Wdrożenie Krajowego Systemu E-Faktur (KSeF) wprowadziło istotne zmiany w dotychczasowych procedurach korygowania dokumentów sprzedażowych. Jeśli do systemu trafiła faktura z błędnym numerem NIP nabywcy, nie można jej już poprawić tradycyjną notą korygującą (noty zostały całkowicie zniesione przepisami) ani standardową korektą danych adresowych.
Zgodnie z oficjalnymi wytycznymi Ministerstwa Finansów oraz interpretacjami Krajowej Informacji Skarbowej (KIS), w takiej sytuacji należy zastosować procedurę dwuetapową.
Korygowanie krok po kroku
Aby prawidłowo skorygować dane w systemie, konieczne jest wystawienie i przesłanie do KSeF dwóch osobnych dokumentów:
- Krok 1: Wystawienie faktury korygującej „do zera”
- Należy utworzyć fakturę korygującą całość transakcji do dokumentu pierwotnego oraz przesłać ją do KSeF. Operacja ta ma na celu formalne anulowanie skutków prawno-podatkowych błędnie wystawionego dokumentu.
- Krok 2: Wystawienie nowej faktury pierwotnej
- Należy wystawić nowy, odrębny dokument sprzedażowy.
- Na fakturze wskazuje się poprawny numer NIP oraz właściwe dane kontrahenta.
- Dokument ten jest wysyłany do KSeF jako nowa faktura, dokumentująca zrealizowaną transakcję.
Z czego wynika ta procedura?
Konieczność zastosowania takiego rozwiązania wiąże się ze specyfiką techniczną KSeF. W momencie wysyłki e-faktura jest automatycznie przypisywana do profilu podatnika o numerze NIP wskazanym na dokumencie. Jeśli NIP był błędny, ale istniał w bazie Ministerstwa Finansów, faktura została przypisana do konta zupełnie innego podmiotu.
Wystawienie korekty „do zera” z błędnym NIP-em pozwala skorygować zapis na koncie przypadkowego odbiorcy. Dopiero nowa faktura z poprawnym identyfikatorem trafi do właściwego klienta.