Administrator systemu może dla określonego typu dokumentu ustalić retencję – czas, podczas którego dokument danego typu nie może zostać usunięty z systemu.
Zasadom retencji podlega każdy dokument, do którego przypisano dany typ dokumentu.
Po zakończeniu okresu retencji, w zależności od określonych przez administratora systemu warunków retencji, dokument może pozostać na liście dokumentów lub trafić do lokalizacji „Pliki usunięte po retencji” dostępnej jedynie dla administratora systemu.
Uwaga
W wersji 2022.0.1 wprowadzono zmianę dotyczącą dokumentów, do ktorych przypisano typ dokumentu z określoną regułą retencji – taki dokument może zostać usunięty aż do czasu zarchiwizowania dokumentu.
Nie jest natomiast możliwe usunięcie zarchiwizowanego dokumentu podlegającego regule retencji
Dla zarchiwizowanych plików znajdujących się na liście dokumentów i podlegających regule retencji w menu możliwe jest:
- pobranie na dysk lokalny (dla pojedynczego elementu; dotyczy także poprzednich wersji dokumentu, dodanych zanim został zarchiwizowany);
- przeniesienie do innej lokalizacji;
- zobaczenie/ukrycie szczegółów;
- zarządzanie uprawnieniami (dla pojedynczego elementu);
- unieważnienie dokumentu;
- edytowanie zakończenia okresu przechowywania dokumentu.
Wskazówka
Wszystkie dokumenty, które zostały usunięte po okresie retencji, są widoczne dla Administratora Repozytorium w zakładce 
[Ustawienia], po wyborze opcji „Zarządzanie aplikacją”, a następnie „Pliki usunięte po retencji”, gdzie są dostępne przez 30 dni. Później zostają trwale usunięte.
Dokładny opis mechanizmu retencji jest dostępny w artykule Retencja (okres przechowywania dokumentów) dla administratora.
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?