Przed uruchomieniem automatycznej wysyłki faktur pocztą e-mail należy skonfigurować konto e-mail w konfiguracji Programu/CRM/ Konta e-mail oraz w przypadku programu w wersji stacjonarnej usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry. Opis konfiguracji usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych znajduje się tutaj.
Konfiguracja automatycznej wysyłki faktur
Automat włączamy poprzez zaznaczenie parametru Automatyczne wysyłanie faktur pocztą e-mail, anastępnie konfigurujemy pozostałe ustawienia:
Operator – operator, w imieniu którego automatyczne będą generowane wiadomości mailowe z wydrukami faktur.
Hasło – należy podać hasło operatora do Comarch ERP Optima (jeśli zostało ustalone).
Konto e-mail – należy wskazać konto e-mail, z którego mają być generowane automatyczne wiadomości e-mail. Na liście wyboru wyświetlane są wszystkie aktywne konta e-mail zdefiniowane w menu Start/Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail, do których ma dostęp operator wskazany powyżej.
Szablon e-mail – należy wybrać szablon e-mail z listy szablonów mailowych zdefiniowanych dla formularza Faktury sprzedaży, domyślnie ustawiony jest predefiniowany szablon Faktura dla klienta.
Realizacja wysyłki e-mail:
- wyślij natychmiast – e-mail jest wysyłany od razu do adresata (wiadomość trafia automatycznie do skrzynki nadawczej).
- pozostaw w folderze Robocze – e-mail jest zapisywany w folderze kopie robocze. Operator może go wysłać poprzez skrzynkę pocztową z poziomu CRM/Skrzynka pocztowa.
Wysyłaj dokumenty :
- tylko zatwierdzone – wiadomości mailowe będą generowane tylko dla faktur zatwierdzonych,
- wszystkie – wiadomości mailowe będą generowane zarówno dla faktur zatwierdzonych jak również dla tych w buforze.
Wysyłaj wg. daty – parametr wskazuje wg. której daty na dokumencie mają być wysyłane dokumenty, dostępne opcje: sprzedaży, wystawienia.
Od daty – w tym polu ustawiamy datę od której dokumenty mają być wysyłane, wszystkie faktury sprzedaży wystawione z tą lub późniejszą datą, oraz spełniające powyższe ustawienia, zostaną wysłane przy najbliższym zaplanowanym wykonywaniu zadania. W momencie zaznaczenia parametru Automatyczne wysyłanie faktur pocztą e-mail domyślnie ustawia się data bieżąca.
Załączniki do wiadomości:
- Wydruk faktury w walucie PLN – w tym miejscu wybieramy wzorzec wydruku dla faktur sprzedaży w PLN, z rozwijanej listy można wybrać standardowe wydruki, wydruki użytkownika oraz opcję nie wysyłaj załącznika.
- Wydruk faktury w walucie obcej – w tym miejscu wybieramy wzorzec wydruku dla faktur sprzedaży w walucie obcej, z rozwijanej listy można wybrać standardowe wydruki, wydruki użytkownika oraz opcję nie wysyłaj załącznika.
W przypadku wybrania opcji nie wysyłaj załącznika, wysyłane maile będą zawierać wyłącznie informację zawarte w szablonie wiadomości.
Harmonogram:
- Uruchom wysyłkę o godzinie – godzina o której codziennie automat będzie wysyłał faktury do klientów.
- Powtarzaj wysyłkę co – interwał co jaki czas ma być uruchamiane zadanie. Dostępne opcje 30min, 1 godz., 2 godz., 4 godz.
- Do godziny – godzina graniczna, po której w danym dniu nie jest powtarzane zadanie.
Przycisk 
wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem Automatycznej wysyłki faktur.