uwierzytelnianie w KSeF możliwe jest za pomocą certyfikatu KSeF (wyłącznie środowisko demo), podpisu kwalifikowanego/pieczęci elektronicznej lub tokenu. Wybór sposobu uwierzytelniania odbywa się w momencie połączenia z KSeF – przy wysyłaniu bądź pobieraniu faktur. Zostało to opisane w artykule Wybór sposobu uwierzytelniania
Numer klucza KSeF – pole umożliwiające wprowadzenie dedykowanego numeru klucza zawierającego licencję KSeF. Po wprowadzeniu klucza będzie on uwzględniony po ponownym zalogowaniu do programu.
W przypadku posiadania zakupionego pakietu OCR&KSeF lub kiedy pakiet KSeF znajduje się na tym samym kluczu, co moduły Comarch ERP Optima, nie ma potrzeby wprowadzania w tym miejscu klucza, aby dalej korzystać z KSeF w programie. Uzupełnienie pola jest wymagane tylko w przypadku, gdy dedykowany pakiet KSeF znajduje się na osobnym kluczu.
Informuj, gdy liczba pozostałych dokumentów w pakiecie KSeF będzie poniżej – pole posiada domyślną wartość 50 dokumentów. W przypadku zmniejszenia liczby pozostałych dokumentów w pakiecie poniżej wpisanej wartości, wyświetlane jest powiadomienie informujące, ile dokumentów pozostało do wykorzystania. Informacja ta pojawia się przy logowaniu raz dziennie dla operatora, który posiada uprawnienia do korzystania z KSeF.
Podzakładka [Wysyłanie faktur]
W podzakładce tej możliwe jest zarządzanie zakresem danych wysyłanych do KSeF.
Funkcjonalność została opisana szczegółowo z artykule Parametryzacja danych wysyłanych do KSeF.
Podzakładka [Odbiór faktur]
W podzakładce tej użytkownik ma możliwość zarządzania ustawieniami dotyczącymi mapowania pozycji podczas przenoszenia faktury z listy faktur z KSeF do Handlu.
Funkcjonalność została opisana szczegółowo w artykule Weryfikacja pozycji na dokumencie zaimportowanym z KSeF