Podczas importu dokumentów z KSeF lub za pomocą usługi OCR, system automatycznie lub ręcznie łączy pozycje z faktury z Twoim cennikiem. Pozwala to na uniknięcie wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.
- Konfiguracja wstępna (Warunek konieczny)
Aby system mógł przenosić poszczególne pozycje faktury, należy odpowiednio skonfigurować parametry importu:
- Przejdź do menu: Start / Konfiguracja / Firma / Dane firmy / KSeF.
- Na zakładce [Odbiór faktur] upewnij się, że parametr Przenieś tylko nagłówek dokumentu jest odznaczony.
W tym samym oknie możesz określić preferowany sposób mapowania pozycji.
- Sposoby mapowania podczas importu dokumentu
W zależności od ustawień, system może działać w jednym z dwóch trybów:
- Automatyczne mapowanie pozycji: Program samodzielnie dopasowuje pozycje z faktury do kartotek w bazie. Weryfikacja odbywa się według ustalonej przez Ciebie hierarchii.
- Ręczne mapowanie: Uruchamia się, gdy parametr automatyczne mapowanie pozycji jest wyłączony lub system nie odnajdzie powiązania. Na ekranie pojawi się okno weryfikacji:
- W kolumnie Przypisz towar z bazy możesz wskazać właściwy odpowiednik z cennika.
- Pozostawienie tego pola pustego spowoduje, że program automatycznie utworzy nową kartę towaru.
Wskazówka: Warto zaznaczyć opcję Pamiętaj zmapowane pozycje. Dzięki temu system zapamięta Twój ręczny wybór. Przy kolejnym imporcie od tego samego dostawcy program automatycznie przypisze wskazany towar, pomijając ogólną hierarchię wyszukiwania.
- Zarządzanie powiązaniami z poziomu karty towaru
Powiązaniami między towarami możesz zarządzać w dowolnym momencie – również przed importem faktury czy w celu skorygowania powiązań.
Instrukcja krok po kroku:
- Otwórz kartę danego towaru w cenniku i przejdź na zakładkę [Ogólne].
- Kliknij ikonę Towary przypisane podczas dodawania dokumentów za pomocą OCR lub KSeF.
- W wyświetlonym oknie możesz zarządzać listą powiązań:
-
- Usuwanie powiązań: Jeśli towar został niepoprawnie sparowany, kliknij ikonę kosza, aby trwale usunąć powiązanie.
- Ręczne powiązywanie z wyprzedzeniem: Za pomocą ikony plusa możesz wprowadzić dane identyfikacyjne towaru u dostawcy jeszcze przed zaimportowaniem faktury. Przyspieszy to przyszłe importy i wyeliminuje konieczność ręcznego mapowania podczas przetwarzania dokumentów.