Spis treści artykułu
- Dodawanie nowego punktu i zakładka „Tryb współpracy”
- Zakładka „Ogólne”
- Zakładka „Lista”
- Zakładka „Uprawnienia”
W punkcie konfiguracyjnym współpracującym ze skrzynką pocztową w trybie pobierania załączników możliwe jest tworzenie nowych dokumentów Comarch BPM (dawniej DMS) poprzez pobranie załączników z wiadomości e-mail do wskazanego katalogu, z którego pliki mogą być automatycznie wysyłane do programu OCR.
Uwaga
Zastrzegamy, że mogą pojawić się sytuacje, w których w ramach mechanizmu punktów ACD we współpracy ze skrzynką mailową pobranie załącznika z maila nie jest możliwe. Tego typu sytuacje nie zależą od mechanizmów zastosowanych w Comarch BPM (dawniej DMS), są związane z niestandardowymi formatami mailowymi generowanymi przez aplikacje trzecie, za pośrednictwem których maile są wysyłane.
W takich sytuacjach należy zweryfikować nadawcę wiadomości email i ewentualnie zapytać, czy mail może zostać wysłany za pomocą innego narzędzia.
Dodawanie nowego punktu i zakładka „Tryb współpracy”
Aby utworzyć punkt konfiguracyjny współpracujący ze skrzynka pocztową w trybie pobierania załączników, należy w menu głównym Comarch BPM (dawniej DMS) wejść w zakładkę ACD [Automatyczne generowanie dokumentów] 
i za pomocą ikony 
dodać nowy punkt konfiguracyjny.
W oknie „Punkt konfiguracyjny’” należy wskazać typ punktu, w tym przypadku: „Współpraca ze skrzynką pocztową (pobieranie załączników)”.
W ramach zakładki „Tryb współpracy” należy również uzupełnić pola:
- Serwer poczty przychodzącej – serwer poczty dla danego konta pocztowego, np. imap.domena.pl
- Port – port dla danego konta pocztowego, np. 993
- Metoda uwierzytelniania – pole dodane w wersji 2022.0.4, w której umożliwiono korzystanie w Comarch BPM (dawniej DMS) z kont pocztowych w usłudze Microsoft Office 365. W ramach tego pola można wybrać jedną z dwóch opcji:
- Login i hasło – dla skrzynek pocztowych, które nie są w usłudze Microsoft Office 365
- OAuth2 – dla kont pocztowych w usłudze Microsoft Office 365
Uwaga
W Comarch BPM (dawniej DMS) nie są obsługiwane konta mailowe Google z autoryzacją OAuth2.
- Metoda szyfrowania – metoda szyfrowania danego konta pocztowego – można tez wybrać opcję „Automatyczne” lub „Brak”
- Użytkownik – login użytkownika do konta pocztowego
- Hasło – hasło użytkownika do konta pocztowego; pole widoczne tylko wtedy, gdy w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „Login i hasło”
Jeśli w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „Login i hasło”, wówczas w polach „Login” i „Hasło” należy wpisać login oraz hasło użytkownika skrzynki pocztowej.
Od wersji 2024.2.0 obok pola „Hasło” dostępny jest checkbox „Pokaż hasło”. Zaznaczenie parametru powoduje wyświetlenie treści wprowadzonej w polu „Hasło”, co umożliwia weryfikację poprawności hasła.
Definiowanie punktu konfiguracyjnego „Współpraca ze skrzynką pocztową (pobieranie załączników)” – zakładka „Tryb współpracy”, gdy w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „Login i hasło” oraz zaznaczono checkbox „Pokaż hasło”
Jeśli natomiast w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „OAuth2”, wówczas pod polem „Login” pojawia się przycisk 
[Autoryzacja], który należy nacisnąć po poprawnym uzupełnieniu pozostałych pól.
Definiowanie punktu konfiguracyjnego „Współpraca ze skrzynką pocztową (pobieranie załączników)” – zakładka „Tryb współpracy”, gdy w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „OAuth2”
Wówczas zostanie otwarta domyślna przeglądarka w systemie Windows, z oknem logowania do usługi office 365.
W oknie należy uzupełnić hasło i nacisnąć przycisk „Zaloguj”.
Przykładowe okno logowania do usługi Office 365
Jeżeli użytkownik nie przyznał wcześniej uprawnień do pracy z Comarch BPM (dawniej DMS) dla danego konta pocztowego (np. w zakładce „Serwer pocztowy”), wtedy w ramach przeglądarki zostaje otwarte okno, w którym należy wyrazić zgodę na dostęp aplikacji Comarch BPM (dawniej DMS) do skrzynki pocztowej. Aby możliwe było korzystanie ze skrzynki pocztowej w ramach usługi Office 365 należy wybrać przycisk „Tak”.
Okno zgody na dostęp Comarch BPM (dawniej DMS) do skrzynki pocztowej
Wówczas w przeglądarce zostaje wyświetlone okno informujące o zalogowaniu. Jeśli uprawnienia dla Comarch BPM (dawniej DMS) były już wcześniej przyznane, przejście do tego ekranu następuje bezpośrednio po logowaniu.
Okno informujące o zalogowaniu
Jeżeli autoryzacja przebiegła pomyślnie, wówczas po zamknięciu okna przeglądarki w aplikacji Comarch BPM (dawniej DMS) zostaje wyświetlony komunikat „Zalogowano użytkownika [login użytkownika poczty]”.
Przykładowy komunikat wyświetlany, gdy autoryzacja przebiegła pomyślnie
Kiedy użytkownik zostanie zalogowany, autoryzacja w usłudze Office 365 będzie wykonywana za pomocą tokenów, które będą przekazywane przez API.
Uwaga
Jeśli tokeny wygasną, może być konieczne ponowne zalogowanie się użytkownika w usłudze Office 365, aby móc znów korzystać z autoryzacji z zastosowaniem tokenów.
Jeżeli logowanie do konta pocztowego zakończy się niepowodzeniem, w oknie definicji punktu ACD zostanie wyświetlony komunikat: „Nie udało się zalogować do konta użytkownika [login użytkownika poczty]”.
Przykładowy komunikat wyświetlany, jeśli próba logowania do usługi Office 365 zakończy się niepowodzeniem
Zakładka „Ogólne”
Po uzupełnieniu informacji na zakładce „Tryb współpracy”, należy przejść do zakładki „Ogólne”, na której należy wprowadzić nazwę punktu konfiguracyjnego oraz określić działanie punktu za pomocą poniższych parametrów.
Definiowanie punktu konfiguracyjnego Współpraca ze skrzynką pocztową (pobieranie załączników) – zakładka Ogólne
Na zakładce „Ogólne” dostępne są parametry:
Pozwalaj na usunięcie z listy i ze skrzynki pocztowej – parametr odpowiadający za to, czy operator pracujący z punktem konfiguracyjnym będzie miał możliwość usuwania wiadomości z listy maili w Comarch BPM (dawniej DMS) i ze skrzynki pocztowej, czy tylko z listy maili w Comarch BPM (dawniej DMS) . Gdy parametr jest zaznaczony, na liście maili w punkcie konfiguracyjnym dostępna jest opcja ‘Usuń z listy i ze skrzynki pocztowej’.
Po wygenerowaniu dokumentu usuń ze skrzynki pocztowej – zaznaczenie parametru powoduje, że po zainicjowaniu dokumentu w Comarch BPM (dawniej DMS) wiadomość e-mail zostanie usunięta ze skrzynki pocztowej. Gdy parametr zostanie odznaczony, wiadomości nie będą usuwane.
Zastosuj ścieżkę z punktu OCR – umożliwia wskazanie istniejącego punktu konfiguracyjnego, który współpracuje z usługą OCR (Comarch OCR), do którego zostaną przekazane załączniki w celu przetworzenia poprzez usługę OCR.
Zdefiniuj ścieżkę podczas pracy punktu – zaznaczenie parametru spowoduje, że w pracującym punkcie konfiguracyjnym dostępny będzie przycisk 
[Ustaw folder], w którym można będzie wskazać folder, do którego będą zapisywane załączniki z maila.
Kopiuj tylko załączniki graficzne – zaznaczenie parametru spowoduje, że na dokument w Comarch BPM (dawniej DMS) zostaną przeniesione wyłącznie załączniki graficzne np. pdf, jpg, tif, png.
Zakładka „Lista”
Po uzupełnieniu zakładki „Ogólne”, na zakładce „Lista” należy wskazać, które kolumny będą wyświetlane na liście maili. Dane dotyczące maili mogą być wyświetlane w trzech kolumnach, możliwa jest prezentacja tematu wiadomości, nadawcy i daty otrzymania maila, wymagane jest wyświetlanie przynajmniej jednej z tych kolumn.
Definiowanie punktu konfiguracyjnego Współpraca ze skrzynką pocztową (pobieranie załączników) – zakładka Lista
Zakładka „Uprawnienia”
Ostatnią zakładką na definicji punktu konfiguracyjnego jest zakładka „Uprawnienia” Na zakładce definiowane są uprawnienia do pracy z punktem konfiguracyjnym. Uprawnienia mogą być dodawane poprzez wskazanie pracowników, nie ma możliwości dodania uprawnień dla pracowników wskazanego działu czy pracowników zajmujących określone stanowisko.
Definiowanie punktu konfiguracyjnego Współpraca ze skrzynką pocztową (pobieranie załączników) – zakładka Uprawnienia
Na zakładce definiowane są uprawnienia do pracy z punktem konfiguracyjnym. Uprawnienia mogą być dodawane poprzez wskazanie pracowników, nie ma możliwości dodania uprawnień dla pracowników wskazanego działu czy pracowników zajmujących określone stanowisko.
Uwaga
Dodanie operatora do uprawnień na punkcie konfiguracyjnym skutkuje nadaniem mu uprawnień do zakładki ACD – nawet gdy operator nie ma na swoich właściwościach parametru „Automatyczne generowanie dokumentów” ustawionego na „Tak”.
Rozpoczynasz pracę z Comarch BPM (dawniej DMS) i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch BPM (dawniej DMS) i chcesz dowiedzieć się więcej?