Bilans Zamknięcia Magazynu jest to dokument przedstawiający stan ilościowy i wartościowy magazynu na dzień zamknięcia wyliczany na podstawie wprowadzanych dokumentów magazynowych.
Uwaga
Wykonywanie BZM nie jest konieczne, może być jednak przydatne, jeśli użytkownik chce zablokować możliwość wprowadzania nowych dokumentów w podanym okresie czasu (wykonanie BZM blokuje możliwość wprowadzania zmian w okresie przed BZM).
Przed wykonaniem BZM program sprawdza następujące warunki:
- metodę naliczania kosztu własnego
- pod datą podaną jako data zamknięcia nie może istnieć już BZM (w danym dniu może wystąpić tylko jeden BZM)
- w okresie od ostatniego BZM do podanej daty muszą istnieć jakieś transakcje do zamknięcia (zamknięcie dotyczy zawsze okresu od ostatniego BZM do podanej daty)
- po dacie podanej jako data zamknięcia nie mogą występować dokumenty BZM
- w okresie do daty wykonania BZM w bazie nie mogą występować dokumenty w buforze.
Dodatkowo w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje znajduje się parametr BZM bez kontroli rezerwacji i zamówień.
- jeśli parametr jest odznaczony to, oprócz podanych wyżej warunków, w bazie nie mogą występować żadne rezerwacje i zamówienia towarów. Warunek ten dotyczy zarówno dokumentów przeznaczonych do rezerwowania i zamawiania towarów (typu RO, ZD, SRW z wskazanymi partiami dostaw dla części), jak i dokumentów typu FS i FZ niepowiązanych z dokumentami magazynowymi (WZ, PZ).
- jeśli parametr jest zaznaczony – w bazie mogą występować zamówienia i rezerwacje.
Uwaga
Ważne jest, że po wykonaniu bilansu zamknięcia nie mamy możliwości wystawienia dokumentu z datą wcześniejszą niż data zamknięcia. Na wszystkich nowo wystawianych dokumentach będzie proponowana data bilansu zamknięcia + 1.
W przypadku, gdy użytkownik wykona BZM to również przekształcenia dokumentów (np. FS -> WZ) będzie mógł wykonać z data późniejszą niż BZM
Przykład
Data systemowa 12.11.2007. Bilans zamknięcia wykonany 14.11.2007. Wystawiamy Fakturę Sprzedaży. Na formularzu faktury data wystawienia i data sprzedaży –15.11.2007. Jest to spowodowane tym, że po zamknięciu okresu nie można dopisywać dokumentów których data zawiera się w tym okresie.
Bilans zamknięcia dotyczy zawsze wszystkich magazynów. Aby dowiedzieć się, jaki był stan zamknięcia dla jednego z magazynów należy wyświetlić formularz BZM i w pole Magazyn (jest to jedyne edytowalne pole na formularzu) wpisać/ wybrać z listy nazwę interesującego nas magazynu. Wówczas na formularzu pojawi się stan zasobów dla danego magazynu.
W systemie możliwe jest również kasowanie BZM. Możliwe jest kasowanie tylko ostatnio wystawionego dokumentu BZM. Oprócz przedstawionych wcześniej warunków w chwili kasowania BZM program sprawdza, czy po dacie kasowanego dokumentu nie był wystawiony inny BZM.
Ponieważ zamknięcie magazynu jest obwarowane wieloma warunkami oraz wykonanie operacji wiąże się z blokadą wprowadzania dokumentów z datą wcześniejsza niż data BZM – operacja powinna być wykonywana dopiero wtedy, gdy wszystkie wprowadzone transakcje zostały już zweryfikowane pod względem poprawności w dziale księgowości.