Aplikacja Comarch DMS umożliwia tworzenie typu obiegu jako repozytorium dokumentów. Funkcjonalność umożliwia przechowywanie dokumentów w kontrolkach typu Załącznik.
Repozytorium dokumentów nie ma zdefiniowanych etapów ani schematu oraz nie jest przekazywane do następnego etapu. Okno szczegółów typu obiegu Repozytorium dokumentów składa się z dwóch zakładek:
- Repozytorium – miejsce definiowania kontrolek oraz określania ich właściwości,
- Uprawnienia – formatka, na której zdefiniowana jest lista uprawnionych do pracy z dokumentem.
Od wersji 2025.0.0 wyłączono widoczność dokumentów z typu obiegu Repozytorium w nowej aplikacji web w przypadku włączonego nowego mechanizmu uprawnień do dokumentów – tzn. jeśli w pliku web.config w folderze z plikami aplikacji serwerowej klucz „UseNewModeOfDocumentPermissions” ma wartość „true”.
Elementy okna
– kontrolka do wprowadzenia nazwy typu obiegu Repozytorium dokumentów,
[Zapisz] – opcja zapisu danych po modyfikacji lub utworzeniu typu obiegu Repozytorium dokumentów,
[Nawiguj wstecz] – powrót na listę typów obiegu,
[Eksportuj] – opcja eksportu zdefiniowanego typu obiegu Repozytorium dokumentów do pliku .workflow (zob. Eksport i import typu obiegu),
[Usuń] – opcja usuwania typu obiegu.
[ChatERP] – przycisk dodany w wersji 2024.3.0; otwiera okno ChatERP (zob. Korzystanie z ChatERP w aplikacji desktop Comarch DMS).
Zakładka Repozytorium
Pierwszym krokiem tworzenia nowego typu obiegu Repozytorium dokumentów jest dodanie kontrolek, do których będą podpinane dokumenty.
Lista kontrolek jest predefiniowana i zawiera następujące elementy:
- Załącznik
- Tekst
- Etykieta
- Dokumenty w obiegu
- URL
Lista przykładowych właściwości kontrolek:
- Nazwa wyświetlana – nazwa kontrolki widoczna na karcie obiegu,
- Nazwa (identyfikator) – jest to pole, którego wartość widoczna jest wyłącznie we właściwościach kontrolki. Wartość tego pola musi być unikalna w ramach karty obiegu. W przypadku typu obiegu jako repozytorium dokumentów kontrolki typu tekst i typu dokumenty w obiegu nie posiadają tego pola,
- Prezentuj na całej szerokości – opcja umożliwia zaprezentowanie kontrolki na całej szerokości karty obiegu na szczegółach dokumentu,
- Wersjonowanie pliku – właściwość kontrolki typu Załącznik; umożliwia podpięcie kilku wersji tego samego pliku pod jedną kontrolkę załącznika,
- Max długość – właściwość kontrolki typu Tekst; pozwala określić maksymalną liczbę znaków, którą można wprowadzić do kontrolki,
- Tekst wielolinijkowy – właściwość kontrolki typu Tekst; umożliwia rozszerzenie kontrolki o zdefiniowaną liczbę wierszy,
- Dokumenty – właściwość kontrolki typu Dokumenty w obiegu. Umożliwia zawężenie listy dokumentów prezentowanych w kontrolce. Przyjmuje wartości „Wszystkie” i „Aktywne”.
- Ustaw kontrolkę na początku wiersza – parametr odpowiada za ustawienie kontrolki na początku nowego wiersza karty obiegu. Możliwość użycia parametru „Ustaw kontrolkę na początku wiersza” uzależniona jest od wartości parametru „Prezentuj na całej szerokości”. Gdy zaznaczono parametr „Prezentuj na całej szerokości”, nie ma możliwości użycia parametru „Ustaw kontrolkę na początku wiersza”. Gdy parametr „Ustaw kontrolkę na początku wiersza” jest zaznaczony, parametr „Prezentuj na całej szerokości” jest dostępny, jego zaznaczenie spowoduje wyłączenie i dezaktywację parametru „Ustaw kontrolkę na początku wiersza”. W przypadku typu obiegu jako repozytorium dokumentów kontrolki typu tekst i typu dokumenty w obiegu nie posiadają tego pola
- Manager dokumentów – parametr dostępny na zakładce „Archiwa” we właściwościach kontrolki typu Załącznik, jeśli praca z Managerem dokumentów jest aktywna, zaznaczenie parametru umożliwia załączanie plików umieszczonych w managerze dokumentów
- Zapisz do Repozytorium – parametr dostępny na zakładce „Archiwa” we właściwościach kontrolki typu Załącznik, jeśli współpraca z modułem Comarch DMS Repozytorium jest aktywna, zaznaczenie parametru umożliwia dodanie załącznika do modułu Comarch DMS Repozytorium (zob. Konfiguracja kontrolki typu Załącznik w ramach integracji modułu Repozytorium z modułem Workflow)
- Nazwa spółki – parametr dostępny we właściwościach kontrolki typu Załącznik w trybie wielospółkowym, w parametrze należy wskazać spółkę, w której będą zapisywane załączniki.
Typ obiegu Repozytorium dokumentów – zakładka Repozytorium
Zakładka Uprawnienia
Zakładka jest dostępna tylko dla operatora z uprawnieniami administratora.
Na zakładce „Uprawnienia” definiowane są uprawnienia do pracy z dokumentem.
W kontrolce „Nazwa” określana jest nazwa obszaru zdefiniowanego w ramach repozytorium dokumentu.
Sekcja „Uprawnienia” służy do definiowania operatorów uprawnionych do pracy z repozytorium. Wypełnienie tej sekcji jest wymagane, aby operator mógł zainicjować nowy dokument w ramach tego typu obiegu.
W sekcji „Uprawnienia” wyświetlane są następujące właściwości:
- Nazwa spółki – kontrolka występuje jedynie w trybie wielospółkowym; prezentuje listę spółek dostępnych w Comarch DMS
- Typ – kontrolka przyjmuje wartość: Pracownik, Stanowisko lub Dział,
- Wartość – kontrolka prezentuje listę zdefiniowanych w strukturze pracowników, stanowisk lub działów,
- Dodaj – umożliwia dodanie kolejnego uprawnienia.
Nadane uprawnienie można usunąć za pomocą ikony kosza, która znajduje się obok danej pozycji. Wprowadzone zmiany należy zapisać, klikając na ikonę dyskietki [Zapisz].
Typ obiegu Repozytorium dokumentów – zakładka Uprawnienia
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?