Serwer pocztowy

Spis treści artykułu

• Informacje ogólne
• Profil na serwerze SQL
• Komponent mailowy na serwerze IIS
• Parametr DeleteMailsAfterSending – możliwość usuwania lub zachowania wiadomości po ich wysłaniu

Informacje ogólne

Zakładka „Serwer pocztowy” służy do zdefiniowania domyślnego konta pocztowego, z którego wysyłane są powiadomienia typu: przekazanie dokumentu (zob. Właściwości etapu – zakładka Mail), przypomnienia o przeterminowanych dokumentach (zob. Dokumenty przeterminowane), itp.

W wersji 2022.0.3 dla Comarch DMS, który pracuje na bazie MSSQL, udostępniono komponent MailKit. Administrator systemu może dokonać wyboru pomiędzy:

• Wysyłaniem wiadomości email przez serwer SQL
• Wysyłaniem wiadomości email przez MailKit

MailKit to samodzielny komponent, który znajduje się na serwerze IIS i współpracuje z bazą danych. Umożliwia wysyłanie wiadomości email razem z załącznikami, w przeciwieństwie do profilu mailowego na MSSQL.

Jeśli do wysyłania maili został wybrany MailKit, wówczas procedura SendMail nie wysyła wiadomości, a tylko zapisuje dane do tabeli, z której MailKit pobiera i wysyła wiadomości email. Komponent MailKit sprawdza obecność w tabelach ProcessMails oraz ProcessMailsAttachment wiadomości i załączników, które nie zostały wysłane.

W wersji 2022.0.3 w zakładce Serwer pocztowy dodano pole Do wysyłania wiadomości email zastosuj z dwiema dostępnymi opcjami:

• Profil na serwerze SQL
• Komponent mailowy na serwerze IIS

Wybór opcji w ramach pola „Do wysyłania wiadomości email zastosuj”

Zakładka „Serwer pocztowy”  (w zależności od opcji wybranej w polu „Do wysyłania wiadomości zastosuj”) składa się z dwóch lub trzech sekcji.

Jeśli  w polu „Do wysyłania wiadomości zastosuj” wybrano opcję „Profil na serwerze SQL”, wówczas w ramach zakładki dostępne są trzy sekcje:

• Profil na serwerze SQL
• Ustawienia konta pocztowego
• Wyślij testową wiadomość email

Jeśli natomiast w polu „Do wysyłania wiadomości zastosuj” wybrano opcję „Komponent mailowy na serwerze IIS”, wówczas w ramach zakładki dostępne są dwie sekcje:

• Ustawienia konta pocztowego
• Wyślij testową wiadomość email

Profil na serwerze SQL

Wybrana opcja „Profil na serwerze SQL”

Aby możliwe było wysyłanie maili, należy zapisać  dane wprowadzone w sekcji Ustawienia konta pocztowego za pomocą przycisku  [Zapisz].

Po kliknięciu w przycisk wyświetlone zostanie okno, w którym należy uzupełnić:

• w polu „Login” – login administratora serwera – login, za pomocą którego administrator loguje się do bazy SQL
• w polu „Hasło” – hasło administratora serwera – hasło, za pomocą którego administrator loguje się do bazy SQL

i kliknąć przycisk „Ok„. Zostaną wówczas zapisane profil oraz ustawienia konta pocztowego na serwerze SQL.

Uwaga

Aby móc korzystać z konta Office365 w Comarch DMS do wysyłania powiadomień mailowych, konieczne jest, żeby w polu „Do wysyłania wiadomości email zastosuj” wybrać opcję „Komponent mailowy na serwerze IIS”.

Nie jest możliwe korzystanie z konta Office365, jeśli wybrano opcję „Profil na serwerze SQL”.

Wprowadzanie danych do zapisania konta pocztowego na serwerze SQL

Jeżeli wprowadzono błędne dane, wyświetlany jest następujący komunikat:

Komunikat o błędnych danych logowania do Serwera MS SQL

W takim przypadku należy kliknąć „Ok” w oknie komunikatu, znów wybrać przycisk [Zapisz],  poprawić błędne dane i ponownie nacisnąć „Ok„. Jeżeli dane są poprawne, zostanie wyświetlony następujący komunikat:

Komunikat wyświetlany,. gdy poprawnie uzupełniono login i hasło, a następnie wybrano „Ok”

Jeżeli operator chce usunąć profil i ustawienia konta pocztowego, wówczas powinien kliknąć na ikonę [Usuń] i w otwartym oknie uzupełnić:

• w polu „Login” – login administratora serwera – login, za pomocą którego administrator loguje się do bazy SQL
• w polu „Hasło” – hasło administratora serwera – hasło, za pomocą którego administrator loguje się do bazy SQL

i kliknąć przycisk „Ok”. Zostaną wówczas usunięte: profil oraz ustawienia konta pocztowego na serwerze SQL.

Wprowadzanie danych do usunięcia konta pocztowego na serwerze SQL

Jeżeli wprowadzone dane są poprawne, zostanie wyświetlony następujący komunikat:

Komunikat wyświetlany,. gdy poprawnie uzupełniono login i hasło, a następnie wybrano „Ok”

W wersji 2022.0.3 w ramach okien, które są wyświetlane w zakładce „Ustawienia” w zakładce „Serwer pocztowy” po wyborze opcji „Profil na serwerze SQL” i po kliknięciu ikony [Zapisz] lub  [Usuń], dodano przycisk  [Anuluj].

Sekcja „Profil na serwerze SQL”

W sekcji znajdują się następujące parametry:

• • Nazwa – nazwa profilu serwera SQL obsługującego operacje wysyłania maili. Dane bez możliwości edycji.
• Opis – dodatkowy opis profilu. Dane bez możliwości edycji.  Jeżeli prawidłowo zapisano profil, pod tym polem powinien znajdować się napis „Profil istnieje”- zmiana może być widoczna dopiero po wyjściu z zakładki „Ustawienia” i powrocie na nią

Sekcja „Profil na serwerze SQL”

Uwaga

W wersji 2022.0.3 w obrębie zakładki Ustawienia, Serwer pocztowy nastąpiło przeniesienie opcji Włącz wysyłanie wiadomości email z sekcji Profil na serwerze SQL do sekcji Ustawienia konta pocztowego.

Parametr “Włącz wysyłanie wiadomości email” w sekcji “Ustawienia konta pocztowego”

Sekcja „Ustawienia konta pocztowego”

W sekcji znajdują się następujące parametry:

• • Włącz wysyłanie wiadomości email – parametr aktywujący funkcjonalność wysyłania maili – w tym celu użytkownik powinien wybrać opcję „Tak„.
• Nazwa konta – nazwa konta mailowego na serwerze pocztowym, np. Comarch DMS.
• Email (wychodzący) – adres mailowy skrzynki pocztowej, z której wychodzi korespondencja, np. urszulakowal@domena.com
• Nazwa wyświetlana – nazwa konta mailowego, np. Comarch DMS – powiadomienia – nazwa jest widoczna w mailu jako nazwa nadawcy.
• Adres zwrotny – opcjonalny adres mailowy, np. urszulakowal@domena.com – może być inny niż wychodzący.
• Opis – opis konta pocztowego.
• Typ serwera – domyślnie SMTP – bez możliwości edycji.
• Nazwa serwera – nazwa serwera pocztowego, np. smtp.domena.com.
• Port – port wykorzystywany przez protokół wysyłający maile, np. 587.
• Login – dane do logowania do skrzynki pocztowej.
• Hasło – hasło do logowania do skrzynki pocztowej.
• Pokaż hasło – parametr dodany w wersji 2024.2.0; zaznaczenie parametru powoduje wyświetlenie treści wprowadzonej w polu „Hasło”, co umożliwia weryfikację poprawności hasła;
• SSL – opcja szyfrowania maila: do wyboru opcja „Tak” lub „Nie”.

Sekcja „Ustawienia konta pocztowego”

Sekcja „Wyślij testową wiadomość email”

Sekcja „Wyślij testową wiadomość email”

W sekcji znajdują się następujące parametry:

• • Adres email odbiorcy – pole, w którym wpisuje się adres mailowy, na który ma trafić wiadomość testowa
• Temat – pole, w którym należy wpisać tekst, który ma się znajdować w rubryce „Temat” w wysłanej wiadomości
• Treść wiadomości – w tym polu należy wpisać tekst, który ma stanowić treść wiadomości

Po uzupełnieniu danych należy kliknąć na przycisk [Wyślij wiadomość]. Mail zostanie wówczas wysłany i wyświetli się następujący komunikat:

Wiadomość wyświetlana po wysłaniu wiadomości testowej

Przykładowa wiadomość testowa

Przykładowa wiadomość testowaNadawca wpisał na zakładce Serwer pocztowy w Comarch DMS w sekcji Ustawienia konta pocztowego w polu Nazwa wyświetlana - Nazwa maila, a w sekcji Wyślij testową wiadomość email w polu Temat - Próba, zaś w polu Treść wiadomości - Próbna wiadomość email

Uwaga

Aby wiadomość testowa została wysłana, konieczne jest:

• poprawne wypełnienie pól w sekcji „Ustawienia konta pocztowego”
• zapisanie profilu i ustawień konta pocztowego na serwerze SQL za pomocą przycisku [Zapisz](zob. powyżej)
• wpisanie adresu email oraz tematu maila w sekcji „Wyślij testową wiadomość email”

Komponent mailowy na serwerze IIS

Jeżeli natomiast operator wybrał Komponent mailowy na serwerze IIS, wtedy wiadomości email są wysyłane za pomocą komponentu MailKit. Dzięki niemu możliwe jest wysyłanie maili razem z załącznikami.

Jeśli wybrano opcję Komponent mailowy na serwerze IIS, sekcja Profil na serwerze SQL nie jest wyświetlana, brak również przycisku [Kosz] – nie jest on istotny dla serwera IIS.

Wybór opcji „Komponent mailowy na serwerze IIS”

Kiedy wybrano opcję Komponent mailowy na serwerze IIS, wówczas operator powinien:

• Uzupełnić dane w ramach sekcji Ustawienia konta pocztowego
• Kliknąć w ikonę [Zapisz], aby zapisać ustawienia – w odróżnieniu od wcześniejszych wersji oraz od opcji  Profil na serwerze SQL nie zostaje wtedy wyświetlone okno do wpisywania danych logowania do bazy MSSQL ani nie pojawia się napis Konto istnieje.
• Po wyborze przycisku  [Zapisz] zostaje wyświetlony następujący komunikat informujący o zapisaniu danych:

Informacja o zapisaniu danych

Sekcja „Ustawienia konta pocztowego”

W sekcji znajdują się następujące parametry:

• Włącz wysyłanie wiadomości email – parametr aktywujący funkcjonalność wysyłania maili – w tym celu użytkownik powinien wybrać opcję „Tak„.
• Nazwa konta – nazwa konta mailowego na serwerze pocztowym, np. Comarch DMS.
• Email (wychodzący) – adres mailowy skrzynki pocztowej, z której wychodzi korespondencja, np. urszulakowal@domena.com
• Nazwa wyświetlana – nazwa konta mailowego, np. Comarch DMS – powiadomienia – nazwa jest widoczna w mailu jako nazwa nadawcy.
• Adres zwrotny – opcjonalny adres mailowy, np. urszulakowal@domena.com – może być inny niż wychodzący.
• Opis – opis konta pocztowego.
• Typ serwera – domyślnie SMTP – bez możliwości edycji
• Nazwa serwera – nazwa serwera pocztowego, np. smtp.domena.com.
• Port – port wykorzystywany przez protokół wysyłający maile, np. 587.
• Metoda szyfrowania – w wersji 2022.0.3 wprowadzono zmianę w sekcji Ustawienia konta pocztowego po wyborze opcji Komponent mailowy na serwerze IIS – zamiast pola SSL udostępniono pole, w ramach którego możliwy jest wybór odpowiedniej metody szyfrowania wiadomości mailowych. Domyślną wartością jest „Brak”.
• Metoda uwierzytelniania – pole dodane w wersji 2022.0.4 w celu umożliwienia obsługi kont pocztowych Office 365; w ramach tego pola można wybrać jedną z dwóch opcji:
• Login i hasło – dla skrzynek pocztowych, które nie są w usłudze Microsoft Office 365
• OAuth2 – dla kont pocztowych w usłudze Microsoft Office 365

Uwaga

W Comarch DMS nie są obsługiwane  konta mailowe Google z autoryzacją OAuth2.

• Login – login użytkownika do logowania do skrzynki pocztowej
• Hasło – hasło użytkownika do skrzynki pocztowej (pole dostępne, jeśli w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „Login i hasło”);
• Pokaż hasło – parametr dodany w wersji 2024.2.0; zaznaczenie parametru powoduje wyświetlenie treści wprowadzonej w polu „Hasło”, co umożliwia weryfikację poprawności hasła (pole dostępne, jeśli w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „Login i hasło”).

Ustawienia konta pocztowego dla opcji „Komponent mailowy na serwerze IIS”- wybór metody szyfrowania

Jeśli w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „Login i hasło”, wówczas w polach „Login” i „Hasło” należy wpisać login oraz hasło użytkownika skrzynki pocztowej.

Ustawienia serwera pocztowego – zakładka „Serwer pocztowy”, gdy w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „Login i hasło”

Jeśli natomiast w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „OAuth2”, wówczas pod polem „Login” pojawia się przycisk [Autoryzacja], który należy nacisnąć po poprawnym uzupełnieniu pozostałych pól.

Ustawienia serwera pocztowego – zakładka „Serwer pocztowy”, gdy w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „OAuth2”

Wówczas zostanie otwarta domyślna przeglądarka w systemie Windows, z oknem logowania do usługi office 365. W oknie należy uzupełnić hasło i nacisnąć przycisk „Zaloguj”.

Przykładowe okno logowania do usługi Office 365

Jeżeli użytkownik nie przyznał wcześniej uprawnień do pracy z Comarch DMS dla danego konta pocztowego (np. w punkcie konfiguracyjnym ACD współpracującym ze skrzynką pocztową), wtedy w ramach przeglądarki zostaje otwarte okno, w którym należy wyrazić zgodę na dostęp aplikacji Comarch DMS do skrzynki pocztowej.

Aby możliwe było korzystanie ze skrzynki pocztowej w ramach usługi Office 365 należy wybrać przycisk „Tak”.

Okno zgody na dostęp Comarch DMS do skrzynki pocztowej

Wówczas w przeglądarce zostaje wyświetlone okno informujące o zalogowaniu. Jeśli uprawnienia dla Comarch DMS były już wcześniej przyznane, przejście do tego ekranu następuje bezpośrednio po logowaniu.

Okno informujące o zalogowaniu

Jeżeli autoryzacja przebiegła pomyślnie, wówczas po zamknięciu okna przeglądarki w aplikacji Comarch DMS zostaje wyświetlony komunikat „Zalogowano użytkownika [login użytkownika poczty]”.

Przykładowy komunikat wyświetlany, gdy autoryzacja przebiegła pomyślnie

Kiedy użytkownik zostanie zalogowany, autoryzacja w usłudze Office 365 będzie wykonywana za pomocą tokenów, które będą przekazywane przez API.

Uwaga

Jeśli tokeny wygasną, może być konieczne ponowne zalogowanie się użytkownika w usłudze Office 365, aby móc znów korzystać z autoryzacji z zastosowaniem tokenów.

Jeżeli logowanie do konta pocztowego zakończy się niepowodzeniem, w oknie ustawień serwera pocztowego w Comarch DMS zostanie wyświetlony komunikat: „Nie udało się zalogować do konta użytkownika [login użytkownika poczty]”.

Przykładowy komunikat wyświetlany, jeśli próba logowania do usługi Office 365 zakończy się niepowodzeniem

Sekcja „Wyślij testową wiadomość email”

Sekcja „Wyślij testową wiadomość email”

W sekcji znajdują się następujące parametry:

• • • • Adres email odbiorcy – pole, w którym wpisuje się adres mailowy, na który ma trafić wiadomości testowa
  • Temat – pole, w którym należy wpisać tekst, który ma się znajdować w rubryce „Temat” w wysłanej wiadomości
  • Treść wiadomości – w tym polu należy wpisać tekst, który ma stanowić treść wiadomości
  • Załącznik – od wersji 2022.0.3 po wyborze opcji Komponent mailowy na serwerze IIS w sekcji Wyślij testową wiadomość email możliwe jest dodanie załącznika do wiadomości – w tym celu należy kliknąć w znak „+” i wybrać plik ze skanu lub z dysku.

Wybór załącznika do wiadomości testowej

Po uzupełnieniu danych należy kliknąć na przycisk [Wyślij wiadomość]. Mail zostanie wówczas wysłany i wyświetli się następujący komunikat:

Wiadomość wyświetlana po wysłaniu wiadomości testowej

Przykładowa wiadomość testowa

Przykładowa wiadomość testowaNadawca wpisał na zakładce Serwer pocztowy w Comarch DMS w sekcji Ustawienia konta pocztowego w polu Nazwa wyświetlana - Nazwa maila, a w sekcji Wyślij testową wiadomość email w polu Temat - Próba, zaś w polu Treść wiadomości - Próba. Dodał także załącznik, klikając + w polu Załącznik i wybierając plik z dysku.

Wskazówka

Błędy występujące podczas wysyłania wiadomości email oraz załączników są zapisywane do tabeli DF_WorkLogEntries.

Parametr DeleteMailsAfterSending – możliwość usuwania lub zachowania wiadomości po ich wysłaniu

W wersji 2022.0.3 w ramach pliku web.config został dodany parametr . W tym parametrze operator powinien określić, co powinno dziać się z wiadomościami email po ich wysłaniu .

Parametr „DeleteMailsAfterSending”

Jeśli:

• • • – wówczas zarówno maile, jak i załączniki zostają usunięte po wysłaniu
  • – wtedy zarówno maile, jak I załączniki zostają zarchiwizowane w tabelach po wysłaniu

Uwaga

Jeśli użytkownik po pewnym czasie zmieni wartość w kluczu z „False” na „True”, w takim przypadku:

• • • wiadomości email wysłane przed dokonaniem zmiany pozostają zarchiwizowane w tabeli
  • wiadomości email wysłane po dokonaniu zmiany są usuwane

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS!

Powrót do początku artykułu