Dokumenty w buforze

Każdy dokument można zapisać:

• w sposób trwały. Wtedy nie można dokonywać na nim żadnych zmian ani go skasować. Dopuszczane są jedynie korekty ilościowe lub wartościowe albo anulowanie. W tym ostatnim przypadku dokument anulowany pozostaje na liście faktur (ma kolor szary), ale nie jest brany pod uwagę w żadnych analizach i zestawieniach.
• do bufora. Dokumenty w buforze, na liście oznaczone kolorem zielonym, to dokumenty, na których można dokonywać wszelkich zmian.

Możliwość zapisu do bufora może zostać zablokowana dla wybranych operatorów. Parametr Prawo do zapisu dokumentów FS i PA do bufora został dokładniej opisany w artykule Konfiguracja uprawnień operatora.

Najważniejsze zasady (i konsekwencje) umieszczania dokumentów w buforze

• Dokumentowi w buforze nadawany jest numer kolejny w obrębie wykorzystywanego schematu numeracji. Skasowanie dokumentu w buforze pozostawia lukę w numeracji, której program nie wypełnia automatycznie. Użytkownik powinien to zrobić we własnym zakresie.
• Dokumentów w buforze nie da się anulować, ani wystawiać do nich korekt. Można je modyfikować lub usunąć.
• Na podstawie dokumentu w buforze nie można utworzyć innego, skojarzonego z nim dokumentu.
• Do dokumentów w buforze nie da się zrealizować żadnych płatności. Oznacza to, że zatwierdzenie do bufora faktury płatnej gotówką nie wprowadzi zapisu do rejestru kasowego.
• Wszystkie płatności do dokumentów w buforze (bez względu na formę płatności) umieszczane są w buforze preliminarza płatności, ze statusem (N) nierozliczone. Z poziomu preliminarza nie da się ich rozliczać ani zmienić ich stanu i statusu. Dopiero trwałe zatwierdzenie dokumentu zmienia stan zdarzenia w preliminarzu na Zatwierdzone do realizacji i pozwala na wykonywanie dalszych rozliczeń (automatem, lub ręcznie).
• Do dokumentów w buforze nie da się wydrukować Paragonu fiskalnego.
• Dokumentów w buforze nie można przenieść do rejestru VAT ani zaksięgować na konta.

Dokumenty w buforze a ilość towaru

Uwaga

Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.

Program umożliwia zapisywanie wszystkich dokumentów do bufora, ale nie wszystkie one wpływają na ilość towaru. Generalna zasada jest taka, że:

• dokumenty magazynowe, przychodowe (PZ, PW) nie wpływają na ilości, wpływają na zamówienia
• dokumenty magazynowe, rozchodowe (WZ, RW) zmniejszają ilości (magazynową i dostępną)
• dokumenty handlowe sprzedaży (FS, PA) powodują rezerwacje lub pobranie.

Dla przypomnienia, w programie z towarem związane są 2 ilości:

• ilość towaru jaki jest na magazynie (fizycznie)
• ilość dostępna, uwzględniającą rezerwacje

W trakcie wystawiania dokumentów magazynowych WZ, RW program sprawdza aktualną ilość towaru na magazynie lub ilość dostępną (pomniejszoną o rezerwacje) jeżeli zaznaczono parametr w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru gdy występują rezerwacje. Ilość ta sprawdzana jest także w przypadku dokumentów handlowych (PA, FS) jeśli określono, że mają one pobierać a nie rezerwować.

W tabeli poniżej przedstawiony został wpływ dokumentów handlowych zapisanych do bufora (nie na stałe) na poszczególne ilości widoczne na liście zasobów.

Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku dokumentów magazynowych.