Na formularzu dostępny jest przycisk umożliwiający zatwierdzenie przesyłki i przekazanie jej do nadania 
z datą nadania widoczną na formularzu, na zakładce [Poczta Polska]. Użytkownik może zmienić termin nadania ręcznie przed wybraniem opcji zatwierdzenia przesyłki.
Mimo, iż udostępniona została funkcja przekazania przesyłek do nadania bezpośrednio z poziomu formularza Zlecenia nadania przesyłki, zaleca się seryjne zatwierdzanie przesyłek, które powinny zostać nadane danego dnia.
Zakładka [Ogólne]
- Dokument – numer dokumentu ZNP zgodny z domyślnym schematem numeracji wybranym w konfiguracji,
- Data wystawienia – data utworzenia zlecenia w Comarch ERP Optima,
- Urząd nadania – domyślnie pobierany z adresu nadawczego wskazanego na zleceniu (menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów) bądź z konfiguracji Poczty Polskiej jeśli nie uzupełniono Urzędu nadania dla adresu nadawczego. Po naciśnięciu przycisku Urząd nadania, Użytkownik może wskazać inny Urząd Pocztowy, z którego zostanie nadana przesyłka.
- Nadawca – jako adres nadawczy na zlecenie ustawiany jest adres oddziału, powiązany z danym magazynem, który został do niego przypisany w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. Jeśli do danego adresu nadawczego nie zostanie przypisany żaden magazyn, to na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Adres Nadawczy przenoszony jest domyślny adres oddziału. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokument.[/su list]
Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Imię i nazwisko osoby kontaktowej, telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/ pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon. Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na zleceniu.
- Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo należy wskazać osobę kontaktową. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta.
Dla zleceń tworzonych ręcznie domyślnie ustawiany jest telefon domyślnego przedstawiciela odbiorcy. Jeśli żaden z przedstawicieli nie jest oznaczony jako domyślny, ustawiany jest numer telefonu z karty kontrahenta z pola Telefon. Jeśli na zleceniu zostanie zmieniona osoba kontaktowa, podstawiany jest przypisany do niej numer telefonu. W pierwszej kolejności pobierany jest Telefon SMS, jeśli telefon SMS nie jest uzupełniony, pobierana jest wartość z pola Telefon.
Dla zleceń tworzonych z dokumentów, domyślnie podpowiada się osoba kontaktowa odbiorcy (osoba odbierająca dokument), telefon oraz e-mail widniejące o na dokumencie.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Wypełnione pola Imię i nazwisko, Telefon, E-mail dla danego magazynu są przenoszone automatycznie na Zlecenie Nadania Przesyłki utworzone z dokumentu Przesunięcia Międzymagazynowego w odpowiadające im pola Telefon, E-mail, Osoba kontaktowa po stronie odbiorcy. Informacje te, są także przenoszone, jeśli na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie zaznaczony parametr Przesyłka do oddziału.
Telefon Odbiorcy Zlecenia jest przenoszony do systemu e-Nadawca do pola Telefon komórkowy.
Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokument Zlecenia nadania przesyłki.
- Użyj adresu korespondencyjnego – po zaznaczeniu parametru, na zlecenie pobierany jest adres korespondencyjny z karty podmiotu – na ten adres zostanie nadana przesyłka,
- Przesyłka do oddziału – należy zaznaczyć, jeśli przesyłka ma być transportowana między oddziałami firmy. Jako adres odbioru należy wskazać jeden spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów.
- Po zaznaczeniu parametru Przesyłka do oddziału na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Odbiorca pojawi się pole Adres odbiorczy. Domyślnie adres odbiorczy jest nieuzupełniony. Z listy rozwijanej jest możliwość wskazania jednego spośród zdefiniowanych adresów w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów.
- Uwagi dla odbiorcy – pole umożliwiające wpisanie uwag do zlecenia. Domyślnie widoczny jest tekst wprowadzony w konfiguracji Poczty Polskiej.
Zakładka [Paczki i usługi]
Formularz Zlecenia nadania przesyłki – zakładka [Paczki i usługi]
Usługa pocztowa i Serwis – domyślnie ustawiana jest usługa i serwis, które zostały określone w konfiguracji jako domyślne. Do wyboru:
- Pocztex (Ekspres24, Krajowy)
- Pocztex Kurier 48 (Przesyłka biznesowa)
- Usługa paczkowa (Paczka24, Paczka Ekstra 24, Paczka48)
- Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Priorytet)
- Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
- Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
- Pocztex 2.0 (Kurier).
Uwaga
Opcje dostępne na formularzu Zlecenia nadania przesłki na zakładce [Paczki i usługi] są zależne od wybranej usługi pocztowej.
Przesyłki – tabela z danymi dotyczącymi poszczególnych przesyłek dodanych na zlecenie. Domyślnie przenoszone są informacje z konfiguracji.
Pocztex (Ekspres24, Krajowy), Usługa paczkowa (Paczka 24, Paczka Ekstra 24, Paczka 48):
- Tabela Przesyłki zawiera kolumny: Usługa pocztowa, Waga (kg), Deklarowana wartość, Ostrożnie, Ubezpieczenie Niestandardowa.
- Zawartość – należy podać zawartość przesyłki, pole obowiązkowe.
- Usługi dodatkowe:
- Odbiór w punkcie – po zaznaczeniu tej opcji należy wskazać placówkę pocztową, do której zostanie skierowana przesyłka. Domyślnie lista placówek jest zawężana do województwa wskazanego na formularzu odbiorcy (menu Ogólne/ Kontrahenci).
Uwaga
Po dodaniu na Zlecenie nadania przesyłki więcej niż jednej paczki, nie jest dostępna usługa Odbiór w punkcie.
- Pobranie – po zaznaczeniu należy podać kwotę pobrania należności oraz zaznaczyć, w jaki sposób ma ona zostać przekazana (do wyboru rachunek bankowy bądź przekaz pocztowy). Po wybraniu rachunku bankowego należy podać tytuł przelewu. Ustawienia są domyślnie przenoszone z konfiguracji.
- Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). Po zaznaczeniu tej opcji należy wybrać formę zwrotu: List zwykły priorytetowy, List zwykły ekonomiczny, List polecony priorytetowy, List polecony ekonomiczny, Kurier Ekspres 24, Paczka Ekstra 24.
- Potwierdzenie odbioru– po zaznaczeniu tej opcji, należy wybrać formę w jakiej chcemy otrzymać potwierdzenie klienta o odbiorze przesyłki: List zwykły priorytetowy, Kurier Ekspres 24, Paczka Ekstra 24.
- Potwierdzenie doręczenia (sms/ e-mail) – w wybranej formie dotrze do nadawcy informacja o doręczeniu przesyłki.
Pocztex Kurier 48
- Tabela Przesyłki zawiera kolumny: Usługa pocztowa, Waga (kg), Deklarowana wartość, Ostrożnie, Gabaryt, Ubezpieczenie.
- Usługi dodatkowe:
Pocztex Kurier 48 – usługi dodatkowe
Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Pocztowa), Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet), Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet):
- Tabela Przesyłki zawiera kolumny: Usługa pocztowa, Waga (kg), Gabaryt (nie dotyczy Przesyłki Firmowej, dla której obowiązuje tylko gabaryt A), Deklarowana wartość (kolumna dostępna tylko dla Paczki Pocztowej).
Uwaga
Usługi nie obsługują wielopaczkowości.
- Usługi dodatkowe:
Potwierdzenie odbioru – po zaznaczeniu tej opcji należy określić ilość sztuk potwierdzeń odbioru przesyłki jaką chcemy otrzymać od klienta.
Pocztex 2.0 (Kurier)
- Tabela Przesyłki zawiera kolumny: Waga (kg), Gabaryt, Ostrożnie, Niestandardowa, Deklarowana wartość, Ubezpieczenie, Usługa pocztowa.
- Zawartość – pole obowiązkowe do wypełnienia.
- Usługi dodatkowe
- Dla usługi Pocztex 2.0 istnieje możliwość nadania przesyłki bezpośrednio w placówce pocztowej. Po zaznaczeniu parametru Nadanie w placówce pocztowej, Zlecenie nadania przesyłki nie będzie uwzględniane podczas zamawiania kuriera z poziomu listy zleceń.
- Potwierdzenie odbioru – po zaznaczeniu tej opcji należy określić ilość sztuk potwierdzeń odbioru przesyłki jaką chcemy otrzymać od klienta (max. 9 sztuk).
Zakładka [Poczta Polska]
Formularz Zlecenia nadania przesyłki – zakładka [Poczta Polska]
Na tej zakładce wyświetlane są dane pobierane serwisu Poczty Polskiej e-Nadawca:
Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do serwisu Poczty Polskiej.
Planowany termin nadania: Data nadania – należy podać datę z jaką chcemy nadać przesyłkę. Domyślnie podpowiada się data bieżąca. Podczas edycji zlecenia, które ma datę nadania starszą od bieżącej, zostanie ona przestawiona na bieżącą.
Uwaga
Data nadania drukowana jest na etykietach i powinna być zgodna z faktyczną datą przekazania przesyłek do placówki nadawczej.
Urząd nadania – domyślnie pobierany z adresu nadawczego wskazanego na zleceniu (menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziału) bądź z konfiguracji Poczty Polskiej jeśli nie uzupełniono Urzędu nadania dla adresu nadawczego. Po naciśnięciu przycisku Urząd nadania, Użytkownik może wskazać inny Urząd Pocztowy, z którego zostanie nadana przesyłka.
e-Nadawca plik – nazwa pliku z przesyłkami pobrana z e-Nadawcy.
W tabeli znajduje się lista przesyłek wraz z przypisanym do nich numerem nadania oraz adresem URL. Po kliknięciu w link, użytkownik zostanie przeniesiony na stronę internetową, na której może śledzić przesyłkę.
– podgląd/wydruk Listu Przewozowego. Drukowane są etykiety dla wszystkich paczek na zleceniu.
Status – status przesyłki.
Zwrócone błędy – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia.
Zakładka [Dokumenty]
W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlany jest dokument, z którego zostało utworzone zlecenie.
Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. Pliki do tabeli Biblioteka dokumentów można dodawać również metodą „przeciągnij i upuść”. Szczegóły na ten temat zostały opisane w artykule Dodawanie plików na dokumentach metodą „przeciągnij i upuść”.
W przypadku modułu CRM, dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów, zadań, wiadomości e-mail oraz wiadomości sms.