Formularz umowy

Formularz umowy zawiera następujące zakładki:

• [Ogólne]
• [Ubezpieczenia]
• [Lista wypłat umowy]
• [Dodatkowe]
• [Zestawienie czasu pracy]

Zakładka [Ogólne] – wybieramy Dokument, który określa sposób numeracji umów, czyli symbol. Domyślnie podpowiada się symbol UMW dedykowany dla umów cywilnoprawnych ale istnieje możliwość dodania własnych definicji dokumentów. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów dokumentów w danej klasie, jeżeli na liście brakuje wymaganej pozycji można dodać ją przyciskiem .Numer umowy zostanie zaproponowany w momencie zapisywania umowy.

Spłacona– parametr jest dostępny jeżeli w polu Rodzaj umowy wskazano niestandardową umowę (zdefiniowaną przez użytkownika). Na liście umów cywilnoprawnych – umowy użytkownika wyświetlane są jako niespłacone (zielone). Jeśli umowa została spłacona w całości, aby zmienić status umowy należy zaznaczyć parametr Spłacona. Umowa wyświetli się w kolorze czarnym.

Uzupełniamy:

• Datę zawarcia, rozpoczęcia i zakończenia,
• Tytuł umowy, który może być wybrany z listy lub wpisany bezpośrednio z klawiatury (treść umowy),
• oraz Rodzaj umowy. W programie zdefiniowana jest lista rodzajów umów odpowiadająca pozycjom na deklaracji IFT, PIT-8AR lub PIT-11. Po wybraniu rodzaju umowy zaproponuje się odpowiedni procent kosztów uzyskania.
• Symbol listy płac - wypełnienie tego pola jest równoznaczne z powiązaniem umowy z tą listą płac. Umowa, dla której wskazano symbol listy płac, będzie się wyliczała automatycznie tylko na liście płac o rodzaju Umowa zgodnej ze wskazanym symbolem. Jeśli na formularzu umowy nie będzie wskazany symbol listy płac, to wypłaty będą naliczane jak dotychczas, to znaczy, że wypłata umowy pojawi się przy naliczaniu wypłat na pierwszej liście płac o rodzaju Umowa, niezależnie od tego, jaki symbol ma lista płac. Naliczanie wypłat korygujących: lista płac korygująca może być o dowolnym symbolu, ważne jest tylko powiązanie tej listy (pole Korekta do listy) z listą płac anulowaną (pierwotnie naliczoną), w wypłacie korygującej wyliczy się umowa powiązana ze schematem numeracji listy użytym w wypłacie anulowanej.
• *Schemat płatności umowy/dodatku zgodny ze schematem pracownika -* parametr domyślnie zaznaczony, co oznacza sposób wypłaty danego składnika zgodnie z ustawieniami w formularzu danych kadrowych pracownika. Po odznaczeniu parametru aktywowana zostaje ikona schematu płatności, która pozwala na zdefiniowanie odrębnego sposobu rozliczenia (np. inny rachunek bankowy) dla tego konkretnej umowy. Podczas naliczania wypłaty system automatycznie wygeneruje oddzielną płatność dla wartości netto takiej umowy. Jeśli wraz z umową cywilnoprawną wypłacane są elementy takie jak zasiłki, przychód z tytułu PPK czy dodatki dodane bezpośrednio w wypłacie, zostaną one rozliczone zgodnie z ustawieniami zdefiniowanymi w tej umowie
• Ulga podatkowa - w przypadku złożenia przez osobę wykonującą umowę cywilnoprawną oświadczenia PIT-2 o stosowaniu ulgi w tym polu należy wprowadzić mnożnik ulgi w formie ułamka (1/12, 1/24, 1/36).
• Nie pobierać zaliczki podatku na wniosek podatnika (dochód do 30 000 zł). Parametr należy zaznaczyć w przypadku złożenia przez pracownika wniosku o niepobieranie zaliczki od umów cywilnoprawnych. Podczas naliczania wypłat, sprawdzane jest czy dochód pracownika uzyskany od początku roku podatkowego nie przekroczył 30 000 zł Jeżeli nie, to zaliczka podatku nie zostanie naliczona. W wypłacie, w której dochód pracownika w danym roku podatkowym przekracza kwotę 30 000 zł podatek jest naliczany od całego wynagrodzenia. Podczas naliczania wypłaty sprawdzana jest Pozycja na deklaracji PIT ustawiona w konfiguracji danego składnika. Podatek nie będzie się naliczał od elementów które mają ustawioną pozycję: PIT-4 1. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, PIT-4 2. Dniówki obrachunkowe i udziały w dochodzie podzielonym rsp (brak kosztów uzyskania), PIT-11. Należności z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy o dzieło, PIT-8B 7. Czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, PIT-8B 8. Udział w organach stanowiących osób prawnych, PIT-8B 9. Kontrakt menedżerski, umowa o zarządzanie przedsiębiorstwem, PIT-8B 10. Prawa autorskie i inne prawa.
• Oddelegowany do pracy za granicą -parametr dostępny w wersji programu Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus, dedykowany dla zleceniobiorców oddelegowanych do pracy za granicą. Szczegóły dotyczące tej funkcjonalności opisane są w artykule Oddelegowanie do pracy za granicę zleceniobiorców.
• Po uzupełnieniu tych danych wpisujemy Wartość kwotę, na jaką zawieramy daną umowę. W zależności od potrzeb można określić kwotę netto lub brutto umowy. Jeśli umowa ma być policzona od netto należy kliknąć ikonę policz wartość od netto i wpisać kwotę netto (do wypłaty). Kwotę netto można podać dopiero po wybraniu rodzaju umowy. Na podstawie informacji o rodzaju umowy, wybranym ubezpieczeniu program wyliczy kwotę brutto tej umowy.
  Jeśli wynagrodzenie z tytułu umowy cywilnoprawnej jest rozliczane w obcej walucie, jej rodzaj należy podać w formularzu umowy, na zakładce [Ogólne], obok wartości umowy lub stawki godzinowej.
  Na liście umów cywilnoprawnych pracownika, w kolumnie Waluta rozliczenia, wyświetlana jest waluta danej umowy.
  Jeśli wybrano opcję Policz wartość od netto, system oblicza kwotę brutto umowy na podstawie podanej kwoty netto. Obliczenia dokonywane są w walucie umowy, bez uwzględnienia kursu walutowego. Składki ZUS, składki PPK oraz zaliczka podatku są również wyliczane w walucie umowy. Podatek podlega zaokrągleniu do pełnych jednostek waluty. Ustalona w ten sposób kwota brutto jest podstawą do naliczania wypłaty.
• Kwota następnej wypłaty (brutto) - w przypadku umów długoterminowych, których wypłaty będą realizowane w ratach, istnieje możliwość podania wysokości kwoty, jaka ma się każdorazowo wypłacać. Wartość ‘raty’ należy wpisać w polu Kwota następnej wypłaty brutto.
• Stawka za godzinę – w tym polu należy podać stawkę godzinową zleceniobiorcy. Pole jest aktywne, jeśli jako Rodzaj umowy wybrano typ wypłaty zdefiniowany algorytmem 14. Jeśli umowa zdefiniowana algorytmem 14 powiązanej ze stałą okresową pole Stawka za godzinę jest nieaktywne.
• Wypłata umowy przyrównywana do stawki minimalnej - parametr odpowiadający za kontrolę minimalnego wynagrodzenia w porównaniu do godzin pracy zleceniobiorcy Po zaznaczeniu parametru w przypadku, gdy kwota wynagrodzenia z umowy będzie za niska, w wypłacie automatycznie zostanie doliczony składnik Wyrównanie do minimalnej stawki (umowa).

Czas pracy dla umowy pobierać - parametr, który umożliwia wskazanie sposobu ewidencji czasu przepracowanego zleceniobiorcy. Ewidencja czasu pracy może być prowadzona na podstawie kalendarza nieobecności lub uproszczonego zestawienia w umowie. Po zaznaczeniu opcji z kalendarza nieobecności czas pracy będzie pobierany z kalendarza (Nie)obecności. W związku z tym na formularzu danych kadrowych zleceniobiorcy na zakładce [Etat] jest możliwość wskazania kalendarza, według którego ma być rozliczany zleceniobiorca. W przypadku wybrania sposobu ewidencji czasu pracy jako z uproszczonego zestawienia wumowie czas pracy należy podać na dodatkowej zakładce [Zestawienie czasu pracy] na formularzu umowy. Parametr Czas pracy dla umowy pobierać jest aktywny, gdy w polu Rodzaj umowy wybrano umowę zdefiniowaną algorytmem 14. W przypadku innych umów, aby powyższy parametr był dostępny należy najpierw zaznaczyć parametr Wypłata umowy przyrównywana do stawki minimalnej.

Zakładka [Ubezpieczenia]

Dane o ubezpieczeniach społecznych i ubezpieczeniu zdrowotnym. Dla pracowników etatowych umowa zlecenie powinna być zgłoszona do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego z kodem 0110, w przypadku pracowników obcych z kodem wynikającym z zawartej umowy.

Dotyczy wersji: 2021.4.1

Od wersji Comarch ERP Optima 2021.4.1 dodano pole Kod zawodu. Kod można wybrać z dostępnego słownika.

Data zgłoszenia do ubezpieczeń jest równocześnie datą zawarcia umowy. Parametr Zawsze naliczać składki na Fundusz Pracy i FGŚP należy zaznaczyć tylko w przypadku, gdy pracownik powracający z urlopu wychowawczego lub macierzyńskiego, lub będący po 50 roku życia (będący wcześniej bezrobotnym) będzie miał zawartą – z własnym pracodawcą - umowę cywilnoprawną. W takim przypadku, zwolnienie z opłacania składek FP, FGŚP nie obejmuje przychodu z umowy cywilnoprawnej i parametr należy zaznaczyć. Parametr Wliczać do podstawy zasiłku chorobowego również po dacie zakończenia umowy wpływa na naliczanie podstawy zasiłku chorobowego zleceniobiorcy. W podstawie zasiłków uwzględniane są zakończone umowy, których data rozwiązania jest wcześniejsza niż data nieobecności oraz zaznaczony jest parametr Wliczać do podstawy zasiłku chorobowego również po dacie zakończenia umowy. W sekcji Wyrejestrowanie z ubezpieczeń po dacie zakończenia umowy należy uzupełnić wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Po wpisaniu daty wyrejestrowania np. w ubezpieczeniu emerytalnym i kodu program zaproponuje wyrejestrowanie z pozostałych ubezpieczeń.

Zakładka [Lista wypłat umowy]

Najczęściej do jednej umowy będzie jedna wypłata. Lista wypłat zawiera informację o tym, kiedy zrealizowano daną płatność (data wypłaty), i jaką kwotę wypłacono oraz numer pełny wypłaty. Istnieje również możliwość zawierania umów długoterminowych, których wypłaty realizowane będą w kilku ratach. W przypadku takich umów lista wypłat będzie odzwierciedlać, kiedy i w jakiej wysokości zostały wypłacane.

Zakładka [Dodatkowe]

Zawiera pole tekstowe Opis umowy. Na tej zakładce zawarta jest także informacja kto i kiedy dodał/ zmodyfikował formularz umowy.

Ponadto znajduje się parametr: Uwzględniaj okres umowy do stażu pracy, który decyduje, że okres umowy cywilnoprawnej jest wliczany do stażu pracy w firmie.

Do stażu pracy są umowy zlecenia, od których były naliczane składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe. W niektórych przypadkach należy uwzględniać także umowy, od których nie były odprowadzane składki na ubezpieczenie społeczne jeśli wynikało to z przepisów.

Podczas naliczania stażu na potrzeby ustalania limitu nieobecności czy dodatków stażowych uwzględniane są umowy cywilnoprawne, które były wykonywane w danej firmie i mają zaznaczony parametr Uwzględniaj okres umowy do stażu pracy lub okresy wprowadzone w historii zatrudnienia z zaznaczonym parametrem Umowa cywilnoprawna/działalność gospodarcza.

Zakładka [Zestawienie czasu pracy] – jest dostępna, gdy na zakładce [Ogólne] został zaznaczony parametr dotyczący pobierania czasu pracy z uproszczonego zestawienia w umowie. Należy tutaj podać sumaryczny czas przepracowany w poszczególnych miesiącach w ramach danej umowy.

Umowy B2B. Funkcjonalność umożliwia ewidencję umów B2B. Na formularzu umowy B2B użytkownik może określić:

• Dokument – domyślnie podpowiada się symbol UB2B dedykowany dla umów B2B, ale istnieje możliwość definicji własnych definicji dokumentów,
• Daty obowiązywania umowy,
• Stanowisko – możemy wybrać stanowisko z listy stanowisk,
• Kontrahenta – możemy w celu informacyjnym powiązać umowę z kontrahentem, od którego wpływają faktury kosztowe,
• Liczbę dni wolnych do wykorzystania w trakcie roku – określając tym samym limit dni wolnych na dany rok. Bezpośrednio w limitach zostanie on przeliczony proporcjonalnie względem okresu obowiązywania umowy B2B,
• Kwotę umowy– jest to pole informacyjne,
• Uwzględniaj okres umowy do stażu pracy  – parametr decyduje o tym, że okres pracy na umowie B2B jest traktowany jako staż w firmie.
• Opis – dodatkowe pole, w którym można odnotować istotne kwestie dot. współpracy z tą osobą dokument.

Dla osób na umowach B2B, którym odnotowano informację o liczbie dni wolnych dodano dedykowany limit nieobecności Nieobecność (B2B). Limit jest naliczany w dniach i godzinach, podlega przenoszeniu na kolejny rok, wylicza się w sposób proporcjonalny do liczby miesięcy obowiązywania umowy w danym roku kalendarzowym. Limit zaokrągla się zawsze w górę do pełnych dni.  Przy przeliczaniu limitu na godziny przyjmowana jest wartość z pola Norma dobowa dla urlopu dla pełnego wymiaru etatu, z formularza pracownika, z zakładki [3.Etat] z zapisu aktualnego „na datę od” dodawanego limitu.