Wynagrodzenie należne zmarłemu pracownikowi po jego śmierci staje się prawem majątkowym po zmarłym pracowniku. Stosownie do art. 63(1) § 2 k.p prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku. Osobami uprawnionymi do renty rodzinnej są m.in. małżonek oraz dzieci (własne, drugiego małżonka, przysposobione).
W celu wypłaty wynagrodzenia zmarłego pracownika dla członka/ członków jego rodziny, należy spadkobierców wprowadzić w kadrach, na ‘Listę pracowników’, uzupełniając ogólne dane identyfikacyjne i adresowe.
Zazwyczaj po śmierci pracownika dla członków rodziny wypłacane jest:
– Wynagrodzenie po śmierci pracownika,
– Odprawa pośmiertna.
W programie Comarch ERP Optima w/w typy wypłat należy skonfigurować z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Płac/ Typy wypłat.
1. Konfiguracja Odprawy pośmiertnej
Zakładka [Ogólne]:
- Nazwa i skrót: np. Odprawa pośmiertna
- Rodzaj: Dodatek
- Algorytm: 1 – ‘Kwota’
- Automatyczne korygowanie/ składnik związany: wszystkie opcje odznaczone
Zakładka [ Podatki/Nieobecności]:
- Wszystkie opcje ustawione jako „Nie dotyczy”/ „Nie naliczać” (od odprawy pośmiertnej pracodawca nie pobiera zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, jak również nie oblicza składek na ubezpieczenia społeczne).
2. Konfiguracja Wynagrodzenia po śmierci
Zakładka [ Ogólne]:
- Nazwa i skrót: np. Wynagrodzenie po śmierci
- Rodzaj: Dodatek
- Algorytm: 1 – ‘Kwota’
Definicja:
- Kwota: pozostawiamy 0, wartość zostanie wpisana w wypłacie.
- Stała okresowa: Brak
- Automatyczne korygowanie / składnik związany: wszystkie opcje odznaczone
Zakładka [ Podatki/Nieobecności]:
Pozycja PIT: PIT-8B 10.Prawa autorskie i pokrewne, bez kosztów uzyskania oraz bez ulgi podatkowej, opodatkowane wg progów i bez naliczania składek ZUS. Wynagrodzenie po zmarłym pracowniku wypłacane jest członkom rodziny jako przychód z praw majątkowych i jest wykazywane na PIT-11 w wierszu 9 części E – Prawa autorskie i inne prawa, o których mowa w art.18 ustawy.
Ustalenie kwoty należnej spadkobiercom:
W celu wyliczenia sumarycznej należnej kwoty wynagrodzenia, zmarłemu pracownikowi można naliczyć wypłatę z wszystkimi elementami, np. z ekwiwalentem za niewykorzystany urlop oraz składnikiem wyliczającym kwotę odprawy pieniężnej. Następnie tą wypłatę należy usunąć, a sumaryczną kwotę wypłacić spadkobiercy/spadkobiercom, na liście płac o rodzaju: ‘Inne’, za pomocą elementów ‘Wynagrodzenie po śmierci’ oraz ‘Odprawa pośmiertna’.
Konfiguracja składnika ‘Kwota odprawy pośmiertnej’:
Zakładka [Ogólne]:
- Nazwa i skrót: Kwota odprawy pośmiertnej
- Rodzaj: Dodatek
- Algorytm: 9 - ‘Element liczony jak ekwiwalent za urlop’
Definicja:
- Ilość miesięcy: Standardowa (jeśli mają być uwzględniane elementy z 3 miesięcy lub nie zaznaczać parametru ‘Standardowa’ i wpisać dowolną ilość miesięcy)
- Współczynnik: 1
- Podstawa dzielona przez godziny: nie zaznaczać
- Liczba dni/ mies: 1 (to pole jest dostępne w wypłacie więc można go odpowiednio modyfikować, np. na 3 - gdy przysługuje 3 miesięczna odprawa itd.)
- Automatyczne korygowanie/ składnik związany: wszystkie opcje odznaczone
Zakładka [Podatki/Nieobecności]:
- Wszystkie opcje ustawione jako „Nie dotyczy” / „Nie naliczać” (od odprawy pośmiertnej pracodawca nie pobiera zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych jak również nie oblicza składek na ubezpieczenia społeczne).
Podstawa składek / wypłacone zasiłki w deklaracji ZUS DRA:
W sytuacji, gdy osoba zmarła:
- przebywała na zasiłku ZUS -(nie jest to koszt pracodawcy),należy tę osobę wykazać na RSA, ponieważ płatnik składek ma prawo pomniejszyć należne składki społeczne o wypłacone zasiłki na DRA. Kwota zasiłku ma być wykazywana na RSA/DRA a nie może być ujęta na PIT-11, który należy sporządzić po zmarłym pracowniku.
W tym celu należy zdefiniować nowy typ wypłaty – kopię odpowiedniego zasiłku, na którym przebywał zmarły pracownik (np. chorobowego, rehabilitacyjnego).
W definicji tego zasiłku (o nazwie np. Zas. chorobowy po śmierci) należy ustawić na zakładce [Podatki /Nieobecności]:
- w polu Pozycja na deklaracji PIT - „Nie dotyczy”
- w polu Pozycja na deklaracji ZUS – należy wskazać odpowiednią pozycję (np. 313 – zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego).
Na zakł. Szczegółowe – usunąć zaznaczenie Wpływa na kwotę do wypłaty.
Następnie w ostatniej wypłacie pracownika dodać za odpowiedni okres od – do zdefiniowany zasiłek po śmierci z kwotą.
- nie przebywała na zasiłku ZUS - w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za miesiąc, w którym pracownik zmarł, należy wykazać zmarłego pracownika w raporcie ZUS RCA z „zerowymi” podstawami wymiaru składek i „zerowymi” składkami, ponieważ w tym miesiącu podlegał on ubezpieczeniom. W tym celu w wypłacie za ostatni miesiąc zatrudnienia naliczanej na koniec miesiąca (nie z przesunięciem) należy zostawić jedynie zerowe wynagrodzenie zasadnicze, aby na podstawie wypłaty wygenerowało się ZUS RCA z kodem 0110xx. Ewentualnie, bezpośrednio w programie Płatnik można dodać zerowy raport ZUS RCA (wówczas nie trzeba zapisywać zerowej wypłaty dla pracownika zmarłego).