Reguły wysyłki e-maili

Wstęp

Od wersji 2020.1 dla wybranych wiadomości e-mail została dodana możliwość określenia, kiedy powinien zostać wysłany e-mail informujący o zmianach w zamówieniu.
Na podstawie reguł można skonfigurować wiadomości:

Zamówienie potwierdzone – zamówienie potwierdzone przez klienta,
Zamówienie potwierdzone – zmiana statusu zamówienia,
Zamówienie zrealizowane,
Zamówienie anulowane,
Zamówienie zapłacone płatność online lub ratalna,
Zamówienie wysłane.

Reguła zawiera konfigurację w jaki sposób musi się zmienić stan zamówienia i/ lub status płatności i/ lub status dostawy, aby wiadomość e-mail została wysłana.

Przyklad

Jeśli stan realizacji zmienił się z „oczekuje na potwierdzenie serwisu płatności” na „oczekuje na potwierdzenie sklepu” to wyślij maila „Zamówienie zapłacone płatność online lub ratalna”.
Jeśli stan realizacji zmienił się z „potwierdzone przez Sklep” na „zrealizowane” to nie wysyłaj żadnego maila.
Jeśli stan realizacji zmienił się z „potwierdzone przez Sklep” na „zrealizowane” oraz status płatności zmienił się na „opłacone” to wyślij maila „Zamówienie wysłane”.

Konfiguracja

Lista reguł

Lista reguł znajduje się w Panelu administracyjnym: Ustawienia/ Treści/ E-mail i SMS po przejściu w jedną z wyżej wymienionych wiadomości na zakładce Konfiguracja.
Nad listą reguł znajduje się informacja o danym obszarze: „Tutaj możesz ustawić reguły dotyczące wysyłki e-mail / sms po zmianie stanu zamówienia, zmianie statusu płatności oraz dostawy.
Jeśli usuniesz reguły maile o zmiennie stanu lub statusów nie będą wysyłane.”

Lista składa się z kolumn:

E-mail / SMS – dla jakiej wiadomości ustalona jest reguła (przykładowo „Zamówienie anulowane”). W kolumnie również może pojawić się informacja „nie wysyłaj”,
Stan realizacji – poprzedni – nazwa stanu realizacji zamówienia, którego zmiana spowoduje wywołanie reguły. W kolumnie również może pojawić się informacja „dowolny”,
Stan realizacji – nowy – nazwa stanu realizacji który musi zostać osiągnięty aby wiadomość została wysłana. W kolumnie również może pojawić się informacja „dowolny”,
Status dostawy – poprzedni – nazwa statusu dostawy, którego zmiana spowoduje wywołanie reguły. W kolumnie również może pojawić się informacja „dowolny”,
Status dostawy – nowy – nazwa statusu dostawy, który musi zostać osiągnięty aby wiadomość została wysłana. W kolumnie również może pojawić się informacja „dowolny”,
Status płatności – poprzedni – nazwa statusu płatności, którego zmiana spowoduje wywołanie reguły. W kolumnie również może pojawić się informacja „dowolny”,
Status płatności – nowy – nazwa statusu płatności który musi zostać osiągnięty aby wiadomość została wysłana. W kolumnie również może pojawić się informacja „dowolny”,
Priorytet – reguły o wyższym priorytecie będą miały pierwszeństwo przed regułami o niższym priorytecie.

Dzięki priorytetom ustalana jest kolejność w jakiej wysyłane są maile spełniające warunki dla kilku reguł.
Jeżeli po zmianie stanu zamówienia lub statusów płatności lub dostawy zostaną spełnione warunki dla kilku reguł wówczas do Klienta zostanie wysłany jeden e-mail – ten określony przez regułę z najwyższym priorytetem.
Wyższy priorytet określany jest przez większą liczbę, czyli priorytet = 1 będzie miał pierwszeństwo przed priorytetem = 0 i zostanie wykonany w pierwszej kolejności.

Przyklad

Reguła 1. (Priorytet 1)
Jeśli stan zamówienia zmienił się z „potwierdzone” na „zrealizowane” to wyślij maila „Zamówienie zrealizowane”
Reguła 2. (Priorytet 0)
Jeśli stan zamówienia zmienił się z „dowolny” na „dowolny” to wyślij maila „Zmiana statusu zamówienia”

Po zmianie stanu zamówienia na „zrealizowane” do kolejki zostanie dodany mail określony dla Reguła 1, czyli ten z priorytetem = 1.

Domyślnie na liście zostały wprowadzone reguły które realizują dotychczasowe działanie wysyłki e-maili oraz wysyłanie nowej wiadomości e-mail: Zamówienie wysłane. Z poziomu listy reguł dostępne są dwie opcje Dodaj oraz Usuń (opcja ta jest widoczna po zaznaczeniu jednej wybranej reguły na liście).

Uwaga

Wysyłka maili związanych ze stanem zamówienia odbywa się wyłącznie na podstawie reguł. Jeśli dla danej wiadomości nie ma ustalonej reguły wówczas wiadomość nie zostanie wysłana.

Wskazówka

Zakładka Konfiguracja oraz widoczna tam lista reguł jest obszarem wspólnym i dostępnym z poziomu każdej możliwej do skonfigurowania wiadomości. Jeżeli przykładowo konfigurując wiadomość Zamówienie zrealizowane dodasz nową regułę będzie ona również widoczna na liście reguł podczas konfigurowania wiadomości Zamówienie wysłane.

Dodanie nowej reguły

Aby dodać nową regułę należy na liście reguł kliknąć w opcję Dodaj zostanie otwarty formularz dodawania reguły. Formularz składa się z list rozwijanych z których jest możliwe wybranie odpowiedniego stanu realizacji, statusu lub treści e-maila oraz pola umożliwiającego wprowadzenie priorytetu. Domyślnie na formularzu ustawione są wartości „dowolny” dla stanu realizacji oraz statusów, „nie wysyłaj” dla wysyłki e-mail/sms oraz „0” dla pola Priorytet.

Wskazówka

Wiadomość dla której zostanie skonfigurowana reguła z wyżej wymienionymi wartościami domyślnymi nie zostanie wysłana.

Formularz należy uzupełnić według własnej potrzeby ustalając niezbędne dla realizacji reguły parametry.

Przyklad

Chcę ustalić regułę dla wiadomości Zamówienie wysłane, aby wiadomość została wysłana do klienta w momencie w którym zamówienie osiągnie status zrealizowane oraz status dostawy zmieni się na wysłane, chcę również aby reguła miała pierwszeństwo przed innymi wiadomościami spełniającymi takie same warunki. W tym celu dodaję nową regułę, formularz nowej reguły uzupełniam następująco:

Stan realizacji zamówienia – poprzedni: „oczekuje na potwierdzenie sklepu” nowy: „zrealizowane”,
Status dostawy – poprzedni: „dowolny” nowy: „wysłane”,
Status płatności – poprzedni: „dowolny” nowy: „dowolny”,
Wyślij e-mail/sms – treść: „Zamówienie wysłane”,
Priorytet – 2 (ponieważ na mojej liście nie ma reguł z wyższym priorytetem),

Po wprowadzeniu niezbędnych danych zatwierdzam regułę przyciskiem Dodaj. Poprawnie zapisana reguła zostanie potwierdzona komunikatem „Zmiany w ustawieniach zapisano poprawnie” oraz pojawi się na liście reguł.

Jeżeli chcesz usunąć regułę z listy wówczas należy zaznaczyć wybraną regułę i wybrać opcję Usuń dostępna nad listą. Po wybraniu tej opcji pojawi się komunikat „Czy na pewno chcesz trwale usunąć wybrane dane?” oraz dwa przyciski: Usuń i Anuluj. Usunięcie reguły należy potwierdzić przyciskiem Usuń. Usuniecie reguły zostanie potwierdzone komunikatem „Wybrane rekordy zostały usunięte”.