Formularz schematu windykacji

Schemat windykacji jest tworzony przez operatora zgodnie z indywidualnymi preferencjami, w skład schematu może wchodzić wysłanie do kontrahentów wiadomości e-mail informujących o nieuregulowanych należnościach, tworzenie kontaktów/ zadań CRM związanych z takimi kontrahentami, wysyłanie wiadomości sms, generowanie i wysyłanie poprzez e-mail Ponagleń zapłaty oraz blokowanie sprzedaży problematycznym kontrahentom.

Formularz schematu windykacji zawiera:

• Kod – kod schematu windykacji (pole obowiązkowe).
• Nazwa – nazwę schematu windykacji.
• Parametr Domyślny – jeśli dla kontrahenta nie ustalonego indywidualnego schematu windykacji (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakładka [Płatności] – Schemat windykacji), na Płatnościach kontrahentów w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności, na zakładce [Windykacja] będzie automatycznie podpowiadał się domyślny schemat windykacji. Zaznaczenie parametru Domyślny na edytowanym schemacie windykacji skutkuje jego automatycznym odznaczeniem na schemacie dotychczas oznaczonym jako domyślny.
• Tabelę z etapami schematu windykacji zawierającą kolumny Kod, Nazwa, Typ, Termin. Dla tabeli Etapy dostępne są przyciski:

 – tworzenie etapów windykacji.

 Otwórz – edycja etapu windykacji.

 Usuń – usunięcie etapu windykacji.

Schemat windykacji może obejmować wysyłanie do kontrahentów wiadomości e-mail, generowanie kontaktów i zadań CRM, generowanie i wysyłanie poprzez e-mail Ponagleń Zapłaty oraz blokowanie sprzedaży:

• e-mail:
• Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
• Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności – należy określić w jakim czasie w odniesieniu do terminu realizacji płatności ma zostać wysłana do kontrahenta wiadomość e-mail z przypomnieniem o zaległych należnościach. Zero oznacza wysłanie wiadomości e-mail w dniu terminu realizacji, liczba dodatnia oznacza wysłanie wiadomości e-mail po upływie terminu realizacji, liczba ujemna oznacza wysłanie wiadomości e-mail przed upływem terminu realizacji płatności.
• Wyślij jedną wiadomość e-mail dla wszystkich płatności z tym samym terminem płatności – W przypadku gdy dla kontrahenta jest kilka płatności podlegających windykacji z tym samym terminem płatności to:
• jeśli parametr jest zaznaczony, dla takich płatności wysyłana jest zbiorcza wiadomość e-mail.
• jeśli parametr jest odznaczony, do każdej płatności generowany jest osobny e-mail.

• Szablon e-mail – pole obowiązkowe, należy wybrać szablon wiadomości e-mail spośród szablonów zdefiniowanych na formularzu zdarzenia w Preliminarzu płatności (menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności – po otwarciu okna płatności na wstążce w górnym menu ikon pod ikoną Wyślij jest dostępna opcja Konfiguracja szablonów e-mail , gdzie można zdefiniować szablony e-mail dla zdarzenia z Preliminarza
  płatności).
  Po wybraniu szablonu e-mail, pole Wysyłaj wiadomości na adres uzupełniane jest automatycznie. Wartość w nim wyświetlana pochodzi z pola 'DO’ z wybranego szablonu e-mail. Jeśli we wspomnianym polu nie zostały uzupełnione żadne dane to wyświetlone zostaje makro {eEMail}, a podczas wysyłania wiadomości pobierany jest adres e-mail znajdujący się na kartotece kontrahenta, na zakładce [Płatności] w sekcji Windykacja należności. W sytuacji gdy w sekcji Windykacja należności nie został uzupełniony adres e-mail wówczas wiadomości wysyłane są na adres z zakładki [Ogólne], z kartoteki kontrahenta.Jeżeli wybrano szablon z wprowadzonym adresem UDW, w polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne będą adresy UDW wprowadzone na szablonie.

  Jeśli nie zdefiniowano żadnego szablonu e-mail z poziomu zdarzenia w Preliminarzu płatności, szablon można zdefiniować w oknie Etapu schematu windykacji po naciśnięciu przycisku Szablon e-mail.

  Wysłana wiadomość e-mail będzie zgodna z wybranym szablonem.

  W oknie edycji szablonu e-mail dla zdarzenia w Preliminarzu płatności oprócz standardowych dostępne są następujące makra:

  • Zestawienie dokumentów windykowanych – makro podstawia informacje o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta zgodnie z terminem wskazanym na akcji windykacyjnej. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Walutaoraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty.
• • • Zestawienie dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni po terminie jest większa niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty
  • Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych i przeterminowanych płatnościach kontrahenta. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
  • Zestawienie dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni przed terminem jest mniejsza niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych, których termin jeszcze nie minął, program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty. Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych przed terminem.
  • Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, które nie są jeszcze przeterminowane. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.

Usunięcie z programu szablonu e-mail przypisanego do etapu windykacji uniemożliwi wysłanie do kontrahentów wiadomości e-mail.

• Zadanie lub kontakt CRM
• Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
• Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności – należy określić ile dni w odniesieniu do terminu realizacji płatności ma zostać wygenerowany kontakt/ zadanie CRM. Zero oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM w dniu terminu realizacji, liczba dodatnia oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM po upływie terminu realizacji, liczba ujemna oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM przed upływem terminu realizacji płatności.
• Dokument – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla generowanych kontaktów/ zadań CRM. Nie jest możliwe usunięcie z programu schematu numeracji wskazanego dla kontaktu/ zadania CRM w etapie windykacji.
• Temat – przenoszony na kontakt/ zadanie CRM.
• Generuj kontakt/ zadanie CRM – należy wybrać czy w module CRM mają być generowane kontakty czy zadania.
  W przypadku generowania zadań CRM będą pobierane ustawienia z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Windykacja/ CRM – sekcja Zadanie (przedział czasowy zadania, jego czas trwania i związane z nim przypomnienie).

Etap schematu windykacji – kontakt

• Ponaglenie zapłaty
• Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
• Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności – należy określić ile dni po terminie realizacji płatności ma zostać wygenerowane Ponaglenie Zapłaty (najwcześniej jeden dzień po terminie realizacji płatności).
• Dokument – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Ponagleń Zapłaty. Nie jest możliwe usunięcie z programu schematu numeracji wskazanego dla Ponaglenia Zapłaty w etapie windykacji.
• Koszty dodatkowe – waluta wprowadzonych kosztów jest zgodna z walutą Ponaglenia Zapłaty. W przypadku, kiedy koszty dodatkowe mają generować płatności, należy określić dla nich formę płatności i termin płatności liczony od dnia generowania Ponaglenia.

• Wyślij e-mail z wydrukiem ponaglenia zapłaty – po zaznaczeniu parametru w chwili generowania Ponaglenia zostanie wysłana do kontrahenta wiadomość e-mail zgodna z wybranym szablonem zawierająca w załączniku wydruk Ponaglenia. Dla wysłanego wydruku należy określić tytuł Ponaglenia Zapłaty:
  Ponaglenie/ Wezwanie/ Upomnienie.

  Jeśli zaznaczono wysyłkę wydruku mailem, możliwy jest wybór wzorca wydruku (lista jest zgodna z lista wydruków dostępnej z poziomu formularza Ponaglenia zapłaty, z wyłączeniem wydruków tekstowych i kaskadowych).

  Po wybraniu szablonu e-mail, pole Wysyłaj wiadomości na adres uzupełniane jest automatycznie. Wartość w nim wyświetlana pochodzi z pola 'DO’ z wybranego szablonu e-mail. Jeśli we wspomnianym polu nie zostały uzupełnione żadne dane to wyświetlone zostaje makro {eEMail}, a podczas wysyłania wiadomości pobierany jest adres e-mail znajdujący się na kartotece kontrahenta, na zakładce [Płatności] w sekcji Windykacja należności. W sytuacji gdy w sekcji Windykacja należności nie został uzupełniony adres e-mail wówczas wiadomości wysyłane są na adres z zakładki [Ogólne], z kartoteki kontrahenta.

  Jeżeli wybrano szablon z wprowadzonym adresem UDW, w polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne będą adresy UDW wprowadzone na szablonie.

Uwaga

Podczas wysyłania poprzez e-mail wydruku Ponaglenia Zapłaty nie są uwzględniane parametry dla wydruku: Popisz cyfrowo pliki PDF i Kopia elektroniczna.

Etap schematu windykacji – Ponaglenie Zapłaty

Uwaga

W przypadku wskazania szablonu z przypisanym adresem nadawczym do wysyłki wiadomości e-mail w ramach operacji automatycznych, domyślny adres nadawaczy z szablonu będzie ignorowany, a wiadomość zostanie wysłana z adresu e-mail określonego w konfiguracji danego automatu.

• Blokada sprzedaży
• Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
• Wykonaj [] po terminie realizacji płatności – zgodnie z ustalonym terminem dla kontrahentów spełniających kryteria zostanie włączona blokada wystawiania dokumentów rozchodowych (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakłada [Handlowe]).

Etap schematu windykacji – Blokada sprzedaży

Automatyczne odznaczenie parametru Blokada wystawiania dok. rozchodowych na karcie kontrahenta, następuje w momencie całkowitego rozliczenia wszystkich płatności, które w wyniku automatycznej windykacji spowodowały nałożenie tej blokady. Jeśli dana płatność została podzielona w preliminarzu płatności na raty, zdjęcie blokady następuje po rozliczeniu wszystkich rat. Blokada nie jest zdejmowana automatycznie, jeśli została założona w wyniku ręcznej windykacji lub manualnie przez operatora na karcie kontrahenta.

• SMS

Dla akcji sms należy określić w jakim terminie w odniesieniu do terminu nieuregulowanych płatności ma zostać wysłany sms (liczba ujemna oznacza wysłanie wiadomości o podana ilość dni przed upływem terminu płatności).  Wybierając szablon SMS należy zdefiniować treść wiadomości, która zostanie wysłana przez automat windykacji lub w ramach windykacji na żądanie. Szablony wykorzystywane w windykacji są pobierane z formularza płatności w Preliminarzu. Po naciśnięciu przycisku Szablon SMS można utworzyć nowy szablon.

Podczas automatycznej windykacji wysyłany jest jeden sms zawierający informację o jednej nieuregulowanej płatności (w przypadku istnienia kilku niezapłaconych dokumentów, wysyłanych jest kilka wiadomości sms).

SMS jest wysyłany na numer telefonu wpisany na karcie kontrahenta, na zakładce [Płatności] w sekcji Windykacja należności. Jeśli tu nie podano numeru, pobierany jest numer telefonu SMS z karty kontrahenta, z zakładki [Ogólne].

Na formularzu SMS, na zakładce [Dokumenty] w tabeli Dokumenty skojarzone jest automatycznie podpinany dokument, na podstawie którego został wysłany SMS.

Etap schematu windykacji – SMS

Uwaga

Mogą wystąpić kilkuminutowe przesunięcia między czasem wykonania etapu ustawionym w konfiguracji a rzeczywistym czasem.