Na zakładce [Ogólne] uzupełniamy podstawowe dane o pracowniku, takie jak:
- Archiwalny – parametr zaznaczamy, gdy pracownik od dawna jest zwolniony i chcemy przenieść go do tak zwanego ‘archiwum’. Parametr szczegółowo opisany w podrozdziale Pokaż archiwalnych – filtr.
- Centrum – wskazanie centrum podległościowego, do którego przyporządkowany jest pracownik.
- Wydział (dostępny w wersji Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus). Pole powiązane ze słownikiem wydziałów. Pozwala na przypisanie pracownika do konkretnego wydziału. Obok nazwy wydziału na formularzu pracownika wyświetla się również nazwa lokalizacji.
- Wieloetatowość dzielimy na:
- Etat podstawowy dla pracownika zatrud. na wielu etatach – parametr zaznaczamy, gdy pracownik ma w firmie kilka etatów. Opisany w odrębnym rozdziale.
- Etat dodatkowy dla – zaznaczamy, gdy pracownik ma w firmie kilka etatów. Opisany w odrębnym rozdziale.
- Akronim (kod) – unikalny dla danego pracownika.
Uwaga
W przypadku wpisywania w pole kod kolejnych numerów zaleca się poprzedzanie znaczących liczb zerami, tzn. zamiast pisać 1 (jeden) piszemy np. 001, zamiast 99 np. 099.
Sugestia ta wynika ze sposobu w jaki program porządkuje kody (co z kolei związane jest z standardem narzuconym poprzez tablicę kodów ASCII). W przypadku zastosowania numeracji: 1,2,3, … 9,10,11,12, … 110,111,112, … program zaproponuje następującą kolejność na Liście pracowników:
1
10
100
101
(…)
109
11
110
(…)
19
2
200
(…)
W przypadku zastosowania numeracji: 001,002,003, … 009,010,011,012, … 110,111,112, … program zaproponuje kolejność:
001
002
(…)
010
011
(…)
099
100
101
(…)
- Nazwisko i imiona pracownika,
- PESEL,
- NIP,
- Data urodzenia,
Wskazówka
W programie Comarch ERP Optima istnieje funkcjonalność pozwalająca na wypełnienie daty urodzenia na formularzu danych kadrowych pracownika na podstawie podanego numeru PESEL. Data zostanie uzupełniona na podstawie numeru PESEL tylko w przypadku, gdy nie ma wypełnionego pola Data urodzenia. Jeżeli data urodzenia została już wprowadzona i następnie podawany jest numer PESEL to program Comarch ERP Optima nie sprawdza poprawności wpisanej daty urodzenia.
Funkcjonalność dostępna także na formularzu pracownika (dostępny z poziomu Słowników) bez licencji na moduł Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus.
W programie jest dodany mechanizm kontroli duplikacji pracowników oparty na unikalności numeru PESEL (szczegóły dotyczące tej funkcjonalności są opisane w podręczniku Ogólne i Konfiguracja).
- *Imiona rodziców,*
- Miejsce urodzenia pracownika,
- Nazwisko rodowe oraz nazwisko rodowe matki,
- Adres zameldowania,
- Kraj/Kod kraju,
Uwaga
Pole Kod kraju powinno być uzupełnione dla pracowników posiadających zagraniczny adres zamieszkania, za których będą wysyłane deklaracje podatkowe PIT‑11/PIT-8C/IFT‑1R za pomocą systemu e‑Deklaracje.
- *Telefon,*
- Telefon SMS,
- E-mail – adres e-mail wykorzystywany do wysyłki wiadomości e-mail z modułu
Hasło dla wydruków- sekcja jest dostępna dla Operatorów, mających uprawnienia generowania i podglądu haseł dla plików – zaznaczony parametr z poziomu Start /Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy Prawo do generowania i podglądu haseł dla plików PDF.
Po naciśnięciu przycisku Generuj, generowane jest losowe hasło składające się z min. 8 znaków: dużych, małych liter oraz znaku specjalnego. Operator ma również możliwość wpisania własnego hasła. Utworzone hasło jest szyfrowane i zapisane w bazie. Po wygenerowaniu hasła w formularzu, jest możliwość bezpośredniej wysyłki SMS z hasłem na numer telefonu pracownika.
Uwaga
Jeżeli po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzimy wypełniony formularz dane pracownika zostaną zapamiętane. Osoba ta zostanie zakwalifikowana jako niezatrudniona (brak danych o etacie lub aktualnych umowach) a dane jej będą widoczne na liście Bez zatrudnienia i na liście Wszyscy.