Ostatnia cena zakupu widoczna jest na zakładce [Ogólne] formularza towaru, natomiast rzeczywiste ceny towaru uśrednione (dla metody rozliczania magazynu AVCO) lub ceny dla poszczególnych dostaw towaru (dla FIFO lub LIFO) widoczne są na formularzu towaru, na zakładce [Zasoby] Według tych cen z zakładki [Zasoby] wydawany jest towar i odpowiednio naliczane koszt i marża.
Ceny rzeczywiste ewidencjonowane są w programie na podstawie dokumentów przychodowych wprowadzających towar na magazyn (PZ, PW, BO, PKA). Zmieniane są tylko na podstawie cen pobranych z dokumentów przychodowych lub korekt do nich.
Ostatnia cena zakupu jest aktualizowana automatycznie przez program po wystawieniu i zapisaniu na stałe każdej kolejnej transakcji przychodowej – faktury zakupu, przyjęcia zewnętrznego, przyjęcia wewnętrznego, przyjęcia kaucji, bilansu otwarcia. Cenę tę można aktualizować w oparciu o korekty wartości (ceny) do tych dokumentów. W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry w zakładce [Ceny] w sekcji Aktualizacja ceny zakupu znajduje się parametr Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny).
Do wyboru dostępne są dwie opcje:
- gdy dotyczy ostatniej dostawy – ustawienie tej opcji spowoduje aktualizację ostatniej ceny zakupu na karcie towaru tylko w sytuacji, kiedy korekta dotyczyć będzie ostatniego dokumentu przychodowego (czyli tej dostawy, która na karcie towaru ustawiła ostatnią cenę zakupu),
- wg ustawienia na dokumencie – ustawienie tej opcji spowoduje, że na korekcie będzie widoczny parametr Aktualizuj cenę zakupu w cenniku. Użytkownik będzie mógł każdorazowo zdecydować, czy chce aktualizować ostatnią cenę zakupu towaru w oparciu o daną korektę wartości (ceny).
Ręczna zmiana ostatniej ceny zakupu na karcie towaru jest możliwa tylko, gdy dana karta nie została wykorzystana na żadnym dokumencie.
W sytuacji, gdy karta towaru została już wykorzystana na dokumencie np. FA/ PA, wówczas pole z ostatnią ceną zakupu jest wyszarzone. Każdy kolejny dokument przychodowy na towar zaktualizuje ostatnią cenę zakupu na karcie towaru.