Deklaracje ZUS rozliczeniowe

Menu Płace i Kadry/ Deklaracje ZUS rozliczeniowe zawiera listę wszystkich wyliczonych i zapisanych deklaracji DRA. Lista ta składa się z kilku kolumn:

• Miesiąc – zgodny z miesiącem deklaracji z listy płac – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty, np. wypłata za okres styczeń 2019 roku wypłacona 10.02.2019 roku powinna być rozliczona na deklaracji 02/2019 – wyświetli się miesiąc Luty.
• Rok – zgodny z rokiem deklaracji z listy płac – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty, np. wypłata za okres styczeń 2019 wypłacona 10.02.2019 roku powinna być rozliczona na deklaracji 02/2019 – wyświetli się rok 2019.
• Identyfikator deklaracji. W przypadku pierwszej deklaracji pole to będzie miało wartość 1 np. 1/02/2019, każda kolejna deklaracja (numer różny od 1) traktowana jest jako korekta deklaracji.
• Wersja – określa wersję naliczonej deklaracji.
• Data obliczenia deklaracji.
• Status – pole to może przyjmować dwie wartości: obliczona lub zamknięta. Deklaracja obliczona nie została zablokowana przed zmianami i ma na liście kolor zielony. Można ją wykasować lub przeliczyć ponownie. Zatwierdzona deklaracja, kolor czarny, zabezpieczona jest przed wszelkimi zmianami. Odblokowanie następuje z poziomu menu kontekstowego.
• Właściciel – wypełniana imieniem i nazwiskiem właściciela, który na Formularzu danych kadrowych / Etat / Ubezpieczenie ma zaznaczoną opcję Indywidualna DRA. W firmach, w których jest co najmniej dwóch właścicieli ma ułatwić sprawdzenie, dla kogo została naliczona deklaracja ZUS DRA.
• Kwota- wykazywana jest kwota płatności w ramach danej deklaracji

Z poziomu opcji Wybór kolumn dostępna jest także do wyboru kolumna E-ZUS – zawierająca informację o statusie wysyłki deklaracji do ZUS.

– Księgowanie deklaracji DRA – wyksięgowywane są refundacje składek społecznych, wynagrodzenie dla płatnika od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz od składki zdrowotnej. Księgowany jest Fundusz Pracy, FGŚP i dopłaty do ubezpieczeń. Księgowanie odbywa się na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych.

– Dodaj – dodawanie nowej deklaracji DRA.

– Podgląd – pozwala na wyświetlenie formularza zapisanej deklaracji.

 – Usuń – usuwanie możliwe jest tylko dla deklaracji, które nie zostały jeszcze zablokowane.

Deklaracja DRA zapisywana jest w formacie zgodnym z aktualną wersją Płatnika.

Uwaga

Domyślne rozszerzenie dla plików generowanych z poziomu formularzy deklaracji ZUS (rozliczeniowych, zgłoszeniowych, IWA) to xml.

Założenie rejestru bankowego (przelewy ZUS)

W menu wybieramy Ogólne/ Inne/ Urzędy, na zakładce Urzędy ZUS jest predefiniowany urząd z wypełnionymi numerami rachunków bankowych dla przelewów ZUS.

• Ustalamy formę płatności dla deklaracji. Domyślnie w Konfiguracji firmy/ Dane firmy zdefiniowano:

• W module Kasa/Bank: Rejestry kasowo/bankowe należy utworzyć Rejestr bankowy – podać: jego skrót, rejestr, nazwę i typ (konto bankowe), wybrać bank i uzupełnić nasz numer rachunku, określić także zdefiniowany wcześniej schemat numeracji, okres (czy jest on dzienny, tygodniowy, miesięczny) i bilans otwarcia rejestru. Następnie to wszystko zapisać. Na Liście rejestrów bankowych pojawi się nowy rejestr.
• Należy skojarzyć przelew z raportem bankowych. W tym celu w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności dla formy płatności – przelew wybrać zdefiniowany wcześniej rejestr bankowy.
• Po naliczeniu deklaracji ZUS – płatności trafiają do bufora w Kasa/Bank – Preliminarz płatności. Zablokowanie deklaracji powoduje automatyczne przeniesienie płatności z bufora do realizacji.

Przygotowanie deklaracji DRA

• Z menu Płace i Kadry wybieramy Deklaracje ZUS rozliczeniowe.
• Klikamy ikonę plusa lub . Wyświetli się Formularz deklaracji ZUS DRA, który składa się z zakładek: [Ogólne], [Płatności], [Dodatkowe].
• Na zakładce [Ogólne], należy określić pod jaką nazwą pliku KEDU ją zapiszemy. Lista KEDU dostępna jest po naciśnięciu przycisku KEDU. Listę tą możemy uzupełnić o nowy plik, po kliknięciu ikony plusa .
• Po zdefiniowaniu i wybraniu nazwy pliku KEDU, w sekcji Rozliczenie właściciela dostępny jest przycisk Właściciel , a poniżej nieaktywny (wyszarzony) napis pracownicy.

Uwaga

Deklaracja ZUS DRA zostanie utworzona:

– dla pracowników i właściciela / właścicieli łącznie – gdy w polu Właściciel jest pusto i na formularzu właściciela, na zakładce [Ubezpieczenie] nie ma zaznaczonego parametru Indywidualna DRA.

– dla właściciela –gdy w polu Właściciel jest wskazany właściciel z zaznaczonym parametrem Indywidualna DRA

– dla właściciela i osoby współpracującej – gdy w polu Właściciel jest wskazany właściciel z zaznaczonym parametrem Indywidualna DRA i na formularzu osoby współpracującej  na zakładce [Ubezpieczenie] w polu Na DRA rozlicz z  jest wskazany ten właściciel.

• W sekcji Dane organizacyjne określamy miesiąc i rok, dla którego obliczamy deklarację.

Uwaga

Miesiąc i rok deklaracji podany na formularzu listy płac jest wyznacznikiem umieszczania wypłat pod daną deklaracją ZUS DRA.

Jeżeli prawo do wypłaty zasiłków ma płatnik składek, okresy niezdolności do pracy, za które osoba otrzymuje wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy lub zasiłek ZUS wykazywany jest na raporcie imiennym ZUS RSA w tym miesiącu, w którym kwota za dany okres została postawiona do dyspozycji osoby ubezpieczonej. Natomiast jeżeli płatnikiem zasiłku jest ZUS, okresy te są wykazywane na ZUS RSA w miesiącu, w którym ta nieobecność wystąpiła.

Informacja o urlopie wychowawczym na RSA i składki od niego z kodem 1211xx na RCA są wykazywane na deklaracji zawsze zgodnie z okresem, w jakim przypada urlop wychowawczy, niezależnie od tego, jak ustawiono miesiąc deklaracji na liście płac.

Wyliczając pierwszą w danym miesiącu deklarację program proponuje identyfikator numer 01. Każda kolejna deklaracja oznacza korektę i przyjmuje wartość o numer wyższy od poprzedniej.

Uwaga

W raporcie RCA składki na PPK finansowane przez pracodawcę są wykazywane zgodnie z miesiącem deklaracji listy płac na której naliczono podatek od składek PPK.

• Znak i numer decyzji pokontrolnej – wypełniany w przypadku wykonywania korekty, po kontroli ZUS,
• Przechodzimy na zakładkę [Dodatkowe] – informacje uzupełniane są automatycznie przez program po wyliczeniu DRA (uruchamianą ikonką pioruna ). Na zakładce tej możemy skorygować liczbę ubezpieczonych, informacje odnośnie FEP (Liczba pracowników, za których jest opłacana składka na FEP, Liczba stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze) oraz datę wypełnienia Domyślnie przyjmowana jest data aktualna w dniu naliczania deklaracji.
• Na zakładce [Płatności], po wyliczeniu deklaracji automatycznie pojawią się kwoty przelewów ZUS: jeśli termin płatności jest sprzed 1.01.2018 to oddzielne przelewy dla poszczególnych rodzajów składek: społeczne, zdrowotna, FP/FGSP oraz FEP, a dla terminów płatności począwszy od 1.01.2018 jedna łączna płatność z sumą wszystkich składek jako przelew na indywidualny rachunek składkowy płatnika.
• Po wykonaniu powyższych kroków można przystąpić do naliczenia deklaracji DRA wraz z raportami, uruchamiając ikonką pioruna . Podczas naliczania deklaracji ZUS DRA sprawdzane jest, czy pracownicy mają uzupełniony numer PESEL lub inny identyfikator wymagany przez ZUS np. numer paszportu. Gdy deklaracja ZUS DRA jest naliczana dla pracowników, walidacji podlegają dane pracowników, zleceniobiorców i właścicieli, jeśli są wprowadzeni na liście właścicieli. Podczas naliczania deklaracji dla właściciela weryfikowany jest jego numer identyfikacyjny oraz osób współpracujących wykazywanych razem z nim na deklaracji. W przypadku braku numeru identyfikacyjnego którejkolwiek z osób, w logu wyświetlany jest komunikat wskazujący, który z pracowników ma niepełne dane identyfikacyjne.
• Po obliczeniu deklaracji aktywna będzie ikonka eksportu deklaracji  z dwiema  opcjami do wyboru Eksportuj do programu płatnik, która umożliwia wygenerowania pliku xml i zaczytanie do programu Płatnik i  Wyślij bezpośrednio do ZUS, umożliwiająca eksport deklaracji ZUS DRA  bezpośrednio do ZUS.

Eksport do programu płatnik

• Po naciśnięciu Eksportuj do programu płatnik pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji. Poprzez przycisk Nazwa pliku wskazujemy dysk, ewentualnie katalog oraz wpisujemy nazwę pliku (tą, która widoczna jest w polu KEDU na zakładce [Ogólne]) z rozszerzeniem *.xml (na przykład C:\Pliki_KEDU\nazwa.xml).

Uwaga

W nazwie pliku xml z deklaracją ZUS DRA nie można stosować kropek. W przypadku próby importu takiego pliku np. DRA.02.2025.xml w PUE pojawia się komunikat o niepoprawnym pliku. Dla podanego przykładu poprawną nazwą pliku jest DRA022025.xml

• Po zaakceptowaniu okna, plik *.xml zostanie zapisany na dysku (we wskazanym miejscu) oraz automatycznie zostanie uruchomiony Program Płatnik, w przypadku gdy na oknie Parametry eksportu deklaracji został zaznaczony parametr Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu.Użytkownik musi podać hasło do programu, a następnie z pozycji menu Narzędzia/ Importy dokumentów wskazać właściwy plik *.xml.

Uwaga

Ścieżka do Programu Płatnik ustawiana jest w Konfiguracji programu w gałęzi Stanowisko/ Płace/ Parametry.

Ścieżka do pliku podawana na formularzu Parametry eksportu deklaracji do programu Płatnik, po uruchomieniu ikony , nie może pozostać pusta. Jeżeli ścieżka nie zostanie podana lub będzie błędna pojawi się odpowiedni komunikat i nie będzie możliwe zapisanie pliku.

• Zapisujemy formularz Deklaracji ZUS DRA ikoną dyskietki
• W programie Comarch ERP Optima, po zweryfikowaniu poprawności raportów ZUS możemy zamknąć (zablokować przed zmianami) deklarację. W tym celu wracamy do formularza deklaracji ZUS i zaznaczamy pole Zablokowana.

Uwaga

Przed przystąpieniem do tworzenia deklaracji ZUS można na dysku lokalnym (np. C:) założyć nowy katalog (np. Pliki_KEDU), do którego będziemy zapisywać przygotowane pliki *.xml). Ułatwi to wyszukiwanie plików *.xml zapisywanych na komputerze.

Wysyłka bezpośrednio do ZUS

• Wybranie opcji Wyślij bezpośrednio do ZUS rozpocznie proces wysyłki deklaracji, W pierwszym kroku zostaną przygotowane dane. Po ich przygotowaniu Użytkownik zostanie poinformowany o możliwości ich weryfikacji: Czy chcesz zweryfikować deklaracje przed wysłaniem ich do ZUS?

Jeżeli zostanie wybrana opcja NIE, Użytkownik zostanie przekierowany do kolejnych kroków wysyłki.

Jeśli zostanie wybrana opcja TAK, wówczas na formularzu deklaracji automatycznie otwiera się zakładka [4 Dokumenty], w której dostępne są formularze naliczonych deklaracji. Z tego poziomu możliwy jest podgląd, edycja i usunięcie deklaracji utworzonych na podstawie danych w programie.

Wybierając opcję Dodaj   możliwe jest dodanie innych załączników do danej deklaracji.

Rys 50. Formularz deklaracji ZUS-Dokumenty

Dokumenty otwierają się w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Dane wykazane w formularzu aplikacji podlegają edycji.

• Po sprawdzeniu deklaracji, można je przesłać do ZUS wybierając ponownie opcję Wyślij bezpośrednio do ZUS. Użytkownik zostanie poproszony o wskazanie certyfikatu, który posłuży do podpisywania deklaracji.
• Po wskazaniu certyfikatu i podaniu numeru PIN, wyświetli się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane: przygotowanie, walidacja, podpisywanie. Podczas walidacji sprawdzane jest czy wszystkie wymagane pola na deklaracji są uzupełnione. Przy braku wymaganych danych pojawia się odpowiedni komunikat informujący, które pole należy uzupełnić.
• Deklaracjom przesłanym do ZUS zostanie nadany identyfikator. Identyfikator udostępniany jest po zakończeniu transmisji dokumentów do ZUS. Otrzymanie identyfikatora oznacza, że plik z dokumentami dotarł do ZUS, lecz nie nastąpiła jeszcze deszyfracja, weryfikacja ważności podpisu cyfrowego oraz sprawdzenie poprawności dokumentów ubezpieczeniowych. W takiej sytuacji wyświetlany jest komunikat: Nie udało się pobrać danych o przesyłce. Spróbuj ponownie później.
• Przetworzenie nadesłanych dokumentów w ZUS powoduje wygenerowanie potwierdzenia, które zawiera informacje o przyjęciu dokumentów lub przyczynie ich odrzucenia. Aby sprawdzić status przesłanych deklaracji należy odebrać potwierdzenie wysyłki wybierając w menu Eksportu deklaracji opcję Odbierz potwierdzenie wysyłki. Po poprawnym przetworzeniu deklaracji przez ZUS i odebraniu potwierdzeniu zostanie wyświetlony komunikat: Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobrano potwierdzenie.
• Po zakończeniu wysyłki, na formularzu deklaracji pojawi się zakładka [5 e-ZUS], w której wyświetlane są informacje o: statusie deklaracji, numerze referencyjnym, operatorze wysyłającym i odbierającym, dacie wysłania i odebrania.

Uwaga

Po wysłaniu deklaracji ZUS DRA bezpośrednio z programu do ZUS należy niezwłocznie pobrać potwierdzenie wysyłki. Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnia możliwość pobrania potwierdzenia tylko przez 30 dni od dnia wysyłki deklaracji. Po tym czasie pobranie potwierdzenia nie będzie możliwe.

Rys 51. Status deklaracji

• Pliki z wysłaną deklaracją do ZUS oraz pobranym potwierdzeniem odbioru są zapisywane w lokalizacji wskazanej w konfiguracji stanowiska (Start/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Płace/ Parametry), w polu Deklaracje ZUS – katalog dla plików xml w przypadku korzystania z programu w wersji stacjonarnej lub w folderze Moje dokumenty danego Użytkownika w przypadku wersji w chmurze.
• Dokumenty ZUS przekazywane są za pośrednictwem systemu Elektronicznej Wymiany Dokumentów. W konfiguracji programu (Start/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne / e-Deklaracje/JPK/CUK), w sekcji ZUS zostały wskazane adresy usługi EWD ZUS, na które wysyłane są przesyłki ZUS.

– https://www.ewd2.warszawa.zus.pl/

– https://www.ewd2.wroclaw.zus.pl/

Automatyczne pobieranie potwierdzenie wysyłki dla deklaracji ZUS DRA

Proces automatycznego pobierania potwierdzenia jest powiązany z operatorem, który wysłał deklarację co oznacza, że weryfikacja przetworzenia deklaracji na serwerach ZUS jest przeprowadzana jedynie wówczas gdy do programu zalogowany jest operator, który wysłał daną deklarację.

Po upływie 5 minut od wysłania deklaracji podejmowana jest próba odebrania dla niej potwierdzenia. Jeżeli zostanie ono pobrane, w prawym dolnym rogu programu pojawi się odpowiednie powiadomienie.

Jeżeli deklaracja została wstępnie przetworzona, ale nie zostało jeszcze dla niej wygenerowane potwierdzenia, program będzie ponawiał próbę jego pobrania.

W przypadku odrzucenia deklaracji ZUS DRA również wyświetlone zostanie odpowiednie powiadomienie i kliknięcie w powiadomienie umożliwi przekierowanie na listę deklaracji ZUS DRA.

Jeżeli nie zostanie nawiązane połączenie z serwerem ZUS, program podejmie po 5 minutach kolejną próbę odbioru UPO, a jeżeli ona również się nie powiedzie – wyświetlone zostaje powiadomienie o błędzie odbioru. Kolejna próba automatycznego odbioru UPO nie będzie już wykonywana.

Wydruk ZUS DRA

W celu wygenerowania wydruku ZUS DRA, na formularzu deklaracji należy przejść na zakładkę [4 Dokumenty] i otworzyć formularz naliczonej deklaracji.  Następnie  należy  wybrać opcję ‘Drukuj’   lub ‘Podgląd’ .

Z poziomu formularza deklaracji ZUS DRA dostępny jest także wydruk Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia. Dotyczy on deklaracji, które były wysłane z programu bezpośrednio do ZUS.

Przesyłanie deklaracji ZUS – dwa sposoby

Przesyłanie deklaracji ZUS do Programu Płatnik możliwe jest na dwa sposoby, z poziomu:

• Formularza deklaracji ZUS DRA (z poziomu Płace i Kadry/ Deklaracje ZUS rozliczeniowe) – sposób opisany powyżej,
• Formularza deklaracji KEDU (z poziomu Płace i Kadry/ Pliki KEDU) – przesyła się wszystkie związane z danym plikiem *.xml deklaracje.

Przygotowując deklaracje ZUS: rozliczeniowe, zgłoszeniowe (ZZA, ZUA/ZWUA) możemy zapisywać je pod jednym, wspólnym plikiem KEDU. Należy przy tym pamiętać, że w momencie importowania do Programu Płatnik takiego pliku *.xml zostaną wczytane wszystkie naliczone pod tą nazwą deklaracje. Wygodne jest to w przypadku zgłaszania wielu ubezpieczonych, albo przy wyrejestrowaniach.

Aby przesłać taki plik KEDU, należy:

1. Z menu Płace i Kadry wybrać Pliki KEDU,
2. Na Liście deklaracji KEDU edytować KEDU klikając  ,
3. Następnie klikamy  ,
4. Po naciśnięciu tej ikony pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji. Poprzez przycisk Nazwa pliku wskazujemy dysk, ewentualnie katalog oraz wpisujemy nazwę pliku (tą, która widoczna jest w polu KEDU na zakładce [Ogólne]) z rozszerzeniem *.xml (na przykład C:\Pliki_KEDU\nazwa.xml).

Uwaga

W nazwie pliku xml z deklaracją ZUS DRA nie można stosować kropek. W przypadku próby importu takiego pliku np. DRA.02.2025.xml w PUE pojawia się komunikat o niepoprawnym pliku.Dla podanego przykładu poprawną nazwą pliku jest DRA022025.xml 5. Po zaakceptowaniu okna, plik *.xml zostanie zapisany na dysku (we wskazanym miejscu) oraz automatycznie zostanie uruchomiony Program Płatnik w przypadku gdy na oknie Parametry eksportu deklaracji został zaznaczony parametr Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu.Użytkownik musi podać hasło do programu, a następnie z pozycji menu Narzędzia/ Importy dokumentów wskazać właściwy plik *.xml. (Niestety nie jest możliwe wczytanie dokumentów w sposób całkowicie automatyczny, właśnie ze względu na konieczność podania hasła administratora Programu Płatnik i wybór kontekstu płatnika składek). 6. Zapisujemy Formularz deklaracji KEDU ikoną dyskietki.

Uwaga

Ścieżka do Programu Płatnik ustawiana jest w Konfiguracji programu w gałęzi Stanowisko/ Płace/ Parametry.

Ścieżka do pliku podawana na formularzu Parametry eksportu deklaracji do programu Płatnik, po uruchomieniu ikony  , nie może pozostać pusta. Jeżeli ścieżka nie zostanie podana lub będzie błędna pojawi się odpowiedni komunikat i nie będzie możliwe zapisanie pliku.

Uwaga

Jeżeli eksportujemy do Programu Płatnika dużą ilość danych wyświetla się komunikat Trwa przesyłanie danych do Programu Płatnik. Proszę czekać – świadczy on o pracy systemu nad przygotowaniem danych do eksportu.