Formularz faktury cyklicznej – zakładka Ogólne

Na zakładce [Ogólne] znajdują się następujące pola:

• Kod – tutaj należy wprowadzić kod, dzięki któremu możliwe jest identyfikowanie wzorca przez użytkownika. Kod może się składać z maksymalnie 40 znaków.
• Nazwa – nazwa wprowadzanego wzorca. Nazwa może się składać z maksymalnie z 50 znaków.
• Uwagi – możliwość wprowadzania uwag do wzorca. Należy pamiętać, że uwagi wpisane w tym miejscu nie są przenoszone na faktury.
• Data generowania faktur – Jest to data kolejnego generowania faktur zgodnie z ustalonym cyklem.
• Nieaktywny – parametr do zaznaczania wzorców niewykorzystywanych.

Faktury cykliczne można tworzyć w cyklu tygodniowym oraz miesięcznym a dokładniej, co podaną ilość tygodni bądź miesięcy, dlatego na zakładce [Ogólne] znajdują się parametry dotyczące przypomnienia o konieczności wygenerowania faktur cyklicznych.

Ponadto w zależności czy wzorzec jest tygodniowy, miesięczny, kwartalny itd., jest możliwość zaznaczenia/ określenia dokładniejszych parametrów.

Jeśli zaznaczony zostanie okres tygodniowy, to poniżej pola z możliwością wyboru dnia tygodnia, pojawi się pole Generuj co…tygodni począwszy od …, przy czym jeśli użytkownik ustawi co 1 tydzień pole z datą się nie pojawi.

Ustawianie cyklu tygodniowego

Jeśli zaznaczony zostanie okres miesięczny, to w polu obok poniżej pola z możliwością wyboru dnia miesiąca pojawi się pole Generuj co… miesiące począwszy od …, przy czym jeśli użytkownik ustawi opcję  co 1 miesiąc, pole z datą się nie pojawi.

Ustawianie cyklu miesięcznego

Przykład

Jeśli zaznaczymy, że wzorzec faktury cyklicznej ma być generowany 10go dnia miesiąca to data początkowa będzie 10tym dniem miesiąca i analogicznie, jeśli zaznaczymy, że dniem tygodnia, w którym mają być generowane faktury cykliczne to poniedziałek, to podana data początkowa będzie poniedziałkiem. Jeśli jednak daty zostaną zmodyfikowane, program nie pozwoli na taki zapis.

Uwaga

W polu Generuj co… można maksymalnie ustawić generowanie wzorca co 255 tygodni/ miesięcy.

Dodatkowo wyświetlana jest informacja, który operator wprowadził dany wzorzec wraz z datą utworzenia jak również informacja o operatorze, który modyfikował wzorzec.

Uwaga

Jeśli miesiąc ma 30 dni, a na wzorcu faktury cyklicznej jest ustawione, aby generować faktury w 31. dniu –  to program ustawi generowanie faktury w 30. dniu (jako faktury na dzień bieżący).

W sekcji Cykl fakturowania znajduje się też pole Data generowania faktur. Jest to data kolejnego generowania faktur zgodnie z ustalonym cyklem. Po utworzeniu faktur na podstawie wzorca, data jest automatycznie przestawiana na kolejny termin generowania faktur. W oparciu o tę datę działa Przypominacz i Automat generowania faktur cyklicznych.

W przypadku zmiany jakichkolwiek parametrów związanych z cyklem fakturowania – data generowania faktur jest zawsze wyliczana od nowa. W razie konieczności użytkownik powinien ją zmodyfikować ręcznie.

Na liście wzorców ta data jest widoczna w kolumnie Data kolejnego generowania faktur. Wzorce przeterminowane są oznaczone wykrzyknikiem widocznym w tej kolumnie.

Ponadto możliwe jest wyświetlanie Przypomnienia dla Faktur cyklicznych. W tym celu na formularzu faktury cyklicznej należy zaznaczyć parametr Przypomnienie. Dodatkowo jest możliwość ustalenia ile dni przed terminem, ma się przypomnienie wyświetlić.

Zaznaczanie przypomnienia dla faktur cyklicznych

Na formularzu wzorca faktury cyklicznej, na zakładce [Ogólne] widnieje panel dotyczący automatycznego generowania faktur. Sekcja jest widoczna po zaznaczeniu parametru Automat faktur cyklicznych w menu Start/Konfiguracja/Firma/CRM.

Dla nowego wzorca parametr Generuj faktury automatycznie jest domyślnie niezaznaczony.

Po jego zaznaczeniu aktywne stają się parametry Wyślij faktury do KSeF oraz Wyślij e-mail z wydrukiem faktury
Parametr Wyślij faktury do KSeF pozwala na automatyczną wysyłkę faktury wygenerowanej cyklicznie do Krajowego Systemu eFaktur.
Wysyłka dokumentów do KSeF przez automat wymaga spełnienia następujących warunków:- Wymiana z KSeF musi być aktywna w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF. Bez tego parametr Wyślij faktury do KSeF na wzorcu faktury nie będzie widoczny. - Usługa Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych (SOA) musi być poprawnie zainstalowana i uruchomiona, ponieważ to ona odpowiada za procedowanie zadań w tle. - W menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Automat faktur cyklicznych należy wskazać operatora, w którego imieniu będą generowane dokumenty. - Operator przypisany do zadania musi: posiadać na karcie (zakładka [Parametry]) zaznaczone Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO* oraz mieć skonfigurowaną i aktywną metodę uwierzytelniania w KSeF (np. token). Program weryfikuje te uprawnienia już w momencie wyboru operatora w konfiguracji automatu: - Jeśli w programie nie aktywowano wymiany z KSeF, wybór operatora następuje bez dodatkowych komunikatów. - Jeśli KSeF jest aktywny, a wybrany operator nie posiada prawa do wysyłania e-Faktur (ustawionego na karcie operatora), wyświetlany jest komunikat: Operator nie posiada uprawnień do wysyłania e-Faktur do KSeF. Czy chcesz wybrać innego użytkownika?. - W sytuacji, gdy operator posiada wymagane uprawnienia, ale nie ma skonfigurowanego sposobu połączenia z KSeF, program wyświetli komunikat: Dla operatora nie skonfigurowano metody uwierzytelniania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Uwierzytelnianie skonfigurujesz na liście faktur sprzedaży lub w menu KSeF->Zmień sposób uwierzytelniania. Czy chcesz wybrać innego użytkownika?.*

W obu powyższych przypadkach operator ma do wyboru dwie ścieżki:

• • Tak – system otwiera listę operatorów do wyboru.

• • Nie – okno komunikatu zostaje zamknięte bez wprowadzania zmian w konfiguracji.
• Na formularzu wzorca faktury cyklicznej, na zakładce [Ogólne], musi być zaznaczony parametr Generuj faktury automatycznie, aby dany wzorzec był procesowany przez usługę SOA.
• Na formularzu wzorca faktury cyklicznej, na zakładce [Nagłówek faktury], kluczowe znaczenie ma pole Zapisuj fakturę. W polu tym użytkownik określa docelowy status, z jakim zostaną utworzone dokumenty:
• Na stałe (Zatwierdzone): Dokumenty są od razu finalizowane. Tylko w tym trybie parametr Wyślij faktury do KSeF jest dostępny.
• Do bufora (Niezatwierdzone): Dokumenty trafiają na listę jako edytowalne W tym przypadku parametr wysyłki do KSeF pozostaje niedostępny (wyszarzony), ponieważ system nie może wysłać do KSeF dokumentu, który nie jest zatwierdzony.
• Zaznaczenie parametru Comarch EDI KSeF (znajdującego się bezpośrednio na formularzu kontrahenta) blokuje wysyłkę do KSeF. Dokumenty z tym statusem są automatycznie pomijane przez automat, ponieważ system traktuje je jako przeznaczone do innego kanału wymiany danych.

Uwaga

Uwaga: W przypadku dokumentów generowanych ręcznie, o wysyłce może decydować parametr znajdujący się na karcie operatora (zakładka [Parametry], sekcja dotycząca e-Faktur): Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentów. Natomiast w procesie automatycznym ten parametr jest pomijany. Decydujące znaczenie ma wyłącznie ustawienie Wyślij faktury do KSeF na konkretnym wzorcu faktury cyklicznej. Pozwala to na selektywne wysyłanie dokumentów do KSeF tylko dla wybranych kontrahentów/ wzorców.

Przebieg procesu i weryfikacja UPO

• Po wygenerowaniu faktur automat wysyła je do KSeF i oczekuje na odbiór Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).
• Wysyłka wiadomości e-mail z załącznikiem PDF do klienta następuje wyłącznie po uzyskaniu statusu Wysłano/ odebrano UPO oraz nadaniu numeru KSeF.
• W przypadku braku pobrania UPO krok wysyłki maila do klienta jest pomijany. Zapobiega to wysyłaniu dokumentów bez danych wymaganych przez KSeF.
• Jeśli parametr Wyślij faktury do KSeF nie jest zaznaczony na wzorcu wysyłka maila następuje natychmiast po wygenerowaniu dokumentu.

Parametr Wyślij e-mail z wydrukiem faktury – faktury generowane cyklicznie przez automat będą równocześnie wysłane do klientów. Dla wysyłanych faktur należy wybrać wzór wydruku i szablon wiadomości e-mail. Dostępne szablony i wyduki wyświetalne są dla Faktury Sprzedaży/ Faktury Pro Forma – w zależności od typu dokumentu wybranego na wzorcu. Domyślna lista wydruków dla Faktury Sprzedaży/ Faktury Pro Forma jest ograniczona w stosunku do listy wydruków dostępnej z formularza, nie zawiera m.in. tekstowych i seryjnych.

Przy automatycznym generowaniu faktur cyklicznych wydruk typu XML musi mieć w konfiguracji wydruków zaznaczoną opcję łączenia plików PDF w jeden dokument.

W polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne są adresy e-mail UDW powiązane z wybranym szablonem e-mail.

W przypadku automatycznego generowania faktur cyklicznych na dokumenty wynikowe daty i kurs ustalone na wzorcu w walucie obcej przenoszą się tak samo jak przy ręcznym wystawianiu dokumentów walutowych. Dla kursu ręcznego pobierane jest notowanie ustalone na wzorcu. W przypadku braku odpowiedniego kursu waluty w logu operacji automatycznych pojawi się odpowiedni komunikat z informacją.

Na liście wzorców faktur cyklicznych dostępna jest dodatkowa kolumna Automat przyjmująca wartości Tak/ Nie, gdzie operator może sprawdzić, które faktury są generowane automatycznie, a które z wykorzystaniem Serwisu Operacji Automatycznych.**