Informacja podsumowująca o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach obejmuje towary oraz obroty dotyczące usług. Ma być składana za pomocą środków komunikacji należy ją złożyć do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonanych transakcji. Dostępna jest w programie z poziomu Rejestrów VAT jako Deklaracja VAT-UE, która otwiera listę deklaracji podobną jak dla deklaracji VAT-7.
Informacja podsumowująca VAT-UE to odrębny dokument, składany niezależnie od miesięcznych lub kwartalnych deklaracji VAT-7, ukazujący, z jakim kontrahentem w Unii Europejskiej polski podatnik przeprowadził w danym miesiącu transakcje handlowe.
W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowedla deklaracji składanych przed 1 stycznia 2017 r. istnieje możliwość zdefiniowania w jakich okresach będą składane deklaracje: miesięcznych czy kwartalnych.
Sposób składania deklaracji VAT-UE
Na liście deklaracji użytkownik ma przede wszystkim możliwość dodawania i obliczania nowych deklaracji, jak również przeglądania, ponownego przeliczania czy też całkowitego usuwania wcześniej obliczonych deklaracji. Na liście znajdują się następujące informacje: miesiąc i rok deklaracji, wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą została wyliczona deklaracja, informacja czy dana deklaracja jest korektą, data obliczenia deklaracji status określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta) oraz informacje dotyczące statusu e-Deklaracji i daty wysłania.
Lista deklaracji VAT-UE
Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.
Aby sporządzić korektę deklaracji VAT-UE (VAT-UEK) należy zaznaczyć wybraną deklarację na liście i wcisnąć przycisk 
.
Formularz deklaracji zawiera zestawienie dla wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (sekcja C) i dla wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów (sekcja D) i dla wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług (sekcja E) i informację o przemieszczeniach towarów w procedurze magazynu typu call-off stock na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju (sekcja G) oraz Imię, Nazwisko i Datę wypełnienia deklaracji (sekcje F).
Dane do sekcji C, D i E pobierane są z rejestrów po wykonaniu przeliczenia 
. Sumowane są wszystkie dostawy i nabycia wewnątrzwspólnotowe oraz świadczone usługi dla danego kontrahenta oraz wyodrębniane dostawy trójstronne. Jeżeli dla danego kontrahenta unijnego są dostawy/nabycia towarów wewnątrzunijne oraz wewnątrzunijne trójstronne, to są wykazane na VAT-UE oddzielnie.
Przycisk służący do wysyłki do systemu e-Deklaracje staje się aktywny po przeliczeniu deklaracji VAT-UE za pomocą przycisku 
. Po naciśnięciu przycisku 
następuje zablokowanie deklaracji i jej wysłanie. Po wysłaniu deklaracji ikona wysyłki zostaje zamieniona na ikonę odbioru UPO 
.
Formularz deklaracji VAT-UE
Wysyłka i odbiór UPO dostępne są również poziomu listy deklaracji VAT-UE.
Przycisk 
Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje umożliwia wysłanie deklaracji VAT-UE do systemu e-Deklaracje za pomocą podpisu kwalifikowanego oraz podpisu niekwalifikowanego. Istnieje możliwość wysyłki zarówno o statusie obliczona, jak i zatwierdzona. Podczas wysyłki deklaracji o statusie obliczona jest ona automatycznie zatwierdzana.
Przycisk 
Odbierz UPO służy do odebrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Uwaga
Przy transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów zwykłej i trójstronnej data w polu Prawo do odliczenia ustawiana jest zgodnie z datą powstania obowiązku podatkowego, bez względu na rodzaj na fakturze zgodnie z ustawą o VAT – Art. 86 pkt. 10 i 10b ust.2 pkt 4 lit c.
Podczas przeliczania deklaracji VAT-UE kontrolowane są wszystkie dokumenty zakwalifikowane do VAT-UE, czy mają uzupełniony prefiks kraju. W przypadku braku prefiksu wyświetlana jest lista numerów NIP bez uzupełnionego kodu kraju, którą można zapisać do pliku tekstowego.
Klasyfikacja dokumentów odbywa się według poniższej tabeli:
| Poz. na VAT-UE | Stawka VAT | Rodzaj faktury | Rodzaj sprzedaży | Rodzaj transakcji | Uwagi |
|---|---|---|---|---|---|
| Sekcja C | wszystkie | Zwykła, Dowód wewnętrzny | Towary, Środki transportu | Wewnątrzunijna, Wewnątrzunijna – trójstronna, Poza terytorium kraju, Poza terytorium kraju (stawka NP), Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca, Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca | Zaznaczony parametr Rozliczać w VAT-UE |
| Sekcja D | wszystkie | Zwykła, Dowód wewnętrzny | Inne niż Usługi | Wewnątrzunijna, Wewnątrzunijna – trójstronna | Zaznaczony parametr Rozliczać w VAT-UE |
| Sekcja E | NP | Zwykła, Dowód wewnętrzny | Usługi | Wewnątrzunijna, Wewnątrzunijna – trójstronna, Poza terytorium kraju, Poza terytorium kraju (stawka NP), Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca, Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca | Zaznaczony parametr Rozliczać w VAT-UE |
Uwaga
Przed przeliczeniem deklaracji VAT-UE użytkownik powinien zdecydować, czy grosze na deklaracji mają być „obcinane” czy „zaokrąglane”. Konieczne jest ustawienie parametru Zaokrąglenia VAT-UE, który dostępny jest Konfiguracji programu/ Księgowość/ Deklaracje.
Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-UE w wersji 4 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż styczeń 2017 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od stycznia 2017 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Sekcja F jest możliwa do ręcznego uzupełnienia przez użytkownika. Podczas dodawania pozycji w tej sekcji należy uzupełnić wartości w kolumnach Kod kraju (dla ułatwienia wyboru właściwego prefiksu, rozwijalna lista obok kodów zawiera również kolumnę z nazwą kraju) oraz Nr VAT kontrahenta. W przypadku nie uzupełnienia kolumn pojawia się komunikat uniemożliwiający zapisanie deklaracji VAT-UE(5): Kod kraju i nr VAT kontrahenta jest obowiązkowy. Jeżeli na formularzu uzupełniono kolumnę Nr VAT kontrahenta zastąpionego to po zaznaczeniu opcji w kolumnie Powrotne przemieszczenie wprowadzony wcześniej NIP jest usuwany.
W przypadku deklaracji VAT-UEK, podczas dodawania pozycji w sekcji F, na formularz dodawana jest para pozycji. Należy uzupełnić wartości w kolumnach Kod kraju (dla ułatwienia wyboru właściwego prefiksu, rozwijalna lista obok kodów zawiera również kolumnę z nazwą kraju) oraz Nr VAT kontrahenta dla przynajmniej jednej pozycji z pary pozycji. Istnieje możliwość pozostawienia w sekcji F jednej pustej pozycji w danej parze pozycji. Jeżeli obie pozycje z pary są puste to podczas próby zapisania deklaracji VAT-UEK(5) pojawia się komunikat: Nie można zapisać deklaracji. W sekcji F występuje para nieuzupełnionych pozycji. Należy je uzupełnić lub usunąć. Jeżeli na formularzu uzupełniono kolumnę Nr VAT kontrahenta zastąpionego to po zaznaczeniu opcji w kolumnie Powrotne przemieszczenie wprowadzony wcześniej NIP jest usuwany.
Uwaga
Formularz VAT-UE(5) obowiązuje za okres rozliczeniowy od czerwca 2020 roku. Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-UE w wersji 5 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż czerwiec 2020 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od czerwca 2020 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
Uwaga
Naliczenie deklaracji VAT-UEK(5) jest możliwe za okres od stycznia 2020 roku. Jeżeli dla miesięcy od stycznia do maja 2020 r. złożona została deklaracja VAT-UE w wersji 4 to po naciśnięciu przycisku
Korekta deklaracji pojawia się komunikat: Czy chcesz złożyć korektę ze względu na procedurę magazynu typu call-off stock na formularzu VAT-UEK(5)? Zaakceptowanie komunikatu powoduje dodanie formularza VAT-UEK w wersji 5. Wybór opcji Nie powoduje dodanie formularza VAT-UEK w wersji 4