Ćwiczenie: schematy księg. – wzorzec dla księgowania raportu kasowego

Cel ćwiczenia: stworzenie automatycznych wzorców księgowań prostych z zastosowaniem konta przeciwstawnego na zapisach kasowych/bankowych.

Wykorzystując konto księgowe związane z danym rejestrem kasowym czy bankowym oraz konta przeciwstawne do nich znajdujące się na poszczególnych zapisach kasowych czy bankowych, stworzymy prosty wzorzec, który przeniesie poszczególne dowody KP/KW na odpowiednie konta księgowe.

Budowanie schematu księgowego

Aby zaksięgować raport kasowy na konto przypisane do danej kasy i po przeciwnej stronie na konto wypełnione na dowodzie KP/KW, należy stworzyć następujący schemat:

1. Z menu Księgowość wybieramy Inne/ Schematy księgowe, a następnie typ schematu: Raporty Kasa/Bank.
2. Dodajemy schemat ikoną , definiujemy nagłówek:

• Symbol: RAPORT_KASA
• Nazwa: Raport kasowy
• Dziennik: KASA
• Księgowanie przez bufor
• Data księgowania – domyślnie zaznaczony parametr Pobierz datę księgowania z konfiguracji
• Opis: Nr dokumentu/ Wewnętrzny + Rachunek/ Symbol (@NumerPelny+’ '+@Rachunek)

3. Dodajemy pierwszą pozycję schematu przyciskiem  (będzie to pozycja służąca do zaksięgowania wpływu pieniędzy do kasy):

• przyciskiem strzałki obok ikony KontoWn rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto kasy (rachunku). W okienku obok pojawia się makro @KontoRach,
• przyciskiem strzałki obok ikony KontoMa rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto przeciwstawne. W okienku obok pojawia się makro @KontoPrzeciw,
• podział na słowniki: Podmioty
• następnie klikamy na przycisku Kwota i wybieramy Kwota/Przychód. W okienku obok pojawia się makro @Przychod
• jako Opis wybieramy Nr dokumentu/Wewnętrzny. W okienku obok pojawia się makro @NumerPelny.
• pozycję schematu zapisujemy przyciskiem dyskietki.

4. Dodajemy drugą pozycję schematu przyciskiem  (będzie to pozycja służąca do księgowania wypłaty pieniędzy z kasy):

• przyciskiem strzałki obok ikony KontoWn rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto przeciwstawne. W okienku obok pojawia się makro @KontoPrzeciw,
• przyciskiem strzałki obok ikony KontoMa rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto kasy (rachunku). W okienku obok pojawia się makro @KontoRach,
• podział na słowniki: Podmioty
• następnie klikamy na przycisku Kwota i wybieramy Kwota/Rozchód. W okienku obok pojawia się makro @Rozchod
• jako Opis wybieramy Nr dokumentu/Wewnętrzny. W okienku obok pojawia się makro @NumerPelny.

5. Pozycję schematu zapisujemy przyciskiem .

6. Schemat zapisujemy przyciskiem .

Zakładając, że dla każdego KP/KW generowany jest jeden dekret – powyższy wzorzec jest wystarczający do zaksięgowania raportu kasowego. W praktyce zdarza się jednak, że np. dowód KW dokumentuje koszt, który dekretowany jest na konto zespołu „4” i równolegle na konta zespołu „5”. Aby w schemacie księgowym automatycznie została uwzględniona również taka sytuacja, można wykorzystać, znane z poprzedniego ćwiczenia, kwoty dodatkowe.

1. Edytujmy więc zapisany schemat: RAPORT_KASA i dodajmy jeszcze jedną pozycję:

• przyciskiem strzałki obok ikony KontoWn rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Kwoty dodatkowe/Konto Wn. W okienku obok pojawia się makro @KontoDodatWn
• przyciskiem strzałki obok ikony KontoMa rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Kwoty dodatkowe/Konto Ma. W okienku obok pojawia się makro @KontoDodatMa
• podział na słowniki: Podmioty
• następnie klikamy na przycisku Kwotyi wybieramy Kwoty dodatkowe/Kwota. W okienku obok pojawia się makro @KwotaDodat
• jako Opis wybieramy Nr dokumentu/ Wewnętrzny. W okienku obok pojawia się makro @NumerPelny.

2. pozycję schematu, a następnie cały schemat, zapisujemy przyciskiem .

W naszych ćwiczeniach utworzyliśmy osobny dziennik do księgowania raportów kasowych i osobny do księgowania wyciągów bankowych. Raporty księgowane powyższym wzorcem trafią do dziennika: KASA (ponieważ tak ustaliliśmy w nagłówku schematu księgowego). Powyższy schemat jest jednak na tyle uniwersalny, że możemy wykorzystać go do księgowania raportów bankowych:

• na liście schematów dla raportów kasowych/bankowych, podświetlamy schemat o symbolu: RAPORT_KASA,
• kopiujemy schemat naciskając kombinację klawiszy <Ctrl>+<Ins>
• zmieniamy symbol schematu na: RAPORT_BANK i opis na: Raport bankowy
• zmieniamy dziennik do jakiego mają być księgowane raporty bankowe na dziennik BANK
• następnie cały schemat, zapisujemy przyciskiem Zapisz– schemat pojawił się na liście, zamykamy listę schematów księgowych.

Księgowanie raportu kasowego/bankowego

Z menu Kasa/Bank otwieramy Rejestry kasowe/bankowe i edytujemy kolejno rejestry:

• BPH – wpisując w polu Konto księgowe numer konta banku BPH: 131-BPH-PLN i zapisujemy przyciskiem Zapisz,
• BPHEUR – wpisując w polu Konto księgowe numer konta banku BPH: 131-BPH-EUR i zapisujemy przyciskiem Zapisz,
• KASA – wpisując w polu Konto księgowe numer konta kasy gotówkowej: 100 i zapisujemy przyciskiem Zapisz,
• PKO – wpisując w polu Konto księgowe numer konta banku PKO: 131-PKO i zapisujemy przyciskiem Zapisz.

Z menu Kasa/Bank otwieramy Zapisy kasowe/bankowe i edytujemy kolejno zapisy dla rejestrów:

1. KASA i raportu: RKB/1/20XX/KASA:

• zapis KW/1/20XX/KASA – w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z dostawcami: 202-2-1 i zapisujemy formatkę,l
• zapis KP/1/20XX/KASA – w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z odbiorcami: 201-2-1, zapis KP/1/20XX/KASA został skompensowany w ćwiczeniu 8.7 z zapisem KW/1/20XX/KASA, w kwotach dodatkowych dodamy dekret odpowiadający tej operacji: przyciskiem Kwoty dodatkoweotwieramy formatkę kwot dodatkowych i dodajemy pierwszą pozycję:
  Wn 201-2-1, kwota 700 i druga pozycja: Ma 202-2-1, kwota 700 i zapisujemy formatkę kwot dodatkowych, a następnie formatkę KW,
• zapisy FZ 2/20XX i FZ 22/20XX – zapłata za fakturę wystawioną przez naszego dostawcę (ćwiczenie), w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z dostawcami: 202-2-1 i zapisujemy formatkę.

2. BPH i raportu: RKB/1/20XX/BPH:

• zapis KP/1/20XX/BPH – w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z odbiorcami: 201-2-1,
• zapis KW/1/20XX/BPH – w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z dostawcami: 202-2-1 i zapisujemy formatkę,

Aby zaksięgować poszczególne raporty kasowe/bankowe na konta, z menu Kasa/Bank otwieramy Raporty kasowe/bankowe:

1. Rejestr KASA

• edytujemy raport RKB/1/20XX/KASA i zaznaczamy parametr: Zamknięty, a następnie zapisujemy formatkę,
• zaznaczamy raport RKB/1/20XX/KASA i ikoną Księgujuruchamiamy księgowanie. Wybieramy schemat: RAPORT_KASA i zatwierdzamy ikoną wybierz,
• dekret można obejrzeć edytując raport kasowy i klikając przycisk lupki obok pola zapis księgowy lub z poziomu Księgowość/ Dzienniki wybierając dziennik księgowań KASA, bufor i miesiąc 01, raport został zaksięgowany z datą zamknięcia raportu.

2. Rejestr BPH:

• edytujemy raport RKB/1/20XX/BPH i zaznaczamy parametr: Zamknięty, a następnie zapisujemy formatkę,
• zaznaczamy raport RKB/1/20XX/BPH i ikoną Księguj uruchamiamy księgowanie. Wybieramy schemat: RAPORT_BANK i zatwierdzamy ikoną wybierz,
• dekret można obejrzeć edytując raport bankowy i klikając przycisk lupki obok pola zapis księgowy lub z poziomu Księgowość/ Dzienniki wybierając dziennik księgowań BANK, bufor i miesiąc 01, raport został zaksięgowany z datą zamknięcia raportu.

W praktyce może się zdarzyć, że dodając poszczególne dowody KP/KW nie od razu będziemy wypełniać pole Konto przeciwstawne lub nie wszystkie dowody od razu będą predekretowane. Przed przystąpieniem do księgowania warto więc sprawdzić czy wśród zapisów kasowych/bankowych nie ma takiego, któremu nie wypełniliśmy pola Konto przeciwstawne aby później uniknąć błędów w trakcie księgowania schematem. Można do tego celu użyć odpowiedniego filtra – ćwiczenie 10.18