Z dniem 1 października 2016 r. weszła w życie ustawa z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. poz. 1454), zwana dalej ,,ustawą centralizacyjną”.
W myśl tej ustawy jednostka samorządu terytorialnego wraz z podległymi jej jednostkami organizacyjnymi jest jednym podatnikiem VAT. Powyższe jednostki zobowiązane są do wspólnego, scentralizowanego, zbiorczego rozliczania podatku VAT.
Od 1 stycznia 2017 r. każda faktura powinna zawierać dane jednostki samorządu terytorialnego i podległej jej jednostki organizacyjnej.
W sytuacji, gdzie kupującym jest jednostka organizacyjna faktura powinna zawierać dane jednostki samorządu terytorialnego, jako nabywcy i podległej jej jednostki organizacyjnej jako odbiorcy.
Jednostka budżetowa w roli sprzedawcy
Dla sprzedawców będących jednostkami organizacyjnymi trzeba określić główną jednostkę samorządową, celem zamieszczania jej danych na wydrukach generowanych z programu.
W menu Start/Konfiguracja Firmy/ Pieczątka firmy – jednostki nadrzędnej możliwe jest uzupełnienie danych jednostki samorządowej – ręcznie lub poprzez zaczytanie z bazy REGON. W tym celu w polu Typ powiązania należy wybrać opcję Jednostka samorządu terytorialnego. Aby na wydrukach generowanych z programu pojawiały się dane głównej jednostki samorządowej, należy w Konfiguracji wydruków dla tego wydruku zaznaczyć parametr Dane jednostki samorządowej na wydruku znajdujący się na zakładce [Ogólne]. Parametr jest domyślnie zaznaczony dla wydruków dokumentów dostępnych:
- z poziomu formularza Faktury Sprzedaży, Faktury Zaliczkowej, Faktury Zakupu, Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży, Dowodu Wewnętrznego Zakupu, Faktury Zakupu od Rolnika Ryczałtowego i korekt do tych dokumentów,
- z poziomu listy Faktur Sprzedaży: Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr), Wydruki seryjne (GenRap),
- z poziomu listy Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży/Zakupu: Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr.).
Jeżeli parametr: Dane jednostki samorządowej na wydruku nie jest zaznaczony, wówczas zawsze na wydruk pobierane są dane z Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy.
Jednostka budżetowa w roli kupującego
Na karcie kontrahenta, na zakładce [Ogólne] znajduje się sekcja Powiązania między kontrahentami (Nabywca/Odbiorca), gdzie w polu typ powiązania należy wskazać opcję Jednostka samorządu terytorialnego, a następnie uzupełnić kontrahenta – jednostkę nadrzędną.
Jeśli kontrahent zostanie wskazany, wówczas możliwe jest uzupełnienie pola IDWew jednostki podrzędnej, które stosowane jest podczas wysyłki dokumentów do KSeF. Wprowadzenie identyfikatora wewnętrznego jednostki podrzędnej nie jest obowiązkowe.
Dla kontrahentów, dla których ustawiono nadrzędną jednostkę samorządową, działanie programu jest następujące:
- Na dokumentach:
- FS, FSZAL, FPF,
- WZ, RO (dotyczy modułów Handel, Handel Plus),
na zakładce [Kontrahent] w sekcji Nabywca znajduje się kod kontrahenta wybranego na zakładce [Ogólne]. Wszystkie pozostałe dane nabywcy pobierane są z karty nadrzędnej jednostki samorządowej i drukowane na wydrukach.
- Warunki handlowe, atrybuty, a także wszystkie raporty i analizy działają w oparciu o kontrahenta z zakładki [Ogólne].
- Do pliku JPK_FA (Jednolity Plik Kontrolny_Faktury) przenoszone są dane kontrahenta z dokumentu, jako nabywca – jednostka nadrzędna i wszystkie jej dane adresowe.
- Jeżeli na dokumencie wykonywana jest aktualizacja danych kontrahenta, który ma wskazaną jednostkę nadrzędną, to aktualizacja będzie uwzględniała także dane z jednostki nadrzędnej.
- Podczas korygowania dokumentów wszystkie dane przenoszone są z dokumentu pierwotnego. Nie ma możliwości zmiany danych prócz płatnika. Dane można skorygować na korekcie danych.
Na liście kontrahentów, dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajduje się kolumna: Jednostka samorządu terytorialnego. W kolumnie wyświetlany jest kod jednostki samorządu terytorialnego, której podlega dany kontrahent. Pogrupowanie listy kontrahentów po tej kolumnie umożliwia podgląd wszystkich kontrahentów przypisanych do określonej jednostki samorządu terytorialnego.
W przypadku scalania kart kontrahenta, jeżeli na kontrahencie głównym pole Jednostka podlega pod jest puste, następuje weryfikacja, czy jest ono wypełnione na kontrahencie, którego scalamy i wypełniane jest pierwszą jednostką nadrzędną. Jeżeli kontrahent główny ma to pole wypełnione, to po scaleniu, nic się nie zmienia.
W ustawieniach konfiguracji Start/Konfiguracja/Firma/ Handel/ Parametry wydruku faktury w sekcji: Parametry dotyczące wydruków sPrint dostępny jest parametr: Jednostka Samorządu Terytorialnego – drukuj NIP odbiorcy. Parametr ten jest domyślnie wyłączony.
Przekazywanie informacji do KSeF
Po wybraniu kontrahenta podrzędnego na fakturze, system automatycznie uzupełni zakładkę [KSeF] na podstawie typu powiązania z jego karty: Dla JST – przypisze rolę JST – Odbiorca
Przy fakturowaniu podmiotów powiązanych system w pierwszej kolejności korzysta z IDWew, a nie z NIP-u:
- Jeśli pole IDWew jednostki podrzędnej jest uzupełnione – program użyje IDWew i przekaże go do pola Identyfikator wewnętrzny w zakładce [KSeF] dokumentu (sekcja Dodatkowe dane)
- Jeśli pole IDWew jest puste – system standardowo użyje numeru NIP.
Wszystkie automatycznie uzupełnione dane są widoczne na zakładce [KSeF] dokumentu przed jego zatwierdzeniem, co pozwala na łatwą weryfikację.