Integracja pozwala na wygodne przesyłanie faktur sprzedaży oraz ich korekt do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) prze Comarch EDI KSeF. Funkcjonalność jest dostępna dla użytkowników posiadających licencję na współpracę programu Comarch ERP Optima z Comarch EDI.
- Warunki i obsługiwane dokumenty
Funkcja obsługuje faktury VAT sprzedaży wystawione w walucie PLN oraz korekty (ilościowe, wartościowe/cenowe oraz stawki VAT).
Ze względu na specyfikę formatu EDI, ceny na eksportowanych dokumentach muszą być zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.
- Przygotowanie dokumentów (Oznaczenie kontrahenta i faktury)
Aby dany dokument nie trafił do KSeF standardowy, ponieważ chcemy go wysłać przez platformę EDI, należy odpowiednio skonfigurować parametry:
- Automatycznie (Karta kontrahenta): Na zakładce [Handlowe] w sekcji KSeF zaznacz opcję Comarch EDI KSeF. Dzięki temu każda nowa faktura wystawiona dla tego klienta domyślnie otrzyma ten status. Jeśli parametr pozostanie pusty, dokumenty będą wysyłane do KSeF standardowo.
- Ręcznie (Formularz faktury/korekty): Opcję tę znajdziesz na zakładce [KSeF] danego dokumentu.
- Proces wysyłki i aktualizacji statusów
Przepływ dokumentów składa się z dwóch prostych kroków realizowanych z poziomu listy faktur sprzedaży:
Krok 1: Eksport dokumentów
- Przejdź do listy faktur sprzedaży.
- Kliknij przycisk operacji EDI i wybierz Eksport w formacie EDI KSeF.
- Wskaż folder na dysku, w którym program zapisze pliki XML.
- Wygenerowane pliki wgraj do usługi Comarch EDI KSeF.
Uwaga: Comarch ERP Optima na etapie eksportu nie weryfikuje poprawności logicznej dokumentów pod kątem struktur KSeF. Sprawdzenie poprawności danych (struktury FA) następuje dopiero po zaimportowaniu plików na platformę Comarch EDI KSeF.
Krok 2: Import potwierdzeń (Aktualizacja statusów)
Po przetworzeniu dokumentów przez KSeF, platforma EDI wygeneruje raport z numerami KSeF i statusami. Aby zaktualizować dane w programie:
- Na liście faktur sprzedaży pod przyciskiem operacji EDI wybierz opcję Import raportów potwierdzeń z EDI KSeF.
- Wskaż pobrany z platformy plik raportu.
- Program automatycznie zaktualizuje statusy dokumentów na zakładce [KSeF].
W przypadku braku danej faktury w bazie, system wyświetli odpowiedni komunikat.
- Wpływ na automatyzację procesów
Włączenie parametru Comarch EDI KSeF wpływa na działanie automatów w programie Optima:
- Fakturowanie cykliczne: Dokumenty oznaczone do wysyłki przez EDI są pomijane podczas automatycznej, bezpośredniej wysyłki faktur cyklicznych do KSeF.
- Automatyczna wysyłka e-mail: Jeśli korzystasz z automatu wysyłającego faktury do klientów drogą mailową, wiadomość dla dokumentów EDI KSeF zostanie wysłana dopiero po zaimportowaniu raportu zwrotnego i uzyskaniu statusu Wysłano/odebrano UPO.