Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.
Formularz AI: zakładka Ogólne
O tym, jakie operacje możemy wykonać z dokumentem AI decyduje stan dokumentu:
- jeśli dokument jest w buforze – edycji podlega nazwa i kod towaru, można też dodawać/usuwać pozycje.
- po zamknięciu inwentaryzacji możliwy jest tylko podgląd, anulowanie lub wycofanie dokumentu.
Uwaga
Na arkuszu AI, który nie ma utworzonych arkuszy pomocniczych Użytkownik może wypełniać ilość rzeczywistą posługując się dowolną jednostką miary (podstawową lub pomocniczą). Jeśli do AI są utworzone arkusze pomocnicze – blokowana jest możliwość wpisania ilości bezpośrednio na AI. Ilość jest wtedy wyliczana na podstawie ilości z AIP i jest ona zawsze wyliczana w jednostce podstawowej.
Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe informacje o dokumencie.
Dokument – wybór typu dokumentu determinuje sposób numeracji. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanej w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/Magazyn/ Arkusz inwentaryzacyjny. W programie dla AI predefiniowany został schemat złożony z trzech sekcji Symbol/ Numer/ Rok.
Kategoria – możemy wybrać kategorię która dostarczy nam dodatkowych informacji o dokumencie. Standardowo, po wybraniu przycisku Kategoria wyświetli nam się lista kategorii przychodowych.
Magazyn – symbol magazynu, dla którego tworzona jest podkładka inwentaryzacyjna. Jeden dokument może dotyczyć tylko jednego, wybranego w nagłówku magazynu. Po dopisaniu pierwszego towaru program nie pozwala na zmianę magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych.
Data wystawienia – data dokumentu. Jest to dzień, na który porównywana jest ilość zasobu z ilością ze spisu.
Razem netto i Razem brutto – pole dotyczące wartości wypełniane jest po uzupełnieniu informacji o ilości.
Uwaga
Wartość dokumentu AI jest wyliczana na podstawie ostatniej ceny zakupu. Dlatego wartość netto arkusza inwentaryzacyjnego może nie być zgodna z rzeczywistą wartością towaru w magazynie (która jest liczona na podstawie wartości poszczególnych dostaw).
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk 
Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Na liście pozycji na AI widoczne są następujące kolumny:
- Ilość wg spisu – stan, jaki wynika ze spisu towaru w rzeczywistości (wprowadzany przez użytkownika),
- Stan bieżący – stan towaru w magazynie w programie (wartość widoczna w kolumnie Ilość na liście zasobów),
- Różnica – różnica pomiędzy ilością towaru w programie, a ilością wprowadzoną przez użytkownika (wartości ujemne to braki, dodatnie to nadwyżki).
Formularz AI: zakładka Dokumenty
Dokumenty powiązane – lista zawiera dokumenty typu PW, RW jakie zostały utworzone w trakcie zamykania inwentaryzacji. Rodzaj i status dokumentów rozróżniane są kolorami zgodnie ze standardami w programie.
Wyświetlana jest informacja o numerze, typie, dacie dokumentu wewnętrznego oraz o jego wartości netto.
Uwaga
Na pozycje dokumentów PWAI/RWAI przenoszone są kategorie z pozycji towarowych znajdujących się na AI następująco:
- Jeżeli towar ma przypisaną kategorię na karcie cennikowej zarówno dla zakupu jak i dla sprzedaży i nie zostanie przypisana żadna kategoria na AI, to na utworzone dokumenty RW i PW będzie przenoszona odpowiednia kategoria z karty cennikowej zgodnie z typem kategorii dla danego dokumentu (dla RWAI – przychodowa, dla PWAI – kosztowa).
- Jeśli kategorie zostały uzupełnione na karcie towaru i równocześnie na dokumencie, to pierwszeństwo w tej sytuacji ma zawsze kategoria wybrana na dokumencie i jest przenoszona zgodnie z typem dla danego dokumentu.
Opis – pole w którym możemy umieścić dodatkowy opis związany z tym dokumentem. Zawartość tego pola widoczna jest na liście wszystkich dokumentów typu AI.