Wystawianie faktur na rzecz grupy VAT (lub innych scentralizowanych podmiotów) wymaga, aby dokument zawierał dane grupy (głównego podatnika) jako nabywcy oraz dane konkretnego członka grupy (jednostki podrzędnej) jako odbiorcy. Aby zautomatyzować ten proces i zapewnić poprawne raportowanie w KSeF, należy w pierwszej kolejności zdefiniować odpowiednie powiązanie na kartach kontrahentów.
Krok 1: Ustawienia początkowe na karcie kontrahenta (członka grupy VAT)
- Aby system poprawnie zidentyfikował przynależność danego kontrahenta do większej grupy podatkowej, konieczne jest powiązanie go z podmiotem nadrzędnym:
- Należy otworzyć kartę kontrahenta reprezentującą członka grupy (jednostkę podrzędną) i przejść na zakładkę [Ogólne].
- Po rozwinięciu sekcji Powiązania między kontrahentami (Nabywca/Odbiorca), w polu Typ powiązania wskazuje się odpowiednią opcję określającą przynależność do grupy VAT.
- Następnie w polu Jednostka podlega pod wskazuje się z listy kontrahenta nadrzędnego – czyli założoną wcześniej kartotekę reprezentującą całą grupę VAT z jej własnym, odrębnym numerem NIP.
- Jeśli dany członek grupy posługuje się w KSeF identyfikatorem wewnętrznym zamiast numerem NIP, należy uzupełnić pole IDWew jednostki podrzędnej. Ułatwia to poprawne skierowanie faktury bezpośrednio do właściwego oddziału lub spółki z pominięciem ogólnego NIP-u grupy.
Krok 2: Tworzenie faktury sprzedaży
Po skonfigurowaniu powiązania na karcie kontrahenta proces wystawiania dokumentu zostaje w dużej mierze zautomatyzowany:
- Należy utworzyć nową fakturę sprzedaży, na zakładce [Ogólne] jako kontrahenta z listy wybrać członka grupy VAT (jednostkę podrzędną), z którym faktycznie zawierana jest transakcja.
- Na formularzu faktury, na zakładce [Kontrahent] w sekcji Nabywca widoczny będzie kod wybranego kontrahenta, jednak wszystkie pozostałe dane (nazwa, adres, numer NIP) zostaną automatycznie pobrane z przypisanej karty podmiotu nadrzędnego (grupy VAT). Dzięki temu zabiegowi wydruk faktury będzie poprawnie wykazywać dane nadrzędnej grupy VAT jako formalnego Nabywcy.
Krok 3: Dane dla KSeF i wysyłka e-Faktury
Dzięki wcześniejszej konfiguracji powiązań system samodzielnie przygotowuje odpowiednie role i identyfikatory niezbędne do poprawnej wysyłki faktury do Krajowego Systemu e-Faktur:
- Po wybraniu powiązanego podmiotu na dokumencie program automatycznie uzupełnia dane na zakładce [KSeF] faktury. Nabywcy przypisywana jest właściwa rola odbiorcy, zgodna ze strukturą logiczną e-Faktury (odpowiednik roli ustrukturyzowanej „10” – GV Odbiorca) oraz system automatycznie ustawia znacznik GV=1.
- Identyfikator dla odbiorcy w strukturze XML jest ustalany automatycznie. W pierwszej kolejności system korzysta z uzupełnionego identyfikatora wewnętrznego (IDWew), przekazując go do odpowiedniego pola na zakładce [Dodatkowe dane]. W przypadku braku tego identyfikatora, zastosowanie znajduje numer NIP członka grupy VAT.
- Wszystkie informacje można zweryfikować na zakładce [KSeF] jeszcze przed ostatecznym zatwierdzeniem i wysłaniem dokumentu.
Dodatkowo należy pamiętać, że aby informacje o odbiorcy były przekazywane do KSeF należy w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF w podzakładce [Wysyłanie faktur] zaznaczyć parametr Odbiorca.