Fakturowanie zleceń

Dla zleceń serwisowych użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo – magazynowych. Ogólnie fakturowanie indywidualne części i czynności skojarzonych ze zleceniem polega na tworzeniu:

• dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
• dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
• dokumentu FS/ PA, zawierającego części z wcześniej tworzonych WZ oraz usługi cennikowe z zakładki [Czynności].

Podstawa do określenia, czy część będzie wydana na RW czy na WZ jest parametr Uwzględniaj na FS/ PA. Wprowadzając części/czynności na zlecenie serwisowe użytkownik może wskazać, które części/czynności mają być uwzględnione jako pozycja na Fakturze Sprzedaży/ Paragonie, a które pozostają kosztem serwisowym.

Jeżeli na oknie Części/Czynności dla zlecenia serwisowego parametr Uwzględniaj na FS/ PA będzie:

• *zaznaczony* – wówczas części/czynności będą przeniesione na FS/PA,
• odznaczony – wówczas części/czynności będą kosztem serwisowym.

W programie istnieje możliwość częściowego fakturowania zlecenia (wydawania części). Dzięki temu użytkownik ma możliwość wskazania, które części lub czynności mają być aktualnie zafakturowane (wydane). Po częściowym zafakturowaniu zlecenia nadal pozostaje otwarte i użytkownik może wprowadzać zmiany (nowe części i czynności).

Zafakturowanie całkowite sprowadza się do zamknięcia zlecenia i automatycznego wygenerowania do niego wszystkich możliwych dokumentów (FS, WZ, RW).

Opcje dostępne są w menu obok przycisków widocznych na liście zleceń:

(przykładowo z menu obok przycisku FS)

Dotyczą odpowiednio generowania dokumentów:

 – Utworzenie Faktury Sprzedaży,

 – Utworzenie Paragonu,

 – Utworzenie dokumentu Rozchodu Wewnętrznego,

 – Utworzenie dokumentu Wydania Zewnętrznego.

Opcje związane z realizacją zleceń są dostępne również w menu kontekstowym. Domyślnie wciśnięcie przycisku wywołuje funkcję całkowitego rozliczenia zlecenia.

Fakturowanie zleceń w cenach brutto

Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi w cenach brutto należy w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczyć parametr Fakturowanie zleceń w cenach brutto.

Jeśli parametr jest zaznaczony:

• przy dodawaniu części i usług jako cena początkowa jest wprowadzana cena brutto (od niej liczone są rabaty),
• przy fakturowaniu, na dokumentach FS, WZ zawsze ustawiany jest algorytm liczenia od brutto.

Jeśli parametr jest odznaczony:

• dla Kontrahenta detalicznego (z zaznaczonymi parametrami na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe]: Status – osoba fizyczna, cena domyślna – typu brutto) przy dodawaniu części i usług jako cena początkowa jest wprowadzana cena brutto. Wyliczanie cen odbywa się algorytmem od brutto.
• Dla pozostałych Kontrahentów wykorzystywany jest algorytm od netto.

Domyślnie parametr Fakturowanie zleceń w cenach brutto jest odznaczony.

Realizacja częściowa

W przypadku realizacji częściowej użytkownik może ze zlecenia serwisowego wybrać pojedyncze części/ usługi do zafakturowania/ wydania.

Po zaznaczeniu zleceń i zainicjowaniu wygenerowania dokumentu skojarzonego, tworzona jest lista części i usług dostępnych do wydania/ zafakturowania. Jest ona dostępna w oknie Częściowe fakturowanie zlecenia – pozycje do przeniesienia na dokument.

Oprócz listy części i czynności na okno składa się również panel Dokument będzie wystawiony dla:, w którym wyświetlany jest nabywca i odbiorca przeniesiony z zaznaczonych zleceń zgodnie z zasadami:

• Jeśli kontrahent na wskazanych do częściowej realizacji zleceniach jest zgodny- to jego dane zostaną przeniesione w odpowiednie pola okna. Użytkownik będzie miał możliwość zmiany nabywcy/ odbiorcy poprzez zaznaczenie odpowiednio parametru: Zmień nabywcę/ Zmień odbiorcę i  wskazanie nowego kontrahenta.
• Jeśli na wskazanych do częściowej realizacji zleceniach występują różni kontrahenci to pola nabywcy i/lub odbiorcy w oknie będą puste. Użytkownik musi je uzupełnić, aby móc zrealizować zlecenia.

Częściowa realizacja – zmiana kontrahenta

W oknie Częściowe fakturowanie zlecenia – pozycje do przeniesienia na dokument pojawiają się czynności i części, które spełniają kryteria pozwalające na ich wydanie czy zafakturowanie. Przy czym jeśli czynność/ część zostanie już raz zafakturowana (wydana), wtedy nie ma możliwości ponownego przeniesienia jej na dokument handlowo-magazynowy.

I tak odpowiednio w oknie pojawią się:

• Dla dokumentu RW – części ze statusem pobrania: „pobrano” lub „bez pobrania” oraz bez zaznaczonego parametru o fakturowaniu, dla których ilość wydana >0,
• Dla dokumentu WZ – części ze statusem pobrania: „pobrano” lub „bez pobrania” oraz z zaznaczonym parametrem o fakturowaniu, dla których ilość wydana >0,
• Dla dokumentów FS/PA:
• czynności powiązane z cennikiem, ze statusem zakończonych, które wcześniej nie zostały zafakturowane,
• wszystkie części ze statusem „pobrano” lub „bez pobrania”, z zaznaczonym parametrem o fakturowaniu (podobnie jak dla WZ).

Formularz listy pozycji do przeniesienia na dokument

Wybrane przez użytkownika pozycje są przenoszone na tworzony dokument. Równocześnie na zleceniu części i czynności te otrzymują status FS/PA, WZ, RW. Zlecenie nie jest zamykane, wiec użytkownik może dopisywać do niego kolejne czynności i części.

Uwaga

Wybrane do częściowego zafakturowania/ wydania wykorzystane na zleceniu części/ usługi są zawsze przenoszone w całości (pobierana jest wartość z pola Ilość wydana z formularza części oraz Ilość z formularza czynności).

Uwaga

Jeśli czynność/ część została wydana/ zafakturowana – formularz Czynności/ Części jest blokowany do edycji. W przypadku całkowitej realizacji zlecenia dokument jest zamykany.

W przypadku tworzenia FS/PA – jeśli operator wystawił wcześniej dokumenty WZ nie skojarzone z FS/ PA to przy pierwszej próbie wygenerowania do zlecenia Faktury Sprzedaży/ Paragonu dokumenty WZ zostaną automatycznie powiązane z tą FS/ PA.

Opis dokumentów FS/ PA, RW/ WZ utworzonych na podstawie zleceń serwisowych został szczegółowo omówiony poniżej Przekształcenie całkowite.

Przekształcenia całkowite

W przypadku przekształceń całkowitych użytkownik nie ma możliwości wybrania usług i części, które na tworzonym dokumencie powinny się znaleźć. Tworzony jest wybrany dokument na wszystkie części/ czynności spełniające warunki i automatycznie zamykane jest zlecenie.

Aby zamknąć zlecenie spełnione muszą być następujące warunki:

• wszystkie czynności muszą mieć status zakończone ,
• wszystkie części muszą mieć status pobrano albo bez pobrania (czyli muszą być przesunięte dokumentem MM na magazyn serwisowy lub być pobierane bezpośrednio z magazynu serwisowego).

Uwaga

Dokumenty magazynowe WZ/ RW zapisywane są na trwałe, natomiast dokumenty handlowe FS/ PA zapisywane są do bufora.

Uwaga

Dokumenty FS/ PA na magazynie serwisowym mogą być utworzone tylko ze zlecenia serwisowego. Na magazynie serwisowym dokumenty nie mogą być wystawiane „ręcznie”.

Dokumenty RW/WZ/FS/PA na magazynie serwisowym będą tylko dokumentami wystawionymi automatycznie na podstawie danych ze zlecenia. Wyjątkiem są korekty do tych dokumentów, które Użytkownik może wystawić „ręcznie”.

Przekształcenia całkowite są domyślnie wywoływane po wciśnięciu przycisku:

 – tworzony jest automatycznie dokument RW na wszystkie części, które nie maja zaznaczonego parametru o fakturowaniu. Zlecenie jest zamykane, ale jeśli istnieje taka potrzeba to użytkownik może jeszcze wygenerować do zlecenia dokumenty typu WZ (części do fakturowania) lub FS/PA (usługi do fakturowania).

 – tworzony jest automatycznie dokument WZ na wszystkie części, które mają zaznaczony parametr o fakturowaniu. Nie powstaje od razu dokument FS/PA i użytkownik może jeszcze wygenerować FS lub dokument RW do tego zlecenia.

  – mechanizm fakturowania zlecenia wiąże się z automatycznym generowaniem dodatkowo wszystkich dokumentów magazynowych (WZ i RW). Został on opisany w rozdziale poniżej.

W programie pamiętane są pełne powiązania pomiędzy dokumentami skojarzonymi ze zleceniem serwisowym. Na FS, RW, WZ, PA, MM, ZD utworzonych do zlecenia serwisowego, na zakładce [Dokumenty] widnieje nie tylko numer powiązanego zlecenia serwisowego, ale również innych dokumentów handlowych i magazynowych.

Jeżeli w Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry włączona została opcja Ostrzegaj przed trwałym zapisem dokumentu z kontrahentem !Nieokreślony! to podczas generowania FS/ RW/ WZ do zlecenia wystawionego dla kontrahenta nieokreślonego program generuje komunikat: Czy zapisać dokument z kontrahentem nieokreślonym? (Tak/ Nie).

Przekształcenie do FS/ PA

Na liście zleceń serwisowych znajdują się przyciski umożliwiające wystawienie dokumentów handlowych:

 – Przekształcenie do faktury,

 – Przekształcenie do paragonu.

Jeśli użytkownik wybierze całkowite przekształcenie do FS/ PA program tworzy najpierw dokument RW na części będące kosztem serwisowym (parametr Uwzględniaj na FS/ PA odznaczony) zapisuje na stałe. W kolejnym etapie tworzy dokument WZ na części, które miały zaznaczony parametr Uwzględniaj na FS/ PA zatwierdza go na stałe.

Następnie podnosi się formularz FS /PA, na którym uwzględniane są zarówno pozycje z WZ, jak również wykonane usługi, ale tylko te które na zleceniu były pobrane z cennika imiały zaznaczony parametr Uwzględniaj na FS/PA. Usługi wpisane „z ręki” oraz notatki zostaną pominięte.

Faktura/ Paragon tworzy się do bufora, ale edycja dokumentu jest ograniczona. Użytkownik nie może zmieniać: kontrahenta, magazynu, algorytmu wyliczania dokumentu. Edycja pozycji będących częściami z WZ jest ograniczona tylko do możliwości zmiany ceny sprzedaży.

Pozycji przeniesionych z dokumentu WZ nie można usuwać, natomiast lista usług jest edytowalna (można usuwać, dopisywać, zmieniać ilość, zmieniać wartość). Na dokumencie FS/ PA utworzonym ze zlecenia serwisowego można dopisywać nowe usługi oraz pozycje towarowe, ale tylko te które są dostępne na magazynie serwisowym. Jeżeli dopisane zostaną jakieś pozycje towarowe wówczas przy zapisywaniu dokumentu FS/ PA na stałe program wygeneruje dodatkowy dokument WZ.

W przypadku wystawiania dokumentów FS/ PA całkowicie realizujących zlecenie – program automatycznie zamyka zlecenie i  oznacza je jako zrealizowane.

Uwaga

Program kontroluje, czy operator nie ma założonych blokad na dodawanie dokumentów RW/ WZ/ PA lub FS. W przypadku założonej blokady na przynajmniej jeden z tworzonych rodzajów dokumentów, przy fakturowaniu całkowitym przekształcenie jest zupełnie blokowane.

Przy próbie fakturowania sprawdzane jest, czy nie ma już wystawionego jakiegoś dokumentu WZ, który nie jest powiązany z fakturą sprzedaży.

• Jeśli do zlecenia został wygenerowany dokument WZ (bez faktury sprzedaży) – wtedy wystawienie FS/PA spowoduje „podpięcie” dokumentu WZ do FS. W efekcie na fakturze będą widoczne wszystkie pozycje z wcześniej wystawionej WZ.
• Na wszystkie części i czynności, które jeszcze nie zostały wydane (zafakturowane), utworzone zostaną odpowiednio dokumenty RW i WZ. Następnie na podstawie dokumentów WZ tworzona jest faktura (zawierająca ponadto czynności do zafakturowania).

Na utworzonej fakturze sprzedaży/ paragonie:

• Data – jest zgodna z datą wykonania operacji (datą bieżącą).
• Magazyn – jest taki sam jak na zleceniu serwisowym (na zakładce [Ogólne]).
• Kontrahent i odbiorca – zgodny z kontrahentem/ odbiorcą ze zlecenia (przepisywana jest nazwa i adres ze zlecenia serwisowego).
• Forma płatności, termin płatności – przenoszona jest zgodnie z ustawieniami na zleceniu serwisowym.
• Jeżeli na zleceniu zaznaczono płatność kontrahenta przepisywane są ustawienia z karty kontrahenta. Jeżeli kontrahent nie ma indywidualnego terminu płatności wówczas termin pobierany jest z definicji formy płatności.
• Jeżeli na zleceniu zaznaczono płatność ustalona- na utworzone dokumenty zostanie przeniesiona forma płatności wskazana na zleceniu wraz z datą z pola ustaw termin na:…Jeżeli na zleceniu nie określono konkretnego terminu płatności, ilość dni zostanie pobrana z konfiguracji z definicji formy płatności.
• Kategoria – przepisywana jest z ze zlecenia.
• Algorytm – w zależności od dokumentu i kontrahenta:
• jeśli użytkownik wybrał PA – zawsze algorytm od brutto,
• jeśli użytkownik wybrał FS, ale kontrahent ma status osoba fizyczna i cenę domyślną detaliczną – algorytm od brutto,
• w pozostałych przypadkach – algorytm od netto.
• Przenoszone pozycje mają ilości i ceny zgodne z tymi, które zostały podane na zleceniu. W zależności od algorytmu liczenia dokumentu przenoszona jest albo cena netto albo brutto.
• Przenoszone pozycje mają atrybuty zgodne z tym, jak zostały zdefiniowane na zleceniu.

Jeżeli zlecenie serwisowe wystawione jest na kontrahenta, który ma na karcie określony i przekroczony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności, a operator wybierze przekształcenie do FS/ PA to, jeżeli na zleceniu serwisowym są części (do fakturowania oraz te, które stanowią koszt serwisowy) wówczas:

• w pierwszym etapie tworzą się dokumenty magazynowe WZ/ RW – zapisane na trwałe,
• w kolejnym etapie tworzą się dokumenty handlowe FS/ PA:
• jeżeli operator wykonujący operację na karcie ma zaznaczony parametr Zapis dokumentów do bufora powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności – Ostrzegaj, wówczas zostanie utworzone FS/ PA,
• jeżeli operator wykonujący operację ma na karcie zaznaczony parametr Zapis dokumentów do bufora powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności – Nie pozwalaj , wówczas generowanie dokumentu zostaje przerwane, pojawia się komunikat informujący, że limit kredytu został przekroczony i FS/ PA nie zostanie utworzone.

Działanie opisane powyżej zostanie przerwane już w pierwszym etapie – nie powstanie dokument WZ jeżeli:

• zlecenie serwisowe wystawione jest na kontrahenta, który ma na karcie określony i przekroczony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności,
• na karcie operatora zaznaczono parametr Weryfikuj płatności na dokumentach WZ, RO, FPF,
• operator wykonujący operację dla parametru: Zapis dokumentów na trwałe/ do bufora powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności ma wybraną opcję Nie pozwalaj.

Na liście zleceń można zaznaczyć wiele zleceń serwisowych i utworzyć do nich jeden dokument FS/ PA. Program sprawdza czy na wszystkich zaznaczonych zleceniach był ten sam kontrahent. Jeżeli nie – zbiorczy dokument FS/ PA nie zostanie utworzony. Dla każdego zlecenia utworzy się odrębny dokument WZ/ RW. Na podstawie dokumentów WZ tworzony jest jeden dokument FS/ PA, na który dodatkowo przepisywane są wszystkie usługi dodane z listy cennikowej. Pomijane są usługi, które na zlecenie serwisowe dodane były „z ręki”.

Dokumenty WZ/ RW do zlecenia serwisowego

Jeśli na zleceniu są części z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA program umożliwia utworzenie dokumentu WZ.

Na formularzu dokumentu WZ:

• data – jest zgodna z datą wykonania operacji (datą bieżącą),
• magazyn – jest taki sam jak na zleceniu serwisowym,
• kontrahent – zgodny z kontrahentem ze zlecenia (przepisywana jest nazwa i adres ze zlecenia serwisowego),
• kategoria – przepisywana jest z karty kontrahenta,
• algorytm – w zależności od dokumentu i kontrahenta:
• jeśli użytkownik wybrał PA – zawsze algorytm od brutto,
• jeśli użytkownik wybrał FS, ale kontrahent ma status osoba fizyczna i cenę domyślną detaliczną – algorytm od brutto,
• w pozostałych przypadkach – algorytm od netto,
• przenoszone towary mają ilości i ceny zgodne z tymi, które zostały podane na zleceniu. W zależności od algorytmu liczenia WZ przenoszona jest albo cena netto albo brutto.
• Przenoszone pozycje mają atrybuty zgodne z tym, jak zostały zdefiniowane na zleceniu.
• Dokument WZ jest automatycznie zatwierdzany na stałe.

Jeżeli zlecenie serwisowe wystawione jest na kontrahenta, który ma na karcie określony i przekroczony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności, a operator wykonujący operację ma na karcie zaznaczony parametr Weryfikuj płatności na dokumentach WZ, RO, FPF to:

• jeżeli operator ma dodatkowo zaznaczony parametr Zapis dokumentów do bufora/ na trwałe powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności – Ostrzegaj,wówczas dokument WZ zostanie utworzony.
• Jeżeli operator ma dodatkowo zaznaczony na karcie parametr Zapis dokumentów do bufora/ na trwałe powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności – Nie pozwalaj, wówczas generowanie dokumentu zostaje przerwane, pojawia się komunikat informujący, że limit kredytu został przekroczony i WZ nie zostanie utworzony.

Jeśli na zleceniu są części z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FS/ PA program przepisuje je na dokument RW.

Na formularzu dokumentu RW:

• data – jest zgodna z datą wykonania operacji (datą bieżącą),
• magazyn – jest taki sam jak na zleceniu serwisowym,
• kontrahent – zgodny z kontrahentem ze zlecenia (przepisywana jest nazwa i adres ze zlecenia serwisowego),
• kategoria – przepisywana jest z karty kontrahenta,
• przenoszone towary mają ilości zgodne z tymi, które zostały podane na zleceniu. Wartość obliczana jest zgodnie z przyjętą metodą rozliczania magazynu np. FIFO, LIFO, AVCO.
• Przenoszone pozycje mają atrybuty zgodne z tym, jak zostały zdefiniowane na zleceniu.
• Dokument RW jest automatycznie zatwierdzany.

Na liście zleceń serwisowych znajdują się przyciski umożliwiające wystawienie dokumentów magazynowych:

 – Przekształcenie do RW,

 – Przekształcenie do WZ.

Na RW są pobierane części z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FS/ PA. Funkcja powinna być wykorzystywana podczas przekształcania zleceń (zawierających tylko części bez parametru Uwzględniaj na FS/ PA), do których nie będzie tworzony dokument handlowy FS/ PA. Jeżeli do zlecenia będzie wystawiony dokument FS/ PA – użytkownik powinien od razu zafakturować zlecenie (podczas tej operacji automatycznie zostanie utworzony dokument RW).

Dla części z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FS/ PA tworzony jest dokument WZ. Jeżeli do zlecenia będzie wystawiony dokument FS/ PA – użytkownik powinien od razu zafakturować zlecenie (podczas tej operacji automatycznie zostanie utworzony dokument WZ).

Uwaga

Jeżeli Operator ma założoną blokadę na dodawanie dokumentów RW/ WZ/ PA lub FS, to podczas fakturowania zlecenia przekształcenie jest całkowicie blokowane w przypadku blokady na przynajmniej jeden z tworzonych rodzajów dokumentów.

Na FS, RW, WZ, PA, MM, ZD utworzonych do zlecenia serwisowego, na zakładce [Dokumenty] widnieje numer powiązanego zlecenia serwisowego.

Dodatkowo, na dokumencie FS/ PA utworzonym ze zlecenia serwisowego, do którego wygenerowano także dokumenty RW/ WZ, widnieje informacja o takim dokumencie.