Cel ćwiczenia: zawarcie umowy z kontrahentem (Faktura Pro-Forma), wystawienie faktury zaliczkowej do pobranej zaliczki, wystawienie faktury finalnej.
Rejestrujemy umowę z klientem (Faktura Pro-Forma)
- Otwieramy listę Faktur Pro-Forma (w menu Handel)
- Dodajemy nowy dokument:
- kontrahent: ADM
- towary: ZIEMIA_5L (100 szt. w cenie 1.50 zł) oraz KORA_S80 (100 szt. w cenie 5.28 zł)
- wartość brutto dokumentu: 833.94 zł
- Zatwierdzamy dokument na trwałe.
Wystawiamy Fakturę zaliczkową
- Na liście Faktur Pro-Forma wyświetlamy menu dostępne pod przyciskiem strzałki obok przycisku „Faktura sprzedaży” i wybieramy opcję Faktura zaliczkowa.
- Wyświetlony zostaje formularz, na którym można uzupełnić informację o kwocie wpłacanej zaliczki.
- Istnieje konieczność podania kwoty zaliczki wpłacanej dla poszczególnych pozycji z Faktury Pro-Forma. W kolumnie Zaliczka max. widoczna jest maksymalna kwota, jaka może być wpłacona do poszczególnych towarów.
- w przypadku naszej faktury maksymalna kwota zaliczki, jaka może zostać wpłacona to wartość brutto poszczególnych towarów
- jeśli do danej umowy (Faktury Pro-Forma) wcześniej były już wpłacane zaliczki (tworzone faktury zaliczkowe) to kwota widoczna w kolumnie Zaliczka max. jest pomniejszona o wcześniejsze wpłaty.
- Kwota zaliczki deklarowanej dla poszczególnych towarów nie może przekroczyć kwoty widocznej w kolumnie Zaliczka max.
- Załóżmy, że kontrahent wpłaca zaliczkę w wysokości 300 zł. Można ją wpisać na fakturę zaliczkową na dwa sposoby:
- Wpisywać ręcznie kwoty do poszczególnych pozycji w polu Zaliczka tak, aby ich suma dała kwotę wpłacanej zaliczki.
- Automatycznie rozbić kwotę zaliczki na poszczególne pozycje przy pomocy ikony pioruna.
- Zaliczkę 300 zł rozbijamy automatycznie na pozycje z Faktury Pro Forma:
- Wciskamy ikonę pioruna ;
- Podajemy kwotę zaliczki 300 zł i zatwierdzamy;
- Program proporcjonalnie rozbija podaną kwotę pomiędzy towary ZIEMIA_5L i KORA_S80;
- Wartość faktury zaliczkowej: 300 zł.
- Klient wpłaca zaliczkę bezpośrednio do kasy – forma płatności na fakturze zaliczkowej to gotówka.
- Zatwierdzamy fakturę zaliczkową:
- Potwierdzamy wpłatę gotówki do kasy;
- Faktura zaliczkowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży, ze statusem ZL;
- Faktura Pro Forma otrzymuje status ZL, co oznacza, że na jej podstawie została utworzona faktura zaliczkowa (numer Faktury zaliczkowej jest widoczny na zakładce [Dokumenty]).
Faktura Sprzedaży pomniejszona o zaliczkę
Po zrealizowaniu umowy należy wystawić Fakturę, przy czym jej wartość powinna być pomniejszona o wartość wpłaconej wcześniej zaliczki.
- Na liście Faktur Pro-Forma zaznaczamy Fakturę Pro-Forma, do której została wpłacona zaliczka.
- Z menu widocznego dostępnego pod przyciskiem strzałki obok przycisku „Faktura sprzedaży” wybieramy opcję Faktura Sprzedaży.
- Faktura Sprzedaży jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży. Ma status PF, co oznacza, że została utworzona na podstawie Faktury Pro Forma:
- na fakturze finalnej widoczne są wszystkie pozycje z Faktury Pro Forma;
- pozycje podlegają edycji: można je korygować, usuwać, dodawać nowe.
- Wartość faktury jest domyślnie pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki i wynosi 533.94 zł
- w tabeli VAT (zakładka [Płatności]) widoczne są pozycje z kwotami ujemnymi – kwoty te odpowiadają wartości wystawionych wcześniej zaliczek;
- na zakładce [Płatności] znajduje się również tabela Faktury zaliczkowe, w której można ustawić jakie kwoty, z których Faktur Zaliczkowych będą uwzględniane na Fakturze Finalnej. Domyślnie uwzględniane są pełne kwoty wszystkich Faktur Zaliczkowych powiązanych z Fakturą Pro Forma.
- Ustalamy pozostałe dane:
- kontrahent – jest przepisywany z Faktury Pro Forma;
- forma płatności – przelew;
- zaznaczamy parametr WZ – towar zostanie zdjęty z magazynu.
- Zatwierdzamy Fakturę Sprzedaży:
- towar zostaje zdjęty z magazynu;
- w preliminarzu płatności odnotowana zostaje należność na kwotę 533.94 zł (wartość Faktury Sprzedaży).