Aby informacje o kaucjach były przesyłane do KSeF należy w ustawieniach konfiguracji Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/KSeF/Wysyłanie faktur zaznaczyć parametr Płatności z tytułu kaucji. Po aktywacji parametru istnieje możliwość doprecyzowania zakresu danych i wyboru, czy system ma przesyłać wszystkie informacje o kaucjach, czy wyłącznie te wynikające z ustawowego systemu kaucyjnego.
W oficjalnej strukturze e-Faktury nie ma dedykowanych pól przeznaczonych wyłącznie dla kaucji. Program automatycznie, umieszcza informacje o kaucjach w sekcjach rozliczeniowych dokumentu. Dzięki temu kwota końcowa na wizualizacji faktury jest spójna z realnym oczekiwaniem płatności.
- Skąd system czerpie informacje o wartości kaucji?
Program automatycznie identyfikuje dane o kaucjach na podstawie dwóch źródeł:
- Dokumentów WKA (Wydanie Kaucji) powiązanych z konkretną fakturą.
- Zakładki [Kaucje] bezpośrednio na fakturze (w przypadku, gdy do faktury nie wygenerowano dokumentów magazynowych).
- Jaką kwotę „Do zapłaty” zobaczy mój kontrahent na e-Fakturze?
Nabywca zobaczy jedną, ostateczną kwotę. Stanowi ona sumę wartości towarów oraz naliczonych kaucji, pomniejszoną o ewentualne zwroty. Aby uniknąć wątpliwości, każda należność za opakowania posiada jasny opis, np.:
„Płatność z tytułu kaucji na podst. WKA/123/2026”.
- Co w przypadku korekty?
W przypadku faktur korygujących, kwoty dotyczące opakowań są odpowiednio wykazywane jako dodatkowe obciążenie lub odliczenie pod warunkiem, że do dokumentu korekty został wygenerowany powiązany dokument WKK (Korekta Wydania Kaucji).