Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w artykule Standardy w programie.
Na formularzu deklaracji INTRASTAT znajdują się pola, w większości automatycznie wypełniane przez program:
Deklaracja za miesiąc – okres sprawozdawczy (miesiąc/ rok), za jaki liczona jest deklaracja INTRASTAT.
Numer wersji deklaracji/ Nr korekty – w danym okresie sprawozdawczym obowiązuje ciągła numeracja deklaracji i korekt. Ciągłość numeracji jest kontrolowana przez program (w ramach miesiąca rozpoczyna się od 1).
W polu Nr wersji deklaracji wpisane będzie 1 – jeśli zgłoszenie w danym okresie dokonywane jest po raz pierwszy, 2 – jeśli jest to pierwsza korekta danego zgłoszenia, 3- jeśli jest to druga korekta tego zgłoszenia itd.
Nr deklaracji częściowej – deklaracja częściowa to zgłoszenie obejmujące informacje o części dokonanych wywozów/ przywozów towarów w danym miesiącu. Numeracje deklaracji częściowych kontroluje program.
Uwaga
Program numeruje dokumenty (numer wersji/ numer deklaracji częściowej) w ramach miesiąca. W przypadku usunięcia deklaracji program nie renumeruje pozostałych – użytkownik sam powinien pamiętać o zmianie numerów.
Kod organu celnego – kod organu, gdzie składana będzie deklaracja INTRASTAT jest pobierany z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat.
Łączna ilość pozycji– ilość pozycji na aktualnej deklaracji INTRASTAT, wyliczana przez program po przeliczeniu (uzupełnieniu) deklaracji. Warto pamiętać, że w przypadku deklaracji częściowych numerowanie pozycji zawsze zaczyna się od 1.
Łączna wartość – łączna wartość netto towarów znajdujących się na deklaracji, wyliczana prze program. Wartość jest zaokrąglana do pełnych złotówek.
Typ kursu waluty – (dotyczy deklaracji Intrastat wyliczanej w sposób automatyczny w module Handel) proponowany jest typ kursu waluty ustawiony wKonfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat. Użytkownik może go jednak zmienić na inny ze zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Typy kursów walut.
- ustalenie kursu, wg którego wyliczana będzie deklaracja jest obowiązkowe (dopiero wtedy można przeliczyć deklarację),
- po przeliczeniu deklaracji zmiana kursu nie jest już możliwa,
- program pobiera kurs z dnia poprzedzającego datę wystawienia dokumentu źródłowego.
Zablokuj deklarację przed zmianami– parametr odpowiada za możliwość edycji deklaracji:
- jeśli nie jest zaznaczony – na deklaracji możliwe jest wprowadzanie zmian, można ją usunąć z listy, ale nie można korygować ani wysłać do pliku XML.
- jeśli jest zaznaczony – na deklaracji nie można wprowadzać zmian, jest zablokowana do edycji, można ją korygować oraz wysłać do pliku XML. Odblokowanie deklaracji jest możliwe z poziomu menu kontekstowego na liście deklaracji (prawy przycisk myszki).
Dane wypełniającego, widoczne w dolnej części okna, są wypełniane na podstawie informacji wpisanych w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat. Użytkownik może je zmienić i dane zostaną zapamiętane dla danej deklaracji.
Wypełnianie „ręczne” deklaracji
Jeśli Użytkownik chce samodzielnie wypełnić deklaracje INTRASTAT listę pozycji może uzupełniać przy pomocy przycisków Dodaj, Zmień, Usuń widocznych obok listy. Podczas dopisywania pozycji podnoszony jest formularz (opisany w poprzednim rozdziale), gdzie poszczególne pola użytkownik wypełnia samodzielnie.