Nadawanie operatorom uprawnień w Repozytorium – dla administratora

Spis treści artykułu

• Role operatorów – administrator i użytkownik
• Rodzaje uprawnień operatorów
• Przykłady funkcjonowania uprawnień w Repozytorium

Role operatorów – administrator i użytkownik

W ramach Comarch BPM (dawniej DMS) Repozytorium można wyróżnić dwie główne role, jakie mogą pełnić operatorzy:

• Administrator – jest to użytkownik, który jednocześnie:

1. posiada uprawnienie administratora w Comarch BPM (dawniej DMS), tzn. w aplikacji desktopowej Comarch BPM (dawniej DMS) w ramach zakładki [Struktura organizacyjna] na karcie pracownika, w zakładce Uprawnienia,w sekcji Uprawnienia ogólne opcja Administrator jest zaznaczona na Tak,
2. ma  w  tej samej zakładce [Struktura organizacyjna] na karcie pracownika w sekcji Funkcjonalności parametr Praca z modułem wybrany na Obieg Dokumentów i Repozytorium.

Nowododany administrator posiada uprawnienia administratora także do obszarów , folderów podrzędnych i dokumentów, które znajdowały się w Repozytorium zanim przyznano mu uprawnienia.

Widok ustawień „Administrator” i „Praca z modułem” wybranych tak, aby dany użytkownik był jednocześnie administratorem BPM (dawniej DMS) i Repozytorium

Administrator posiada w ramach Repozytorium wiele uprawnień niedostępnych dla standardowego użytkownika, takich jak:

• definiowanie typów dokumentu - w tym możliwość włączenia, edycji lub wyłączenia retencji
• definiowanie globalnej listy atrybutów
• dodawanie powodów unieważnienia dokumentów
• zarządzanie poziomem uprawnień innych użytkowników we wszystkich katalogach i w stosunku do wszystkich dokumentów w Repozytorium
• tworzenie obszarów (katalogów z przypisanym administratorem) w ramach katalogu głównego Repozytorium
• tworzenie, edycja i usuwanie obszarów i katalogów w każdym katalogu w ramach Repozytorium
• dodawanie, edycja i usuwanie dokumentów w ramach całego Repozytorium (poza katalogiem głównym Repozytorium)

Uwaga

Administrator główny jest dodawany do każdego obszaru , katalogu i dokumentu, ponieważ jest dodawany do root'a (katalogu głównego Repozytorium).

Uwaga

Usunięcie administratora nie jest możliwe w żadnym zakresie w module Comarch BPM (dawniej DMS)Repozytorium.

Żeby usunąć administratora z Repozytorium, konieczna jest:

• zmiana parametru Praca z modułemna Obieg dokumentów – wtedy dany operator przestaje mieć jakikolwiek dostęp do Repozytorium, ale pozostaje administratorem BPM (dawniej DMS) (więc może przywrócić sobie dostęp do Repozytorium)

albo

• zmiana parametru Administratorna Nie – wówczas dany operator ma nadal dostęp do Repozytorium, ale nie ma już w nim uprawnień administratora, nie ma nawet dostępu do wcześniej dodanych przez siebie obszarów , katalogów podrzędnych i dokumentów – dostęp do jakiegokolwiek katalogu repozytorium musi mu być nadany przez aktualnego administratora.

W każdym przypadku usunięcia uprawnień administratora należy zapisać zmiany na karcie pracownika za pomocą ikony [Zapisz].

Usuwanie administratora Repozytorium - zmiana parametru "Praca z modułem" (użytkownik pozostaje administratorem BPM (dawniej DMS), ale traci dostęp do Repozytorium)

Usuwanie administratora z Repozytorium - zmiana parametru "Administrator" (operator ma dostęp do Repozytorium jako standardowy użytkownik, ale nie ma uprawnień administratora ani w Repozytorium, ani w BPM (dawniej DMS))

Uwaga

Jeżeli którekolwiek z wymienionych uprawnień  (administratora lub pracy z modułem Repozytorium) zostanie odebrane, wówczas operator zostanie usunięty z katalogu głównego Comarch BPM (dawniej DMS) Repozytorium - czyli usunięty z wszelkich podrzędnych obszarów , katalogów i dokumentów.

• Standardowy użytkownik – operator, którego dodano w Comarch BPM (dawniej DMS), a który nie jest administratorem i który w aplikacji desktopowej Comarch BPM (dawniej DMS) w ramach zakładki [Struktura organizacyjna] na karcie pracownika, w zakładce Uprawnienia,  w sekcji Funkcjonalności ma parametr Praca z modułem wybrany na Obieg Dokumentów i Repozytorium. Użytkownik może mieć następujące poziomy uprawnień: administrator obszaru, edytor albo przeglądający.

Uwaga

Aby standardowy użytkownik mógł pracować w Repozytorium, powinien  mieć przyznane przez administratora uprawnienia do przynajmniej jednego katalogu – w innym wypadku nie będzie w stanie przesłać żadnych dokumentów bezpośrednio do Repozytorium ani przeglądać żadnych dokumentów w ramach Repozytorium.

Rodzaje uprawnień operatorów

W odniesieniu do danego folderu lub dokumentu administrator Repozytorium może nadać użytkownikowi jeden z trzech rodzajów uprawnień:

• • • Przeglądający – użytkownik nie może modyfikować danego obszaru /katalogu /dokumentu, ma jednak dostęp do podglądu  i przeglądania dokumentów, które należą do katalogu, do którego nadano uprawnienie „Przeglądający”,  a także do katalogów podrzędnych (chyba, że dany katalog to  obszar , którego administratorem jest inny użytkownik). Dostęp obejmuje także opcję pobrania na dysk dokumentów, zarówno aktywnych, jak i zarchiwizowanych.

Widok zawartości Folderu 5 dla użytkownika, któremu nadano w stosunku do niego uprawnienie „Przeglądający”

Uwaga

Jeżeli w ramach katalogu, do którego przyznano uprawnienie „Przeglądający”  administrator doda obszar podrzędny , którego administratorem jest inny użytkownik, wtedy taki obszar podrzędny nie jest widoczny dla „Przeglądającego”.

• • • Edytor – użytkownik może modyfikować dany obszar /katalog /dokument. Oprócz uprawnień dostępnych na poziomie „Przeglądający” użytkownik będący „Edytorem”  ma możliwość dodawania, archiwizacji, unieważniania i usuwania dokumentów, a także zmiany ich nazwy, typu dokumentu i wartości atrybutów oraz edycji zakończenia okresu przechowywania. Może także w ramach podglądu dodać nowe atrybuty do danego typu dokumentu, wybierając spośród wszystkich określonych w Repozytorium przez administratora Repozytorium.  W zakresie uprawnień „Edytora” leży także dodawanie, usuwanie i edycja katalogów (zmiana nazwy), w przypadku katalogu, do którego przyznano uprawnienie oraz katalogów do niego podrzędnych.

Widok zawartości Folderu 5 dla użytkownika, któremu któremu nadano w stosunku do niego uprawnienie „Edytor”

Uwaga

Jeżeli w ramach katalogu, do którego przyznano uprawnienie „Edytor”  administrator doda obszar podrzędny , którego administratorem jest inny użytkownik, wtedy taki obszar podrzędny nie jest widoczny dla „Edytora”.

Przyklad

Administrator nadał operatorowi „Jan Kowalski” uprawnienia edytora do obszaru Folder na faktury. Następnie postanowił utworzyć w ramach tego folderu obszar Folder C, którego administratorem jest operator „Joanna Bławatek”.

Tworzenie przez administratora obszaru o nazwie „Folder C” w ramach obszaru „Folder na faktury”

[/su_lightbox]

Administrator Repozytorium widzi wówczas w obszarze Folder na faktury listę folderów i dokumentów, która zawiera również obszar Folder C.

Widok obszaru „Folder na faktury” dla administratora Repozytorium

Natomiast użytkownik „Jan Kowalski” widzi tę samą listę, ale bez obszaru Folder C.

Widok obszaru „Folder na faktury” dla operatora „Jan Kowalski” o uprawnieniach „Edytor” w stosunku do tego folderu

• • • Administrator – użytkownik może modyfikować dany obszar /katalog /dokument. Oprócz uprawnień dostępnych na poziomie „Edytor” użytkownik będący „Administratorem”  ma możliwość zarządzania uprawnieniami innych użytkowników do obszaru , dla którego jest administratorem oraz do znajdujących się w nim dokumentów.

Uwaga

Uprawnienie administratora może być przyznane tylko do obszaru – nie jest możliwe przyznanie uprawnień administratora do katalogu lub dokumentu.

Uwaga

Jeśli użytkownikowi zostaną nadane uprawnienia administratora do obszaru , to takie uprawnienia są dziedziczone także na podrzędny w stosunku do niego obszar z nowym administratorem.

Przyklad

Administrator utworzył w ramach katalogu głównego Repozytorium obszar Folder 5i nadał w stosunku do niego uprawnienia administratora operatorowi „Joanna Bławatek”.

Tworzenie obszaru „Folder 5” z operatorem „Joanna Bławatek” jako administratorem

Następnie w ramach obszaru Folder 5 administrator utworzył nowy obszar Folder na instrukcje,nadając  operatorowi „Aleksandra Maj” uprawnienia administratora  w stosunku do niego.

Tworzenie obszaru „Folder na instrukcje” z operatorem „Aleksandra Maj” jako administratorem

Wówczas po wybraniu opcji Zarządzaj uprawnieniami widoczne jest, że operator „Joanna Bławatek” ma w stosunku do obszaru Folder na instrukcjeuprawnienia administratora, choć nie nadawano jej takich uprawnień na tym obszarze – dziedziczy je z obszaru nadrzędnego Folder 5.

Okno „Zarządzaj uprawnieniami” dla obszaru „Folder na instrukcje” – operator „Joanna Bławatek” ma uprawnienia administratora

Uwaga

W wersjach wcześniejszych niż 2025.2.0 po nadaniu uprawnień administratora danego obszaru innemu użytkownikowi nie jest możliwa edycja lub usunięcie uprawnień takiego użytkownika, chyba że uprawnienia administratora lokalnego do danego obszaru ma co najmniej dwóch użytkowników – wtedy możliwe jest usunięcie lub modyfikacja uprawnień jednego z nich. Nie jest też możliwe dodanie nowego administratora lokalnego do istniejącego obszaru .

Od wersji 2025.2.0 umożliwiono dodanie nowego administratora w Comarch BPM Repozytorium do już utworzonego obszaru (zob.  Zmiana administratora na obszarach w Comarch BPM Repozytorium)

Widok zawartości Folderu 4 dla użytkownika, któremu nadano w stosunku do niego uprawnienie „Administrator”

Rodzaje uprawnień w Repozytorium

Przykłady funkcjonowania uprawnień w Repozytorium

Przyklad

Uprawnienia administratora folderu podrzędnego a uprawnienia do folderu nadrzędnego

Administrator nadaje operatorowi "Anna Kowalik" uprawnienia administratora do obszaru Folder na potwierdzenia zamówień.

Tworzenie przez administratora obszaru "Folder na potwierdzenia zamówień" - uprawnienia administratora obszaru będzie posiadać operator "Anna Kowalik"

Następnie w ramach obszaru Folder na potwierdzenia zamówień administrator tworzy obszar Styczeń 2022 i nadaje w nim uprawnienia administratora użytkownikowi "Barbara Nowacka".

Tworzenie przez administratora obszaru "Styczeń 2022" w obszarze "Folder na potwierdzenia zamówień" - uprawnienia administratora obszaru "Styczeń 2022" będzie posiadać operator "Barbara Nowacka"

Przy takim zdefiniowaniu uprawnień do tych obszarów zarówno "Barbara Nowacka", jak i "Anna Kowalik" mają uprawnienia do obszaru Styczeń 2022.

Okno "Zarządzaj uprawnieniami folderu: Styczeń 2022" - w ramach pola "Osoby z dostępem do pliku" widoczne jest, że zarówno "Barbara Nowacka", jak i "Anna Kowalik" mają uprawnienia administratora w stosunku do tego obszaru

Jednocześnie operator "Barbara Nowacka" nie posiada żadnych uprawnień do obszaru Folder na potwierdzenia zamówień- pomimo tego, że jest administratorem obszaru znajdującego się w Folderze na potwierdzenia zamówień.

Okno "Zarządzaj uprawnieniami folderu: Folder na potwierdzenia zamówień" - w ramach pola "Osoby z dostępem do pliku" widoczne jest, że "Barbara Nowacka" nie ma żadnych uprawnień do tego obszaru .

Przyklad

Uprawnienia edytora folderu podrzędnego a uprawnienia do folderu nadrzędnego

Administrator nadaje operatorowi "Anna Kowalik" uprawnienia administratora do obszaru Folder na potwierdzenia zamówień.

Tworzenie przez administratora obszaru "Folder na potwierdzenia zamówień" - uprawnienia administratora obszaru będzie posiadać operator "Anna Kowalik"

Następnie w ramach obszaru Folder na potwierdzenia zamówień administrator tworzy folder Uwagi, nie dodając dodatkowego administratora.

Tworzenie przez administratora folderu "Uwagi" w obszarze "Folder na potwierdzenia zamówień" - bez dodatkowych uprawnień administratora

Po wejściu do menu kontekstowego   folderu Uwagi  i po wybraniu opcji Zarządzaj uprawnieniami administrator nadaje operatorowi "Barbara Nowacka" uprawnienie edytora w stosunku do tego folderu, wyszukując operatora za pomocą wyszukiwarki, klikając [Dodaj] przy  nazwisku "Barbara Nowacka", następnie w ramach pola Osoby z dostępem do pliku naciskając obok tego użytkownika i wybierając  opcję Edytor.

Wybór przez administratora opcji "Zarządzaj uprawnieniami" z menu kontekstowego folderu "Uwagi"

Dodawanie przez administratora użytkownika "Barbara Nowacka" do listy osób z dostępem do folderu "Uwagi"

Zapisywanie przez administratora uprawnień edytora dla operatora "Barbara Nowacka"

Widok listy osób uprawnionych do folderu "Uwagi"

Wówczas, kiedy administrator wybierze menu kontekstowe obszaru Folder na potwierdzenia zamówień i opcję Zarządzaj uprawnieniami, wtedy będzie widoczne, że operator "Barbara Nowacka" co prawda znajduje się na liście Osoby z dostępem do pliku, ale z poziomem uprawnienia Brak dostępu.

Poziom uprawnień można zmienić z Brak dostępu na Edytorlub Przeglądający, naciskając strzałkę obok napisu Brak dostępu i wybierając odpowiednią opcję, a następnie [Zapisz]

W ten sposób  ułatwiono potencjalne nadanie uprawnień do folderu nadrzędnego dla osoby, która ma już uprawnienia do znajdującego się w nim folderu podrzędnego. Jeżeli natomiast administrator nie chce, żeby operatora "Barbara Nowacka" wyświetlano na liście, może usunąć tę pozycję z listy, klikając ikonę obok napisu Brak dostępu,  a następnie [Zapisz] - ta operacja nie wpłynie na uprawnienia operatora "Barbara Nowacka" w folderze podrzędnym.

Wybór przez administratora opcji "Zarządzaj uprawnieniami" z menu kontekstowego obszaru " Folder na potwierdzenia zamówień"

Widok listy osób uprawnionych do obszaru "Folder na potwierdzenia zamówień"

Opcje zmiany uprawnień dla użytkownika "Barbara Nowacka"

Przyklad

Uprawnienia operatora o poziomie uprawnień "przeglądający"  do folderu nadrzędnego Folder 4, kiedy zostaje mu odebrany dostęp do folderu podrzędnego Folder 4.1

Na liście obszarów znajduje się obszar Folder 4 , a w nim dwa foldery podrzędne: Folder 4.1 i  Folder 4.2.

Zawartość obszaru Folder 4

Administrator nadaje uprawnienie „Przeglądający” operatorowi „Jan Kowalski” na poziomie obszaru Folder 4.

Uprawnienia do obszaru Folder 4

Następnie administrator usuwa uprawnienia operatora „Jan Kowalski” na poziomie folderu podrzędnego Folder 4.1.

Usuwanie uprawnień operatora „Jan Kowalski” do folderu podrzędnego Folder 4.1

Wówczas uprawnienia operatora "Jan Kowalski" na poszczególnych poziomach prezentują się następująco:

• W ramach uprawnień do Folder 4.1 – brak dostępu* z możliwością edycji

Uprawnienia do folderu podrzędnego Folder 4.1

• W ramach uprawnień do drugiego folderu podrzędnego, Folder 4.2 – przeglądający

Uprawnienia do folderu podrzędnego Folder 4.2

• W ramach uprawnień do obszaru nadrzędnego Folder 4 – przeglądający*

Uprawnienia do obszaru nadrzędnego Folder 4

Przy dodawaniu uprawnień pracownikowi pod możliwymi do wyboru opcjami Przeglądający i Edytor dostępne są krótkie opisy możliwości działań na danym poziomie uprawnień – w wersji 2022.0.1 informacja dostępna pod opcją Edytor została zmodyfikowana, tak aby obejmować nowoprzyznane edytorowi uprawnienie archiwizacji dokumentów.

Informacje dotyczące poziomu uprawnień w oknie zarządzania uprawnieniami

Rozpoczynasz pracę z Comarch BPM (dawniej DMS) Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch BPM (dawniej DMS) Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch BPM Repozytorium!

Powrót do początku artykułu